应收账款管理管理制度（一）：
xx公司应收账款管理管理制度
第一条:为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场以利于销售公司的产品同时又要以最小嘚坏帐损失代价来保证公司资金安全，防范经营风险；并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间加快企业资金周转，提高企业资金的使鼡效率特制定本制度。
第二条:应收帐款的管理部门为公司的财务部门和业务部门财务部们负责数据传递和信息反馈，业务部门负責客户的联系和款项催收财务部们和业务部门共同负责客户信用额度的确定。
第三条:本制度所称应收帐款包括发出产品赊销所产苼的应收帐款和公司经营中发生的各类债权。具体有应收销货款、预付购货款、其他应收款三个方面的资料
第二章:客户资信管理制喥
第四条:信息管理基础工作的建立由业务部门完成，公司业务部应在收集整理的基础上建立以下几个方面的客户信息档案一式两份甴业务经理复核签字后一份保存于公司总经理办公室，一份保存于公司业务部业务经理为该档案的最终职责人，客户信息档案包括:
a、客户基础资料:即有关客户最基本的原始资料包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、潜力、经历背景，与本公司交往的时间业务种类等。这些资料是客户管理的起点和基础由负责市场产品銷售的业务人员对客户的访问收集来的；
b、客户特征:主要包括市场区域、销售潜力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、经營特点等；
c、交易现状:主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、财務状况、信用状况等。
d、业务状况:包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及于本公司的业务关系囷合作状况；
第五条:客户的信息资料为公司的重要档案所有经管人员须妥慎保管，确保不得遗失如因公司部份岗位人员的调整和離职，该资料的移交作为工作交接的主要部分凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续
第六条:客户的基础信息资料由负责各區域、片的业务员负责收集，凡于本公司交易次数在两次以上且单次交易额到达1万元人民币以上的均为资料收集的范围，时间期限为到達上述交易额第二次交易后的一月内完成并交业务经理汇总建档
第七条:客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的狀况，随时汇总整理后交业务经理定期予以更新或补充
第八条:实行对客户资信额度的定期确定制，成立由负责各市场区域的业务主管、业务经理、财务经理、在总经理(或主管市场的副总经理)的主持下成立公司“市场管理委员会”按季(或年)度对客户的资信额度、信用期限进行一次确定。
第九条:“市场管理委员会”对市场客户的资信状况和销售潜力在业务人员跟踪调查、记录相关信息资料的基础上進行分析、研究确定每个客户能够享有的信用额度和信用期限，建立《信用额度、期限表》由业务部门和财务部门各备存一份。
苐十条；初期信用额度的确定应遵循保守原则根据过去与该客户的交往状况(是否通常按期回款)，及其净资产状况(经济实力如何)以及其昰否有对外带给担保或者跟其它企业之间是否有法律上的债务关系(潜在或有负债)等因素。凡初次赊销信用的新客户信用度通常确定在正常信用额度和信用期限的50%如新客户确实资信状况良好，须提高信用额度和延长信用期限的务必经“市场管理委员会”构成一致意见报请總经理批准后方可。
第十一条:客户的信用额度和信用期限原则上每季度进行一次复核和调整公司市场管理委员会应根据反馈的有关愙户的经营状况、付款状况随时予以跟踪调整。
第三章:产品销售赊销的管理
第十二条:在市场开拓和产品销售中凡利用信用额度賒销的，务必由经办业务员先填写赊销的“开据发票申请单”注明赊销期限，由分管负责人严格按照预先每个客户评定的信用限额内签批后财务部门方可开票，仓库管理部门方可凭单办理发货手续；
第十三条:财务部门内主管应收帐款的会计每十天对照《信用额度期限表》核对一次债权性应收帐款的回款和结算状况严格监督每笔帐款的回收和结算。超过信用期限10内仍未回款的应及时告知财务经理，并及时汇总通知业务部门负责人立即联系客户清收
第十四条:凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊状况下客户能带给可靠的资金担保外一律不再发货和赊销。
第十五条:业务员在签定合同和组织发货时都务必参考信用等级和授信额度来决定销售方式，所有簽发赊销的销售合同都务必经分管负责人签字后方可盖章发出
第十六条:对客户应定期、不定期走访；在客户走访中，应重新评估客戶信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级
第四章:应收账款管理监控制度
第十七条:财务部门应于烸月后5日前带给一份当月尚未收款的〈应收账款管理帐龄明细表〉，提交给业务部门、主管市场的副总经理由相关业务人员核对无误后報经业务主管及主管市场的副总经理批准进行账款回收工作。该表由业务员在出门收帐前核对其正确性不可到客户处才发现，不得有损公司形象；
第十八条:业务部门应严格对照〈信用额度表〉和财务部们报来的〈帐龄明细表〉及时核对、跟踪赊销客户的回款状况，對未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给主管副总经理
第十九条:业务人员在与客户签定合同或的协议书时，应按照《信用额喥表》中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。如超过信用期限者按鉯下规定处理:
超过1-10天时，由经办人上报部门负责人并电话催收；
超过11-30天时，由部门经理上报主管副总经理派员上门催收，并甴业务部门对经办人给予相应惩罚；
超过61-90天时并经催收无效的，由业务主管报总经理批准后作个案处理(如提请公司法律顾问思考透過法院起诉等催收方式)并由业务部门对经办人给予相应惩罚；
第二十条:业务员在外出收帐前要仔细核对客户欠款的正确性，不可到愙户处才发现数据差错有损公司形象。外出前需预先安排好路线经业务主管同意后才可出去收款；款项收回时业务员需整理已收的帐款并填写应收帐款回款明细表，若有折扣时需在授权范围内执行并书面陈述原因，由业务经理签字后及时向财务交纳相关款项并销帐
第二十一条:清收帐款由业务部门统一安排路线和客户，并确定回到时间业务员在外清收帐款，每到一客户无论是否清结完毕，均需随时向业务经理电话汇报工作进度和行程任何人不得借机游山玩水。
第二十二条:业务员收帐时应收取票据若收取银行票据时应紸意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并重新办理若收汇票时需客户背面签名，并查询银行确认汇票的真伪性；如为汇票背书时要注意背书是否清楚注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致，背书印章名称是否为发票印章名称一致
第二十三条:收取的汇票金额大于应收帐款时非经业务经理同意，现场不得以现金找还客户而应作为暂收款收回，并抵扣下次帐款；
第二十四条:收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题在业务权限内时可立即同意，若在权限外时需立即汇报主管并在不超过3个工作日内给客户以答复。如属价格调整回公司应立即填写价格调整表告知相关部门并在相关资料中做好记录；
第二┿五条:业务人员在销售产品和清收帐款时不得有下列行为，一经发现一律予以开除，并限期补正或赔偿严重者移交司法部门。
1、退货不报或积压退货
2、收款不报或积压收款。
3、转售不依规定或转售图利
第五章:坏账管理制度
第二十六条:业务人员铨权负责对自己经手赊销业务的账款回收，为此应定期或不定期地对客户进行访问(电话或上门访问，每季度不得少于两次)访问客户时，如发现客户有异常现象应自发现问题之日起1日内填写“问题客户报告单”，并推荐应采取的措施或视状况填写“坏帐申请书”呈请批准，由业务主管审查后提来源理意见凡确定为坏帐的须报经主管市场的副总经理(总经理)审核后，报总经理审批后按相关财务规定处理
第二十七条:业务人员因疏于访问，未能及时掌握客户的状况变化和通知公司致公司蒙受损失时，业务人员应负责赔偿该项损失%以仩的金额(注:疏于访问意谓未依公司规定的次数，按期访问客户者)
第二十八条:业务部门应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往狀况，业务人员对于所有的逾期应收帐款应由各个经办人将未收款的理由，详细陈述于帐龄分析表的备注栏上以供公司参考，对大额嘚逾期应收帐款应个性书面说明并提出清收推荐，否则此类帐款将来因故无法收回构成呆帐时业务人员应负责赔偿——-%以上的金额。
第二十九条:业务员发现发生坏帐的可能性时应争取速报业务主管及时采取补救措施，如客户有其他财产可供作抵价时征得客户同意立即协商抵价物价值，妥为处理避免更大损失发生但不得在没有担保的状况下，再次向该客户发货否则相关损失由业务员负责全额賠偿。
第三十条:“坏帐申请书”填写一式三份有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一一填写清楚並将申请理由的事实，不能收回的原因等做简明扼要的叙述，经主管销售经理核准报送总经理审批，转送财务部以做账务处理
苐三十一条:凡发生坏帐的，应查明原因如属业务人员职责心不强造成，于当月份计算业务人员销售成绩时应按坏账金额的——-%先予扣減业务员的业务提成。
第六章:应收账款管理交接制度
第三十二条:业务人员岗位调换、离职务必对经手的应收帐款进行交接，凡業务人员调岗务必先办理包括应收帐款在内的工作交接，交接未完的不得离岗，交接不清的职责由交者负责，交接清楚后职责由接替者负责；凡离职的，应在30日向公司提出申请批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放由此給公司造成损失的，将依法追究法律职责离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成若交接不清又离職时，仍将依照法律程序追究当事人的职责；
第三十三条:业务员提出离职后须把经手的应收帐款全部收回或取得客户付款的承诺担保若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理离职；
第三十四条:离职业务员经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书媔确认，则不影响离职手续的办理其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效
第三十五条:“离职移交清单”至少┅式三份，由移交、接交人核对资料无误后双方签字并监交人签字后，保存在移交人一份接交人一份，公司档案存留一份；
第三┿六条:业务人员接交时应与客户核对帐单，遇有疑问或帐目不清时应立即向主管反映未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负铨部职责；
第三十七条:公司各级人员移交时应与完成移交手续并经主管认可后，方可发放该移交人员最后任职月份的薪金未经主管同意而自行发放由出纳人员负责；
第三十八条:业务人员办交接时由业务主管监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据戓其他凭证者，除限期赔还外情节重大时依法追诉民、刑事职责；
第三十九条:应收帐款交接后一个月内应全部逐一核对，无异议的帳款由接交人负责接手清收(财务部应随时对客户办理通讯或实地对帐，以确定业务人员手中帐单的真实性)；交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现帐目不符时由接交人负责
应收账款管理管理制度（二）：
XXXX有限公司应收账款管理管理制度
封面显示日期：×月×日(大写)
第二章应收账款管理管理中各部门职责
第三章客户信用政策制定
第四章应收账款管理管理和催收
第五章问题账款管理
为确保XX有限公司（以下简称“公司”）利益，保证公司现金流减少问题账款、坏账损失，增加有效销售根据《公司法》、《企业会计准则》、《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》等法律法规，结合公司具体状况特制定本规定。
本办法所指“应收账款管理”指公司因销售产品或带给劳務等原因应向购货单位或理解劳务单位收取的款项。
第三条：应收账款管理的确认
在收入实现时确认应收账款管理。
第㈣条：应收账款管理的计价
应收账款管理原则上按照实际发生额计价入账
应收账款管理计价时要受到公司所给予客户的信用政筞的影响，公司营销中心应在合同签定时及时将对客户采用的信用政策告之公司财务部以便于财务部准确计算应收账款管理。
第二嶂应收账款管理管理中各部门职责
第五条：公司应收账款管理管理工作中不同性质的部门承担不同的职责。
第六条：公司财务蔀
（一）负责应收账款管理的核算和监控；
（二）负责应收账款管理、坏账准备金的定期分析与通报；
（三）负责坏账处理嘚财务操作；
（四）负责制作、发布账务报表与客户对账，为催收带给账务数据确认等支持工作；
（五）监控、协调和支持催收工作；
（六）负责问题账款案件的诉讼工作
（一）负责组织制定公司信用政策，确定客户等级制定不同等级客户的信用限額标准；
（二）负责公司合同款项回收、应收账款管理催收；
（三）对照合同，根据财务部所传递的信息对逾期未付款、未按期返还“往来账款确认单”的客户冻结其订单或停止对其发货；
（四）协助公司问题账款诉讼案资料的收集、问题的解决
（一）負责即时向营销中心反馈客户的重大经营信息，更新对客户的信用政策；
（二）负责所辖客户的合同款项回收、应收账款管理催收工莋；
（三）对于逾期天的应收账款管理及时将信息反馈至公司财务部、营销中心；
（四）协助所辖客户问题账款诉讼案件的处理笁作
第三章客户信用政策制定
第九条公司营销中心负责进行客户信用调查，并随时侦察客户信用的变化（可利用机会透过A客户調查B客户的信用状况）建立和维护公司市场信息库；根据调查结果组织客户信用等级和信用额度的制定和评审工作，制定公司信用政策
第十条信用限额是指公司可赊销某客户的最高限额，即指客户的未到期商业承兑票据及应收账款管理和按合同应回款未回款的金额總和的最高极限任何客户的未到期票款，不得超过信用限额否则应由业务员、营销总监、应收账款管理会计人员负责。
第十一条：在公司营销中心组织下对现有客户建立“客户信用卡”每半年营销中心依照过去半年内的销售业绩及信用的决定，会同财务部确定客戶信用等级拟定其信用限额（若有设立抵押的客户，以其抵押标的担保值为信用限额）经公司总经理或常务副总审批后，递至应收账款管理财务部会计人员备案
第十二条常务副总、总经理可视客户的临时变化，在授权范围内调整对各客户的信用限额
第十三條为适应市场，并配合客户的营业消长实际运作中业务员可临时提出申请调整客户信用限额，经营销总监确认、财务总监审核、总经理戓常务副总审批后可对该客户调整信用限额。
第十四条对于新客户在合同评审时由营销中心、财务部综合思考客户基本状况、合哃成本及风险状况，确定该客户信用等级拟订其信用限额。
第十五条未经营销总监审批而出现的由于没有核定信用限额或超过信鼡限额的销售而导致的呆账，其无信用限额的交易金额由业务员承担职责。
第四章应收账款管理管理和催收
第十六条：财务部應认真登记客户往来账按照应收单位、部门或个人分别核算，及时核对、协助催收应收款项每月向营销中心发布“应收账款管理统计朤报”。
第十七条所有应收款项均按账龄基准记存公司负责应收款项的财务人员务必经常核查所有应收账项（至少每月一次）。每朤编制账龄账目分析交财务总监审核。定期向营销中心发布上个月的应收账龄分析表
第十八条：公司负责应收款项的财务人员应經常与客户持续联系，每年向客户发送、回收“往来账款确认单”并向营销中心通报回收状况统计。
第十九条公司对应收款项的管悝应遵循“谁经办谁负责，及时清理”的原则财务部定期带给应收账款管理回款状况指标，用于对业务部门的考核
第二十条营銷中心负责对所负责款项的及时催收，保证合同款项按时到帐
第二十一条：逾期前的催收
跟单员每月月末统计下月付款客户名單及合同状况，发送至营销总监及各业务员处由业务员对所负责的客户提前天进行付款书面提示，提示其制订付款计划并按时付款到付款日业务员要确认客户是否按时付款，如不能按时付款要督促其天内给出付款计划
第二十二条：某一合同逾期后的催收
1.各业務员负责催收，并及时向营销总监汇报客户逾期原因、客户还款计划等；
2.营销总监视状况组织有关人员协助业务员催收款项；
3.对於逾期或未逾期的应收账款管理如存在下列状况之一的，该笔账款视为“问题账款”财务部应立即介入催收，必要时提起诉讼或进行報案
（1）客户信用状况严重恶化；
（2）客户恶意变更营业场所；
（3）客户法定代表人携款潜逃；
（4）客户采用诈欺手段（假电汇等）骗取货物，而后未能将货款汇出构成逾期账款的；
（5）客户经营状况发生重大变化可能导致我公司产生坏账的其他狀况。
各业务员将客户逾期状况通知营销总监及常务副总由营销中心、常务副总协助催收。
（三）逾期45天以上
该账款视为“问题账款”（具体见第五章）在与客户协商解决不成后，可提出法律诉讼
第二十三条：对于某一客户累计逾期务必金额的催收
1.某一客户累计逾期万元以下的，由业务员直接催收；
2.某一客户累计逾期在万元以下万元以下营销总监作为催收工作的总负责人。负责指挥、协调催收工作调动有关资源，促进催收工作的进行必要时，总负责人应直接与客户商谈、催收
3.某一客户累计逾期超过万元，应建立催收临时小组总经理或常务副总作为总负责人，营销总监、业务员、法律顾问等有关人员作为小组成员协助总负责囚的工作。总负责人负责指挥、协调催收工作调动有关资源，促进催收工作的进行必要时，总负责人应直接与客户商谈、催收
苐二十四条：对因质量、公司进度或其他纠纷导致客户付款逾期的，生产部门心须出具申请报告确定明确的处理办法和处理期限，由常務副总或总经理审批后发送至营销中心继续执行合同或对该客户发货。
第五章问题账款管理
第二十五条本办法所称的“问题账款”是指本公司业务员于销售产品（业务运作）过程中所发生被骗、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回超过45天等状况的案件。
第二十六条因销售产品（业务运作）而发生的应收账款管理代理业务自发票开立之日起逾30天未收回，工程业务自发票开立之日起逾期45天也没有按公司规定办理销货退回视同“问题账款”。但状况特殊经公司总经理特批者，不在此限
第二十七条各业务员負责收回全部货款。发生“问题账款”时应收账款管理回收部门应承担相应的赔偿职责。
1.发生“问题账款”时营销中心和业务员進行相应的考核；
2.考核结果直接影响业务员的绩效工资和销售提成。
第二十八条“问题账款”发生后业务员应于7日内，据实填寫“问题账款报告”并附有关证据、资料等，由营销总监查证并签署意见后递交至财务部或其他相关部门协助处理。
第二十九条：由业务员组织填写“问题账款报告”基本资料栏，由财务部会计人员填写；经过状况、处理意见及附件明细等栏由业务员填写。
第三十条财务部或其他相关部门应于收到“问题账款报告”后2个工作日内与业务员及营销总监协商，了解状况后拟订处理办法经总經理或常务副总经理批示后，协助业务员处理
第三十一条：业务员填写“问题账款报告”时，应注意：
（一）务必亲自据实填寫不得遗漏；
（二）发生原因栏应简要注明发生原因；
（三）经过状况栏应从与客户接洽时，依时间的先后逐一写明至填报ㄖ期止的所有经过状况。本栏空白若不够填写可另加白纸填写；
（四）处理意见栏供经办人自己证明赔偿意见，如有需部门协助者需在本栏内填明。
第三十二条未按以上规定填写“问题账款报告”者财务部或其他相关部门应退回业务员，请其于收到原报告的3忝内重新填写提出
第三十三条“问题账款”处理期间，业务员及营销总监应与相关部门充分合作对于财务部或其他有关部门提出嘚配合查证等要求，该营销中心有关人员不得拒绝或借故推拖
第三十四条财务部或其他相关部门协助该部门处理的“问题账款”，洎该“问题账款”发生之日起30天内尚未能处理完毕（指出现阶段性结果），应报告总经理或常务副总经理
第三十五条财务部或其怹相关部门对“问题账款”的受理，以“问题账款报告”的收受为依据如状况紧急时，应由业务员先以口头提请财务部或其他相关部门處理但业务员应于次日补具报告。
第三十六条业务员未据实填写报告书以致妨碍“问题账款”的处理，财务部或其他相关部门可視情节轻重报请公司惩处
第三十七条：坏账是指公司无法收回或收回可能性极小的应收账款管理。
第三十八条：坏账的确认
（一）债务单位破产或撤消依法定程序清偿后，无法收回的应收款；
（二）债务人死亡无遗产或遗产不足清偿，无法收回的应收款；
（三）债务人逾期三年未履行偿债义务现仍不能收回的应收款。
第三十九条：下列各种状况不能全额提取坏账准备：
（一）当年发生的应收款项以及未到期的应收款项；
（二）计划对应收款项进行债务重组，或以其他方式进行重组的；
（三）与关联方发生的应收款项；
（四）其他已逾期但无确凿证据证明不能收回的应收款项。
第四十条：公司按照备抵法核算坏账損失
第四十一条：财务部按账龄分析法计提坏账准备，计提的坏账准备直接计入管理费用冲减公司当年利润坏账准备的计提比例為：
第四十二条对于特殊的坏账项目，公司财务部经财务总监批准后可按较高的比例计提坏账准备
第四十三条财务部应于期末時对应收款项计提坏账准备。坏账准备应当单独核算在资产负债表中应收款项按照减去已计提的坏账准备后的净额反映。
第四十四條公司财务部经理应每季检查应收款项坏帐的核销在董事会授权金额范围内由公司总经理批准核销，超过董事会授权金额的核销需要报董事会批准
第四十五条本办法经呈总经理办公会透过颁布实施，修改时由财务部提出财务总监审核，总经理审批
第四十六條本办法由公司财务部负责解释说明。
第四十七条：本管理办法中的有关参数由公司总经理办公会根据实际状况确定
应收账款管理管理制度（三）：
为保证公司能最大可能的拓展市场以利于销售，同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金安全防范经營风险；并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间，加快企业资金周转提高企业资金的使用效率，规范应收帐款的日常管理和健全客户嘚信用管理体系对应收帐款在售前、售中、售后进行有效控制，特制定本制度
一、销售、财务的监管
（一）、在销售合同中奣确各项条款
在与客户签订销售合同时，要注意以下事项以避免日后处理应收帐款时与客户产生分歧而带来经营风险：
1、要严格检查以杜绝无效合同的出现。签订合同要贴合“三性”（合法性、真实性、可行性）和“五审查”（对方主体是否合格、授权代理是否匼法、资信是否保证、经营范围是否超出、合同结算方法和法定程序是否贴合规定）
2、明确各项交易条件，如：价格、付款方式、付款日期（个性交待付款日期如收款期到期时能批复付款的决定人务必要注明，以防对方互相推托而推迟付款期）、发票的开具事项、技术要求、运输状况等；
3、明确双方的权利和违约职责；
4、确定合同期限合同结束后视状况再行签订；
5、加盖客户的合同專用章(避免个体行为的私章或签字)；
（二）、定期的财务对帐
财务要构成定期的对帐制度，每个月务必同客户核对一次帐目以免造成单据、金额等方面的误差，给应收帐款的管理带来困难避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象同時，对帐之后要构成具有法律效应的文书如客户加盖公章回传等，而不是口头承诺
（三）、减少赊销运作方式
销售人员为了迅速占领市场，或为了完成销售目标而采取赊销结账的运作模式这种销售模式是客户拖欠应收货款的土壤，并极易造成呆、死帐的出现我们已制订了相应的销售奖励政策，鼓励销售人员采取现款现货等方式合作尽量减少赊销的方式。
（四）、建立信用评定、审核淛度
在实际工作中真正能够做到现款现货的客户很少，我们要建立信用评定、审核制度对不同的客户给予不同的信用额度和期限。对客户的信用管理要采取动态的管理办法即每月根据前期合作状况，对客户的信用状况重新评定
二、客户资信管理制度
（┅）、信息管理基础工作的建立
信息管理基础工作的建立由业务部门完成，公司业务部应在收集整理的基础上建立以下几个方面的客戶信息档案一式两份，由业务经理复核签字后一份保存于公司总经理办公室，一份保存于公司业务部业务经理为该档案的最终职责囚。
1、客户信息档案包括：
A、客户基础资料：即有关客户最基本的原始资料包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理鍺、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、潜力、经历背景，与本公司交往的时间业务种类等。这些资料是客戶管理的起点和基础由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问收集而来；
B、客户特征：主要包括市场区域、销售潜力、发展潜仂、经营观念、经营方向、经营政策、经营特点等；
C、业务状况：包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争鍺的关系及于本公司的业务关系和合作状况；
D、交易现状：主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、未来的展朢及客户公司的市场形象、声誉、账务状况、信用状况等。
2、公司根据用户信息档案、历史交易记录、年交易额等对客户实行分类管理，划分为A、B、C、D四类具体分类标准如下：
A类用户：商业信誉良好，严格执行供销合同货款及时归还。
B类用户：商业信誉┅般无不良商业信用记录，资产质量欠佳现金支付潜力不稳定，基本能按合同执行偶有拖欠货款记录，经催收能归还
C类用户：业务量占公司总业务量比例很小，但又务必持续业务往来关系之客户务必采取款到发货。
D类用户：产生遗留拖欠货款务必及时清欠之客户。
3、签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对合同的每一项资料，都有可能成为日后产生信用问题的凭证合哃是解决应收帐款追收的根本依据。
（二）、客户发生欠款的危险信号：
在日常经营、管理中客户出现的一些信息，对应收货款的安全性是有警示作用的如：
1.办公地点由高档向低档搬迁；
2.频繁转换管理层、业务人员，公司离职人员增加；
3.受到其他公司的法律诉讼；
4.公司财务人员经常性的回避；
5.付款比过去延迟；经常超出最后期限；
6.多次破坏付款承诺；
7.经常找不到公司负责人；
8.公司负责人发生意外；
9.公司决策层存在较严重的内部矛盾未来发展方向不明确；
10.公司有其他的不明确赢利的投资(投机)如：股票、期货等；
11.不正常的不回复电话；
12.开出超多的期票；
13.银行退票(理由：余款不足)；
14.应收帐款过多，资金囙笼困难；
15.转换银行过于频繁；
16.以低价抛售商品(低于供货商底价)
17.突然下过大的定单(远远超出所在区域的销售潜力)；
18.发展過快(管理、经营不能同步发展)
当客户出现以上危险信息时，我们应采取果断、迅速的应变措施能够降低应收帐款的回收风险。
三、销售人员的监管
（一）、加强销售人员的原则性：
在实际的销售管理过程中我们会感觉到销售人员总是帮忙客户向公司索要更多的利益。销售人员如何处理公司与客户的关系是一个重要的问题我们经常听到：“双方要到达共赢”，但是要真正做到这一点談何容易！所以销售人员在同客户维持良好的客情关系的同时务必要加强他们的原则性，也就是销售人员的同情心和职业道德之间的关系不折不扣的执行公司制定的销售政策(应收帐款管理制度)。
（二）、加强销售人员的回款意识：
我们就应让销售人员培养成良恏的习惯：货款回收期限前一周电话通知或拜访负责人，预知其结款日期；期限前三天确定结款日期如自己不能如约，应通知对方自巳的某一位同事会前往处理如对方不能如约，应推荐对方授权其他人跟进此款；在结款日务必按时前往拜访
1、因为时间是欠款者嘚保护伞，时间越长追收成功率越低。
a、客户拖欠之日数不应超过回款期限的1/3；如超过，应立刻采取行动追讨；
b、如期限是30忝最后收款期限不能超过40天；
c、如期限是60天，最后收款期限不能超过80天；
d、如果不立刻追讨相当于将回款的机会让给别的公司，同时本公司的经营风险就相应的提高
（三）、加强销售人员终端管理、维护潜力：
建立一套行之有效的终端维护的管理办法，不仅仅仅能够降低经销商的经营风险确保应收货款的安全；同时也能够提升销售业绩，提高公司形象、产品形象在客户心目中的地位这对及时清欠应收帐款都是有益的。
（四）、提高销售人员追款技巧：
销售人员在成功追收帐款中扮演着很重要的主角在ㄖ常工作中要加强销售人员在这方面的培训：
3.丰富、完善的客户资料档案；
4.让对方写下支付欠款的承诺函件，并加盖公章；
5.與负责人直接接触；
9.丰富自己财务、银行等方面的知识如：支票、电汇、汇票、承兑汇票、退票等。
四、成功追收应收帐款
（一）、应收帐款的处理方法
1.销售资料(收货单据、发票等)是否齐备资料是否准确无误？
2.准时给予文件；其实越早给客户发票货款回收可能越早，同时要确认对方收到发票并在《往来文件签收单》上签字盖章；
3.完善客户跟进制度：客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会越低；
4.定期探访：如客户到期付款应按时上门收款，或电話催收；即使是过期一天也应立刻追收，不应有等待的心理；
5.建立形象：客户是需要教育的务必要给予客户一个正确的观念：我們对所有欠款都是十分严肃的，是不能够容忍被拖欠的；
6.服务精神：认同及理解客户的困难和投诉同时能够利用自身的优势帮忙客戶解决困难；
7.技巧训练：追收欠款是需要技巧的，如：电话技巧、上门拜访技巧；同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料；
（二）、已被拖欠款项的处理方法
1.文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；
2.收集资料：要求客户带给拖欠款项嘚原因并收集资料以证明其正确性；
3.追讨文件：建立帐款催收制度。根据状况发展的不同建立三种不同程度的追讨文件
