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绿春县大黑山乡政府_怎样写好公文——兼谈如何做好办公室工作
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怎样写好公文——兼谈如何做好办公室工作
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&&&&& 很高兴有这样一次机会和大家共同学习、交流和探讨办公室的工作,特别是有关公文写作的工作。我来自州委办公室综合科。
&&&&& 众所周知,州委办公室是为州委的综合办事机构,而州委办公室综合科的主要职责是承担办文、办会、综合协调、部分文稿起草、值班应急等工作。按照这次培训安排,我主要与大家探讨一下关于办文方面的事情,也就是公文写作这块工作。来之前作了一些准备,说没有准备、讲得不好看似谦虚,实则对大家的不尊重、不礼貌,但是,由于这一块工作本身综合性、繁杂性、操作性较强,是个大课题,加之本人水平有限,要在较短的时间内讲清讲全、讲深讲透很不容易。所以只能是讲点程序性、操作性的问题,谈点体会、抛砖引玉,请大家多多见凉。
&&&&& 公文写作,顾名思义就是指公务文书的写作,是文件的拟稿工作。它是机关、企业制发文件的第一个工作环节。在机关或在企业当文秘,一刻也离不开写文章。但是有不少人,正因为写不出文章而发愁。其实,写文章也有很多诀窍,其中最关键的,就是要先学会模仿,而后才能熟中生巧,写出一手漂亮文章来。
&&&&& 下面,我从四个方面,和同志们探讨公文,或者说如何做好办公室工作:
首先,搞清楚什么是公文;其次,如何写好公文;第三,关于会议承办与服务;第四,关于综合协调问题。
&&&&& 可以这样说,刚刚从事办公室工作的同志关心的是公文写作这块的内容,从事办公室工作2年以上的同志更在意会议承办与服务、综合协调这方面的问题。
&&&&& 一、什么是公文
&&&& (一)公文的起源概念是什么
公文,是公务文书的简称。我国现存最早的公文是殷商时代的甲骨文卜辞。《尚书》是史存最早,较为系统、完整的公文典籍。现代公文,主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。
&&&&& 我国现行公文,主要取狭义角度,大致分为两大块:中国共产党的公文,中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文。国务院办公厅2001年颁布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关公文的定义为:行政机关的公文(包括电报),是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。中央办公厅对党的公文的定义与国务院办公厅对公文的定义表述基本一致,
&&&& (二)公文分为几类、有多少种公文
&&&&& 公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。
&&&&& 通用公文按行文方向分为上行文、平行文、和下行文;按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文;按作者性质分为党内公文、行政公文和社会团体公文;按发文性质分为问文和复文;按内容处理要求分为参阅性公文和承办性公文;按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文;按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文;按特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。通用公文从文种上划分,可分为行政公文和事务公文。
&&&&& 根据《国家行政机关公文处理办法》规定,行政公文种类包括以下13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括:计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。
&&&&& 专用公文指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书面材料,具有专指内容、特定格式。主要包括:财经文书(市场调查报告、经济合同)、司法文书(起诉书、判决书、笔录)、外交文书(国书、照会、护照、条约)及军用文书等。
&&&& (三)公文的组成要素
  公文一般由秘密等级(绝密、机密、秘密)和保密期限、紧急程度(特急、急件)、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
&&&& (四)公文写作的基本功能
&&&&& 1.规制令使作用。公文是各级各类领导机关发号施令的手段,是实施领导、处理公务的工具。公文在实施领导、实施管理中能够发挥规范控制、令行禁止、组织协调的作用。
&&&&& 2.明事通情作用。各级各类领导机关在实施管理职能、开展公务活动中,在上下左右之间,需要经常沟通情况、交流意见,以求共识共作。公文作为明事通情手段在机关工作中广为应用。
&&&&& 3.参谋决策作用。各级各类领导机关在决策和决策实施过程中,离不开信息的搜集、处理和运用,离不开调查研究和征求意见。公文以其法定的渠道和效率满载各种信息为资治辅政服务。
&&&&& 4.宣传舆论作用。各级各类领导机关在实施领导、处理公务中需要有效的宣传舆论的支持。而公文的贯彻执行是宣传舆论的核心。
&&&&& 5.商洽联络作用。各级各类领导机关之间有许多事情需要商洽、介绍和联络,以便互相理解、支持和配合,发挥整体效应。此中,公文写作不可或缺。
&&&& 6.存储凭证作用。公文是各级各类领导机关职能活动的真实记录,是统一思想、处理问题的基本依据。公文在执行的时候是这样,成为档案之后仍然是这样。
&&&& (五)公文写作的主要特征
&&&&& 1.主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里,鼓励什么遏制什么,支持什么反对什么,允许怎么办和不允许怎么办,或褒或贬,或是或非,或倡或戒,或行或止,十分鲜明。
&&&&& 2.材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策,必须真实、准确,来不得半点臆想、虚构和捏造。
&&&&& 3.结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维,通过概念、判断、推理,通过综合、比较、论证形成写作思路,完成写作任务,多用说明、叙述、议论的表达方式,慎用文学手段。文风的平实性。力求准确、鲜明、生动,力戒说大话、空话、假话、套话,不能言之无物,也不能哗众取宠,要实实在在,明明白白。
&&&&&&4.表述的简明性。结构力求简约,层次力求简化,语言力求简洁,在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下,文字越简越好。
&&&& 5.体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识,要注意公文的书写格式、语体特点,也要注意公文的附加标识。(向大家推荐一个网站《应用写作》,推荐一本书:文秘工作。)
公文的作用:领导指导作用,联系公务作用,宣传教育作用,凭证依据作用,规范言行作用。
&&&&& (六)公文的写作要求
&&&&& 1.符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。
&&&&& 2.情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确人名、地名、数字、引文要准确。日期一般要写具体的年月日。
&&&&& 3.数字,除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,一般用阿拉伯数字书写。
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