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&>&&>&&>&正文
试论华中师范大学图书馆期刊部的精细化管理
题目：试论华中师范大学图书馆期刊部的精细化管理
　　论文摘要：依据2007年工作纪实，介绍了华中师范大学图书馆期刊部实行的精细化管理、坚持“以生为本”的服务理念及各个工作环节环环相扣，使报刊在第一时间与读者见面等的具体做法。 　　 　　论文关键词：高校图书馆&&期刊部&&精细化管理 　　华中师范大学图书馆期刊部承担着全校期刊的建设、管理与服务工作，华中师范大学(简称我校)图书馆期刊部是在2006年元月我馆优化部门结构的基础上由原装订室的几位工作人员(原来属于读者服务部门的成员，现读者服务部已不存在)和原期刊部两个阅览室(报纸外刊阅览室和中文现刊阅览室)人员、原期刊部编目人员、原期刊部签收人员和收发人员组成的集采访、收发、阅览、加工、装订、编目和典藏于一体的部门。共有工作人员14人。在日常工作中我校期刊部又分为：前台的报纸外刊阅览室、现刊阅览室；后台的装订室、采访签收编目室四个小组。2007年订阅中文期刊3927种，外文期刊392种，中文报纸98种，外文报纸6种。 　　目前馆藏纸质报刊合订本22余万册，语种包括中、英、俄、日、德、法等。2007年，期刊部共签收新刊43230册，收发信件及报刊以外的各种印刷品12590件，接待读者128487人次，期刊送装4077册，典藏期刊3619册，装订室修补旧书2579册，装订报纸合订本1101份，其他装订930册。现有馆藏学科涉及我校现有各专业，特别是教育、文学、语言、历史、物理等学科期刊收藏较丰富，现订纸本期刊分别存放于现订期刊阅览室、报纸外刊阅览室、合订本期刊阅览室和各院系资料室。期刊馆藏目录数据除日、俄、法文正在建库外，已全部进入图书馆“汇文文献信息系统”，读者可以通过图书馆主页查阅各种期刊的信息；对校内未入藏的期刊可查阅相关的中外文电子期刊数据库，也可通过“CALIS西文期刊目次数据库”查阅进口期刊国内馆藏。 　　2007年上半年期刊部从采访、签收到上架、阅览、再到装订、编目每个环节都实行了精细化的管理，每个环节上都始终细致地体现着“以生为本”的服务理念。 　　1规范采购制度，合理配置文献资源，满足教研要求 　　期刊订购直接影响着读者的借阅率和馆藏结构的优化。采访人员了解现有馆藏特色，除了保证期刊订购体系的连续性外，还依据本馆采访的方针和任务、学校的专业设置、科研计划、读者需求的变化等有目的有计划地订购期刊。采访人员通过与各院系资料员、读者的交流和走访各阅览室工作人员，了解现有文献的使用和读者的需求情况，努力做到“以生为本”，并以此为根据调整现有馆藏结构。2007年开始，每年的期刊采购项目均由学校采取公开招标方式，由学校各相关部门领导及图书馆专家组成的招标委员会对投标单位进行多方面严格考评，最后确定供应商，以此进一步加强学校图书经费使用的规范管理，提高图书馆期刊采访工作的效率和质量。2007年9月到10月间圆满完成2o08年中外文期刊采购招标工作，并与各中标供应商签订了供货合同，以此规范了供应商在实到期刊率、送刊周期、期刊质量等各方面的服务。在经费使用中，严格遵守学校及图书馆的相关财务纪律，每笔都严谨细致，未出现任何差错。期刊部采访工作努力做到以下几点： 　　(1)保证我校相关专业中文核心期刊的人藏、外文期刊的订购，突出专业特点，强化专业性能。在经费许可的情况下，保证专业人员所需的资料都是高质量的核心期刊和专业期刊。 　　(2)倾听读者意见，满足读者要求。在每年订购期刊的工作中，除保证原有馆藏核心期刊的连续订购外，及时征求不同类型读者的意见进行订购。 　　(3)提高期刊经费使用效率，保证重点学科文献资源所需，形成了专业性强、符合我校综合性、研究型大学特点的期刊结构体系。每年纸本报纸、期刊订购时，采访人员会将期刊目录或目录查询网址、采购联系人E一MAIL及电话公布在图书馆主页公告栏上，以便读者能及时将自己所需的报刊推荐告知采访人员。 　　2巩固传统服务，提高服务质量 　　期刊部现设有现订期刊阅览室和报纸外刊阅览室。现订期刊阅览室存放最近一年半的中文期刊2407种及赠送刊若干种，内容覆盖我校各学科。现订期刊阅览室所有期刊均为开架阅览，按中图法上架排列，读者可根据需要自行查找、取阅，可供复印。现订期刊阅览室每年6月下旬开始下架前一年的期刊。这些期刊利用暑假装订成合订本，经过加工典藏后，每年9一l1月陆续保存到中文合订本期刊阅览室供读者查询。 　　报纸外刊阅览室存放有外文期刊，港、澳、台期刊，中外文报纸和外文、港、澳、台合订本期刊。其中中文报纸98种，外文报纸6种，现订外文期刊83种，赠送期刊若干。这些外刊现在全部为开架阅览。读者可根据自己所需，随意取阅当月外文杂志和报纸。每月报纸将下架装订为合订本，采用不完全开放(由工作人员拿给读者)形式供读者查询。另外，该阅览室还有一部分外文合订本期刊闭架库藏，以英文语种为主，兼有部分俄语、日语及少量法语，均采用闭架借阅形式。读者需要先填索书单，交由前台老师从书库中找出。 　　现订期刊阅览室和报纸外刊阅览室作为期刊部文献服务的窗口，工作人员们一直不懈地改进自身的工作方法，始终坚持“以生为本”的服务理念，努力提高服务质量。在前台增设了读者留言本，以方便及时了解读者所需。 　　2．1保障服务时间，保证期刊及时上架我馆期刊部的两个阅览室除周一至周五正常开放之外，每周六白天、周日白天晚上亦都开放，阅览室的工作人员严格按照作息时间开放阅览室。报纸坚持在到馆的第一时间上架，若遇到特殊情况报纸不能准时到馆，阅览室会及时将情况说明并张贴通告，给读者明确的答复。现订期刊到馆后尽量缩短在签收环节的滞留时间，若遇到大批期刊集中送到图书馆的现象时，期刊部会调集其他岗位的工作人员协助签收，旨在保证最新期刊能尽快与读者见面。 　　2．2服务周到，读者至上期刊部工作人员始终坚持“读者至上”的原则。在接待读者过程中，前台的工作人员积极主动，微笑服务，周到细致。近三年期刊部共有三人次在每年度的“十月”图书宣传周评选活动中获得“读者最满意的图书馆员”光荣称号。期刊部前台工作人员的服务得到读者的认可，近几年来，学生常在校园网上留言表扬期刊部前台的员工。 　　2．3任劳任怨。完成各项突击工作2007年我馆新增报刊较多，而刊架不够，很多新刊无法上架，现刊阅览室加班积极调整、优化刊架摆放，调出空位，使得新订期刊能在第时间与读者见面；由于报纸供应商的某些原因导致的报纸迟送问题，报刊阅览室一方面耐心向读者解释，另一方面辟出专门报架存放近期报纸，以便读者查阅；为避免新刊积压，签收人员经常超负荷工作，当遇到大批新刊集中到馆时，部门其他岗位工作人员也会积极主动地协助签收；另外，为了能方便读者查阅2007年过刊、现刊，阅览室人员调整了下架时间，这无疑增加了下架送装的工作强度，但是，为了读者工作人员即使加班加点也无怨言。充分体现了“以生为本，读者至上”。本年度期刊部亦有工作人员被评为“读者满意的图书馆员”。 题目：试论华中师范大学图书馆期刊部的精细化管理
　　期刊部装订室承担了图书馆报纸装订、图书修补等工作，另外由于期刊装订外包给装订厂，装订室负责联系和协调工作，严格规范装订程序、把握装订质量。在破旧书刊修补方面，2007年期刊部制定了“书刊质量认定及修补办法”，规定了书刊破损程度的认定方法、解决办法及装订周期，使得书刊修补工作有章可循，工作更规范更高效。此外，期刊部还主要承担了期刊资产清查和协助期刊回溯建库两项突击工作任务。 　　在2007年上半年的资产清查工作中，由于尚有部分中文期刊合订本复本和小语种合订本未能建库，其清查需要一本本地清点数量及价格，工作量巨大，本部门没有另外增派人手，而是在保障正常工作的情况下，抽调部分工作人员，加班加点，圆满完成任务。2007年9月，数据公司开始期刊回溯建库工作，报刊阅览室工作人员为配合公司作息，牺牲了大量的休息时间；为保证期刊回溯数据的质量，期刊部对回溯建库工作提供了详细的工作细则，并抽调编目人员积极认真地检查数据情况，及时发现并解决了建库中存在的各种问题。 　　2．4编目准确。入藏及时编目人员在加工处理和典藏期刊方面，也改变以往工作方式，新装订的合订本期刊一边加工一边可供读者查询，尽可能使装订好的合订本在第一时问与读者见面。& 　　3加强装订工作，做好文献保存 　　期刊部装订室承担着图书馆报纸装订、图书修补、图书馆及各院系资料室期刊送装的联系等工作。我馆报纸、外刊阅览室每月下架的中外文报纸将在这里装订成册，然后供读者查阅；另外，该室还负责修补我馆流通部送来修复的破损图书，他们默默无闻、耐心细致地工作，还要和报纸阅览室、流通部人员及时沟通协调，为图书馆完好保存历年来数量庞大的报纸、期刊馆藏，修补复原破损图书等保障服务工作发挥了重要的作用。 　　4积极参加学术活动，加强资源宣传和推介工作 　　4．1学术活动 　　期刊部工作人员在2007年积极参加各种学术活动，本部门人员公开发表专业论文7篇，参加学术活动2人次，在提高理论水平的同时，也促进了期刊部各项服务工作的进一步发展。 　　积极参加图书馆组织的各项集体活动，比如：积极排练春节联欢节目、参加校运动会柔力球、垒球、足球射门等比赛项目，参加暑期考察活动等，反映了期刊部人员强烈的集体荣誉感和团队合作精神。 　　4．2导读工作 　　利用各种方式向读者宣传推介报纸、期刊资源，比如：报纸外刊阅览室办的板报《报纸外刊阅览室一日工作流程》、《以生为本师生共建和谐阅览室》；现刊阅览室办的板报《新增期刊介绍》、《期刊资源和使用方法》等等，还通过图书馆办的报纸《桂苑信息》和图书馆网站宣传平台对期刊资源建设及服务工作动态进行多次报道，并积极配合图书馆“十月”宣评周活动及各项宣传工作。 　　5存在的问题 　　比如：日益增长的报纸合订本面临无处收藏的局面，加之报纸合订本查阅率非常低，再加之数据库的普及应用，报纸入藏方法值得我们深思；由于期刊供应商的物流问题导致的期刊迟到等，有待我们与之进一步的协调与沟通。 　　综上所述，我校期刊部是一个集多个工作环节于一体的部门，从报刊的订购到纸刊的入藏期间的每一个环节都需要期刊部员工认真仔细地完成。所以，期刊部只有真正做到精细化管理才能使每个环节彼此环环相扣，互相影响，使出错率降到最小，使报刊在第一时间内和读者见面。 　　精细化是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。2007年期刊部按照图书馆的精神在实行精细化管理的基础上圆满完成了年度任务，并取得了出色成绩。期刊部人员各有不同岗位，但充分发挥了团队精神，保证了工作的顺利开展。图书馆的人员常说每年的两个假期期刊部的工作人员放假了，期刊部的工作没有放假。为缓解各个工作环节的压力，其他岗位人员愿意主动分担，签收多了大家来帮，报纸多了大家来帮，期刊多了还是大家来帮。就这样，他们从来没有要其他部门增援过，期刊部的工作人员总是默默无闻地奉献着因为他们的心中只有读者，他们要让读者在第一时间内查到资料，他们要真正地体现他们的服务理念：“以生为本，读者至上”。
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汇文系统Libsys3.0在期刊装订中的应用
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论文导读：期刊的回溯建库是一项庞大而复杂的工程,涉及图书馆期刊工作过去和现在的各个管理环节，建库质量的高低，直接关系到图书馆读者服务质量的高低。关键词：回溯建库，前期准备，学习培训，编目流程　　期刊数据库是馆藏书目资源数据库的重要组成部分，实现图书馆期刊现代化管理，是图书馆全面实现自动化管理、网络化检索和文献资源共建共享的基础。期刊数据库的建立，一方面可以充分揭示馆藏，方便检索，有效提高馆藏期刊的利用率，最终实现期刊资源的共建共享；另一方面，可使本馆期刊订购、登到、查缺、装订等实现计算机管理，馆藏期刊的各种数据统计更为方便准确。　　期刊的回溯建库是一项庞大而复杂的工程,涉及图书馆期刊工作过去和现在的各个管理环节，建库质量的高低，直接关系到图书馆读者服务质量的高低。因此，图书馆期刊的回溯建库必须得到馆领导甚至学院主管领导的高度重视，上下协调、因地制宜地制定出较为科学的建库方案，才能保证期刊回溯建库工作的顺利进行。　　1． 我馆期刊数据管理现状　　 黔南民族师范学院图书馆于2000年由黔南民族师专图书馆、黔南教育学院图书馆、黔南民族师范学校图书馆三校图书馆合并组建而成，三校原有的期刊资料除了磁盘存储一些征订记录之外都没有做过数据，就是在合并初期，新的图书馆自动化建设起步也较晚，至2005年为了迎接教育部评估学院才给图书馆配置了一些基本的自动化设备，且一直用在做图书的数据，由于我馆人力物力有限，直到评估结束后的2007年，才开始启用我馆正在使用的汇文系统中的期刊管理模块对期刊的征订、签收、记到、典藏等进行数据管理。论文参考网。因此我馆的期刊回溯建库是指对2006年以前的过刊进行数据的加工。而我馆2006年以前的各区馆期刊总共1900多种、30000多册合订本，数据管理的现状是：首先，除了用磁盘存储一些征订记录之外，都没有完整的管理数据，卡片目录也不够完整，更没有贴条形码；其次，期刊沿革变化较多，如刊名的更改、出版社的更改、刊期的更改、价格的上浮等的数据都在不断变化而出现部分期刊数据记录发生变化；第三，我馆建馆时间不是很长，每年期刊的订购经费都受学院财力的约束，许多刊物订购时间短、有的甚至是各年根据学院学科设置的需要而征订，有的订订停停，有的是期刊停刊、新的期刊又不断产生等等，使数据完整性难以保证．且我馆馆藏信息错误较多，比如同书异号、同号异书、因分类人员变动而出现分类号不完全统一等，以至在建库过程中遇到问题难以核对，这些问题都给期刊建库工作带来极大的困难，处理不好会严重影响建库后的使用效果。　　2． 我馆期刊回溯建库的方案构想 　　2．1 前期的准备工作 期刊通常是以年刊、月刊、周刊等正刊形式出版。但部分期刊具有出版频率不规律且出版过程中附有不同形式的增刊，具有不规范性和多样性的特点，因此，对于图书馆期刊工作人员来说，文献数据的标准化、规范化就显得尤其重要，根据我馆目前期刊管理的现状，期刊回溯建库的前期工作应从以下几个步骤去开展：　　2.1.1 过刊的清理、剔旧。论文参考网。首先集中人员对所有期刊馆藏进行清理，对一些收藏价值不高的娱乐性、破损严重、复本多（原三区馆都征订过的）或已经停订的期刊进行剔除，这样可减轻了数据录入人员不必要的负担，同时也精简馆藏，提高数据库的质量；　　2．1．2 过刊馆藏的整理 　　利用假期组织人力按过刊分类进行全面整架，将所有过刊馆藏按英文字母顺序、年代、卷、期排列井然，以保证建库过程中的查找顺序；然后在每册期刊题名页上贴条形码并在刊中夹上磁针同类同种期刊条形码尽量用连号以提高录入的速度。　　2．1．3 卡片的整理 　　首先将已有的卡片进行整理，按分类进行排序，过刊合订本与卡片进行一一核对．并将不完整的信息补充完整，对无卡片信息的过刊合订本应按要求立即补充。在清点时应对工作按类进行分工．避免出现漏清点或重复清点等现象。其次对无卡片的过刊重建期刊记录卡片，做好卡片式工作单，根据期刊文献实体建立卡片，将每本期刊的信息详细地记录在卡片上，包括：期刊刊名、副刊名、中图刊号、ISSN号、出版地、出版机构名称、出版频率、年代、卷、期、有无图表、继承关系等等按类做成规范的卡片式工作单；其次，将做好的卡片再进行合并整理，按英文字母顺序排列好，为建库工作做好充分准备。　　卡片整理程序完成后，根据卡片建库，这样著录的结果较准确，建库的结果与书库中的文献实体完全一致，其优点是方便快捷，不用把厚重的期刊一本本搬出，减轻了部分工作量。　　2.2 自动化技术条件的准备 　　2．2．1 对汇文系统编目管理模块的强化学习　　我馆目前使用的自动化系统是江苏汇文软件有限公司研制的图书馆自动化管理集成系统，（此系统已被全国100多所图书馆使用，是目前国内起点较高的管理集成系统之一）。汇文编目管理子系统的主要业务功能，是用来编制和维护各种文献资料的MARC记录，包括书目记录、规范记录和馆藏记录等；同时提供回溯建库功能，在生成书目记录时同步生成复本记录。因此我馆的期刊数据录入建库工作必须挑选接触过汇文系统、熟练掌握自动化管理技术及期刊分类、编目的工作人员进行强化培训，熟练掌握汇文编目管理模块的特点，即：　　①．可多途径地检索各种文献的书目记录；　　②．通过内嵌IE浏览器，可以直接将Internet网页上的MAR C记录粘贴到编辑屏中；　　③．通过内嵌Z39．50模块，可以直接访问Internet网上任意的Z39．50服务器，获取多种MAR C记录，并直接粘贴到编辑屏中，同时提供对指定Z39．50服务器的MAR C记录上载功能，包括全面支持中国高等教育文献保障系统(CALIS)的联合目录数据库上下载操作，以实现与网上数据的共享；　　④．具有对MAR C格式的合法性和检索点的规范性等进行校验查核的功能。包括校验记录的必备字段是否齐全；字段与子字段的可重复性是否准确；固定长字段的长度是否正确；字段与子字段的指示符是否合法等等。　　⑤．编目记录编辑模块具有较强的字处理功能、多窗口功能等其他功能，全屏幕编辑能够方便地增加、删除、修改、剪辑、复制子字段或字段；可以同时打开不同编辑窗，不同编辑窗之间的子字段、字段以至整个记录都可互相拷贝。　　 　　工作人员必须首先掌握汇文系统在编目管理方面的这些特点，才能担当这项繁重而复杂的工作。　　2．2．2 加强对MARC格式的熟悉程度的培训　　选定的建库工作人员都必须详细了解MARC每个必备字段所揭示的的含义，在数据套录时可以从中了解一些信息。如：同一分类号不同刊名，是分类错误还是更改刊名要有一个初步的判断等等。加强人员的培训，目的是建库过程中可随时检查建库数据，及时发现、及时修改，尽量避免建库时的误操作导致的差错。　　2．3 编目工作流程　　在做好准备工作、掌握汇文系统期刊编目管理特点的基础上，就可按以下流程，开展期刊的回溯编目工作：　　①．首先对要回溯编目的期刊在通过汇文获取的期刊书目数据库中进行检索，如有命中记录，在该记录上添加复本信息；　　②．点击文件中的&回溯状态&，方可进一步进行编目并添加复本信息。　　③． 如果期刊书目数据库中没有命中记录，在其他套录数据库中检索，如有命中记录，点&复制MARC&新建生成一条期刊书目数据记录，添加该记录的复本信息；　　④．如果期刊书目数据库及各种套录途径都没有命中记录，点&模版选择&，再选择&中文期刊&，点&确定&新建生成一条书目数据记录，然后添加该记录的复本信息。论文参考网。　　⑤．最后点击&存盘&或&审校存盘&，这样就完成了一条完整的期刊书目数据。　　操作过汇文编目管理子系统的人员往往对中文期刊回溯建库所用字段偏向于中文图书的标准，所以有一些字段被遗漏了，也有的字段著录不太确切。对于这样的数据，我们可以采取覆盖原MARC记录的方法加以解决。即在实际工作中，如果发现有这样的记录，首先到汇文数据中心查询，看是否有该刊的记录，在经过认真核实后，如果正是所需要的数据，就下载到本馆库内，下载后不作存盘操作；然后，复制这条下载的MARC记录，激活原MARC记录界面，选择&覆盖粘贴MARC&，原来的数据就得到了更新，而且不影响原有记录对应的馆藏；最后，把汇文数据中心下载的记载作删除处理。对于汇文数据中心没有的记录，则要严格按照著录标准自编一条MARC 记录，并复制这条自编的MARC记录，激活原MARC记录界面，选择&覆盖粘贴MARC&，更新原有记录。　　以上只是本人对我馆期刊回溯建库工作的一些初步构想，即使按照这些构想去操作，在实际工作过程中，也会遇到许许多多的复杂问题，期刊回溯建库工作量极大，仅靠一两个人很难完成，需要多人长时间的通力合作。&摸着石头过河&，在建库工作结束之后，我们还要考虑对所建的数据库进行认真检查和校对，及时发现问题还须及时解决，另外还要对已做数据作好维护工作等等。　　总之，回溯建库工作是一项任务繁重、艰巨而又极其重要的工作，在方案确定之后，我们的编目人员应以高度责任感对待这项工作，努力提高业务素质，熟练掌握汇文编目管理子系统的编目程序，以保证我们一旦启动此项工作后将一步一个脚印地较高质量地去完成这项使命，最大限度地节约人力物力和财力，使我馆的期刊馆藏资源早日正式步入现代信息服务的轨道。参考文献：[1]张萌．谈中文期刊编目数据质量的优化．图书馆学研究，2002(11) [2] 汇文编目模块使用说明．江苏汇文软件有限公司[3] 吴龙涛，叶奋生．连续出版物工作. 上海科学技术文献出版社．1990[4]李禾．吉林省图书馆建立中文期刊数据库的实践与总结．图书馆学研究，2006(4)&
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1、什么是馆藏目录（OPAC）系统?
　　答：馆藏目录又常称为联机公共目录系统，英文名称是：Online Public Access Catalog，简称：OPAC。
　　OPAC是读者查找馆藏的检索工具。目前我馆使用的是“汇文系统”，其中公共机读目录为新一代的图书馆 　　OPAC系统，结合 Web2.0 的最新技术，体现Library
2.0信息服务模式，展现优秀的用户体验。
　　　　现在，图书馆的图书、期刊等文献都采用计算机管理。全校任何联网计算机都可以查询馆藏目录，从　　而知道图书馆都收藏有什么图书或期刊，还可以进行网上续借、预约、查询个人借阅情况。
　　　　本馆馆藏目录（OPAC）系统网址为：
2、怎样知道图书馆订购期刊的到馆情况？
　　答：读者可以在校图书馆主页进入“公共查询”栏目中的“馆藏书目”，检索词输入刊名后，再根据需要　　进一步限定检索形式后，点击“检索”即可查看书目信息中所登录的期刊到馆及分布情况。
3、订购了哪些中外文纸型期刊？　
　　答：可通过图书馆的联机公共目录（OPAC）检索。已知期刊名称，可以通过题名途径检索；已知出版期刊　　的机构或学术团体，可以从著者途径检索；
　　　　如果要查找某个学科的期刊，也可从分类、主题词途径检索；0
　　　　其他检索途径还有：ISSN号、订购号等。
4、怎样查询自己的借阅历史记录？
　　答：读者从图书馆主页“公共查询”栏目中点击“读者信息”，登录后点击“书刊借阅”，可以看到自　　　己“当前借阅”、“历史借阅”的信息。
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