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如何建立物业管理档案及使用方法
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物业管理档案包括业主档案、图纸档案、维修档案、会计档案等。
由于其不动产的特点，物业的管理跨越时间长，变数也多，使得建立和规范使用档案成为物业管理工作中不可或缺的一部分。然而，在物业管理档案的建立和日常管理的过程中，管理者却经常遇到查询困难、内容缺失严重、借阅混乱等问题。在此，笔者结合实际工作，对物业管理档案的建档、分类、使用方法进行了归纳整理，希望能给物管同行带来帮助。
物业管理档案的作用：
物业管理档案主要有两个作用其一是凭证。凭证作用是物业管理档案最基本的特点，由其形成过程及内容决定，是使档案优于其他各种物业管理资料的一种作用。通常物业管理档案的内容从当时当事直接使用的文件转化而来，文件中保留着真实确切的时间标记。如果某业主搞装修设计时无法确认承重墙、柱的位置，物管即可通过查阅该房屋原始图纸帮助业主确认承重结构。
其二是参考。物业管理档案是事实、数据和经验的记录，是真实的可靠的原始资料，既为同一项目不同时期的情况提供比较参考，也为同时期的不同项目之间提供参照。如在年底确定某物业项目下一年度共用及公共水电费使用指标时，通常将同一项目过去几年的数据和同类型项目的本年度数据作为参考，并结合项目下一年度管理进行确定。
档案的建立：
形式上，物业管理档案分为电子档案和纸质档案，电子档案的特点是方便查询，纸质档案的特点是可作为有效凭证。内容上，物业管理档案分登记表格、签收资料、会议文件、合同文书、照片、电子记录等。类别上，物业管理档案分业主档案、维修档案、图纸档案、会计档案、合同协议、报事档案、员工档案等。
对于建立业主档案，笔者的经验是主要按资料类别进行整理归类，具体由入伙资料、装修资料、维修资料及其他资料组成。
业主档案中的入伙资料一般由6份资料组成，即《入伙通知书》、《入伙资料签收单》、《前期物业服务协议》、《业主情况登记表》、《管理规约》和《物业验收交接表》。该6份资料属业主档案中的必备资料。
业主档案中的装修资料由5份资料组成，即《装修申请登记表》、《装修试水表》、《装修巡查记录表》、《违章报告》和《违章整改通知书》，通常该5份资料视物业情况而异，如精装修物业，即不存在以上资料。
业主档案中的维修资料分&保修期内维修资料&和&维修资金维修资料&。保修期内的维修资料由《工程维修联系单》和《维修档案备忘表》组成。启用维修资金维修物业的相关资料则相对较多较杂，主要有《工程维修联系单》、《维修备忘表》、《维修申请书》、《维修资金申请委托书》、《业主身份证复印件》、《业主房产证复印件》、《维修预算公示》、《施工合同》、《维修工程施工方案》、《业主签名表》、《业主签名达标证明》、《维修资金首付款收据》、《维修资金使用预算表》、《维修资金使用申请表》、《工程维修验收证明》、《漏水及维修照片》、《验收报告》、《维修资金使用结算明细表》、《尾款收据》、《维修资金使用结算表》等20份资料组成。其他资料有《催费通知单存根联》、《律师函》、《协调记录》等。
无论是业主档案，还是图纸档案或其他档案，通常在建档前，就必须明白各类档案的内容，即各类档案中必须存在和可能存在的资料到底有哪些，只有搞明白各类档案资料的内容，才能使档案在建立起来之后分类清晰，在收集、整理和查询时有的放矢。
档案的使用：
建立物业管理档案最终的目的是为管理服务，即方便管理。从档案本身的作用来说，无论是凭证作用还是参考作用，都需要通过查询才能得到体现。
建立方便查询的电子档案
物业管理档案的管理属于一项时间跨度较长的工作。如同一时期的物业项目，有的业主装修入住已经几年了，有的业主却还没有交房；有的业主首次装修还没有进行，有的业主却要进行二次装修。特别是一些有关时间或数据性的资料，倘若每次都必须翻阅纸质档案进行查询，不仅浪费时间，而且也不利于纸质档案的保存（经常翻阅纸质资料，势必造成纸质资料的破损）。因此，在建立纸质档案的同时，还需建立方便查询的电子档案。以物业的图纸资料为例，当某部门（人员）需要借阅相关图纸时，我们可以通过电脑查询图纸档案的保存状况、位置后，再进行下一步工作，如查询结果是&未移交&或&已借出&，自然就无需到档案柜中搜罗图纸了。
物管企业建电子档案，一般有两种方式。一种是物业管理软件的形式，即物业软件中包含电子档案的内容，我们只需在每日工作中按程序进行录入就可以了；还有一种是普通&Excel&表格的形式，即首先我们根据工作的特点和要求，对&Excel&表格进行必要的设置，然后再逐一录入。
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第八章物业管理档案的建立与管理
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3秒自动关闭窗口怎样做好物业档案管理工作；物业档案最重要的内容包括两个部分：一是物业本身的；物业档案的作用；1．物业本身的档案是物业管理中设备设施维修养护、；日新月异的科学技术发展和人们对居住需求的不断提高；2．物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服；3.物业档案具有一定的凭证作用；档案之所以具有凭证作用，其主要特点就在于它的原始；4.物业档案是开展物业管理研究的基本
怎样做好物业档案管理工作
物业档案最重要的内容包括两个部分：一是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业管理公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况的记录；一是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。做好物业档案的管理工作有助于企业增强抵御风险的能力，维护企业经济利益和合法权益，为企业的发展提供强有力的信息支撑和管理支持。
物业档案的作用
1．物业本身的档案是物业管理中设备设施维修养护、更新改造所必不可少的重要依据。
日新月异的科学技术发展和人们对居住需求的不断提高，使现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多，越来越复杂。这些工程一旦发生故障，物业本身的档案就是宝贵的财富。它可以使物业的维修、养护工作事半功倍，省时省力并减少对住户的影响。因此，开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位，并保证该档案的真实可靠和完整性；
2．物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。 通过这部分档案，物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求，从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如，当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时，可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务；若住用人主要是普通工薪阶层时，可考虑提供电器维修服务，适当兴建几个自行车保管站等；如果住用人中老年人较多，则可开设“老人活动室”等场所。这样，可以减少服务的盲目性，提高管理工作的效率，增加经营活动的收入。
3.物业档案具有一定的凭证作用。
档案之所以具有凭证作用，其主要特点就在于它的原始性强,具有其它资料不可替代的功能和作用。比如2004年4月，某小区二层业主突然发现自家厨房下水管返水，脏水将家中浸泡，物业管理公司派维修人员迅速抢修，从楼外污水管道中清理出骨头、破毛衣、装修垃圾等，并将污水排出，物业管理公司安排保洁员清扫了业主住房。此次返水事故造成业主木地板等财产损坏，给业主带来非常大的经济损失。事后业主要求物业管理公司赔偿，物业管理公司以不属自己责任为由拒绝赔付。业主遂将物业管理公司起诉至法院要求赔偿，物业管理公司则出示按期清理污水管线记录、堵塞管道清理记录、清理物品实物照片等证据，最后法院判决物业管理公司已经履行职责，没有责任，业主败诉。法院建议业主起诉楼上住户共同赔偿其经济损失。由此可见，物业档案是在物业管理活动中形成的真实原始记录，具有重要的凭证作用。
4.物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材。
随着物业管理的不断发展和完善，对物业管理的研究工作也正在逐步开展。由于物业档案系统而详细地记录着物业管理活动近年来方方面面的情况和数据，其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果，因此，物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源。例如，通过全面查阅分析某一住宅小区的租赁档案，可以了解该小区近年来的租赁情况，包括租金走势、价位、租赁人群的特征及对租赁房屋朝向、楼层、面积大小的喜好等，从而总结出进一步拓展该小区租赁市场的经验和对策。物业管理公司在进行物业项目招投标的时候，也必须通过该物业档案做出精确的物业管理成本预算分析及管理服务方案。
如何管理好物业档案
档案管理对于做好物业管理工作具有重要作用，那么，如何才能做好物业档案管理工作呢？这是一个需要不断实践、摸索、创新和总结的过程。笔者的一些实践经验，现与大家分享。
1．制定和完善档案管理制度。
笔者所在公司自2001年推行ISO质量管理体系以来，按照该体系制定了《档案管理标准作业规程》并一直遵照执行。随着公司的飞速发展，公司管理的大部分项目都申请评比“市优”、“国优”小区、大厦。档案管理办法同时遵照小区评优管理办法执行，而未评优项目则按原来办法管理，因此出现两种管理标准平行，一度给项目档案管理带来很大困扰。2005年底，公司组织全体档案管理人员共同研究讨论，制定更新了《档案标准作业规程》，完善档案分类表、档案归档范围，修改在过去档案管理工作中存在的很多不合理之处。档案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好的管理档案。
2、充分认识档案工作的重要性，以对事业的高度责任感做好档案管理工作。 要做好物业管理档案工作有一个很重要的前提，就是统一大家的思想认识，引起公司员工特别是一线档案工作者对档案工作的重视。统一全员的思想认识可从员工入职培训开始抓起，并定期灌输档案的重要性。现在企业很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，为了自己的工作方便，常习惯性地个人保管档案，造成档案分散，容易丢失。
一线档案工作人员要从思想上认识到自己所从事工作的意义和所肩负的历史责任，不仅自身要保持档案管理工作的高度敏感性，对档案管理事业的高度责任感，把被动利用档案资料的观念转换成有目的地开发档案信息资源的观念；把等靠的观念转换成主动创造条件解决问题的观念。同时也要带动和影响身边的领导和同事，相互间多做经验交流，共同做好档案管理工作。当然只靠档案管理员的力量是不够的，这需要公司领导带头重视这项工作，把档案管理工作放到重要议程上来，加大培训力度，将档案工作与绩效考核挂钩。
3．集中、统一管理
档案管理必须按照统一领导、分级管理的基本原则，设立专门档案室，特殊档案如财务档案、人事档案（也必须专人管理）可根据实际情况管理。例如，一份重要的批准文件，在工作中需要多次使用，如果个人保管，可能造成丢失，甚至在档案目录上没有记载，以致无法追查保管人和责任人。因此，重要的档案、文件资料，应该实行即时归档，然后根据工作需要，办理一定的借阅或者使用手续。这一点需要特别强调，平时一定不能把重要的档案、文件和资料分散保存到各个部门和个人手中，一定要把归集和使用区别开。
各单位的档案工作应由专门的人员进行统一指导、监督和检查，建立起一个完整的档案管理体系。这个体系要始终规范档案工作，要对档案管理的实际效果进行检查和监督，并且做到档案信息共享。很多企业的部门档案都是自行管理，比如业主档案由客服部管理，工程档案则放在工程部，保卫部、行政部也都各自保存了部分档案。因此，在工作人员调动和档案借阅的过程中容易造成档案流失。因此，要开展集中、统一的档案管理必须以项目为单位设立专门的档案室。
4．切实加强队伍建设，确保档案管理队伍的稳定和提升
档案管理员是档案管理工作的基础，特别是一线档案工作者，必须保证他们的专业知识水平能符合企业档案管理工作的需要，并且定期组织档案管理方面的专业知识培训，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。其次，还要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好公司档案管理工作提供充分的保障。
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