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第一节& 会计账簿含义、作用及种类
一、会计账簿的含义
会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、相互联系的若干账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统、分类地记录各项经济业务的会计簿籍。
设置和登记账簿是会计核算的专门方法之一。各单位通过会计凭证的填制和审核，将每日发生的经济业务记录在会计凭证上。但会计凭证数量多、资料分散，每张凭证只能记载个别的经济业务，所提供的信息是分散的、不系统的。为了全面、连续、系统地反映各单位的经济活动和财务收支情况，需要把会计凭证所记载的大量分散的资料加以分类、整理，按照一定的方法登记到有关账簿中去。
设置和登记账簿，能系统地记录和提供企业经济活动的各种信息。它对于充分发挥会计在经济管理中的作用具有重要意义。
二、会计账簿的作用
设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是联结会计凭证与会计报表的中间环节，在经济管理中具有重要作用，主要表现在以下三个方面：
&(一)通过设置和登记账簿，可以为经营管理提供比较系统、完整的会计核算资料
账簿是会计信息的重要载体，通过账簿记录，可以对会计凭证提供的大量的、分散的会计核算资料进行整理、分类、汇总，把经济业务的发生情况，全面、系统地反映出来，提供经营管理所必需的会计信息。
&(二)通过设置和登记账簿，可以为编制会计报表提供依据
账簿能提供一个单位在一定时期内的资产、负债和所有者权益的增减变动及期末结存情况，以及收入和费用的发生、净利润的实现和分配的情况，为编制会计报表提供总括和具体的资料，是编制会计报表的主要依据。
&(三)通过设置和登记账簿，为开展财务分析和会计检查提供依据
账簿是重要的经济档案，设置和登记账簿有利于保存会计资料，便于日后检查和分析。通过对账簿资料的检查、分析，可以了解一个单位贯彻有关政策、制度的情况，考核、评价有关计划的执行情况，对资金使用是否合理，费用开支是否符合标准，利润的形成与分配是否符合规定等作出分析、评价，从而找出差距，挖掘潜力，提出改进措施。
三、会计账簿的种类
会计账簿的种类多种多样，不同种类的账簿其账页格式、用途和登记方法各不相同。为了更好地了解和正确地运用账簿，通常按用途和外表形式的不同对账簿进行分类。
&(一)账簿按其用途分类
账簿按其用途可分为分类账簿、序时账簿和备查账簿。
1.分类账簿
分类账簿又称分类账，是指对全部经济业务按照账户进行分类登记的账簿。分类账簿按照反映指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿。
总分类账簿又称总分类账，或简称总账，是按照总分类账户开设，用以记录全部经济业务，提供总括核算指标的分类账簿。
明细分类账簿又称明细分类账，或简称明细账，是按照总分类账户所属的明细账户开设，用以分类记录某类经济业务，提供比较详细的核算指标的分类账簿。
2.序时账簿
序时账簿，又称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔连续进行登记的账簿。按其记录的内容不同，序时账簿又分为普通日记账和特种日记账两种。普通日记账是用来登记全部经济业务发生情况的日记账，也称分录簿，是把每天发生的全部经济业务，按照发生时间的先后顺序，编制会计分录，逐笔记入日记账中。特种日记账是专门用来登记某一类经济业务发生情况的日记账。通常把某一类繁多、重要的经济业务，按照发生时间的先后顺序，记入特种日记账中。特种日记账是从普通日记账中分离出来而单独设置的日记账。常用的特种日记账有现金日记账、银行存款日记账等。
3.备查账簿
备查账簿，又称辅助性账簿。是对某些未能在分类账簿和序时账簿中登记的事项进行补充登记的账簿。主要用来记录一些供日后查考的有关经济事项。如以经营租赁方式租入固定资产登记簿等。备查账簿是对账簿记录的一种补充，主要起备忘参考和补充某些信息的作用。
(二)账簿按其外表形式分类
账簿按其外表形式可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。
1.订本式账簿
订本式账簿简称订本账，是在启用前，就将若干账页固定装订成册并连续编号的账簿。采用订本账可以防止人为的抽换账页，避免账页散失，但同一本账簿在同一时间只能由一人记账，不便于分工记账。同时，由于账页固定，在使用前必须估计每一账户所需要的账页张数，预留账页。如果预留账页不足，会影响账簿记录的连续性；反之，如果预留账页太多，会造成浪费。在实际工作中，比较重要的账簿如总账、现金日记账、银行存款日记账一般采用订本式账簿。
2.活页式账簿
活页式账簿简称活页账，是指由若干张零散的账页根据需要自行组合成的账簿。使用活页账，账页事先不装订在一起，可根据需要随时将空白账页加入账簿。其优点是可以由多人分工记账，节省账页，且登记方便。为避免账页散失和被抽换，已经登记的账页应连续编号，并装置在账夹之中，并由登记人员和其他有关人员签章。在更换新账后，应将其装订成册或予以封扎，并妥善保管。活页式账簿主要适用于各种明细账。
3.卡片式账簿
卡片式账簿简称卡片账，是用印有特定格式的卡片登记经济业务的账簿。卡片式账簿可以根据经济业务的情况需要随时增减。其优点是使用比较灵活，并可跨年度使用，无需经常更换，但容易散失
。因此，卡片式账簿必须顺序编号，存放在卡片箱里由专人保管，使用完毕不再登记时，将卡片串孔固定保管。卡片式账簿一般适用于所记内容比较固定的明细账，如固定资产明细账等。
会计账簿分类见图7.1
&&&&&&&&&&&&
图7.1& 会计账簿分类
第二节 &&&会计账簿的基本内容和设置原则
一、会计账簿设置的原则
各单位设置会计账簿应遵循以下原则：
（一）按照会计法和国家统一会计制度的规定设置
《会计法》规定，各单位必须依法设置会计账簿。各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反会计法和国家统一的会计制度的规定，少设、私设会计账簿进行登记、核算。
（二）按照会计业务的需要设置
各单位应根据经济业务的特点和管理要求科学、合理地设置账簿，确保账簿能全面、连续、系统地核算各项经济业务，为经营管理提供系统、分类的会计核算资料。
（三）账簿的设置要组织严密、层次分明
账簿之间要互相衔接、互相补充、互相制约，能清晰地反映账户间的对应关系，以便提供完整、系统的资料。会计账簿的设置，既要防止账簿重叠、繁琐复杂，也要防止过于简化，以致不能提供日常管理所需的资料和编制报表的数据。
二、会计账簿的基本内容
各种账簿所记录的经济内容不同，账簿的格式又多种多样，但各种账簿应具备下列基本内容，通常也称为账簿的基本要素。
封面主要标明填写账簿的名称（如总账、现金日记账、材料物资明细账、债权债务明细账等）和记账单位的名称。
扉页主要列明账户目录和账簿启用及交接表（或经管账簿人员一览表）。账户目录由记账人员按照已开设好的账户顺序填列，包括会计科目编号、名称和起讫页次。对于活页式账簿，由于可以随时添加账页，账户登记的起讫账页无法在账簿启用时确定，可以先填写账户名称(会计科目)，待年终账簿装订归档时再按实际使用的账页数填写页码。其一般格式见表7.1所示。
账簿启用及交接表主要填写账簿的启用日期、账簿页数、经管账簿人员姓名和签章、单位公章、账簿交接时间和有关交接人员的签章等。账簿启用及交接表的一般格式见表7.2。
表7.1& 账户目录
表7.2& 账簿启用及交接表
总&& 册&&&&&&
本账簿共计&&&&&&&& 页
年 月 日至& 年 月 日
账页是账簿的主要内容，账页的格式因账簿的用途如总账、明细账和日记账等不同而不相同，因反映的经济业务内容不同而不相同。但一般都包括下列基本内容：
1）账户名称或称会计科目(一级科目和二级明细科目)。
2）记账日期栏，包括年、月、日。
3）凭证种类和号数栏。
4）摘要栏。
5）借、贷方金额及余额的方向、金额栏。
6）页次（包括总页次和分户页次）。
第三节& 日记账的设置与登记
前面讲到，日记账是按照时间先后顺序逐日逐笔连续登记经济业务的账簿。企业设置的日记账有普通日记账和特种日记账两类。
&& 一、普通日记账
普通日记账一般分为“借方金额”和“贷方金额”两栏，登记每一分录的借方账户和贷方账户的金额，不结余额。因其只有两个金额栏，因此，这种格式又称为“两栏式”。
普通日记账是根据原始凭证逐日逐笔顺序登记的，把每一笔经济业务转化为会计分录登记在普通日记账上，然后再据以过入分类账中。这种日记账的格式和登记方法如表7.3所示。
表7.3& 普通日记账
过账“√”
收到投入资本
到银行提现金
A产品完工验收入库
收回客户欠款
赊销A产品1 000件，
& 实收资本
& 生产成本
& 应收账款
主营业务收入
上述日记账的登记方法如下：
1）日期栏，按照经济业务发生时间的先后顺序逐项登记，并指明分录的日期。
2）摘要栏，简明扼要地说明每一项经济业务的内容。
3）账户名称栏，登记该笔经济业务应借、应贷的账户名称。
4）借方金额、贷方金额栏登记应记入各个账户的借方或贷方的金额。
5）过账栏，当将日记账的金额过入分类账后，在此栏作一“√”符号，表示已过账，以免漏记或重记。
采用普通日记账，可以逐日反映全部经济业务的发生情况，但由于只有一本日记账，不便于分工记账，而且记账工作量比较繁重，因此，目前我国企业很少采用。
二、特种日记账
为了逐日反映现金和银行存款的收付情况，各单位一般应设置 “现金日记账”和“银行存款日记账”。除此之外，有的单位还设置“转账日记账”，有的商业企业还设置“购货日记账”和“销货日记账”。
（一）现金日记账
现金日记账是记录和反映库存现金收付业务的一种特种日记账，一般采用订本式账簿。它按账页格式不同可分为三栏式现金日记账和多栏式现金日记账。
三栏式现金日记账的格式，如表7.4所示。该种日记账设有“收入”、“付出”和“结余”三个金额栏。
表7.4& 三栏式现金日记账
购办公用品
提现备发工资
张伟报销退款
应付职工薪酬
其他应收款
有的企业为了更好地反映货币资金的收入来源和支出去向，了解货币资金收支的详细状况，分析、汇总对应账户的发生额，也设置多栏式日记账。多栏式日记账将收入、支出金额栏按照对应账户设置专栏进行登记。收入栏按与现金相对应的贷方科目设置专栏，支出栏按与现金相对应的借方科目设置专栏，并加设收入合计栏和支出合计栏。月末，分别加计各栏数，计算期末余额。多栏式日记账格式如表7.5所示。
表7.5 多栏式现金日记账
收入（贷方科目）
支出（借方科目）
多栏式日记账中如果对应会计科目过多会造成账页庞大不便于登账，有的企业将一本多栏式现金日记账分拆成多栏式现金收入日记账和多栏式现金支出日记账两本账簿，分别记录现金的收入和支出。格式如表7.6、7.7所示。
表7.6现金收入日记账
表7.7现金支出日记账
现金日记账由出纳人员根据审核无误的现金收付款凭证，逐日逐笔序时登记，涉及银行存款与现金之间的收付业务，如从银行提取现金，应当根据银行存款付款凭证登记。具体方法是：
1）日期栏，登记现金实际收付日期。
2）凭证号数栏，登记收款凭证、付款凭证的种类和编号，如现收×、现付×等。
3）摘要栏，摘要说明登记入账的经济业务的内容。
4）对方科目栏，登记与现金收入或付出相对应的科目名称。对方科目反映了现金收入的来源和付出的用途，便于了解经济业务的来龙去脉。
5）收入、支出栏，逐笔登记现金的实际收付金额。多栏式现金日记账中，现金收入要按对应科目，将金额记入有关的“贷方科目”
各专栏内，同时加计收人合计；现金支出要按对应科目，将金额记入有关的“借方科目” 各专栏内，同时加计支出合计。
6）结余栏，登记现金结余金额。每日终了应分别计算出现金收入和付出的合计数，结出账面余额（通常每笔现金收入或支出后，都要随时计算出一个余额），同时将余额与出纳员保管的库存现金相核对，即通常说的“日清”。
如账实不符，应查明原因。每月末应计算本月合计，即本月的收入合计、付出合计和月末余额，即通常说的“月结”。
采用收入和支出分设账本的多栏式现金日记账时，登记方法可有两种做法：
1）由出纳人员根据审核后的收、付款凭证，逐日逐笔登记现金收入日记账和支出日记账，每日业务结束时，在支出日记账中计算出当日“支出合计”数，并将“支出合计”数由支出日记账转记到收入日记账的“支出合计”栏；最后，在收入日记账中计算当日账面结余额。会计人员应对多栏式现金日记账的记录加强检查、监督，并负责于月末根据多栏式现金日记账各专栏的合计数，分别登记总分类账的各有关账户。
2）另外设置现金出纳登记簿，由出纳人员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记，以便逐笔掌握库存现金收付情况和同银行核对收付款项。然后将收、付款凭证交由会计人员据以逐日汇总登记多栏式现金日记账，并于月末根据日记账登记总分类账。出纳登记簿与多栏式现金日记账要相互核对。
上述第一种做法可以简化核算工作，第二种做法可以加强内部控制和监督。
（二）银行存款日记账
银行存款日记账的格式，与现金日记账相同，可以采用三栏式，也可以采用多栏式。多栏式银行存款日记账如进一步细分，可以分为“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。格式见表7.8～表7.11所示。
为了便于与银行对账，也便于反映银行存款收付所采用的结算方式，银行存款日记账增设了“银行结算凭证种类和号数”
栏，分别注明结算凭证的种类及编号。其中，“种类”栏登记结算凭证的种类，如“现金支票”、 “转账支票”等；“编号”栏登记结算凭证的号码。若一个单位开设有若干银行存款户，应按开户银行和存款种类等分别设置银行存款日记账登记。对外币银行存款，应按不同的币种和开户银行分别设置日记账。
银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同，通常也是由出纳人员根据审核无误的银行存款收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。对于现金存入银行业务所编制的现金付款凭证，应当根据现金付款凭证登记。每日终了应分别计算出银行存款收入和付出的合计数，结出账面余额。每月末应计算本月合计，即本月的收入合计、付出合计和月末余额，并定期与银行对账单逐笔核对。发现账实不符情况，应及时查明原因进行处
表7.8 三栏式银行存款日记账
银行结算凭证
收到前欠货款
表7.9 多栏式银行存款日记账
银行结算凭证
收入（贷方科目）
支出（借方科目）
表7.10银行存款收入日记账
银行结算凭证
表7.11银行存款支出日记账
银行结算凭证
理。银行存款收支业务复杂的企业，也可以每日计算本日合计。
需要注意的是，对于货币资金的互转业务，如将现金送存银行或向银行提取现金，在同时设有现金日记账和银行存款日记账的情况下，双方应同时登记，不要遗漏。
（三）转账日记账
除设置现金、银行存款日记账外，一般企业不再设其他日记账。有的企业因管理的需要还设一本转账日记账，用来根据转账凭证登记除现金、银行存款收支业务以外的其他经济业务。转账日记账的格式见表7.12所示。
转账日记账是根据转账凭证逐笔顺序登记的。设置转账日记账的主要目的是将每日发生的转账业务集中反映出来；同时，利用转账凭证的记录，可以检查转账凭证有无丢失，保证账证相符。
表 7.12转账日记账
销货，款未收
购料，款未付
主营业务收入
第四节& 分类账簿的设置与登记
企业设置的分类账有总分类账和明细分类账两类。
一、总分类账
总分类账是按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。总分类账簿分别每一总账科目，按照编码顺序开设账户，进行分户核算。总分类账一般采用订本式账簿，在开设时应预先留足账页。总分类账能全面、总括地反映和记录单位的全部经济活动和财务收支情况，并为编制会计报表提供数据。因此，每一单位都必须设置总分类账。
总分类账的格式一般有三栏式和多栏式两种。
（一）三栏式
具体又可分为两种：
一种是不设对应科目栏的三栏式总分类账，只记录金额，不反映账户之间的对应关系，该种格式是总账最常用的基本格式，除设有日期、凭证字号、摘要等栏外，还设有借方、贷方和余额三个金额栏。其格式如表7.13所示。
另一种是设置对应科目栏的三栏式总分类账，既反映金额，又反映账户之间的对应关系，这种三栏式总分类账除在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏外，还分别在借方和贷方金额栏中设有对方科目栏。其格式如表7.14所示。该种格式主要适用于汇总记账凭证的会计核算组织程序，因在汇总记账凭证中保持了每个账户的对应关系，据以登记总账时，可在总账账户中仍保持账户的对应关系，以便于分析每个账户增减变化的来龙去脉。汇总记账凭证的会计核算组织程序将在本书第十章中叙述。
与不设置对应科目栏的总账相比，设置对应科目栏的总分类账能够更清晰地反映经济业务的来龙去脉，受到会计人员的欢迎。
表7.13不设对应科目栏的三栏式总分类账
会计科目：应收账款
1-10日发生额
11-20日发生额
21-31日发生额
表7.14设置对应科目栏的三栏式总分类账
会计科目：应收账款
收A公司货款
（二）多栏式
多栏式总分类账是把所有的总账科目合设在一张账页上，但其具体设计又有两种方法：
一种是按会计科目分设专栏，所有的经济业务，根据记账凭证序时、分类直接登记入账。这种格式具有序时账簿和总分类账簿的双重作用，它实际上是把序时账簿和总分类账簿结合在一起，变成了一种联合账簿，通常称为日记总账。采用这种总分类账簿，可以减少记账的工作量，提高工作效率，并能较全面地反映经济业务的来龙去脉，便于分析各单位的经济活动情况。它一般适用于经济业务简单和涉及会计科目较少的单位。其格式见表7.15所示。
表7.15 日记总账
另一种是按经济业务的性质分设专栏，所有的经济业务，根据记账凭证定期汇总登记入账。其格式见表7.16所示。
表7.16 多栏式总分类账
借方发生额
贷方发生额
多栏式总分类账按全部总账科目设置，可以全面反映每项经济业务的来龙去脉，有利于分析利用会计核算资料。但是如果设置的会计科目多，总账的账页就会过长，不便于记账和查阅。
总分类账的登记方法需根据采用的会计核算组织程序而定。它可以直接根据各种记账凭证逐笔登记，也可以将各种记账凭证先汇总编制成汇总记账凭证或科目汇总表，再据以登记，还可以根据多栏式现金日记账、银行存款日记账逐笔或定期汇总登记。
二、明细分类账
为了详细地反映各单位经济活动的情况，为经营管理和编制会计报表提供数据资料，除现金、银行存款外，各单位应根据需要，设置明细分类账，采用不同的账页格式，进行明细分类核算。
明细分类账一般采用活页式账簿，但也有少数采用卡片式账簿。明细分类账的格式很多，一般有以下几种：
（一）三栏式
三栏式明细分类账的账页格式与三栏式总分类账的账页格式相同，即只设有借方、贷方及余额三个金额栏，不设数量栏。它主要适用于登记只要求反映金额的经济业务，如应收账款、应付账款等业务。格式见表7.17。
表7.17三栏式明细分类账
会计科目：&&&&&&&
二级或明细科目：
（二）数量金额式
数量金额式明细账是在借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）栏下再设数量、单价和金额三个小栏。它用来登记既要反映金额又要反映数量的经济业务，如原材料、库存商品等财产物资的收发存等业务。格式见表7.18。
数量金额式明细分类账
账簿名称：
类别：&&&&&&&&&&&&&&
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&存放地点：
品名：&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
储备定额：
编号：&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
计量单位：
（三）多栏式
多栏式明细账又称“分析式明细账”，是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在明细账的借方栏或贷方栏按明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页上集中反映各有关明细项目的详细资料。
多栏式明细账主要适用于无需核算数量，且在管理上需要了解其构成内容的收入、费用、利润等科目，如“生产成本”、“主营业务收入”、“本年利润”等科目。
多栏式明细账的设置比较灵活，可以是借方多栏(用于生产成本、制造费用、管理费用、财务费用、主营业务成本、销售费用等成本费用明细账)，贷方多栏(用于主营业务收入、其他业务收入、营业外收入等收入明细账)，借贷方多栏(用于负债如应交税费——应交增值税等，用于所有者权益如本年利润等明细账)。多栏式明细分类账的账页格式见表7.19、表7.20、表7.21。
表7.19制造费用明细账
表7.20主营业务收入明细账
表7.21本年利润明细账
对于借方多栏式的明细账如生产成本明细账，除期末完工产品成本结转记入贷方外，平时只记录借方金额，所以，可以只在借方设多栏，而不设置贷方栏。对于贷方多栏式的收入类明细账则可以只在贷方设多栏，而不设置借方栏。这样的多栏式明细账平时都是单方向登记，即平时只在借方或贷方登记。如成本、费用类明细分类账，平时只在借方登记，而收入类明细分类账，平时只在贷方登记，当发生冲减成本费用、冲减收入及月末结转分配业务时，可以用红字进行登记，予以冲减。多栏式明细账也可以双向登记，如本年利润明细账等，要按利润构成项目分借、贷方设专栏进行登记。
除上述几种常见的格式外，还有横线登记式等其他各种格式。各单位也可以根据需要自行设计。对某些业务单纯，发生次数较少的总分类账户，也可以不设明细账。
各种明细分类账的登记方法，应根据各单位的业务量大小、人员多少、经济业务内容和经营管理的需要而定。明细分类账由会计人员根据审核无误的原始凭证或标有明细科目及金额的记账凭证登记，可以逐笔登记，也可以逐日或定期汇总登记。但债权债务明细账和财产物资明细账应当每天登记，以便随时与对方单位结算和核对库存余额。
第五节& 会计账簿启用、登记和更正规则
一、账簿启用规则
账簿是重要的会计档案，为保证账簿记录的真实和完整，明确记账责任，在启用新的会计账簿时，会计人员应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称；填写账簿扉页上的“账簿启用及交接表”以登记有关内容。记账人员或会计机构负责人、会计主管人员调动工作或因故离职时，应办理账簿交接手续，在交接记录栏内填明交接日期、接办人员或监交人员姓名，并由交接双方人员签名或盖章。
启用订本式账簿，对于未印制顺序号的账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并需定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。
二、账簿登记规则
会计人员应当按规定的方法，依据审核无误的记账凭证及所附的原始凭证登记会计账簿。账簿登记规则如下：
1）登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
2）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。
3）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。
4）登记账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。但在下列情况下，可以使用红色墨水记账：
①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；
②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；
④会计制度中规定可以用红字登记的其他会计记录。
5）各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销或注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。
6）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金、银行存款日记账必须逐日结出余额。
7）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。
8）账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规定的办法进行更正。
三、错账更正规则
登记账簿难免会发生错误，产生错账，如重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记串、借贷方向记反等，从而影响会计信息的准确性，应及时找出差错，并予以更正。
（一）查找错账的方法
查找错账的方法，通常有差额法、除二法和除九法。
差额法就是直接按照错账的差额数字来查找错误的一种方法。有时，由于工作疏忽，漏记某个数字，使得账与账之间不符，其差额则为漏记的数字。例如，计提短期借款利息3 500元，记账时漏记“预提费用”账户。在试算平衡表上，资产总额为780 000元，而负债及所有者权益总额则为776 500元，其差额3 500元是漏记“预提费用”的金额。查错时，应特别注意金额为错误差数的经济业务，看是否漏登。
除二法就是把错账的差额数字除以2来查找错误的一种方法。有时由于疏忽，错将借方金额登记到贷方，或者错将贷方金额登记到借方，这就必然会出现一方(借方或贷方)合计数多，而另一方(贷方或借方)的合计数减少的情况，其差额应是记错方向数字的二倍，而且差错数为偶数。对这种错误的检查，可采用除二法，即用差错数除以2，得出的商数就是账中记错方向的数字。然后再去寻找差错的数字就有了目标。
除九法就是用错账的差额数字除以9来查找错误的一种方法。在登记账目时，有时会把数字的位数记错，如错将l 500记为150，错将200记为2 000；或者将应记账的数字颠倒，如把28错写成82，两种错误造成的差额，均为9的倍数。采用除九法，就是要根据错账的差额是否能被9除尽，进一步判断错账发生的原因。
（二）错账更正的方法
经上述各项核对之后，若发现账簿记录或凭证记录有错，应根据错误发生的具体情况，采用正确的方法予以更正。由于记账差错的具体情况不同，更正错误的方法也不同，一般常用的更正错误的方法有：划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。
1.划线更正法
划线更正法是指用划线注销原有错误记录，然后在划线上面写上正确记录更正错误的一种错账更正方法。它主要适用于结账以前发现账簿记录中文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时文字或数字的笔误的情况。更正时，先在错误的文字或数字上划一条红色横线，表示注销，但必须使原有字迹仍可辨认，以备查考；然后在划线上方空白处用蓝字写上正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。必须注意，对于文字错误，可只划去错误的部分。而对于数字错误，必须将整笔数字用红线全部划去，不能只划去其中的几个错误数字。如将6 900错写成9 600，应将9
600整个数字全部用红线划去，再在红线上面空白处用蓝字或黑字写6 900予以更正。
&2.红字更正法
红字更正法又称“赤字冲账法”、“红字冲销法”。是指用红字冲销或冲减原记数额，以更正或调整账簿记录错误的一种方法。
红字更正法适用于下列两种情况：
1）根据记账凭证所记录的内容记账以后，在当年内发现记账凭证中应借应贷的会计科目错误或记账方向错误。更正的方法是：先用红字金额填写一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，并据以用红字登记入账，冲销原有错误的账簿记录；同时再用蓝字或黑字重新填制一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“订正某月某日某号凭证”字样，并据以用蓝字或黑字登记入账。
【例7-1】东方公司2009年2月末结账前发现，本月2日生产产品领用材料4 500元，填制记账凭证时，编号为转字第05，会计分录为：
借：制造费用&&&&&
贷：原材料&&&&&&&
此记账凭证的问题为会计科目记错。应借记“生产成本”科目。更正错误的方法是：
①先用红字填写一张记账凭证，其会计分录为：（分录中方框表示红字，下同）
借：制造费用&&&&&
贷：原材料&&&&&&&
(在摘要栏注明：注销2009年2月2日转账凭证：转字第05)
②再用蓝字或黑字填制一张正确记账凭证，其会计分录为：
借：生产成本&& 4 500
贷：原材料&&&& 4
(在摘要栏注明：订正2009年2月2日转账凭证：转字第05)
2）根据记账凭证所记录的内容记账以后，发现记账凭证上应借应贷的会计科目、记账方向都没有错误，只是所记金额大于应记金额，造成账簿记录有错误。更正的方法是：将多记金额(即正确金额与错误金额之间的差额)用红字编制一张与原错误记账凭证所记载的应借应贷会计科目和记账方向完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销某月某日某号凭证多记金额”字样，以冲销多记金额，并据以登记入账。
【例7-2】百峰公司2009年2月末结账前发现，本月5日用银行存款22
300元购买机器设备，编制记账凭证时误写为23 200元(记账凭证编号为银付第08)。会计分录为：
借：固定资产&&& 23 200
贷；银行存款&&& 23 200
&此记账凭证的错误为金额多记900元。更正方法是用红字金额填制一张记账凭证，冲减多记金额900元(23 200一22 300)。
借：固定资产&&& 900
贷：银行存款&&&& 900
&(在摘要栏注明：冲销2009年2月5日付款凭证(银付第08)多记金额)
&3.补充登记法
补充登记法是指用蓝字或黑字增记金额，调整账簿记录错误的一种方法。补充登记法适用于记账凭证上应借应贷的会计科目、记账方向都没有错误，只是所记金额小于应记金额，造成账簿记录错误的情况。更正时，将少记金额用蓝字或黑字编制一张与原错误记账凭证所记载的应借应贷会计科目和记账方向完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“补记某月某日某号凭证少记金额”字样，以补记少记金额，并据以登记入账。
【例7-3】阳春工厂2009年5月末结账前发现，本月12日收到客户欠款合计45 000元。编制记账凭证时，记账凭证编号为银收第21，会计分录为：
借：银行存款&&&&&&
贷：应收账款&&&&&&
此记账凭证的错误为金额少记40 500元。更正方法是：用蓝字或黑字金额填制一张记账凭证，增记金额40 500元(45 000－4
借：银行存款&&&&&
贷：应收账款&&&&&
(在摘要栏注明：补记2009年5月12日收款凭证（银收第21）少记金额)
第六节& 总分类账同明细分类账平行登记规则
总分类账是按照总分类账户开设，用以提供总括指标的账簿；明细分类账是按照总分类账户所属的明细账户开设，用以提供明细指标的分类账簿。在总分类账中进行的核算称为总分类核算（简称总核算），在明细分类账中进行的核算称为明细分类核算（简称明细核算）。各单位在进行总分类核算的同时，应根据管理的需要，进行必要的明细分类核算。
从提供指标之间的关系来看，总账对其所属明细账起统驭和控制的作用，可称之为统驭账户或控制账户；明细账则对其所隶属的总账起辅助和补充的作用，可称之为从属账户。
在会计实务中，有些账户没有必要进行明细核算，所以不设明细分类账户，这样的总分类账户不能称之为统驭账户或控制账户。总分类账与其所属的明细分类账核算的经济内容相同，提供的核算资料相互补充，但是详简程度不同。因此，在核算时，必须采用平行登记的方法。
所谓平行登记，就是对每一项经济业务，根据会计凭证，一方面要在有关的总分类账中进行总括登记，另一方面要在其所属的有关明细分类账中进行明细登记，登记总分类账和明细分类账的原始依据应该相同，会计期间应该一致，借贷方向应该一致，金额应该相等。
总分类账与其所属明细分类账平行登记的规则是：
一、依据相同
是指对发生的经济业务，都要以相关的会计凭证为依据，既登记有关总分类账，又登记其所属的明细分类账。
二、期间相同
是指对每一项经济业务在记入总分类账和所属的明细分类账的过程中，可能时间先后不同，但必须在同一会计期间双方都登记入账，不能只登总分类账，不登明细分类账；或只登明细分类账，不登总分类账。
三、方向一致
指对每一项经济业务，总分类账和所属的明细分类账登记的方向应相同。一般来说，总分类账记入借方，明细分类账也应记入借方，反之都应记入贷方。但是对于不设置贷方栏或不设置借方栏的多栏式明细账来说，当发生冲减组成项目额的业务时，只能用红字进行登记。如管理费用多栏式明细账，当发生冲减费用及月末结转分配业务时，只能用红字在借方进行登记，表示冲减。对于冲减费用及月末结转分配业务，管理费用总账是在贷方登记。这里明细账以红字在相反的方向进行登记表示总账中相同方向的记录。
四、金额相等
是指记入总分类账的金额和记入其所属的明细分类账的金额合计相等。
依据平行登记规则记账后，总分类账和所属的明细分类账之间形成如下相互核对的数量关系：
1）总分类账有关账户的本期发生额与其所属的各个明细分类账户本期发生额的合计数相等。以公式表示为：
总账本期发生额 ＝ 所属明细账本期发生额合计
2）总分类账有关账户的期末余额与其所属的各个明细分类账户的期末余额的合计数相等。以公式表示为：
总账期末余额 ＝ 所属明细账期末余额合计
【例7-4】 飞龙公司2009年5月1日原材料和应付账款的期初余额如表7.22和表7.23所示：
原材料账户账面余额& &&&&&&&&&&&&&
单价（元／公斤）
——甲材料
——乙材料
&&&&&&&&&&&表7.23 应付账款账户账面余额&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
——光明厂
——顺达公司
5月份，飞龙公司发生以下经济业务：
1）2日，向光明厂购进甲材料1 000公斤，每公斤20元，材料已验收入库，货款以银行存款支付（增值税略，下同）。
2）5日，生产产品领用甲材料500公斤，每公斤20元，共计10
000元；领用乙材料300公斤，每公斤10元，共计3 000元。
3）12日，向顺达公司购进乙材料400公斤，每公斤10元，材料已验收入库，货款尚未支付。
4）26日,以银行存款4000元偿还顺达公司货款。
5）30日，向光明厂购进甲材料1 000公斤，每公斤20元，向顺达公司购进乙材料500公斤，每公斤10元，材料都已验收入库，货款尚未支付。
根据上述经济业务编制会计分录如下：
1）借：材料采购&&&&&&&&&&&&&&&&&
贷：银行存款&&&&&&&&&&&&&&&&&
借：原材料——甲材料&&&&&&&&&
贷：材料采购&&&&&&&&&&&&&&&&&
2）借：生产成本&&&&&&&&&&&&&&&&&
贷：原材料——甲材料&&&&&&&&&&&
——乙材料&&&&&&&&&& 3 000
3）借：材料采购&&&&&&&&&&&&&&&&&&
贷：应付账款——顺达公司&&&&&&
借：原材料——乙材料&&&&&&&&&&
贷：材料采购&&&&&&&&&&&&&&&&&&
4）借：应付账款——顺达公司&&&&&&
贷：银行存款&&&&&&&&&&&&&&&&&&
5）借：材料采购&&&&&&&&&&&&&&&&&
贷：应付账款——光明厂&&&&&&&
——顺达公司&&&&&& 5 000
借：原材料——甲材料&&&&&&&&&
——乙材料&&&&&&&&&& 5 000
贷：材料采购&&&&&&&&&&&&&&&&&&
根据上述会计分录登记有关的总分类账户和明细分类账户如表7.24～表7.25所示。
表 7.24总分类账户
会计科目：原材料
生产领用材料
会计科目：应付账款
明细分类账户
原材料明细账&&&&&&&&&&&&&
类别：&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
&&&&&&&&&&&&存放地点：
品名：甲材料&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
储备定额：
编号：&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
计量单位：公斤
生产领用材料
原材料明细账
类别：&&&&&&&&&&&&
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&存放地点：
品名：乙材料&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
储备定额：
编号：&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
计量单位：公斤
月初余额&&
生产领用材料
应付账款明细账
会计科目：应付账款&&&& 明细科目：光明厂
会计科目：应付账款&&&&&&
明细科目：顺达公司
第七节& 结账和对账
为了总结一定会计期间(月度、季度或年度)的经济活动变化情况和结果，满足编制会计报表、提供信息和保证账簿记录正确等的需要，各单位必须在期末进行结账和对账。
结账，是会计期末对账簿所做的汇总和结转工作,就是把一定会计期间所发生的经济业务，在全部登记入账后，计算出每个账户的本期发生额和期末余额，并将余额结转下期或下年新账的过程。通过结账，分清上下期的会计记录，结出本期损益，为编制会计报表做好准备工作。
（一）结账的程序及内容
1）将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。既不能将已发生的经济业务延迟到以后入账；也不能将未发生的经济业务提前入账。
2）按照权责发生制记账基础的要求进行账项调整，合理确定本期应计的收入和应计的费用。具体包括：
①应计收入的调整
应计收入是指那些已经在本期实现但尚未收到款项而未登记入账的收入，如应收金融机构的存款利息收入、应收的销货款等。对于这类调整事项，由于收入已经在本期实现，虽然款项尚未收到，按照权责发生制记账基础的要求，应确认为本期的收入，借记“应收账款”等科目，贷记“主营业务收入”
等科目；待以后收取款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款” 等科目。
【例7-5】飞龙公司1月采用委托收款结算方式销售商品一批，货款200 000元，月末办妥货款托收手续。增值税略。这笔账项调整的会计分录为：
借：应收账款&&&&&&&&&&&&&&&&
贷：主营业务收入&&&&&&&&&&&&&
200 000&&&&
②应计费用的调整
应计费用是指那些已经在本期发生但款项尚未支付而未登记入账的费用。如应付金融机构的借款利息、租用房屋但尚未支付的租金、应计的有关税金等。应计费用虽然款项尚未支付，但本期已经耗用或受益，应于会计期末进行账项调整，确认为本期的费用，借记“管理费用”、“财务费用”、“营业税金及附加”等科目，贷记“其他应付款”、“应交税费”
等科目。待以后实际付款时，借记“其他应付款”等科目，贷记“银行存款” 等科目。
【例7-6】 3月初，飞龙公司向腾飞公司租入包装物，租金每月500元，至月末飞龙公司尚未支付包装物租金。这笔账项调整的会计分录为：
借：管理费用&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
&贷：其他应付款——包装物租金&&&&&& 500
③收入分摊的调整
收入分摊是指企业已经收取有关款项，但未完成或未全部完成商品或劳务的提供，需要在会计期末分摊确认本期已经实现的收入金额，并调整以前预收款项时形成的负债。如提供劳务预收的款项、销售商品预收的定金等。当收到预收收入时，借记“银行存款”
等科目，贷记“预收账款” 等科目；在以后提供商品或劳务时，进行期末账项调整，借记“预收账款” 等科目，贷记“主营业务收入”等科目。
【例7-7】1月初，飞龙公司将暂时不用的办公楼出租给五峰公司，合同约定年初预付全年租金120 000元。1月初，飞龙公司收到该项款项并存入银行。相关会计分录如下：
收到款项时：
借：银行存款&&&&&&&&&&&&&&&&
& 贷：预收账款&&&&&&&&&&&&&&&&
每月末确认收入时：
借：预收账款&&&&&&&&&&&&&&&&&
& 贷：其他业务收入&&&&&&&&&&&&&
④费用分摊的调整
费用分摊是指企业已经支付有关款项，但该项支出能使若干会计期间受益，因此，需要将该项支出在受益的会计期间进行分配，如预付财产保险费、预付报刊杂志费等。当支付有关费用时，借记“待摊费用”等科目，贷记“银行存款”等科目；当分摊有关费用时，借记“管理费用”、“制造费用”等科目，贷记“待摊费用”等科目。
【例7-8】11月初，飞龙公司支付下年的报刊杂志费2 400元。
支付款项时：
借：待摊费用&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
&&& 贷：银行存款&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
下年1月起，每月摊销报刊杂志费200元：
借：管理费用&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
&&& 贷：待摊费用&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
3）办理其他转账业务。本期内的其他转账业务，有相当部分没有原始凭证，要根据账簿记录编制记账凭证，如分配结转制造费用、结转完工产品的成本、结转已销产品生产成本、结转收入和费用类账户至“本年利润”账户等，这些转账业务都涉及本期盈利的正确计算，应当在期末编制结转分录，并登记入账。
4）结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期。
（二）结账的方法
结账主要分为月结、季结和年结等，各有着不同的结账方法。结账时,应当根据不同的账户记录，分别采用不同的方法：
1）对不需要按月结计本期发生额的账户，如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后—笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。
2）现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，结出本月发生额及余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面再通栏划单红线。
3）需要结计本年累计发生额的某些明细账户，如收入、费用明细账等，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面再通栏划单红线。12月末时“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。
4）总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括地反映全年各项资金运动情况的全貌，核对账目，要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。
对账，就是在有关经济业务入账后，进行账簿记录核对的工作。对账的目的是确保账簿记录的正确、真实、完整，保证账证相符、账账相符、账实相符。对账包括日常核对和定期核对两种。日常核对是指会计人员在编制会计凭证时，对原始凭证和记账凭证的审核，以及在登记账簿时对账簿记录与会计凭证的核对。定期核对是指在期末结账前，对凭证、账簿记录等进行的核对。
对账的内容主要包括：账证核对，账账核对，账实核对三个方面。
1.账证核对
账证核对就是将各种会计账簿（总分类账、明细分类账及现金和银行存款日记账等）的记录与有关会计凭证（记账凭证及所附的原始凭证）的内容相核对。按照我国《会计法》和国家统一会计制度的规定，会计账簿的登记，必须以经过审核的会计凭证为依据。账证核对主要是在日常编制凭证和记账过程中进行，做到随时发现错误，随时查明纠正。月末如发现账账不符或账实不符，应回过头来对账簿记录与会计凭证进行核对。核对时，将会计账簿的记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证号、摘要、金额、记账方向等相互核对，保证二者相符。
2.账账核对
账账核对就是对不同会计账簿之间的记录进行核对。每一项经济业务，一方面要记入总分类账；另一方面要记入相关的明细分类账，对于涉及货币资金收付的业务，还要记入相关的日记账。账账相符要求核对不同会计账簿之间的记录，主要包括：
1）总分类账各账户的期末借方余额合计数与期末贷方余额合计数的核对。
2）现金、银行存款日记账的期末余额、各明细分类账户的期末余额合计数与有关总分类账各账户期末余额的核对。
3）会计部门的财产物资明细账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关明细账期末余额的核对等。
核对的方法是编制总分类账试算平衡表、总分类账与其所属明细分类账余额明细表等。
3.账实核对
账实核对就是将各种财产物资的账面余额与实有数额相核对。具体内容包括：
1）现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对；
2）银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对；
3）固定资产、原材料、库存商品等各种财产物资明细账账面余额与财产物资的实存数额相核对；
4）各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人相核对等。
第八节& 会计账簿的更换和保管
一、账簿的更换
为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果，每到新的会计年度开始时，一般都要启用新账簿，并将上年度的会计账簿归档保管。
一般情况下，现金日记账、银行存款日记账、总分类账及绝大多数明细分类账，每年都要更换新账。但有些财产物资明细账、债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账的工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次，各种备查簿也可以连续使用。但在“摘要”栏内，要加盖“结转下年”戳记，以划分新旧年度之间的金额。
更换的新账，要把上年各账户的余额都结转过来。结转账簿年度余额时在本账簿中最后一笔记录的下一行“摘要”栏注明“结转下年”字样，同时将旧账簿中各账户的余额直接记入新账簿中有关账户新账页的第一行“余额”栏内，在“摘要”栏内注明“上年结转”
字样，并标明余额方向，余额方向应同上一个会计年度本账户的余额方向相同。在新旧账户之间转记余额，无需填制记账凭证，但应核对相符。
在年度内，订本账记满更换新账时，办理与年初更换新账簿相似的手续。
二、账簿的保管
会计账簿和会计凭证、会计报表等都是企业重要的会计档案和历史资料，必须妥善保管，不得任意丢失和销毁。
使用中的各种会计账簿日常应由各自分管的记账人员专门保管，既要安全、完整，又要使用方便。年末结账后，会计人员应在活页账簿前面加附“账簿启用及交接表（或经管账簿人员一览表）”装订成册，并加上封面，统一编号后，与各种订本账一并归档。各种账簿应按年度分类归档，编制目录，妥善保管。既保证在需要时能迅速查阅，又保证各种账簿的安全和完整。
会计账簿应按照规定期限严格保管，保管期满后按规定销毁。各种账簿的保管期限和销毁的审批程序，应按有关的规定严格执行。