浅谈会计电算化与传统手工记账的区别与联系
摘要：本文从会计电算化概念入手，通过比较和分析说明电算化会计与传统手工记账的区别，同时他们也具有一定的相同点，进而说明会计电算化相对于手工记账的优势。
关键字：会计电算化、手工记账
伴随着会计电算化在我国的逐渐应用，给我们带来了显著的经济效益。然而，目前就全国而言，还有很多单位没有脱离手工操作，没有实行电算化。原因除了对该项工作认识不够，
还有没有认识到电算化的优势。进一步推动会计电算化事业的健康发展。
随着我国会计电算化事业的发展，会计电算化的概念也在不断丰富。一般而言，会计电算化有狭义和广义之分。狭义的会计电算化，是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用。具体来说，就是利用会计软件，指挥各种计算机设备替代手工完成或完成在手工下很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程。广义的会计电算化，是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培养，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。
会计电算化的内容比较广泛，可以从不同的角度进行归纳。按照会计电算化的服务层次和提供信息的深度，可以分为三个不同的发展阶段，即：会计核算电算化阶段、会计管理电算化阶段和会计决策电算化阶段。会计核算电算化阶段的主要工作内容包括：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、结账、成本核算、编制会计报表等。会计管理电算化的主要任务是进行会计预测、编制财务计划、进行财务控制和开展会计分析等。会计决策电算化是会计电算化的高级阶段，它是在会计管理电算化系统提供信息的基础上，结合其他的数据和信息，借助与决策支持系统的理论和方法，帮助决策者制定科学的决策方案。如，生产决策、销售决策和财务决策等。
实行电算化，不仅是核算工具的变化，同时也是会计处理方式等的一系列变化。
以往的手工操作运用的是算盘和计算器，电算化后主要运用的是计算机。电子计算机和会计软件是实现会计电算化的重要物质基础，会计电算化工作应当讲求效益的原则，处理好采用新技术和新设备与全方位节约的关系，既不能盲目追求采用新技术和先进设备，也不能忽视技术的发展趋势造成设备的很快陈旧过时。
传统会计档案包括原始凭证、记帐凭证、日记帐、明细帐、总帐以及报表。一个单位每个会计期间的会计档案都要按一定的要求排列，连同各种附件定期加具封面，装订成册，耗费了大量的时间和空间，查找十分不便，又易于毁坏。原来的老会计人员现在应该还记得每到月初报表出来以后，还有一项重要的工作要做—装订凭证，虽然美其名曰：活动筋骨，但穿孔打眼，飞针走线，也够难为我们的会计人员了。等到年底，三大检查团来检查工作时，我们的会计人员还得在堆积如山的档案库中翻找凭证。现在，随着计算机在会计中的运用，这一切都成为历史，电算化会计档案都存放在软盘或硬盘等设备中，这些设备的存贮密度，是以往任何一种会计档案所不能比拟的，查询速度快、检索能力强，占有空间小，成本低，检索、传递及再处理方便，容易复制和长期保存，以及不可见，必须使用专用设备及软件阅读，有利于保密，可以保留更丰富完整的会计信息。
在传统会计中，针对企业的生产规模、经营方式和管理方式形成的特征，必须采用与之适应的不同的帐簿组织形式、记帐程序和记帐方法。而在电算化会计中，由于数据处理的精度高和速度快，可以采用一种统一的核算形式。而且由于计算机处理数据差错的概率小，没必要象传统会计那样，在数据处理过程中，进行各种核对，如帐帐核对、帐证核对、帐表核对。现在的会计人员应该有过这种体验：到了月底对帐时，为了几分钱的差额而必须翻遍所有的凭证、帐册。电算化后的账页平时是活页保存，年末装订成本式账册保存。对输入的数据，由于会计软件的特殊性，就能完全杜绝非法数据（如非法科目，借贷不平的分录等）进入系统。
以往的手工操作可根据本单位的具体情况，确定一种记账方式来开展会计工作。这样就避免不了出现重复转抄的现象，从而使处理环节增多，如不加强内部牵制并相互核对，很容易发生差错和舞弊现象。而电算化所进行的账务处理过程都是在机内进行，完全避免了重复操作，有利于会计工作的标准化，同时也给上级部门的进一步处理创造了条件。
在手工会计中，要为会计六大要素分别设置资产负债、所有者权益、收入、成本费用、利润等六类账户，并要有总账和明细账。电算化会计中，所有账户用科目代码标识。账簿可根据每一分录的科目代码及其隶属关系进行分类或汇总，并随时生成日记账或明细账。实现电算化后，大大提高了会计核算工作效率、处理速度和准确性，保证核算过程和方法的准确性、规范性，减少了差错的发生，提高了核算质量，为财务管理、分析、预测工作打下了良好的基础，并且电算化系统将淘汰单纯的手工会计核算人员。这样改革了会计内部控制的重点，使控制的重点转为懂计算机的人员，更多地需要高层次的财务管理人员和电算化系统的操作、维护和开发人员。全部会计核算工作由计算机集中完成，使各种账簿及报表之间的相互核对以控制数据正确性的作用变得毫无意义。同时，也使会计工作重点将从单纯事后核算向事前预测、事中控制和事后分析并纵方向发展，会计信息输出重点将从对外报告转向对内提供管理资料。
手工会计人员只是单纯的专业会计人员，而电算化人员是即懂会计又懂计算机又懂管理的复合型人才。手工会计中，无论是在填制凭证，记账或过账还是财产物资的盘盈亏等都容易发生数量和金额计算上的差错，在结账前进行对账，确保账证相符，账实相符；在电算化会计中虽然也需要对账，但对账的形式和方法却发生了变化。这些工作都由计算机根据事先编好的程序自动来完成，一旦结账完毕，不能任意修改在手工会计中，随着企业会计数据处理的量的增加与处理难度的加大，处理费用单位成本也越来越大。而计算机处理，硬件与软件的投资基本上是一次性的，因此随着处理量的增加，单位成本却在下降。做到信息资源共享，会计数据实时处理。
虽然传统的手工会计与电算化会计有极大的区别，但是它们还有着必然的联系。
首先，目的是一致的。无论是手工会计还是电算化会计，最终目的仍然是要全面、准确、及时地提供会计信息为经营管理服务。
其次，都要遵循基本的会计理论和会计方法，并共同遵守会计法规和会计准则。
再次，都必须保存会计档案。电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。
最后，基本的会计工作要求相同，不论是手工还是电算化会计，都要运用借贷平衡原理，进行编制会计分录，记账，然后编制报表。
开展会计电算化，是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施。会计电算化与手工操作相比有许多的优越性。
首先，减轻了财会人员的工作强度，提高了工作效率。随着信息技术的飞速发展，计算机正越来越多地被应用于会计工作中，使得会计能更准确、更及时地收集处理和提供更多的会计信息。有助于加强企业管理，提高企业的竞争能力，同时也有效地减轻了会计工作人员的负担，使他们从简单、重复而又枯燥无味的记账、算账中解放出来，以更多的精力做重要的管理和决策工作。由此也对传统的会计工作产生了一系列深远的影响，使其进入一个全新的信息时代。会计电算化已成为会计工作适应时代节奏的一种手段。
随着电子商务的普及,很多企业将成为全球网络供应链的一个节点,
传统会计的单一货币计量将被打破, 取而代之的是多国货币、电子货币。W
TO 和全球经济一体化趋势使得全球的贸易越来越频繁;
互联网技术的飞速发展, 使网上业务越来越普遍,
其支付方式也将由现有的纸质现金、支票、汇票等结算方式转变为电子现金、电子支票、电子信用卡等网上结算方式。
互联网时代, 企业的经营缩短了时空的距离,
普通企业同样可以拥有原来只有跨国公司和大型企业才具有的一些优势和资源。这样,
企业经营越来越多地依赖于客户、供应商、合作伙伴及各种虚拟企业,
其业务分散在全球各地。由于互联网技术的应用使得企业的CEO
(首席执行官)、CFO (首席财务官)
们可以随时随地将企业全球的信息置于掌握之中,从而为财务的集中管理创造了条件。
财务和经营业务如何协同处理一直是企业所面临的重要课题,
传统会计软件主要强调核算功能, 分析、管理功能相当薄弱,
无法满足财务与经营业务协同工作的需要,
计算机网络技术的发展使之成为可能。要做到协同管理,
企业就必须及时将这些信息并行送入财务系统进行处理并将反馈的结果反馈给业务系统,
以保证财务和业务的协同处理并集成各种管理信息。这时,
财务人员必须利用互联网这一先进的技术进行网络化操作,
如在线办公、移动办公、分散办公、远程传输和查询等等。
其次，使会计工作更加规范，并提高了会计工作的质量。以往手工操作很容易出现错误、疏漏的问题，而会计电算化在对数据的来源，核算方法及数据保存等方面都提出了一系列的规范化要求，并且能够对存在的问题采取相应的措施进行控制，保证了数据的质量，提高了经营者的决策的正确性。
最后，提高了会计人员的综合素质，进而使企业的经济效益得到提高，并为整个管理工作实行现代化奠定基础。提高会计人员业务素质是提高电算化水平的前提。会计人员应不断地学习计算机知识，电算化软件知识，不能只满足于会操作、能应用的水平，要上更高的层次，在管理上下功夫。会计电算化，不仅是以计算机代替手工记账，算账、报账，还包括会计预测，会计控制以及会计辅助决策等众多内容，会计信息系统与管理系统及其他子系统存在着密切的联系。在整个系统的实施过程中，包括会计电算化的规划，会计信息的建立与管理，人员的分工与培训，各种制度的建立，都必须采用系统工程的方法与原理去安排组织，这样才能使会计电算化工作顺利进行。实施电算化把会计人员从繁杂的手工核算中解放出来，使之有更多的时间投入管理，给企业决策层提供更多的财务管理信息，使决策更准确、更科学。这是电算化对会计人员的必然要求。
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《企业会计准则第11号——股份支付》解释
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　　为了便于本准则的应用和操股份支付的基本情况；（2）等待待期内每个资产负债表日的处理；（3）回购股票进行职工期权激励。　　一、股份支付的基本情况　　本准则第二条规定，股份支付是指企业为获取职工和其他方提供服务而授予权益工具或者承担以权益工具为基础确定的负债的交易。　　我国《证券法》、《公司法》和《上市公司股权激励管理办法》（试行）等规定，企业可以通过股票期权等权益工具对职工实行激励的办法，已完成股权分置改革的上市公司，允许建立股权激励机制。本准则以上述法律规定为依据，规范了此类激励办法的确认、计量和列报。　　企业授予职工股票期权、认股权证等衍生工具或其他权益工具以换取职工提供的服务，从而实现对职工的激励或补偿，实质上属于职工薪酬的组成部分。由于股份支付是以权益工具的公允价值为计量基础，《企业会计准则第9 号——职工薪酬》规定，以股份为基础的薪酬适用本准则。　　二、等待期内每个资产负债表日的处理　　股份支付的确认和计量，应当以完整、有效的股份支付协议为基础。　　（一）授予日通常不做会计处理除了立即可行权的股份支付外，无论权益结算的股份支付或者现金结算的股份支付，企业在授予日均不做会计处理。本准则第五条、第十一条规定了对授予日后立即可行权的股份支付的处理，授予日后立即可行权的情况在实务中较为少见。　　授予日是股份支付协议获得批准的日期。其中“获得批准”，是指企业与职工（或其他方）双方就股份支付交易的协议条款和条件已达成一致，该协议获得股东大会或类似机构的批准。　　（二）等待期内每个资产负债表日的处理股份支付在授予后通常不能立即行权，而是必须履行一定服务年限或达到一定业绩条件才可行权。　　业绩条件分为市场条件和非市场条件。市场条件是指行权价格、可行权状况以及可行使性与权益工具的市场价格相关的业绩条件，如股份支付协议中关于股价至少上升至何种水平才可行权的规定。非市场条件是指除市场条件之外的其他业绩条件，如股份支付协议中关于达到最低盈利目标或销售目标后才可行权的规定。　　1．等待期内每个资产负债表日，企业应将取得的职工或其他方提供的服务计入成本费用，除权益结算的对其他方股份支付外，计入成本费用的金额应当按照权益工具的公允价值计量。　　对于权益结算的涉及职工的股份支付，应按授予日权益工具的公允价值计量，确定成本费用和相应的资本公积，不确认其后续公允价值变动；对于现金结算的涉及职工的股份支付，应按当日权益工具的公允价值重新计量，确认成本费用和相应的应付职工薪酬，在可行权日之后的公允价值变动计入当期损益（公允价值变动损益）。　　本准则第四条规定，股份支付交易中权益工具的公允价值应按照《企业会计准则第22 号——金融工具确认和计量》确定。对于授予的股份期权等权益工具的公允价值，应当按照其市场价格计量；没有市场价格的，应当参照具有相同交易条款的期权的市场价格；以上两者均无法获取的，应采用期权定价模型估计，选用的期权定价模型至少应当考虑以下因素：（1）期权的行权价格；（2）期权的有效期；（3）标的股份的现行价格；（4）股价预计波动率；（5）股份的预计股利；（6）期权有效期内的无风险利率。　　2．等待期内每个资产负债表日，企业应当根据最新取得的可行权职工人数变动等后续信息作出最佳估计，修正预计可行权的权益性工具数量。在可行权日，最终预计可行权权益工具的数量应当与实际可行权数量一致。　　根据预计可行权的权益工具数量和上述权益工具的公允价值，计算截至当期累计应确认的成本费用金额，再减去前期累计已确认金额，作为当期应确认的成本费用金额。　　3．举例　　例1：权益结算的股份支付20×1 年12 月，A 公司董事会批准了一项股份支付协议。协议规定，20×2 年1 月1 日，公司向其200 名管理人员每人授予100 份股票期权，这些管理人员必须从20×2 年1 月1 日起在公司连续服务3年，服务期满时才能够以每股4 元购买100 股A 公司股票。公司估计该期权在授予日（20×2 年1 月1 日）的公允价值为￥15.第一年有20 名管理人员离开A 公司，A 公司估计三年中离开的管理人员比例将达到20%；第二年又有10 名管理人员离开公司，公司将估计的管理人员离开比例修正为15%；第三年又有15 名管理人员离开。　　（1）费用和资本公积计算过程见下表：年份计算当期费用累计费用20×2200×100×(1-20%)×15×1/3800008000020×3200×100×(1-15%)×15×2/3-800009000017000020×4155×100×15-17000062500232500　　（2）会计处理：　　①20×2 年1 月1 日授予日不做处理。　　②20×2 年12 月31 日　　借：管理费用 80000　　　　贷：资本公积——其他资本公积 80000　　③20×3 年12 月31 日　　借：管理费用 90000　　　　贷：资本公积——其他资本公积 90000　　④20×4 年12 月31 日　　借：管理费用 62500　　　　贷：资本公积——其他资本公积 62500　　例2：现金结算的股份支付20×2 年11 月，B 公司董事会批准了一项股份支付协议。协议规定，20×2 年1 月1 日，公司为其200 名中层以上管理人员每人授予100 份现金股票增值权，这些管理人员必须在该公司连续服务3 年，即可自20×4 年12 月31 日起根据股价的增长幅度可以行权获得现金。该股票增值权应在2006 年12 月31 日之前行使完毕。B 公司估计，该股票增值权在负债结算之前每一个资产负债表日以及结算日的公允价值和可行权后的每份股票增值权现金支出额如下：　　表2 　　　　　　　　　　　单位：元年份 公允价值 支付现金 20×2 14 20×3 15 20×4 18 16 20×5 21 20 20×6 25 　　第一年有20 名管理人员离开A 公司，B 公司估计三年中还将有15 名管理人员离开；第二年又有10 名管理人员离开公司，公司估计还将有10 名管理人员离开；第三年又有15 名管理人员离开。第三年末，假定有70 人行使股份增值权取得了现金。　　（1） 费用和应付职工薪酬计算过程见下表：　　表3 单位：元年份 负债计算（1） 支付现金（2） 当期费用（3） 20×2 (200-35)×100×14×1/3= 20×3 (200-40)×100×15×2/3=00 20×4 (200-45-70)×100×18= ×100×16=000 20×5 (200-45-70)×100×18= ×100×20=00 20×6 =0 35×100×25= 总额 500 　　其中：（3）=（2）-上期（1）+（2）　　（2）会计处理：　　①20×2 年1 月1 日　　授予日不做处理。　　②20×2 年12 月31 日　　借：管理费用 77000　　贷：应付职工薪酬——股份支付 77000　　③20×3 年12 月31 日　　借：管理费用 83000　　贷：应付职工薪酬——股份支付 83000　　④20×4 年12 月31 日　　借：管理费用 105000　　贷：应付职工薪酬——股份支付 105000　　借：应付职工薪酬——股份支付 112000　　贷：银行存款 112000　　（三）可行权日之后的处理　　1．对于权益结算的股份支付，在可行权日之后不再对已确认的成本费用和所有者权益总额进行调整企业应在行权日根据行权情况，确认股本和资本溢价，同时结转等待期内确认的资本公积（其他资本公积）。如果全部或部分权益工具未被行权而失效或作废，应在行权有效期截止日将其从资本公积（其他资本公积）转入未分配利润，不冲减成本费用。　　沿用例1 资料：20×5 年12 月31 日（第四年末），假设有10 名管理人员放弃了股票期权，20×6 年12 月31 日（第五年末），剩余145名全部行权，A 公司股票面值为1 元：　　① 20×5 年12 月31 日　　不调整成本费用和资本公积。　　②20×6 年12 月31 日　　借：银行存款 58000　　　　资本公积——其他资本公积 2325500　　　　贷：股本 14500　　　　　　资本公积——资本溢价 2369000　　2． 对于现金结算的股份支付，企业在可行权日之后不再确认由换入服务引起的成本费用增加，但负债公允价值的变动应当计入当期损益（公允价值变动损益）。　　沿用例2 资料：20×5 年12 月31 日（第四年末），有50 人行使了股份增值权。20×6 年12 月31 日（第五年末），剩余35 人全部行使了股份增值权。　　①20×5 年12 月31 日　　借：公允价值变动损益 20500　　　　贷：应付职工薪酬——股份支付 20500　　借：应付职工薪酬——股份支付 100000　　　　贷：银行存款 100000　　①20×6 年12 月31 日　　借：公允价值变动损益 14000　　　　贷：应付职工薪酬——股份支付 14000　　借：应付职工薪酬——股份支付 87500　　　　贷：银行存款 87500　　三、回购股票进行职工期权激励　　《公司法》第143 条规定，企业可回购本公司股份奖励给本公司职工，用于收购的资金应当从公司的税后利润中支付。这属于权益结算的股份支付，应当进行以下处理：　　（一）按照公司法规定预留未分配利润　　企业实行职工期权激励所需资金，应控制在当期可供投资者分配的利润数额之内。预留回购股份的全部支出应当通过备查簿入账，借记利润分配（未分配利润），贷记资本公积。　　（二）回购股份　　企业实际回购股份时，应当按照回购股份的全部支出，借记“库存股“科目，同时贷记”银行存款“科目。　　（三）确认成本费用　　按照本准则关于权益结算股份支付换取职工服务的规定，企业应当在等待期内每个资产负债表日，将取得的职工或其他方提供的服务计入成本费用，同时增加资本公积。会计处理同上述例1.　　（四）职工行权　　职工在行权日应按照期权激励办法规定的价格，行使购买企业股份的权利。企业应按职工行权时购买本企业股票收到的价款，借记“银行存款“等科目，同时转销等待期内在其他资本公积中累计确认的金额，借记“资本公积——其他资本公积”科目，按回购的库存股成本，贷记“库存股”科目，按照上述借贷方差额，贷记“资本公积——资本溢价”科目。
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