第四章电子表格软件在会计中的应用 第一节电子表格软件概述学习笔记
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第一节　电子表格软件概述
一、常用的电子表格软件
&&& 电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。可以完成数据的输入输出和显示，也可以利用公式计算一些简单的加减法。
WINDOWS操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的EXCEL、金山WPS电子表格等；
Mac操作系统下则有苹果的Numbers，该软件同时可用于iPad等手持设备。
此外，还有专业电子表格软件如Lotus、第三方电子表格软件如Formu1a One等。
&二、电子表格软件的主要功能
（一）建立工作簿
Exce1软件启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称&电子表格&。工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，且各张工作表之间的内容相对独立。
工作表是Exce1存储和处理数据的最重要的部分，也称电子表格。每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行，每一单元格最多可容纳32000个字符。
在Exce12003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65536行和256列组成；
在Exce12013中，每个工作簿默认含有1张工作表，该工作表由1048576行和16384列组成。默认的工作表不够用时，可以根据需要予以适当添加。每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制。
（二）管理数据
用户通过Exce1不仅可以直接在工作表中的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以自动、快速地对工作表中的数据进行求和、计算、排序、筛选、汇总等处理，高效快速地建立、编辑、编排和管理各种表格。
（三）实现数据网上共享
&&& 通过Exce1，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。
（四）制作图表
&&& Exce1提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。Exce1不仅能够利用图表向导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系；不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设计的图表更具说服力。
（五）开发应用系统
Exce1自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Exce1的功能。
三、Exce1软件的启动与退出
（一）Exce1软件的启动
&&& 通常可以采用下列方法启动Exce1软件：
& 1、点击&开始&菜单中列示的Exce1快捷命令
&&& 点击&开始&所有程序&，打开&Microsoft Office&菜单，选中Excel应用程序，单击即可启动Excel程序，同时建立一个新的文档，该文档在Exce1软件中被默认为工作簿。在Excel 2003中，建立的第一个空白工作簿的缺省文件为：&Book1.x1s&，在Exce12010中则为&工作簿1.x1sx&，可以另存为其他的文件名和文件类型。
& 2、点击任务栏中的Exce1快捷方式图标
&&& 直接点击或双击位于桌面的Excel快捷方式图标，可以快速启动Excel，同时建立一个空白工作簿。这种方法的前提是桌面或任务栏中已经创建了Exce1快捷方式图标。
& 3、通过&运行&对话框启动Exce1软件
同时敲击键盘上的微软件徽标和&R&键（或单击&开始&菜单，进入&所有程序&，打开&附件&后点击其中的菜单命令&运行&），打开&运行&对话框，点击&浏览&按钮，进入安装Excel软件的文件夹，选中&Excel.exe&文件，点击&打开&按钮后点击&确定&。也可在文件夹里找到应用程序（.exe文件），双击或右键选择&打开&。
操作完成后，Exce1启动，同时建立一个新的空白工作簿。
& 4、打开现成的Exce1文件
&& 双击或右键打开现成的Exce1文件，通过打开该文件来启动Exce1软件。
（二）Exce1软件的退出
&&& 通常可以采用下列方法退出Exce1软件：
& 1、点击标题栏最右边的关闭按钮
&&& 如果当前只有一个工作簿在运行，无论光标位于工作簿的何处，点击标题栏最右边的关闭按钮&&&后，Excel软件将被退出。如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。
&&& 如果当前有多个工作簿文件在运行，点击标题栏最右边的关闭按钮&&&后，光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的Excel文件仍在运行，Excel软件并未退出。只有重复点击该按钮，直至这些文件均被关闭后，Excel软件才能退出。
& 2、点击&关闭窗口&或&关闭所有窗口&命令
右键单击任务栏中的Excel图标，打开菜单选项，如图所示。点击&关闭窗口&（当前处于打开状态的文件只有一个）命令或点击&关闭所有窗口&（当前处于打开状态的文件为多个）命令。如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。
& 3、点击标题栏最左边的Excel图标按钮
点击最左边的Excel图标，弹出快捷菜单，如图所示。再点击&关闭&命令，即可关闭当前打开的文件。如果当前只打开一个工作簿，关闭文件的同时退出Excel软件，如果当前有多个工作簿在运行，重复点击&关闭&命令，关闭所有文件，退出Excel软件。
&4、使用快捷键&A1t＋F4&
如果当前只有一个工作簿在运行，无论光标位于工作簿的何处，按击&Alt+ F4&键后，Excel软件将被退出。如果有多个工作簿在运行，光标所在的文件被关闭，待所有Excel文件都退出后，Excel软件才退出。&&&
四、Excel的用户界面
&&& Exce1软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口。这一窗口是用户操作Exce1软件的重要平台，被称为默认的用户界面。
Exce1软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。
其中，Exce1 2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗口等要素组成；
Exce1 2007及以上版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。
（一）标题栏
&&& 标题栏位于窗口的最上方，依次列示Exce1软件的图标、文档的标题和控制Exce1窗口的按钮。
&&& Excel文件称作工作簿，标题上显示的&财务分析&是当前打开的工作簿文件的名称；工作簿名称后面显示的是应用程序名称（Microsoft Excel），保存时可根据情况自行命名。标题栏左侧是快速访问工具栏自定义按钮，单击可以自定义常用命令按钮；右侧是程序窗口最小化、最大化/还原及关闭按钮。
（二）文件菜单
文件菜单是Excel 2010新增选项，单击可对文档实施保存、打开、新建、打印、选项设置等命令，文件菜单详细内容如图所示。
（三）功能区
&&& 在Excel 2010窗口上方看起来像菜单的名称其实是功能区的名称，当单击这些名称时并不会打开菜单，而是切换到与之相对应的功能区。每个功能区根据功能的不同又分为若干个组,每个功能区所拥有的功能如下所述：
&& （1）&开始&功能区
&&& &开始&功能区中包括剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格和编辑七个组，该功能区主要用于帮助用户对Excel 2010表格进行文字编辑和单元格的格式设置，是用户最常用的功能区。
&& （2）&插入&功能区
&插入&功能区包括表、插图、图表、迷你图、筛选器、链接、文本和符号几个组，主要用于在Excel 2010表格中插入各种对象。
&& （3）&页面布局&功能区
&&& &页面布局&功能区包括主题、页面设置、调整为合适大小、工作表选项、排列几个组，用于帮助用户设置Excel 2010表格页面样。
&& （4）&公式&功能区
&&& &公式&功能区包括函数库、定义的名称、公式审核和计算几个组，用于实现在Excel 2010表格中进行各种数据计算。
&& （5）&数据&功能区
&数据&功能区包括获取外部数据、连接、排序和筛选、数据工具和分级显示,用于实现在Excel 2010表格中对各种数据进行编辑。
&& （6）&审阅&功能区
&&& &审阅&功能区包括校对、中文简繁转换、语言、批注和更改五个组，主要用于对Excel 2010表格进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Excel 2010表格数据。
&& （7）&视图&功能区
&视图&功能区包括工作簿视图、显示、显示比例、窗口和宏几个组，主要用于帮助用户设置Excel 2010表格窗口的视图类型，以方便操作。
（四）名称栏和编辑栏
名称栏是显示所选活动单元格或区域的地址，名称栏中显示的A4表示在该工作表中当前所选活动单元格的地址为A4。
编辑栏又叫公示栏，用来显示或编辑活动单元格的内容。二者之间的&fx&是函数按钮，单击该按钮会启动插入函数对话框。
（五）工作区
&&& 工作区是窗口中占据屏幕最大且用以记录数据的区域，由行号、列号、水平滚动条和垂直滚动条组成。工作区上边的A, B, C&&是列标,左边的1、2、3&&是行标。用户的工作最终都在工作区内完成，所有信息都存放在工作表区域内。数据输入在格子中，每个格子称作一个&单元格&，而且横向和纵向有坐标定位，第一个格子是A1。工作区左上角是全选按钮，单击则选中当前工作表的全部单元格。
（六）工作表标签
工作表标签位于工作表区域的左下部，用于显示工作表的名称。&sheet1、sheet2 、sheet3&表示该工作簿共有3张工作表，其中&sheet1&是当前工作表（当前工作表为白底）&sheet2、sheet3&为非当前工作表(底色为灰色)。工作表标签左边为滚动条，单击左右查看不同的工作表；右边按钮为插入工作表按钮，单击可在其左侧插入新工作表。
（七）状态栏
状态栏位于工作表区域的最下方，用于显示当前命令或操作的相关信息。在进行数据编辑时，其左下角将显示&输入&字样，输入完毕后将显示&就绪&字样，进行其他操作时也有相应的文字提示。状态栏右侧是视图切换按钮，有普通、页面布局、分页预览三个按钮；最右侧是显示比例及缩放滑块，拖动滑块可以缩放工作区内容。
五、Excel文件的管理
&&& 工作簿、工作表和单元格是Excel文件的三大主要元素，利用Excel表格对数据进行编辑，实际上就是对工作簿、工作表和单元格进行编辑操作。三者之间属于包含与被包含的关系，即一个工作簿包含一个或多个工作表，一个工作簿最多允许有255个工作表，一个工作表包含多个单元格。工作簿就像一本报表文件，工作表就是这本文件中的每一页，而单元格就是这一页上具体填写数字的格子。
（一）工作簿
工作簿是处理和储存数据的文件，所谓Excel文件，指的就是工作簿文件，其扩展名为.xsls。工作簿是保存数据的场所，其基本操作包括：新建、保存、打开、关闭和保护工作簿等。
& 1、Exce1文件的新建
&&& 单击&开始&菜单中列示的Excel快捷命令、桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标或者通过&运行&对话框等方式启动Excel软件的，系统将自动建立一个新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供选择，选定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来，并在标题栏中显示默认的文件名。
以打开现成Excel文件方式启动Excel软件的，可通过以下方法建立一个新的空白工作簿：
&& （1）按击快捷键&Ctrl＋N&键；
&& （2）打开&文件&菜单，点击&新建&菜单命令，选定其中的空白工作簿模板；
&& （3）点击工具栏中的&新建&按钮。
& 2、Exce1文件的保存
&&& 为了继续使用新建的Exce1文件，应当以合适的名称和类型将Exce1文件保存在适当的位置。Exce1文件在编辑修改完毕或退出Exce1软件之前，均应进行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：
&& （1）通过敲击功能键&F12&键进行保存。在弹出的&另存为&对话框中，给文件命名并选择合适的位置保存。
&& （2）通过按击快捷键&Ctr1＋S&键进行保存。对于新建的Excel文件，在弹出的&另存为&对话框中，给文件命名并选择合适的位置保存；对于之前已经保存过的文件，按击快捷键&Ctr1＋S&键后，将直接保存最近一次的修改，不再弹出&另存为&对话框。
&& （3）单击常用工具栏（适用于Exce12003）或快捷访问工具栏（适用于Exce12010）中的&保存&或&另存为&按钮进行保存。
&& （4）通过&文件&菜单（或Exce12003&工具栏&菜单）中的&保存&或&另存为&命令进行保存。
为了避免Exce1软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息，系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔，这一时间间隔可以自定义。
& 3、Exce1文件的关闭
&&& Exce1软件退出前必须关闭打开的文件，因此，也可以采用前述三种Exce1软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外，还可采用以下方法来关闭处于打开状态的Exce1文件：
&& （1）点击&工具栏&中的&关闭&按钮或命令。
&&& Excel2003中，可点击&常用工具栏&中的&关闭&按钮或&工具栏&菜单中的&关闭&命令来关闭当前打开的文件。Exce12013中由于没有&工具栏&菜单，但可点击快速访问工具栏中的&关闭&按钮。
&& （2）点击&文件&菜单中的&关闭&命令。
&& （3）按击快捷键&Ctr1＋F4&。
&&& 上述三种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的Exce1文件仍处于打开状态，Exce1软件仍在运行。
& 4、Exce1文件的打开
&&& 打开Exce1文件的方法主要有：
&& （1）通过直接点击Exce1文件打开。
&& （2）通过快捷菜单中&打开&命令打开。
&& （3）通过Exce1&文件&菜单中的&打开&命令进行打开。
&& （4）通过常用工具栏（适用于Exce12003）或快速访问工具栏（适用于Exce12013）中的&打开&按钮进行打开。
&& （5）通过按击快捷键&Ctr1＋O&（字母O的按键）进行打开。
& 5、Exce1文件的加密与备份
为了防止他人对重要的工作簿进行篡改、复制、删除等操作，应对制作的工作簿进行保护设置，保护设置包括加密与备份。
&& （1）通过&另存为&保密：打开&另存为&对话框，在&另存为&对话框中，点击&工具&下拉菜单中的&常规选项&，在打开的&保存选项&对话框中，勾选&生成备份文件&选项，点击&确定&，保存Excel文件。如图所示。
（2）通过&文件&菜单的&保护工作簿&加密：单击打开的Excel文档中的&文件&菜单下的&保护工作簿&命令，选择&用密码进行加密&。输入相应的密码，并单击&确定&，完成对本文件的加密。如图所示。
（3）通过&审阅&选项卡加密：在&审阅&选项卡的&更改&分组中点击&保护工作簿&，在弹出的&结构和窗口&对话框中输入密码，然后单击&确定&。通过&审阅&选项卡设置工作簿保护。如图所示。
6、Exce1文件的修改
&&& Exce1文件的修改通常在已打开的Exce1文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列顺序、增删工作表和调整工作表顺序。
& 7、Exce1文件的删除
&&& Exce1文件的删除方法包括：
&& （1）选中要删除的Exce1文件，按击&De1ete&键进行删除。
&& （2）鼠标右键点击要删除的Exce1文件，选择删除命令。
（二）工作表
&&& 工作表是工作簿里的一个表，在Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。工作表由列或行来组成，纵向为列，以宇母A、B、C&&表示，横向为行，由1、2、3&&组成，每一个工作表都对应一个工作表标签，通过工作表标签可以完成对工作表的切换、重命名、移动和复制等操作。
& 1、选择工作表
通过单击窗口底部的工作表标签，可以快速选择不同的工作表。如果要同时在几个工作表中输入或编辑数据，可以通过选择多个工作表组合；还可以同时对选中的多个工作表进行格式设置或打印。具体操作：
用鼠标单击相应的工作表标签即可选择对应工作表使之变为活动工作表；
选择第一张工作表后按住&Ctrl&键不放，继续选择任意一张工作表标签可同时将该标签对应的工作表选择；选择第一张工作表后按住&Shift&键不放，继续选择任意一张工作表标签可同时选择这两个标签之内的所有工作表；
在任意的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择&选定全部工作表&命令可选择所有工作表。
& 2、增加工作表
单击追加工作表标签按钮，或者按Shift+ F11快捷键，可以在左侧插入工作表。Excel文件默认的是3个工作表，根据需要，可增加默认工作表数量。
具体操作：单击&文件&菜单，单击&选项&，更改&包含的工作表数&后面的数字，设定新建工作簿时包含的工作表数量，然后点击&确定&按钮，如图所示。
& 3、移动或复制工作表
&& （1）在同一个工作簿中移动或复制工作表。
&&& 用鼠标拖动工作表标签，可以改变工作表在同一工作簿中的排列顺序；按住Ctrl键的同时用鼠标拖动工作表标签，可以复制这个工作表，原工作表名称加一带括号的序号即是新工作表的名称。
&& （2）在不同工作簿中复制或移动工作表。
单击鼠标右键打开想要移动的工作表标签的快捷菜单，选择&移动或复制工作表&命令，打开&移动或复制工作表&对话框，确定将指定工作表移至的工作簿名称，然后点击&确定&按钮，则所选定的工作表移动到目标工作簿，原工作簿中相应的工作表将被删除，如图所示。工作表复制与移动的方法类似，不同的是在&移动或复制工作表&对话框中，按&确定&之前，先选取&建立复本&复选项。
图：设置默认工作表个数
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& &&&图：复制或移动工作表
& 4、删除工作表
&&& 对于多余不用的工作表可以从工作簿中删除。工作表一旦删除是无法恢复的，所以在删除时一定要该慎重，以免造成不必要的损失。用鼠标右键单击想要删除的工作表标签，在弹出的对话框中选择&删除&，即可永久删除该工作表。
& 5、隐藏与显示工作表
在编辑工作表的过程中，若不想表格中重要的数据信息外泄，可以将数据所在的工作表隐藏起来，待需要时再将其重新显示。用鼠标右键单击想要隐藏的工作表标签，在弹出的对话框中选择&隐藏&，即可隐藏该工作表。当需要查看或编辑隐藏工作表中的数据时，在任意一个工作表标签处右键，弹出对话框中选择&取消隐藏&即可。
（三）单元格
&&& 工作表中行、列交汇处的区域称为单元格，它可以存放文字、数字、公式和声音等信息。在Excel中，单元格是存储数据的基本单位，通过对单元格的基本操作可以完成对工作表中数据的编辑。单元格的基本操作包括：选择单元格、命名单元格、合并与删除单元格、隐藏与显示单元格和保护单元格等。
& 1、单元格地址和活动单元格
&&& 在工作表中，每一个单元格都有其固定的地址，一个地址只表示一个单元格，二者是一一对应关系。B2表示位于B列和第2行交汇处的单元格；C6：E9表示从单元格C6到单元格E9的整个区域；Sheet1！A4表示该单元格是工作表Sheet1！中的A4单元格。
活动单元格是当前正在使用的单元格，在屏幕上用带黑色粗线的方框表示。活动单元格的地址会在名称框中显示出，此时输入的数据会被保存在该单元格中，每次只能有一个单元格是活动的。
& 2、选择单元格
选择单元格的常用方法有以下几种：
将鼠标指针移至目标单元格上，单击鼠标即可选择该单元格；
在某个单元格上按住鼠标左键不放并拖动鼠标，可选择连续的单元格组成的单元格区域；
选择某个单元格，然后按住&Shift&键不放，选择另一个单元格，即可将以这两个单元格为对角线的矩形所在范围内的所有单元格区域选择；
选择某个单元格，然后按住&Ctrl&键不放，继续选择其他单元格或单元格区域，可同时选择多个不相邻的单元格或单元格区域；
将鼠标指针移至需选择的行号或列标上，单击鼠标即可选择该行或该列上的所有单元格；单击工作表左上角行标与列标交叉处的，可选择此工作表中的所有单元格。
& 3、命名单元格
&&& 在处理庞大数据时，可根据需要为包含数据的某个单元格或单元格区域进行命名。Excel允许对单元格或单元格区域的名称进行更改，以便快速选择该单元格或单元格区域。为单元格或单元格区域命名以后，在名称栏输入名称，然后按Enter键便可将其快速选择。
& 4、合并与拆分单元格
Excel允许对单元格进行合并操作，以达到美化表格，突出显示数据的目的，但只允许对合并后的单元格进行拆分。
选择两个或更多要合并的相邻单元格，在&开始&选项卡的&对齐方式&组中，单击&合并及居中&，这些单元格将在一个行或列中合并，并且单元格内容将在合并单元格中居中显示。但是只有合并前左上角单元格中的数据保留在合并的单元格中，所选区域中所有其他单元格中的数据都被删除。如果要合并单元格而不居中显示内容，单击&合并后居中&旁边的箭头，然后单击&跨越合并&或&合并单元格&。&
单个的单元格是不能拆分的，只有合并以后的单元格才能进行拆分操作。首先选择合并的单元格，然后单击&合并后居中&，则之前合并的单元格即被拆分，合并单元格的内容将出现在拆分单元格区域左上角的单元格中。&&&&&&&&&&
& 5、隐藏与显示单元格
在编辑工作表的过程中，若不想将表格中某行或某列的重要数据信息外泄，可以将数据所在的行或列隐藏起来，待需要时再将其重新显示。Excel中只能隐藏整行或整列单元格，不能隐藏单个的单元格，选中需要隐藏的行或列，右键，选择&隐藏&或&取消隐藏&。
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