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"再看OA"系列讲座……(日)
"再看OA"系列讲座之一：为OA正本清源
伴随着企业ERP建设、政府电子政务建设的热潮，曾经淹没在Internet、.com中的一个名词--OA（办公自动化 Office Automation，简称OA）开始再次频频牵动人们的眼球。此次OA回潮，裹挟着电子商务、电子政务甚至知识管理的内容。有人认为OA（即广义OA）包含了电子政务和电子商务，有人认为电子政务和电子商务包含着OA，对于知识管理，它是OA的新衣,还是OA真正长大了？借助近日召开OA办公自动化国际学术研讨暨展览会召开之际，《中国计算机用户》特邀相关领域的多位专家，与我们共同探讨OA这个话题，希望通过OA发展过程、实践应用、技术演变等方面的系列讲座，梳理一下OA的脉络，勾画一个OA的新形象。
OA是集成的办公环境
　　办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面七个方面的功能：
　　(一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
　　(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。
　　(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。 　
（四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。　　
　 （五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。
　　（六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
　　（七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。　　OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公。国内实现办公自动化应用软件在短短10多年时间内，已经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。
　　第一代OA　　从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。
　　第二代OA　　从20世纪90年代中期开始，随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的面世，以及网络通信技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。
　　第三代OA　　随着21世纪知识经济时代的来临，知识成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与政府信息化建设的核心。对知识前所未有的重视，使以工作流为中心的办公自动化系统开始提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。与前两代相比，第三代OA是集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它把现有的"决策支持系统"发展为"决策智能系统"，并以知识管理为核心，提供了丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能够随时随地根据需要向专家学习、向单位现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的被动地位转向主动，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机关的整体创新和应变能力。可以说，第三代OA是一个帮助用户从"如何做"转到"知道如何做"的过程。
　　电子政务与OA
　　电子政务基于网络的应用主要包含：政府部门内部的电子化办公；政府各部门之间以及与金融、电力等重要营运部门之间通过计算机网络进行的信息共享和实时通信；政府部门与民众之间通过网络的双向信息交流。　　政府电子化办公（OA）包括：第一，实现内部信息共享、内部资源整合、内部决策支持；第二，对外提供公众服务方面，只要是当前政府应该做的事情，电子政务都应该涵盖，像网上工商、网上税务、网上社保等。概括起来，网上业务的模式应包括G to B、G to C和G to G。所以，电子政务的第一方面是OA的范畴。第二方面，像网上工商、网上税务、网上社保等具体业务就不属于它的范畴了。由此可见，OA是电子政务的主要内容之一。　　与OA相关的信息技术包括Web应用、数据库、全文信息检索、数据仓库与挖掘分析、网络连接、数据通信、安全技术等。这就需要建立OA处理流程的规范标准，使数据交换和业务自动处理能够在异构平台中实现，做到灵活、有效、多元化的信息流管理。电子政务同样需要这些技术的支持。所以OA为电子政务建立了应用平台，OA是电子政务的基础。
　企业信息化与OA
　　在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而"办公"实际上又是通过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统(MIS)的基础。OA 要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。　　一个理想的企业OA系统应具备以下平台：　　企业通信平台: 建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。　　信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。　　协同工作平台: 将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的"扁平式管理"模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。　　公文流转平台: 改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。　　日常办公平台: 改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。　　信息集成平台: 现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的；OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。　　知识管理平台：系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。
　OA的外延应与国际接轨
　　虽然伴随信息技术的飞速发展，出现了电子政务和电子商务等新的IT应用，但是OA并没有死亡，它也在发展。因此，我们不能将OA取代电子商务，提出所谓的"广义的OA"，也不应把OA看成一成不变。目前在国外延，OA技术在不断发展，OA的新产品层出不穷。因此，我们对OA的内含应该与国际接轨，同时也使我们对OA有恰当的认识。
"再看OA"系列讲座之二：OA为何用不好？
每一罐牛奶都有保鲜期，每一个学位也都有保鲜期，每一个应用系统更有保鲜期。要能使系统应用跟上业务工作发展变化的需求，系统开发者和应用者就要不断学习，才能"保鲜"。
虽然办公自动化（oa）是个老话题，但它是政府、企业信息化管理的基础，建不好oa、用不好oa，如同没有根基的灯塔，再漂亮的塔尖也是危险的。所以，众多为电子商务、电子政务建设苦恼的单位，可以先考虑一下，oa为何用不好？
　　没有把握好定位问题
　　在我国政府机关建设OA，必须认识到OA工作是一项综合协调、涉及多方面工作的服务与管理行为。只有同步做好各方面工作，并将各方面的需求在软件开发中完整地体现出来，OA的优势才能充分地发挥出来，有价值的信息才能得到充分的共享。但在实际工作中，这一点还没有得到充分的认识，致使多数单位都在走重复的弯路。大家都重视硬件系统的建设，轻视软件的开发。花100万元可以买三卡车微机，领导看了也满意，而花100万元开发的软件，不过就是几张软盘或一张光盘，领导看了也觉得不值。然而，知识的价值就体现在其中，这不是人的主观意志可以改变的。
　　此外，多年来，不少单位是按常规进行OA建设的，这些单位相继成立了信息中心，任命了众多的行政领导和高职人员。技术部门的领导和技术人员先进行周密的方案设计，经过层层领导审批（这也是机关现有的、不科学的规章制度），再根据已批方案实施软件开发。这要求开发者不仅要在短时间内把原有的、不同行业的全部工作方式完全掌握，而且要设计出一套全新的工作方式，这在实际工作中是根本做不到的。
　　首先，计算机技术人员仅仅是掌握运用计算机技术的能力，而不具备快速学习掌握其它行业工作方式的能力，短期内技术人员不可能完全掌握本身并不了解的其它部门原有的工作内容，这样全新工作模式的再创造也就无从谈起，做出来的软件多是简单的模仿，操作复杂，没有什么实用价值。
　　其次，一种新的工作方式的产生与确定，必然要经过用户反复的试验、修改与完善，不可能由技术人员在机房中凭借设计图表、编程算法而一次确定，更不可能由计算机自动产生出来。
　　第三，有些单位引进了商业公司开发的一些通用OA软件，想在本单位直接推广应用，但在实际工作中，每个部委都承担着其他单位所不承担的工作，即各单位OA工作的业务需求不一样，在其他单位成功的OA软件并不一定适合本单位的实际需求。要想真正投入应用，就必须根据本单位的实际情况进行二次开发，而这又涉及软件源程序有关问题、技术水平问题，以及是否全面了解本单位业务需求等一系列问题。
　　第四，有个别单位技术部门的领导或高职人员以领导或专家身份自居，很难做到礼贤下士，于是愚者由于不耻下问而变得聪明，智者由于不屑询问而变得迂腐，而基层技术人员又不掌握宏观情况，个别单位的技术部门做不出理想的软件也就是正常的事情。
　缺乏复合型人才
　　办公自动化工作与其它工作不同之处就在于所有环节工作之和相当于环形链条，只有所有工作都同步做好了，所有链条都接起来了，系统才能全面运转起来。否则，只要有一个环节断了，一辆再好的自行车也只能推着走；功能再齐全的软件，只要有一处存在致命的缺陷，整个软件系统就不能投入使用。这就需要有综合协调能力、综合管理能力和综合知识的建设者的培养。我在建设中联部政务系统的工作过程中，深感学习的重要，一个系统的建设工作，涉及多学科的知识，对各方面工作不仅要精通或熟悉，还要做到统筹兼顾，综合平衡。而我国的政府机关目前普遍缺乏精业务、懂技术的复合型人才，各单位在OA系统的建设过程中，普遍比较重视掌握单一学科知识的技术人员培养，容易忽视复合型人才的培养。这是OA应用效果有限的另一个重要原因。
　　需要不断自我"否定"
　　一位学者曾说过："每罐牛奶都有保鲜期,一个工程学位只有三年的保鲜期。如果你不能不断更新你的知识，你的个人价值会不断下降。"我认为这一观点非常适用于机关软件建设工作。信息化软件建设需要相关责任者不断学习新知识、新技能，并将各学科新知识有机地集成在一起。有一种说法，在北京中关村三个月不学新东西，就成为知识的落伍者。机关信息化软件建设工作是一项综合性高科技工作，要求主要承办者不断地学习新的知识来更新自己原有的知识。否则，建设一个适用的计算机网络系统只能是一种良好的主观愿望。
　　由于信息化软件建设是一种管理思想与工作方式的再创造，就难免存在许多问题，需要经常改进。另外，一个系统的应用软件随着应用工作的深入，用户会提出许多新的需求和意见，这就要求承办者要勇于经常"否定"自己的劳动成果，不断完善系统的功能。而做到这一点又是很困难的，多数人和多数单位做事的习惯是认定自己总是正确的。没有改进，当然不能接近成功。
　用人制度导致瓶颈
　　软件开发既是一项高科技的脑力劳动，又是一种较辛苦的体力劳动。做好软件开发工作需要经常加班加点连续工作，要付出比常人更多的艰辛劳动。但我国机关目前难以做到按需分配。而看重学历、职称的用人和衡量人的标准，也使众多机关行政干部忙于考 职称、考证书，想方设法在仕途或职称上发展，所学知识是否属于业务急需就难以顾及。
　　可是，要做好信息化软件建设工作，就必须要求主要责任者对软件系统建设所有涉及各学科的知识"精通三分之二、熟悉三分之一"。但我国现在没有任何一所大学能培养这样的复合型人才，这就要求承办者以没有文凭的自学方式为主，攻克所有相关学科知识并将其融汇贯通，实现知识的再创造。在事业与仕途面前鱼与熊掌不可兼得之际，绝大多数人选择仕途与高级职称。这也是为什么绝大多数单位的OA工作只见投入不见产出的原因之一。
"再看OA"系列讲座之三：反思档案管理
自1990年以来，采用计算机管理档案就成为政府OA建设的主要课题之一。经过不懈的努力，计算机档案管理系统经历了从微机单机版、海量光盘存储系统版、网络版等不断发展的渐进过程。其间，从最初的辅助手工档案管理，一件一卷的创新档案管理，公文、档案一体化管理，发展到对绝密档案的计算机管理。通过计算机档案管理系统的开发应用，档案管理信息化不断发展，档案管理工作不断得到创新。记得当时吉林省人民政府办公厅开发的档案管理系统和上海市人民政府办公厅开发的公文、档案一体化管理系统都曾在全国引起广泛、热烈、积极的反响。2001年8月，在"国家863计划十五周年成就展览会"上展出的"国务院绝密文档管理系统"标志着政府公文、档案管理信息化进入了一个崭新的发展阶段。
　　当前，我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点，这为档案管理信息化的发展提供了极好的机遇。但是必须看到，档案管理信息化不单纯是工程项目，它是档案管理不断创新的过程，不可能一蹴而就。由于档案管理工作的极端重要性和特殊性，档案管理信息化仍面临着诸多困难和挑战，任重道远。
创新与安全的矛盾　　由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不同的方式管理。在这方面必须坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位的。　　档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。
标准化、法制化的挑战在我国，档案管理信息范的标准化程度相对比较低，造成应用泛围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点:一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的档案。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党、政、人大、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。 三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。 标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。
电子政务的更高要求　　当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。利用计算机开展OA应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。　　一方面电子政务系统构建在国际互联网平台上，因而能够直接为社会和公众提供服务，履行政府职能。这改变了以往的OA系统，由于建立在政府专用网络上，只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。　　另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上的最基本的电子信任体系，在网上进行有关社会活动便有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。　　从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国9.11事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前档案管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。　　电子政务建设中的档案管理系统必须考虑它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是应用信息安全基础设施--PKI/CA，建立可信任和可授权的应用系统。在互联网条件下，电子档案的应用和管理需要电子证书以规范权限和使用电子印章，确保电子档案的完整性、不可抵赖性和安全、保密要求。二是政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统的建立。电子文档和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。我们应该以全新的理念、审慎严密的措施、科学的方法，从建设之初就构建电子档案坚固的安全屏障。
新形势下的基本策略　　必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列重要策络。实践经验表明以下策略十分重要。1、积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用PKI/CA就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。2、与时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。例如政府文档数据备份问题，可以毫不夸大地说，我国政府机构信息系统中还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。但是要求每个政府机构都建立复杂、昂贵的数据备份系统是不可能的。采用市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决值得很好地研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备解决它的职能，这就特别需要职能创新。在电子政务建设中，我们的许多机构有可能通过分析、研究，从拓展业务工作的范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋予新的职能。例如，中央和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的涉密文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。3、遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法让更多的人高效率地使用，最终证明这种管理毕竟是落后的，必须淘汰的。 采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。 4、注重信息安全。政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在建设中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下，按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。5、综合利用档案管理技术。档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的特点。就电子文档而言，时至今日，即使是最普通的电子数据，保存它的风险一点也不比其它介质少。保存电子文档风险巨大，至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。乌龟壳上的文字可以流传数千年，而电子数据能否有效地长期保存还有待时间的检验。所以，在进行档案管理信息化建设，积极构建电子档案时必须在整合、集成上狠下功夫。即将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。由于人们对真迹的尊重和渴望，无纸化只具有相对意义。缩微技术等都是永不会消亡的档案管理应用技术。
"再看OA"系列讲座之四：OA为何走弯路？
书店有很多成功学的书，指导人们采取成功人士的思维和生活方式；生活中有很多失败的经验，通过借鉴，避免陷入失败的误区。无论成功还是失败，总是有一些关键点，如同路遥所说"是一些岔路"，成功和失败都因为在岔路口上选择不同。OA建设也有不少岔路口。
配备软件与硬件
　　软件、硬件两轮并行多年来，党政军机关OA工作都是先建硬件系统，再做软件系统（多数单位还忽视了安全保密问题），这一现象普遍存在。由于软件的开发涉及许多因素，即使能开发出一套说得过去的应用软件，投入实际应用也需要一定的时间，周期相对较长。事实上，无论多先进的硬件设备，也就是四到五年的使用周期。一个硬件系统的建设相对较为简单，而应用软件开发的周期远远超过硬件系统建设的周期，开发好的应用程序真正投入全面运行大约又得需要1～3年的时间。这使许多单位的硬件系统还没有真正发挥作用，就已到了淘汰更新的期限。　　目前，国际上通常的做法是软硬件投入比例各占50％左右，而我国政府机关OA软件费投入一般都在5～20%左右，属于明显偏低的比例。从软、硬件经费投入顺序方面，应注意最好能同步进行，如能先做软件的设计与开发就更理想。可以说，什么时候在计算机系统建设工作中软件费用能占总经费的40％，我国政府机关OA工作的春天就真正到来了。　　硬设别等需求来由于OA工作是个新生事物，没有系统的理论和成功的经验可供借鉴。因此，在制定建网方案、确定配备设备标准和采购设备时，最突出的问题是片面追求技术最先进、容量最大。设计设备的配置时，将一二十年以后可能的需求都考虑到，将根本不可能出现的需求也考虑到。唯恐买了落后的设备受领导的批评、同行的嘲笑。盲目追求设备的先进性的结果是导致系统建设的经费开支过大，浪费过大。　　另外，一个系统就算软、硬件同步建好，应用、管理工作也做得很好，数据入库也是有一个较长周期的。所以，系统的设备配备没有必要追求很先进，容量很大，能满足二至三年的需要即可。因为硬件升级、降价的周期要比应用后升级、更新的周期快得多。
开发应用软件
硬件的价值最终也依靠软件的应用来体现。应用软件的开发和使用方面应注意下列问题：　　补丁不是丑一般说来，凡是系统负责人、搞软件开发的人员都希望自己经手开发出来的应用软件是最先进的，功能是最齐全的。但在实际工作中，最先进的软件根本就做不出来，任何软件系统都存在着各种问题，世界上著名的软件公司开发出来的软件，其补丁版也是接二连三地推出。判断一个软件系统是否先进只能是相对而言，我们更应强调软件的适用性，只要某一应用软件能解决本单位的业务需求，业务人员能很轻松地学会，系统能稳定地运行，就可以认为它是先进的。因此，建设OA系统，要把软件的先进性与适用性的问题考虑清楚。　　何必一个也不少软件开发部门都希望自己开发出来的软件有很强的通用性，这固然有一定的商业因素在内，但是我认为，机关OA应用软件的通用性只能是相对而言。从软件的总体设计与开发而言，应该遵守国家的有关规范，但由于各单位主管的业务不同，其需求也就不完全相同，对应用程序的需求必然有一定的差异。因此，一套软件只要能解决本单位的各项需求也就可以了，不需要强调通用性"一个也不少"。否则，片面追求通用性，只能减少软件的功能，降低其生命力。注意软件通用性与相对专用性问题，可以少走弯路。　　完美是改出来的开发一套OA应用程序，要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改再完善等环节。在软件开发过程中，由于种种原因，人们不可能将软件做得尽善尽美，不可能将各种可能出现的问题考虑周全。尤其随着系统投入使用的范围扩大，上机人员增多，数据量增大，会暴露出各种各样的问题。同时，当人们熟悉系统功能之后，就会提出新的需求,这就要不断地对应用程序进行修改与完善，一套应用软件除非报废不用，否则修改完善永无止境。明确软件的建设需要不断修改完善和升级，就不会因为出现问题而盲目悲观。
处理各方关系
　　单纯开发一套系统不是难题，但任何系统只有处理好各种矛盾，才会是一套"高可用"的系统。　　安全"温度"要适中党政军机关的信息关系到国家利益，因而系统的安全性很重要，要加强系统的安全管理。但是如果一味重视安全，而不注重信息资源的共享就会违反当初建立OA系统的初衷。这里就有一个统筹兼顾的问题，控制在一个适当"度"的范围内。需要引起注意的是，系统安全管理包括很多因素，但其中有相当大的一部分是由技术工作来实现的，在实际工作中要协调好网络硬件设计方案、软件开发方案、安全保密实现方案等多方面的关系。这里需强调的一点就是，软、硬件产品的安全性都是相对的，任何一家公司的产品，无论是软件还是硬件，都会给自己留有后门。就是我们自己开发的中联部OA应用程序也给自己留有足够的后门。　　说的清楚才能做的清楚业务需求与计算机实现，是个看似最简单、实际最难做的环节。最终投入使用的应用软件是用于实际工作的，而一个单位约一、二十个局，几十或一百多个处，各种数据之间的相互关系错综复杂，有各种处理的可能性和需求。而编制计算机程序就必须将"所有"的需求和关系都搞清楚，给程序员一个"肯定"的要求或说明。如果需求没有做透、没做清楚，就会传递给程序员错误的信息，那程序编出来就会似是而非，让最终用户无法使用，造成计算机系统整体失败。因此，一个系统建设的主要负责人、应用的主要管理者可以不懂计算机的基础技术，但必须精通业务工作的"数据关系与数据控制"，做不到这一点，系统建成后就很难投入正常运行，不失败就不正常了。　　需要注意的是，一个单位建设OA，不要贪大求洋，只要能满足本单位的实际需求，就是最好的。如果单纯追求高、新、尖，到头来准是鸡飞蛋打。因此，系统建设之前与建设过程中，一定要紧密联系本单位的主体业务，多向业务人员和文秘人员请教，才能做好需求分析工作。 　　保质保量监管不可少OA系统的开发过程中，一定会遇到程序的高效率与可读性及易扩展之间的矛盾，这主要是指软件的编制和管理监督的问题。当系统的需求确定后，就要实施编程工作，只有采取适度的监督措施，才能保证程序的质量。这就要求管理人员不仅统筹管理，保持一定的工作进度，即"量"的要求，还要考虑如何编程以保证应用程序的效率、程序的可读性及扩展性等问题，即"质"的要求。　　文档一体化OA系统需要协调好文书工作与档案工作之间的关系。简单地说，现行工作的最终表现形式大多是文件信息和行业信息，而文件、行业信息的延伸是档案，档案又是现行工作的信息源。现行工作信息与档案信息两者既是相对分离的，又是相互统一的。因此，一个OA系统，必须考虑文档一体化问题。　　别把自己变成IT赞助商任何一个单位建设系统都应精打细算，尽量少花钱多办事，不要将本单位变成IT商家的赞助商。应本着实事求是地分析单位软、硬件的需求，确定一个系统建设最佳的"性价比"。一般来说，机关信息化建设经费开支原则是：第一，注重实际效果的原则。信息化就是要投入、要花钱的，但钱换来的应该是实际效果。第二，业务需求优先，其它需求次之的原则。其实，一个单位的各个部门工作都有实现OA工作的需求，但根据我国机关单位目前的实际情况，可能难以一下子将所有方面工作同时做好，只能分清主次，逐步实施。因此要业务需求优先，其它需求次之。第三，相关经费集中调配，相关工作同步展开原则。OA工作是一项系统工程，其最核心要求是所有相关工作同步完成，不能零敲碎打分散开支，顾前不顾后，顾左不顾右。经费统一调配，相关工作同步展开，避免建设周期的低效延长。第四，改变权、责分离的状况，实行权力和责任相统一原则。一个单位如果对OA的开支拥有计划、审批、建议和购买权的部门较多，难以明确分担经费使用后出现的不同效果的责任。因此权力和责任相统一是OA成功的关键。第五，软件开支优先，硬件开支其次的原则。总结一些单位OA不成功的经验教训主要有二条：一是统筹兼顾，综合协调不到位，二是软件功能不完善，没法用。因此，经费开支应首先保障软件开支。
真正推广应用　　从OA工作整体来看，可分为建设与应用两个阶段，一套OA系统最终要通过实际应用才能体验出其价值，如应用不起来，再好的软、硬件系统也不过是个摆设。做好推广应用工作应反复宣传OA工作的性质与作用，还应注意以下几点：　　摆正系统建设、管理部门与应用部门之间的关系。一个好的计算机系统既有服务功能，又有管理功能，但是有效的管理应存在于优质的服务之中，所以这项工作在表现形式上就是服务。如果不承认这一点，处处以技术专家自居，再好的计算机系统也别想运转起来。因为任何事情从静止状态到稳定运行状态这一过程是难度最大的，在这一过程时期，用户就是上帝，无论其是领导还是刚进入单位的大学生。 　　最重要的是能否做到"优质服务"。真正建立"用户是上帝"的思想，要认识到建设者的一切工作成绩，并不能靠领导认可，而只能在用户的实际应用中才能体现出来。机关OA处理"政务信息"与处理"公共信息"、"行业管理"和"行政管理"信息等项工作最大的不同在于：后几项是少数人、专业人来操作，而处理"政务信息"需多数人、非专人员来操作，多数人共同参与是其最大的特性。机关人员掌握计算机技术的水平有高有低，这就要求在推广应用中，要制定较科学的培训、应用工作计划，不能急于求成，也不可放任不管。要将有效的管理寓于优质的服务之中，使各级领导及业务人员确实感觉到网络系统能给自己的工作带来很大的便利，能从中享受到优质的服务，将网络系统的使用变成其自觉的、从内心身处愿意的、没有任何抵触情绪的行为，只有这样，一个办公自动化系统才能顺利地投入使用。 　　确立分阶段实现的应用目标与工作计划。利用计算机系统处理机关日常工作，是一项巨大的变革，并不是所有人立刻就能理解、就能接受。所以再好的计算机系统也应制定出分价段实现的目标，走一步见一步效果，防止欲速不达。制定计划时要根据本单位的实际情况，找出最佳切入点，以点带面，最终实现全系统投入正常运行。 注意协调好各部门的关系，做好公关工作。一个部委办公自动化系统投入正常运行，需要许多部门共同配合。作为系统的建设者、管理者要注间协调各有关部门的关系，多听取其它部门的意见，尊重其它部门的需求，协调好各单位之间的工作关系，一个计算机系统才能投入运行。
"再看OA"系列讲座之五 OA如何与管理结合
目前大部分OA系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的，基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等，实现了日常工作方方面面的管理。但一个较好的OA系统远没有这样简单，必需融入管理的思想，引进切实可行的管理技术，让OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力，也因管理而产生了办公事务，所以OA系统一定要架构于管理基础之上，才能确保OA系统的有效性和实用性，一些企业上了OA系统后反而办公工作更多了，主要原因是OA与管理的定位问题，本末倒置的缘故。
一个良好的OA系统，应该以计划为核心、以控制为手段，实现"以人为本"、"动态控制"、"透明延伸"的办公管理思想。那么OA系统如何与管理思想结合呢？主要体现在"工作管理"、"沟通管理"、"管理创新"和"授权机制管理"四个方面。本文先详细阐述OA系统如何与工作管理相结合。一切办公活动过程归根到底是由"人通过工作"来完成的，因此，工作管理是OA系统的基本组成单元，工作管理问题解决的深度也决定了OA系统的应用水平，工作管理的成败决定了OA系统是否能促进管理、辅助管理。一个体现"以人为本"设计思想的OA系统，应该建立在个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理三维立体的系统体系之中。
做好个人工作管理
　　在办公管理中，无论任何工作、任何事情，最终都是通过人来完成的，管理的本质是人。"个人工作管理"系统解决个人工作效率的问题，包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理。　　"个人总结"是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳。可以按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结，既方便查询又便于个人总结得失。管理人员可以要求员工每日、每周、每月或每年度给出其工作总结，也可以按需要的时间段进行分类统计，及时了解员工的工作和任务的进展情况，把握工作进度，总结工作得失。　　"任务备忘"提醒本人将要做的一些重要任务，既可由本人创建，也可以是其他相关人员创建。　　"个人助理"是个人办公的计算机秘书，可以按信息种类建立自己的电子便笺、各种通信录，能够将各种常用信息迅速地分类保存，便于以后工作中查找使用，为个人办公提供更细致的服务。　　"日程安排"用来设置个人的工作日程，并在设定的时间给予提示，防止错过重要工作和活动。个人日程管理包括其他人安排给自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免时间冲突，又可以让其他人了解自己的日程安排。上级领导在"组织日程"中为下属人员安排的日程，在下属人员的"个人日程管理"中也能看到。　　"工作处理"包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人员及参与部门等，将每项工作分解开来，便于工作的管理。每项工作都配以甘特图，使工作表述得更加明了。　　按照工作性质，又将个人的工作分为"负责的工作"、"考核的工作"、"待批的工作"和"已建的工作"等，这种清晰的工作分类，极大地方便了工作的查询和处理。　　目前大部分OA系统很难将企业业务工作落实到个人办公上，个人工作管理的设计，可使个人办公与部门办公、企业业务有机地结合起来。
实现组织管理　　组织管理解决人与人之间联合工作的问题，并要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。工作标准也是人力资源考核的基本标准，系统可以方便灵活地建立用户的部门目录树和角色目录树，主要目标是将各部门、各个人的力量通过组织管理联合起来，最终达到预定管理目标。组织管理是针对各个企业中组织类的工作管理，分为部门工作管理、工作总结、部门日程及人事管理等。特点如下：（1）各级管理人员可以查看其权限范围内的人员、部门的工作计划、工作总结及进度汇报等，同时对与其管理级别相对应的计划、总结等进行审核和调整等。（2）部门一级的工作可以采用多种方式进行描述：列表的形式、甘特图形式、工作计划图（时标逻辑图、时标图、单代号图和横道图）形式、工作分解结构图形式及统计报表形式等。从各个层面和视角对工作的时间、逻辑关系、进度等进行体现。也可采用前锋线技术，可以即时、直观地反映工作计划和执行情况。（3）部门工作可以包含子工作。每项工作可被分解为具体子工作，子工作可以有自己的负责人、进程时间等，同时又与总体工作保持逻辑关系。这样，无论多复杂的工作分解开来处理都会清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加轻松。部门工作考核的功能也十分实用，只有管理人员才能使用工作考核的权限，可以对所管辖人员进行考核评价。工作考核也是建立在明确内设机构和工作岗位职责的基础上，分类分级明确工作目标，以动态考核为主、定性与定量相结合，实行全员能力和绩效考核，奖优罚劣。（4）管理人员可以查看所管辖范围内部门、人员的日程安排情况，并根据事务的重要性来安排下级人员的日程，同时可以查看部门日程安排、领导公开的日程，需要领导参加的可以通过日程安排给上级领导安排日程。总之，组织日程可以将参与此事务的相关人员一次进行安排，并设有提醒功能，与即时通讯系统紧密结合，将日程安排通过即时通分发给相关人员。 （5）人的不确定性是企业人力资源管理最难把握的事。人事管理单元是部门工作管理中的一个组成部分，其内容包括个人资料、工作资料、履历表及附件表，管理者可时根据管理范围随时查看下属员工的基本信息，以便根据员工能力和特长安排工作。组织管理更加符合现代办公管理特点，是各级管理人员专用的系统，是各级管理人员系统地了解企业经营管理信息及辅助决策信息的重要工具。虽然组织办公工作涉及数据复杂，但此系统的操作比较简单，管理数据往往涉及到企业机密，所以用户进入系统时，必须进行身份认证。
完成项目管理　　日常办公按类型分为两种，一种是事务型办公，一种是项目型办公。项目型办公在办公管理占的比重较大，如果还是按照以前的事务型处理，很难达到办公目标，这也是传统OA所没有考虑到的。只有对办公工作类型进行透彻地深入分析，对不同工作类型采用不同的处理方式，才能真正得心应手地应用OA系统，提高办公效率。　　项目管理中的组织计划是单位或部门对未来一定时间内要做的工作，从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排。工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，因此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人、参与人等，这样才能职责明确、操作有序、执行无误。 　　上级领导可以通过项目管理的方式对所管理单位或部门进行任务安排、工作安排，任务、工作安排会自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排，设定自已部门的具体目标，通过管理人员与员工持续、动态的沟通，明确员工的工作任务，采用确保完成任务实现目标的措施，然后各就各位，把详细的工作计划再分配下去。　　这样，上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径，做到心中有数，这既与实际工作相结合，又为计划提供预见性信息。只有采用项目管理的方式，对组织计划进行动态控制，清楚所制订的措施、办法，才能顺利地完成任务，从而实现整体管理的目标。
再看OA系列讲座之六：白动化到自动化
业内人士戏言："只因少了一笔，自动化成了白动化"。如果采用手写技术，就可以使无纸办公在许多场合显得更简单易用，更符合人们圈阅、签批乃至起草文件的传统习惯，大大方便了习惯传统纸笔的人士。
目前，信息化程度的高低已经成为一个国家现代化水平和综合国力的重要标志。从世界范围来看，推进政府部门办公自动化、电子化已是大势所趋。值得注意的是，对于电子政务用户而言，需要计算机处理的信息中有大量都是来自未经识别的纸媒体文件，因此对纸媒体的低速处理和计算机的高速运行之间的矛盾已经成为信息化发展的瓶颈之一。此外，在许多无纸办公的场合，如何实现人性化和方便易用的输入方式也是一个重要的问题。这些问题带来了电子政务对输入速度和方便性方面强烈的需求，通过OCR技术和手写技术为核心的汉字通用输入解决方案来解决是一套不错的方案。
多写一笔，"写"出生动OA　　许多政府部门实施电子政务，但OA系统一直没有得到很好的应用，对键盘办公方式的不适应是主要原因之一。由于用惯了纸笔，或者对输入法、拼音掌握不熟练，使得许多政府的工作人员视OA为畏途。业内人士戏言："只因少了一笔，自动化成了白动化"。如果采用手写技术，就可以使无纸办公在许多场合显得更简单易用，更符合人们圈阅、签批乃至起草文件的习惯，大大方便了习惯纸笔的人士。　　手写办公功能的核心部分是手写识别技术。目前，手写识别已经发展到了第五代技术。前四代手写识别技术可分为：能够识别工整字、繁体字的第一代；能够识别连笔字的第二代；能够识别倒笔字、简化字的第三代；拥有大字库的手写识别技术为第四代。第五代识别技术，不但性能指标有了长足的进步，而且还能够识别和输入行草字，更符合用户的手写习惯，其代表产品是汉王的"行草王"。行草王能够满足用户用连笔、倒笔、简化、繁体、行草等多种不同写法，为电子政务中的实际应用奠定了坚实的基础。　　手写输入文字和笔迹保留技术，为真正实现电子政务提供了坚实的基础。现在已经出现的手写批注软件，提供了用笔圈阅、签批电子文档的功能。此外，有的厂商还把手写批注功能模块做成了控件，客户和系统集成商可以应用批注控件便捷地开发出符合中国国情的中文办公自动化系统，而且即便是已经建成的系统，也可以方便地增加手写功能。以手写的方式输入文字，轻松自然，人们再也不为不习惯打字而犯愁了。 　　通过设身处地考虑到了电子政务的流程和特点，手写技术为电子政务提供了许多人性化的应用。第一个引人注目的功能就是提供了手写方式的圈阅、批注功能。在电子政务中公文流转是一个重要的难题，而公文从起草、修改到各级领导修改、圈阅、发回定稿、发送给相应部门的过程中，相关领导或者责任人对公文的修改是必需而且很频繁的。目前许多OA系统中公文流转过程中的修改是用键盘来进行的，这就带来了很多麻烦，例如批注的位置、时间的先后以及冒名批注等等--用过WORD文档的人都知道电子文档中批注的麻烦。如果我们采用了手写技术，公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注，更符合人们的使用习惯；另一方面各人的手写笔迹都是不相同的，如果有人要冒名签批文档的话就会很容易通过签名鉴别给"揪"出来。当然，手写签批"见字如见面"，感觉上也更为亲切，更免除了学拼音、拆字根的麻烦。何乐而不为呢？　　手写技术应用于电子政务的另一个重要方面就是验证功能。例如过去的许多OA系统中，如果需要领导签字确认的时候，键盘没法签字，怎么办？就在文档的某个部位贴一个领导个人签章的小图片，这样做麻烦不说，还存在着安全方面的隐患--曾经在一家单位，有人开了一个不大不小的玩笑--把领导签章的图片用软件截下来，然后在OA系统中贴得到处都是，几乎所有文件都成了领导签批的"红头文件"，这样的结果只能是领导停止签字。现在采用手写技术的话，领导的签字笔迹是难以模仿的，系统不仅可以判断你签字的真假，还能根据你的手写签字来判断你是哪一个具体的使用者，从而赋予你相应的权限--比如你在手写板上写下你的名字，进入系统，那么一些你不应该看到的文件就会被系统自动屏蔽掉了--因为它已经从你签名的时候就判断出你的身份权限了。
先进OCR，卸去资料包袱　　手写技术，可以算是OCR技术（OpticalCharacterRecognition,光学字符识别技术）的一个分支，后者在电子政务方面也是大有作为。　　目前电子政务建设过程面临的一个重要问题，就是过去流程中的那些纸媒体的文件、档案、文本在"无纸化办公"时代如何录入计算机。例如各级政府积累的纸媒体材料上面，很多都是主要是由阿拉伯数字及少量特殊符号组成的各种编号和统计数据，如邮政编码、统计报表、财务报表、银行票据等等。这几年来我国电子政务方面大力推广的金字工程，在很大程度上要依赖数据信息的输入。　　人工录入的缺陷是十分明显的，速度慢、差错率高、成本高。要解决这个困难，OCR技术是个很好的手段。利用OCR技术，我们可以通过扫描仪等光学输入设备获取纸张上的文字图片信息，利用各种模式识别算法分析文字形态特征，判断出文字的标准编码，并按通用格式存储在计算机的电子文档中，这就解决了人工录入速度慢、差错率高的问题。　　电子政务中除了要处理大量的纯文字文本，还经常要处理许多表格、票据、图文混排文件等等。因此，表格和票据的识别技术也得到了越来越广泛的应用。表格（票据）文本处理是文本分析和识别中一个重要的领域，有其独特的任务与方法。按结构定制方式，表格可以分为定制和未定制两类，定制表格是指预先知道表格的结构，在各种专用表格票据识别系统中处理的都是定制表格；未定制表格指不知道表格的实现结构，技术难度有了进一步增加。值得高兴的是，目前国内的中文表格和票据识别技术已经基本成熟并且开始得到应用，一些厂商的表格和票据识别系统已经被公安、海关等政府部门采用。 　　除了应用最广泛的文本和票据的识别以外，OCR技术还在电子政务的许多其他领域大显身手。比如，在公安系统的电子政务建设中，基于OCR的身份证识别技术可以直接扫描读入身份证信息，上海第一中级人民法院已经采用了基于OCR技术开发的身份证识别系统。此外，在交通管理中的车牌识别、高速公路车辆超速监测、闯红灯自动监测等领域还常常用到电子眼技术。电子眼用摄像技术获取图像信息，这一步骤相当于普通OCR中使用扫描仪获取图像，然后，OCR系统再分析得到车牌号等有用信息，为公安等业务提供有效的支持。目前基于OCR技术开发的电子眼已经在国内不少城市得到了应用，并且随着交通部门信息化程度的提高，电子眼还会得到更加广泛深入的应用。　　OCR技术和手写技术已经进入了一个技术成熟，应用丰富的时代。随着电子政务建设的进一步深入，OCR技术和手写技术必将为电子政务提供更加丰富、有力的支持。
再看OA系列讲座之七：OA主业不是文秘
提到OA，很多人、特别是领导干部会联系到公文流转业务，称它为"以公文流转为主要内容的"办公自动化系统。但不同部门由于工作性质（内容）的不同，对OA的认识和需求是不完全相同的。同时，伴随IT技术发展的变化，OA的概念也在发生着根本的变化。当电子政务的概念提出后，有人将OA进行重新包装，以电子政务的形式来推向市场。那么到底如何看待又火起来的OA呢？
OA的主业是"文秘"不是业务　　90年代初，引进我国的OA系统主要是为了解决部门的文件办理，是围绕"文件的办理"设置的一系列流程和功能。它改变了部分的手工办公模式，极大地提高了办文效率，但一般不涉及专业数据的处理。而MIS系统的建立，使传统手工作业的业务管理工作能够通过程序设计转为计算机来实现。MIS的应用实现的是业务办公自动化。 　　业务办公自动化系统是以业务流程为主线，通过对每一个流程的执行，来处理各种业务数据（如表、卡、册、图），并生成和输出结果。政府行政业务主管部门（如国土资源行政管理部门）在业务办理过程中，不仅仅是处理业务数据，同时也伴随着办文过程（如收文和发文）和处理办文数据。如土地管理业务的农用土地转为建设用地的审批过程中，从下级国土资源行政管理部门报来的是业务数据（如"一书四方案"），同时从政府部门（省政府或国务院）转来的是关于用地申请和转批的文件。一个审批案件，从办理文件开始，再进入业务的审查、审批过程，最后，以办文方式向有关部门提交结果。由此可见，业务办公自动化系统运行的同时，办文的过程也随之在进行。虽然在业务运行中也伴随着办文，但在业务办公自动化系统中的办文，并不像OA系统那样流程化，将OA的办文流程融入业务办公自动化是政府行政业务管理部门的理想。
OA能否"文秘"、业务一肩挑　　OA与业务办公自动化是否应融为一体？回答这一问题之前，再讨论一下不同部门对OA概念（内容）的认识。笔者认为，政府（如市政府、省政府）和政府行政业务主管部门（如国土资源部等部委），由于各自行使的职能不同，对OA的认识也不尽相同。政府部门的职能是以制定方针、政策、法规、办法或发出通知、（处理、审批）意见为主要业务，不涉及专业业务的处理，因此认为OA系统中的文件流转、督查、督办、制文、查询和数据的存贮管理等功能，已经能够满足办公的需求；政府行政业务主管部门分两种情况，办公室和秘书处等通过运行OA可以完成自己的业务工作，其他业务主管部门主要是运行业务管理系统，并同时伴随着办文过程。由此看来，最需要OA与业务办公自动化融为一体的是政府行政业务主管部门。 　　　　然而，OA与业务办公自动化融为一体，在技术上目前仍处于探索和试行阶段。通过解剖国土资源信息系统来说明这个问题，地政管理和矿政管理具有多个不同业务流程的子系统，虽然各子系统可以相对独立，但它们所依赖的运行环境必须是统一的，基础数据必须在整个系统中得以共享。这些数据中，以空间数据的存贮、管理最为复杂。为达到数据的共享，我们采用数据一体化存贮技术，即空间（矢量）数据、栅格数据、属性数据、文本数据、影像数据以及多媒体数据均存贮于关系型数据库管理系统中，也就是说国土资源数据的存贮与管理是基于关系型数据库管理系统。在这种数据存贮与管理环境下，如果将OA系统也融入其中，那么OA系统也必须基于关系型数据库管理系统来开发，这样才能达到运行环境的一致性和数据共享。但是，OA中的流程与业务流程怎样组合成一个完整的工作流，是一个十分复杂的技术问题。
不是OA不想担重任　　在90年代，OA系统的开发平台绝大多数是基于原莲花公司的LotusNotes。它具有强大、灵活的工作流定义和管理功能以及对非结构化数据（主要是文本数据）的存贮管理功能，是以公文流转为主要内容的办公自动化系统理想的开发平台。目前，多数运行良好的OA，基本是这一环境开发的系统。但是，由于该平台后台数据管理系统是一个非关系型数据库，无法建立关系模型。因此，基于关系模型（关系型数据库存贮和管理数据）的业务办公自动化系统与基于LotusNotes为开发平台的OA系统难以结合。即使工作流的定义和管理采用Notes，数据管理采用关系型数据库，其运行效率也难以达到理想的效果。这是OA与业务办公自动化难以融为一体的问题之一。 　　其二，OA系统的开发商，对工作流机制非常熟悉，为什么不将这一技术用于对业务流程的管理？因为OA系统是按统一的公文流转模式进行开发的，这样的OA系统具有通用性，可以提供给多个用户使用。而业务系统的流程复杂，内容和功能千变万化，极具个性化，从市场而言，可能只有一个或几个用户，难以规模化，因此几乎没有能够真正的集OA与业务办公自动化于一体的系统。
需求下的新尝试　　当前，办公自动化建设已列为各个部门信息化建设的第一步工作，原因是市场上有成熟的产品。但在OA系统的选型上，一些上级部门要求下级部门统一OA系统。这样的统一，可能产生如下的矛盾：如果上级是政府部门，采用的是基于LotusNotes的OA系统，当你要求下级的政府行政业务管理部门也与你统一OA系统时，将OA系统与业务管理系统进行连接或今后进行集成就成为问题。当然，如前所述，完全可以采用这套系统办公。 　　在用户对OA系统难以与业务办公自动化系统实现联合办公的抱怨声不断增长的同时，一些OA厂商意识到这个问题，自90年代末，相继推出了基于关系型数据库管理系统的"OA"系统。一些用户，特别是政府行政业务主管部门的用户为之兴奋，虽然这类"OA"系统并没有考虑业务管理，但对这些用户起码提供了这样一个可能，即在数据管理层，为与自己业务管理系统的连接提供了一个公共的数据存贮平台。同时，也为OA的发展重新寻找到一条路。
OA不要乱穿电子政务的外衣　　最近，国家信息化领导小组提出，将"电子政务"作为我国信息化工作的重点。电子政务就是融以公文流转为主的办公自动化和以业务处理为主的业务办公自动化为一体的广义办公自动化系统。国土资源信息系统的建设，正在按照国家提出的电子政务建设的指导思想进行设计，目前正设计构筑一个统一的电子政务平台，这个电子政务平台将为文件处理和业务处理提供一个共享的平台。 　　电子政务平台是一个基于关系型数据库管理系统，它由工作流、工作流引擎、解释执行软件包和应用程序接口组成。工作流是在分析业务流程（包括办文流程）过程中，通过对业务流程的抽象，建立起业务流程的计算机模型。工作流与具体业务流程相分离，工作流可以调整或重组；工作流引擎是由一组数据模型和软件组成，它用于执行来自工作流的指令，并驱动解释执行软件包，由解释执行软件包调用应用程序接口的各种函数来完成工作流指令的操作。国土资源电子政务平台建立和完善后，可以提供多种应用系统的开发和运行，既可以运行国土资源业务管理系统，也可以运行公文处理系统。并且，不受业务的变化而重新构筑平台，当业务发生变化时，只需对工作流做一些改动就能达到目的。国土资源电子政务平台的建设，将为国土资源管理工作的办公自动化提供一个理想的平台。 　　办公自动化有着更广泛内容，"OA"代表不了办公自动化（至少不能代表办公自动化的全部）。如果将OA增加诸如信息发布、远程办公等功能，再重新包装一下就作为电子政务系统推向市场，是对电子政务的一种误导。