通达OA案例 - 用信息化手段固化企业流程、提升管理效率
用信息化手段固化企业流程、提升管理效率
OA管理员：魏鸿，2005年—2007年在河南绿野电脑学校任网页设计老师。2007年11月，进入郑州思念信息中心，负责OA、网站等系统管理工作。在近五年的通达OA管理工作中，已熟练掌握各模块的应用并能分析解决各类问题，了解数据库中表的结构，能够通过数据库管理工具解决相关问题。能够应用Html语言、CSS样式、Javascrip脚本设计工作流程，目前为思念公司生产、营销、财务、研发等系统设计工作流程有120多个。
成立时间：一九九七年六月
公司人数：15000人以上
年销售额：36亿
公司简介：郑州思念食品有限公司是国内最大的专业速冻食品生产企业之一，成立于1997年。公司在郑州市金水区和惠济区有两个工业园，合计占地近1000亩，拥有员工一万五千多人，年生产能力超过50万吨。公司产品涵盖速冻汤圆、速冻水饺、速冻面点、速冻休闲食品、速冻西点、速冻调理制品等六大系列、300多个花色品种，主要产品在国内市场占有率达20%以上。日，思念公司在新加坡交易所主板成功挂牌上市。
思念公司的品牌影响力、生产能力、销售总量均位居全国同行业前列。目前公司在郑州、四川、湖州、广州等地建有生产基地，拥有几十条现代化的速冻及常温生产线，几万吨低温冷库和遍布全国的销售网络。思念公司先后被河南省政府确定为“河南省农业产业化优秀龙头企业”、“河南省百户重点工业企业”；被国家农业部、发改委等八部委评定为“全国农业产业化优秀龙头企业”及“农业产业化国家重点龙头企业”；思念公司被国家信息化评测中心评为“中国企业信息化500强”；思念公司连续多年被中国食品工业协会、物流专业委员评为“中国食品物流50强”及“全国食品物流定点企业”。思念公司已通过ISO国际质量管理体系认证、ISO22000食品安全管理体系认证并获得HACCP认证；公司拥有国家CNAS认可检测实验室、国家级企业技术中心和省级工程技术中心；“思念”牌汤圆、水饺还双双荣获“中国名牌产品”； 2008年10月，思念食品携手奥运，成为“北京2008年奥运会速冻包馅食品独家供应商”，是速冻食品行业中唯一的一家。
OA选型过程：
2004年，随着速冻产品被国内消费者广为接受，思念公司步入了高速发展阶段，前后几年间（年）销售额年年实现翻番。然而在高增长的背后，是企业传统办公效率的严重滞后，主要表现在以下几个方面：
1、内部沟通手段滞后，仅依靠当时有限的几个免费邮箱进行内部信息的沟通，同时为了让员工使用上外部邮箱，还要给每个员工开通外网权限，占用了当时昂贵的互联网带宽资源，同时众多员工的上网行为也带来了一系列的管理难题。
2、各种公告通知、文件都依靠发纸质文件去发放传递，可追溯性、共享性极差。
3、各种内部公文的审批流程也需要用纸质文稿流转，由于众多的流程审批人员经常出差，造成一个普通的公文审批少则一周、多则达半个多月的审批时间。
鉴于上述情况，公司领导决定通过信息化手段提升公司整体办公环境和工作效率，信息中心为此查阅了大量相关案例，参观了一些先期使用OA的一些企业。经过近3个月的考察，对当时国内的OA软件应用情况有了一定的认识。
2004年前国内的OA软件主要是一些基于lotus domino软件开发的办公系统，OA用户的日常维护量非常大，同时对OA管理员的素质要求很高。我们无意中看到BBS上有人推荐通达公司的OA软件，当时抱着试试看的心态下载一个安装到服务器上。短小、傻瓜式的安装程序、简洁易用的软件界面、灵活的工作流配置等众多功能，一下吸引了我们的目光。经过信息中心内部2个月的试用后，我们向公司领导进行了汇报演示，取得了公司高层的一致支持。在2004年8月，通达OA办公系统在郑州思念食品公司正式上线，揭开了思念公司信息化建设的新篇章。
目前通达OA的使用情况：
从2004年OA上线至今的8年间，OA版本已经从最初的2004版升级到目前的2010版。随着公司的发展，OA用户也从最初的一百人左右，扩展到现在的三千多个用户，日常在线人员700余人。使用范围涵盖总公司、营销中心10个大区以及四川、湖州、广州等众多外建分厂。目前所用到功能主要有：邮件、工作流、公告通知、新闻管理、后来开发的“思念报”、日程安排、会议申请、车辆申请、公共文件柜、项目管理等功能。
通达OA功能与实际应用举例：
1、工作流：实现了全国各地无处不在的办公，销售单位及外建厂跟总部之间的签批工作全依赖工作流，平均每天需要通过工作流来办理的事项有300多个（见上图）。
2、菜单灵活定义功能，支持挂接外部系统，我们通过此功能，增加了“IT综合服务平台”，和OA无缝接合，报修人在填写完毕故障描述提交后，OA系统自动发送短信到相关人员的手机上，大大提供了故障受理效率。同时在该平台上，报修人还可以对维修人员的服务进行满意度打分，便于上级对下属工作态度的监管。报修界面见下图：
公告通知：在公告通知中，我们分“营销中心”和“总公司”两个系统分别进行公告，销售管理部用户在发布公告时，发布范围选择营销中心用户，如上图。
新闻管理：我们将新闻管理改名为项目公告板，在2010版中，可以通过“系统代码设置”自由添加下级分类，这一点刚好满足了我们公司的需求，我们根据自身需求分别添加了扫盲战报、美食总动员、销售战报、分销商、NC与BI、ISO9000，如下图：
我们创建了“新闻管理”角色，给不同项目负责人分别添加新闻管理权限，具有管理权限的用户只能编辑自己添加新闻。
OA工作流模块在思念公司的全面推行，目前工作流系统已经深入应用到思念公司生产、营销、财务、研发、采购、人资行政等各个环节，方便了思念各地的分公司办事处、外建厂和总部之间互相沟通协调工作，提高了工作效率，促进了公司各管理制度的高效、规范运行。工作流已成为思念公司日常工作中不可缺少的信息化应用。下图为我们公司的流程分类，目前所用工作流有120多个，下面介绍一下合同审批流程的应用。
采购类制式合同审批流程
1、流程功能：合同从原来的领导在纸质版合同上签字，转成工作流审批，节省时间、提高工作效率、方便总部领导对外建厂合同的管理。
2、流程流转说明：发起人选择合同类型，经过价审或招标及各级领导审核同意后，转至行政部盖章。
3、使用范围：总公司采购部及外建厂采购部
合同内容较长，这里我通过CSS样式，使合同内容只在高600px宽760px的区域范围内显示，样式内容如下：
.kuang { font-size: 12 color: #333333; float: height: 600 width: 760 overflow: clear: position: overflow:padding: 10 align:}
在采购类制式合同中共有6类，如下图：
为方便用户操作，在JS脚本中建了一个函数，设置为只显示当前选择的合同，比如合同名称下拉菜单中选择了“设备采购合同”后，整个页面便会只显示此合同，其他合同内容全部隐藏。JS脚本中添加代码如下：
将每一个合同内容包含在一个DIV中，ID分别等于S1——S6，当合同类型下拉菜单发生改变时，调用函数showtable()，即： onchange="showtable()" 。
以上操作只是实现了发起人在选择后只显示当前所选合同，转交到其他步骤后还是会将所有合同罗列出来，若实现转交到每一个步骤都仅显示当前所选合同，需在JS中添加：
window.onload = function(){
showtable();}
这样便会所有步骤只要一打开这一工作流，就加载函数showtable()。
流程图说明：
（1）3和7步骤可以回退到之前的步骤；
（2）合同金额在10万以下的副总审批后转交行政部盖章；
（3）合同金额在10万以上的转交总经理审批后，行政部盖章；
在知识管理模块中，思念用的最多的是“公共文件柜”，分门别类创建文件夹，很方便的视文件类型设置相关权限，既方便了用户随时随地查看文件，也方便了公司对文件的管理。许多部门也建立了自己的部门级文件柜，通过对访问、下载、删除等权限的控制，对文件柜中的内容进行了安全有效的管理。文件目录如下图：
其他功能模块
1、日程安排：为方便领导便捷的了解部门员工日工作内容，我们用日程安排模块写每日工作内容及次日工作计划（如下图）。为避免员工修改写好的日志，日程安排中原有的修改功能已取消。
2、项目管理：为了对各个部门众多的项目管理提供信息化手段，我们启用了OA中的项目管理模块，对项目的具体事务以流程进行记录，方便了领导对项目情况的审查、监督。
3、电子版企业报：以前的思念报只有报纸版，2008年底，通达工程师协助开发了思念报模块，从此思念公司在OA系统上有了电子版思念报，既方便了员工阅读搞件，又提高了投稿积极性，匿名评论功能更是激发了员工针对某些文章的积极交流，下图为思念报在桌面上显示的截图：
4、投票管理：体现了公平公正，实现了民主。
产生的效益
自2004年以来的8年间，思念食品信息化建设一直在高速发展，期间主要的业务软件如ERP系统，因为软件技术、发展应用等原因先后3次更换了软件厂商。唯独通达OA系统一直在思念公司使用至今，在信息中心内部被称为最“长寿的系统”。OA用户也从初期的100余人发展到现在的3000余人，日平均在线人数700余人。促使思念人多年来对通达OA不离不弃的原因，不仅仅在于其便捷的维护性，更多在于其为企业创造的综合效益：
1、工作流的大量应用（120余个），大大提高了企业的审批效率。据行政部门不完全统计，一个审批流程比传统的纸质审批流程提高近86%；
2、OA系统的上线，方便了内部文档的沟通，取消了大量为上外部邮箱而开通的外网权限，降低了员工不良的上网行为对工作次序的影响，同时也提高了网管的管理效率；
3、我们除了在OA上开办了各种工作进度公告栏、认证公告栏、排行榜外。还在通达工程师的配合下，开发了IT报修平台、知识库等信息采集平台。
总之，8年以来思念人对通达OA的深入应用，多种信息化手段在OA系统上的完美展现，使通达OA在思念公司内部被认定为“用信息化手段固化企业流程、提升管理效率”的楷模。
活动已结束，点评功能已停用！改变传统流程管理
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商务进行时
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&王杰 信息化可以提高学校管理效率
王杰，北京大学副校长。新京报记者 吴江 摄
北京大学副校长王杰认为，信息化可以提高学校的管理效率，同时对教学提出了新的要求。他说，互联网时代，人们会大量接收碎片化信息，关键在于如何辨别真伪。
信息化对教学提出了新要求
新京报：北大学校管理引入哪些新媒体手段？
王杰：现在随时随地，人人都进行网上交互活动，进行信息接收。这对学校的管理运行，基本的教学科研，都会产生巨大的影响。信息化手段可以提高管理效率，很多过去独立的信息系统都可以整合到移动终端和手持终端上，非常方便。比如北大在2014年左右做过一个毕业生离校系统，改变了传统的到各部门盖章的“转单”流程，通过网上窗口和APP就可以办理，学生们都说这是“一分钟滚蛋系统”。
新京报：信息化教学方面带来了哪些变化？
王杰：一方面，现在学生们都有手机了，可能上课下课都在玩，给学校管理和教学带来挑战。另一方面，他们可以随时随地学知识，有些比老师讲得好多了。这对教学提出了新的要求，要考虑如何让学生上课有所收益。
新京报：学校是怎么应对这些挑战的？
王杰：我们引进了很多新的教学方式和模式，比如MOOC模式，即大规模开放的网上课程，这个其实是把过去传统课程里的内容放到网上，目前很受关注。
接收碎片化信息关键在辨别真伪
新京报：新媒体为校园文化带来了哪些改变？
王杰：网络时代，人们生活在了一个新的空间里面，如果进行大量线上线下的活动，会产生很好的影响。比如北大的社团活动非常有名，如今也转移到了网络空间里，出现了“思奔”等项目，相当于打造了一个平台，让大家能在里面展示创意和想法。
新京报：新媒体设备的特征之一是碎片化，这是否会带来师生思维方式、阅读能力的变化？
王杰：大家会收到大量的信息，但是不能保持长时间专注的阅读。此外，现在学校即使不教学生每天都有知识吸收，关键是怎么辨别真伪。
新京报记者 黄颖 沙璐
[责任编辑:提高托盘利用效率的重要手段——电子信息化管理--《中国电子商情(RFID技术与应用)》2006年01期
提高托盘利用效率的重要手段——电子信息化管理
【摘要】：托盘能否有效运用对物流的畅通与否关系重大,这已经引起了国内外专家和学者们的重视,并就此制定了托盘电子信息化管理系统,旨在更合理地使用托盘,推进托盘一体化和共用系统的建立。而RFID技术在托盘的电子信息化管理的应用更将大大提高物流的效率与准确性,托盘电子信息化管理将成为今后托盘管理的趋势。
【作者单位】：
【关键词】：
【分类号】：TH692【正文快照】：
托盘是在物流业中作为集装单元化的器具，它能将零散的货物归置成规格统一、具有一定体积和重量的货物单元。在物流系统中要处理的绝大部分对象是件杂货，它们的形状各异、大小不一，难以适应物流作业机械化、自动化的要求:把件杂货堆码在托盘上形成的托盘货物单元形状规则，
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京公网安备75号大力推行信息化建设
优化服务流程
提升管理效率
十堰市太和医院全面实现信息化管理
健康报网讯 按照公立医院改革的重点任务要求，近年来，太和医院借助数字技术的精准与网络信息的便捷，大力推行信息化建设，通过建立八大信息系统，构筑区域医疗信息中心，为医院决策层提供了科学、详实、快捷的参照数据，优化了医疗业务流程，提高了资源管理的质量效率，初步实现医院管理信息化：
一是布设覆盖全院的分支管网，不断更新升级计算机终端设备，加强医护人员信息处理操作培训。同时，斥巨资联合方正国际、智方公司等国内资深的IT行业巨头，建立起以HIS、LIS、PACS、0A等为主导的信息管理和网络服务中枢，为医院管理和医疗服务奠定了牢固的技术保障和智力支持。
二是布设医院管理信息系统（HIS），架起医患沟通桥梁。门诊凭卡就诊、收费、取药、检查一站式；率先在全国推行“住院病人一日清”；与医保、农合系统实现无缝连接；与各个分系统实现完整结合。同时建立后医疗管理系统HCS，成立病人随访中心，开展满意度调查、短信提醒与问候、投诉受理等服务，医院已随访病人10万人以上，出院病人满意度在95%以上。
三是整合检验信息系统（LIS）、放射信息系统（RIS）、影像归档与通讯系统（PACS）。全程条形码管理，实现了“无纸化检验开单”，缩短了出报告时间，实现了网上及时查询结果，患者自助打印化验报告；病区配备专用竖屏，影像资料调用方便、清晰；数字化存储，节省了成本；在流程中逐步实现质量控制，降低诊疗差错。
四是完善临床信息系统CIS，高效运转医疗流程。病区护理站：实行电子三测单和电子护理病历，大大减轻护士负担；病案数字影像化系统：利用数码成像仪将病案拍摄成图象文件，网上调阅病人病历资料，实现历史病案数据统计、建模分析和导出，大大节约纸质病案存放空间。结构化电子病历系统(EMR)：融病历书写、病历质控、科研、教学为一体，大大提高了病历内涵质量，与HIS、LIS、PACS、RIS互联互通，极大地方便了门诊及住院医师临床诊疗服务。移动查房系：病区三级医师查房笔记本电脑随身带，病人诊疗信息反馈更全面、更及时；医嘱床边即时录入，便于诊疗服务立即执行；手持PDA条码核对病友腕带更准确更安全，从技术层面防范差错发生。
五是打造办公自动化信息平台(OA)，实现办公流程电子化。规范了内部管理行为，统一医院信息门户、整合内部资源，实现无纸化办公和异地办公。同时建立起医院信息网站及短信服务平台：宣传医院形象，介绍特色技术，传达管理资讯，分建内部互通、外部宣传两个网站。
六是建立医院运营管理系统(HRP)，统筹管理平台。统筹组合财务会计、收入管理、支出管理、资产管理、库管配送、支助管理、绩效考核、人力资源、决策支持、短信收发等系统，建立预算管理、采购招标、科研管理等三个管理平台。
七是搭建手术麻醉系统(OS)。实现住院病人手术与麻醉申请、审批、安排以及术后有关信息电子记录和跟踪等功能；实现在手术室整合医疗信息建立数字化平台、高清晰双向音/视频通信、基于网络的手术室监管、基于授权的全面教学系统、手术过程的海量存储和管理以及视频学术会议。
八是启用门诊银医通系统。与工商银行合作，印制太和灵通借记卡，实现门诊先诊疗后结算，患者自主交费，不用排队，方便快捷。住院实现患者交费不出病区，自主打印一日清单，自主查询住院费用，并能通过触摸屏查看各病区专家介绍、业务特长、开展新技术情况，增进了医患沟通。合理用药系统：实现了用药配伍禁忌警示，药物副作用提醒，用药情况统计、分析等。体检管理系统：一条龙导引体检服务，一站式快速体检项目组合，各项结果网上可查，并根据用户要求自动出不同类型总检报告。截至目前，医院已先后投资4000余万元，建成了千兆以太和局域网、业务网(内网)和办公网(外网)严格分开的安全运行信息系统，构建局域网内终端计算机1500余台，拥有33台服务器，系统软件覆盖了临床、医技、财务、行政、后勤等各个领域，日均处理数据40万笔，日均数据增长量20G，医院管理和医疗服务日臻完善，管理效益显著增强，群众满意度不断提升。