的投稿。 用OmniFocus实践GTD一年多了，今年5月份，之前对于参考资料/将来也许//上下文的设置、如何高效地进行有一些困惑，参加演讲活动后，有朋友给出了很好的建议，特别是看到了，然后开始改造我的OmniFocus系统，感觉现在的OmniFocus系统更加清晰、方便管理，关键是更容易进行每周回顾。主要来说，是更充分地利用了项目文件夹Project Folder，上下文Context，单一行动Single Action，透视Perspective等功能，制定了每周回顾Review检查表，从而使OmniFocus系统更加的高效。 一、项目文件夹Project Folder 在OmniFocus中有Folder的概念，可以把多个Project放在一起，实际上可以使用这个Folder很好地与GTD理念中2万英尺高度的思想统一起来，用这种方法将所有项目归类后，项目更有条理，每周回顾也就显得更有条理了。一个人在工作、生活中有许多的职责范围，我当前的项目文件夹是这样的：
杂事：这个是OmniFocus安装后自带的，可以随便修改名字，是一种Single Action，把一些互不相关、不需要回顾、也无法归到其它细类中的杂七杂八的东西统统放在这里。 健康：身体是革命的本钱，必须要保持每天的，不然无法保证正常的编程工作、生活、挣钱、游玩等等，随着年龄的增大，对于健康也越来越重视。 高级程序员：作为一个IT人士，虽然现在软件项目管理的角色更多一些，但写代码的能力一直不能丢，C#和Objective-C是我现在的主要编程语言，在Windows和Mac之间来回折腾其乐无穷。 家庭（父亲/丈夫/亲人）：作为一个儿子、一个孩子的父亲、一个丈夫也有许多的职责，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、处理家庭琐事，这里面事项不太多，我统一放在一起管理。 金钱：有些项目可能会带来额外的收入，放在这里管理，个人投资、理财的项目也放在这里。 项目负责人：在工作中要负责几个重要项目，这些项目要逐一管理起来，根据项目的复杂程度，里面还要细分出许多子项目来。 个人修炼：读书、提高时间管理水平、提高英语水平等等，放在这里。 朋友：与重要的朋友经常保持联系，这些事情放在这里。听说要找到一生中可以随时探讨交流的7个朋友，现在感觉已经有2个了，其他的还不能确定。 室副主任：在工作中要承担一些管理角色，与项目负责人的职责不一样，这里的职责主要是培训管理、班组管理和室里的一些杂事。 业余爱好：一些业余爱好，比如打桥牌、下象棋等等，单独管理起来。 项目成员：在工作中还要在其它项目中承担部分工作，毕竟是为别人的项目服务，优先级设置得比较低。
用上面的办法后，可以把这些职责按照优先级的顺序排列起来，当然有些职责并不一定非要分出个1、2、3来，只要感觉前5项更重要就行了。这种排列的顺序也保证了每周回顾时从上到下回顾一遍，重要的事情也是先考虑。 二、上下文Context 对于IT工作者来说，编程、思考和写一些较长的文档都需要专注，而且需要专注1小时以上才能收到理想的效果，所以需要把这类事情单独设置一个上下文。所以我的上下文是这样的：
专注（编程/写作/思考）：放在第一位，一天中精力最充沛的时段安排给它； 浏览/查询/阅读：看书、查看网页、阅读资料等等不需要太多的脑力，毕竟现在网络已经无处不在，在手机上、iPad、办公室、家里都可以查阅； 打电话/发邮件/QQ：一般我用这三种方式联系他人，在action的标题中标明是打电话还是发邮件，使事项更具有可执行性； 办公室：有些事情必须在办公室才能做； 家：有些事情必须在家里解决； 疲劳/无聊时：脑子不转时还是可以做些事的，比如读些花边新闻、整理抽屉、备份资料、练习、看看TED、看看博客等等； 会议/交谈：召开会议，向他人汇报，遇见某人时要交流的事情放在这里 跑腿/外出：在超市、书店、出差时 等待：委托给某人时把事情设置为这种状态，对于经常联系的人，可以设置一个专门的子项，比如老板、下属，不经常联系的人没必要专门设置一个子上下文，在标题中写清楚即可，如“等待xxx：提交xxx申请报告” 将来也许：有些事暂时不能执行，设置为这种状态，与暂停的项目综合使用
三、参考资料/将来也许Someday/Maybe 有些action可以放在一个叫”参考资料”或“将来也许”的项目中，也可以把专门设置为这样名称的上下文，在一开始使用OminFocus时把这类东西设置成项目还是上下文是一个比较纠结的问题，现在的解决办法是：在每个职责Project Folder中，必须包含三项Single Action：xx目标、xx杂事和xx想法，在目标之后可以插入许多项目，在Omnifocus中可以拖动这些项目，使其一直按这种顺序排列，这种排列的顺序也是为了每周回顾而精心准备的。比如个人修炼：
个人修炼目标：设置为Single Action类型，把年度想要阅读的书、提高英语水平等的目标放在这里。用这种办法可以随时提醒自己在这个职责范围内的全年是什么，每周回顾时都感觉正在朝着这个方向前进。 项目1、项目2、……：根据个人不同，每个职责之下还有一些项目，有些项目处于正在执行状态，有些项目处于hold状态。 个人修炼杂事：设置为Single Action类型，把一些与个人修炼有关的杂事，不需要每周回顾的事情放在这里，比如一些用来的周期性Action等等，这样也减轻了每周回顾时的压力。 个人修炼的想法：设置为Single Action类型，这个默认的状态是设置为暂停状态的，在的最后，根据本周的任务饱和情况，看看这里面的有些项目是否可以孵化出来，有些事情条件成熟了，可以着手开始了。
用了这种方法设置后，有些内容并不需要单独的设置为参考资料，设置为完成状态的杂事，就可以算是一种参考资料。毕竟大量的参考资料并不适合用OmniFocus来管理，用Evernote还是比较适合的。 四、透视功能Perspective 透视功能是OmniFocus中的高级功能，可以用于将某些上下文组合起来查询用，但我现在还没有使用。只用了一种“最近完成”的透视设置。
实际上当你用Evernote记录了每天的时间日志后，这项透视功能也不需要了。 五、每周回顾Weekly Review 以前在进行的时候通常一个下午搞不定，现在用了上面的组织办法后，再加上每周回顾检查表后，通常能在1.5小时内完成。 回顾时要注意：确保是回顾，而不是做事，如果事情超过2分钟，就记下来，而不是完成它。
我当前的回顾检查表CheckList是这样的：
打开MacBook，同步OmniFocus 清空iPhone中的照片、GetIdeaZ、iPhone上的扫描仪软件、U盘，把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空 清空工作记录本 看Evernote中上周的主要内容，总结上周（对重要项目还可以统计一下花费的时间），汇总到《每月个人工作总结.doc》文档中。这项任务通常要用20-30分钟的时间。 看看未来1周的日程表，看看是否有需要提前准备的，或者需要提前处理，或者还不能转化为行动的 看看等待，是不是已经完成了，或者需要催一下等待的人员？ 点击每个职责Project Folder，回顾其中的每一个（这项任务也比较费时）
将已完成事项勾去。有时确实在忙于Do Action，有些完成的任务都忘了勾掉，每周回顾是一个非常好的时机。 修改某些action的标题，使它更具有可执行性 调整各个action之间的顺序，使其能够反应正确的Next Action 上下文是否合适？ 需要调整重复周期？
回顾职责范围内的创意部分，这个就对应于每个职责里面的“xx想法”部分，根据下周任务的多少和时机是否成熟来定。 另外还听说有个触发清单，还不太理解。
经过上述的一番打造，OmniFocus已经成为我一个可以非常依赖的系统，有种心如止水的境界。每天看看日程表上的预测事项，这些通常是有严格时间要求的项，有些是提醒今天要开始着手某件事情了，有些是必须今天完成的；再看看加了特别标注的事项，这些事情是对于个人年度计划非常有影响的一个一个的子项；在选择事项时，看一下“上下文”，早晨精力充沛时就先做那些需要专注的事情，把QQ之类的干扰性的软件全部关掉，专注一小时之后，可以一下，活动一下，走动一下，执行几条不需要费脑力的任务，收收邮件、查阅资料等等，如果有精力可以再完成一项专注的任务，这种办法有点类似，只是时间上并没有严格的限制。下班了，主要是陪陪家人、锻炼身体、看书或查查资料。空闲的时候，随时整理一下INBOX，写上几笔时间日志，这样的一天就相当充实了。 周五下午如果没有其它安排，是一个每周回顾的时间，按照检查表执行完回顾任务后，感觉自己又朝着向往的目标前进了一步。总之，完美的系统也是一种辅助工具，它帮你在慢慢的执行过程中渐渐地找到人生目标，协助你充分利用时间，强化你的个人管理，不断地朝着自己设定的目标前进。
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番茄时间管理法(Pomodoro Technique)：一个番茄是如何让你工作更有效率的
如果你经常读一些关于提高工作效率或时间管理类的博客，一定听说过番茄时间管理法(Pomodoro Technique)。这是一种极好的帮助你集中注意力、获得更高工作效率的方法。
基本上，它的实施方法是这样的：
1. 确定你想要做什么（例如：翻译一篇外文）。
2. 设定一个25分钟的定时器。
3. 工作，直到定时器时间到：这就是一个“番茄钟”。
4. 休息5分钟，继续下一个番茄钟
5. 每4个番茄钟做一次长时间的休息。
(有很多像这样的应用都是为这种时间管理方法设计的。)
大多数人都会对其做一些细微调整来适应自己：例如，你可以选择每两个番茄钟——而不是四个，做一次长时间的休息。这特别是你刚开始应用这种方法时。
为什么这种方法会有效
你是否曾计划要在办公桌前坐两个小时来写一篇博客，结果却发现自己一会儿整理桌面，一会儿浏览微薄，不断的被一些有趣的链接分心，或就在那儿浪费时间？
按时间段工作能帮助你保持工作状态。当有分心的事情出现——例如“我需要发一个email”或“我想看看微薄上有没有人回复我”——你可以这样告诉自己：这个番茄钟完成之后再做这些事情。
如果你在写博客，将写放在一个番茄钟、修改放在另一个番茄钟，你会发现这个方法十分的有效，如果一个番茄钟写不完，在加一个番茄钟，看看你能完成多少。
番茄时间管理方法的名称来历
如果你是第一次听说“番茄时间管理法(Pomodoro Technique)”，你会奇怪它为什么叫这个名称。Pomodoro就是意大利语里的“番茄”。Francesco Cirillo——番茄时间管理法的发明人——使用的就是一个形状像番茄的定时钟。
关于番茄时间管理法的用法有很多，主要都是用它来防止干扰的：如果你试过这种方法，并发现它真的能提供你的工作效率，那就也做一些研究，丰富它，扩展它。
挑战：今天就尝试一下番茄时间管理法——或下一次你写博客时，看看你能做到何种程度。在下面的评论里告诉大家你的体验。
[英文原文：
想通过手机客户端（支持 Android、iPhone 和 Windows Phone）访问开源中国：
旧一篇： 2年前
新一篇： 2年前
自己一直这样做
例如：翻译一篇外文
3楼：暂无名
已经玩了一段时间了～～
这是篇老文了，
5楼：丶深蓝
前两天刚刚接触，已经开始体验了，还在适应中。。。
6楼：duandi
OSC是我分心的一大来源
7楼：笨二十一
引用来自“duandi”的评论OSC是我分心的一大来源我同意这个说法
8楼：开源中国匿名会员
引用来自“笨二十一”的评论引用来自“duandi”的评论OSC是我分心的一大来源我同意这个说法不能同意你更多了。
9楼：BreakJoa
引用来自“笨二十一”的评论引用来自“duandi”的评论OSC是我分心的一大来源我同意这个说法我也同意这个说法
10楼：小小程序员
引用来自“BreakJoa”的评论引用来自“笨二十一”的评论引用来自“duandi”的评论OSC是我分心的一大来源我同意这个说法我也同意这个说法+1024
11楼：mnisummer
引用来自“BreakJoa”的评论引用来自“笨二十一”的评论引用来自“duandi”的评论OSC是我分心的一大来源我同意这个说法我也同意这个说法could not agree any more
12楼：小安安
这和番茄有什么关系。。。。
13楼：莊博堯 来自
奴&s technique?
14楼：莊博堯 来自
引用来自“莊博堯”的评论奴&s technique?
現代化奴的 technique?
15楼：程正良
自觉不自觉的正在使用着......
16楼：小桦
引用来自“小小程序员”的评论引用来自“BreakJoa”的评论引用来自“笨二十一”的评论引用来自“duandi”的评论OSC是我分心的一大来源我同意这个说法我也同意这个说法+1024OSC本身是中性的，是你们有问题。
17楼：neo-chen
让码农干的更多，前提是不加￥的情况下
18楼：neo-chen
在兲朝还是，皮鞭更有效管理时间
19楼：蒋延岗
引用来自“小小程序员”的评论引用来自“BreakJoa”的评论引用来自“笨二十一”的评论引用来自“duandi”的评论OSC是我分心的一大来源我同意这个说法我也同意这个说法+1024+1024
20楼：蒋延岗
番茄看起来好诱人哦
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　　企业的管理工作和时间有密切的联系，要想在竞争当中企业的组织具有强劲的优势，那就需要做好企业的健康持续的发展，企业的管理者就应该争分夺秒、等待机遇，使得企业在很短的时间内得到最大的能力发挥冯晓强在精华班上详细的讲到企业管理者进行最有效的时间管理。
　　1.正确的划分时间
　　企业领导者用时之道目标是基础。领导者是靠时间来决定人和实现目标的，要使的目标时时刻刻在自己的心中，依据工作目标正确的划分统筹时间。他就包括两个方面：一是分化时间是要按照工作主次进行，把时间充分用到企业的重点上。二是指定时间要合理，用自己的眼光来华分析将来的工作，在时间划分上要有留出多余的空间来，用来应付突发事件的。
　　2.合理的节约时间
　　领导者要把于把时间部署的缜密些，这样工作的效率才会更加高。做什么事情都要立刻及时，该怎样就怎样，专注发展的机遇;另一方面，要看重每个单位时间的利用，让时间发挥出有效的价值，使得企业能有个更好的效益。
　　3整理的优化时间
　　企业领导者开始慢慢的找出自身的相关生物钟，把自己最有效时间掌握在每天，总结出整套的相关规律，时的经历高效地完成重要的工作。对自身的规律不善于安排的，时间上运用不当的，就会使得工作的效率大幅度的降低。
　　4.掌握合理用时之道
　　企业管理者相比较而言精力是有限的，强调出珍惜时间，利用时间，并不是让大家把自己的神经长期处于紧张的状态。在短时间内突出业绩，时间再长也是没有用的，所以大家要懂得合理的利用时间。
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简单有效的10个时间管理方法
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&&& 组织技巧相对于其他技巧来说是最简单的一种。比如，所有的时间管理建议都包括在一些表格当中，在表格中你需要把你想要完成的任务填进去。对很多人来说，这是最简单和普通的了。当然，制表格和填表对一些人来说是有困难的。这是一个天份问题，与一个人的逻辑能力、空间想象力、创造力和抽象思维能力无关。时间管理需要一定的训练，如果你没有准备好接受专门训练的话，你将不能成为一个优秀的时间管理者。
　　下面我把自己总结出来的十大时间管理介绍给您。值得注意的是，我没有称之为&最好的&。不过这些方法对我是有帮助的，希望对您也能有所帮助。
　　1、每天清晨把一天要做的事都列出清单如果你不是按照办事顺序去做事情的话，那么你的时间管理也不会是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包括公务和私事两类内容，把它们记录在纸上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作过程中，要经常地进行查阅。举个例子，在开会前十分钟的时候，看一眼你的事情记录，如果还有一封电子邮件要发的话，你完全可以利用这段空隙把这项任务完成。当你做完记录上面所有事的时候，最好要再检查一遍。如果你和我有同样的感觉，那么，在完成工作后通过检查每一个项目，你体会到一种满足感。
　　2、把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上在完成了开始计划的工作后，把下来要做的事情记录在你的每日清单上面。如果你的清单上在内容已经满了，或是某项工作可以转过天来做，那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。你是否想知道为什么有些人告诉你他们打算做一些事情但是没有完成的原因吗？这是因为他们没有把这些事情记录下来。如果我是一个管理者，我不会三翻五次地告诉我的员工我们都需要做哪些事情。我从不相信他们的记忆力。如果他们没带纸和笔，我会借给他们，让他们要完成的工作和时间期限记录下来。
　　3.对当天没有完成的工作进行重新安排现在你有了一个每日的工作计划，而且也加进了当天要完成的新的工作任务。那么，对一天下来那些没完成的工作项目又将做处置呢？你可以选择将它们顺延至第二天，添加到你明天的工作安排清单中来。但是，希望你不要成为一个办事拖拉的人，每天总会有干不完的事情，这样，每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。如果的确事情重要，没问题，转天做完它。如果没有那么重要，你可以和与这件事有关的人讲清楚你没完成的原因。
　　4、记住应赴的约会使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会，这包括与同事和朋友的约会。以我的经验看，工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。如果你不能清楚地记得每件事都做了没有，那么一定要把它记下来，并借助时间管理方法保证它的按时完成。如果你的确因为有事而不能赴约，可以提前打电话通知你的约会对象。
　　5、制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下来具我所知很多人都开始制定每一天的工作计划。那么有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢？除非你从事的是一项交易工作，它的时间表上总是近期任务，你经常是在每个月末进行总结，而月初又开始重新安排筹划。对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法，再次强调，你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。在每个月开始的时候，将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。
　　6、把未来某一时间要完成的工作记录下来你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。比如，你告诉你的同事，在两个月内你将和他一起去完成某项工作。这时你就需要有一个办法记住这件事，并在未来的某个时间提醒你。我一般是用一个电子日历，因为很多电子日历都有提醒功能。其实为了保险起见，你可以使用多个提醒方法，一旦一个没起作用，另一个还会提醒你。
　　7、保持桌面整洁我从不相信一个把自已工作环境弄得乱糟糟人会是一个优秀的时间管理者。同样的道理，一个人的卧室或是办公室一片狼藉，他也不会是一个优秀的时间管理者。因为一个好的时间管理者是不会花很长时间在一堆乱文件中找出所需的材料的。
　　8、把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方随着时间的过去，你可能会完成很多工作任务，这就要注意保持每件事的有序和完整。我一般会把与某一件事有关的所有东西放在一起，这样当我需要时查找起来非常方便。当我彻底完成了一项工作时，我会把这些东西集体转移到另一个地方（参阅方法9）。
　　9、清理你用不着的文件材料也许你会感到吃惊，在过去的十年中，我只有一个装文件的抽屉，那里有我这些年所有的工件。我总是把新用完的工件放在抽屉的最前端，当抽屉被装满的时候，我会清除在抽屉最后面的文件。换句话说，我总是保持有一个抽屉的文件，总量不会超出这个范围。有的人会把所有的文件都保留着，这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸，很多文件可能都不会再被人用到。我在这里所提到的文件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料，而是那些用作积累的文件。当然，有的时候，我也会去查找用过的文件，它们虽然经过了我的清理，但原稿我会一直保留在计算机里。
　　10.定期备份并清理计算机我对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不多。我猜想，你保存在计算机里的95%的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。我定期地备份文件到光盘上，并马上删除机器中不再需要的文件。
　　你是否有过这样的经历：某一天，你雄心勃勃地准备把手底下的事清理干净，可到头来却一事无成？也许每个人都曾有过这样的经历，但在某些人身上表现得格外明显。时间管理可以帮助你把每一天、每一周甚至每个月的时间进行有效的合理安排。运用这些时间管理技巧帮你统筹时间，对于每个人来说都是非常重要的。
　　组织技巧相对于其他技巧来说是最简单的一种。比如，所有的时间管理建议都包括在一些表格当中，在表格中你需要把你想要完成的任务填进去。对很多人来说，这是最简单和普通的了。当然，制表格和填表对一些人来说是有困难的。这是一个天份问题，与一个人的逻辑能力、空间想象力、创造力和抽象思维能力无关。时间管理需要一定的训练，如果你没有准备好接受专门训练的话，你将不能成为一个优秀的时间管理者。
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