外贸询盘来了，第一封回信“得讲究” - 福步新人 -
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外贸询盘来了，第一封回信“得讲究”
“客户主动发来询盘，我就处于优势！邮件的回复无须像开发信一样讲究。”
你也这么想？那就错了！
在出口贸易中，应对客户询盘的回复方法层出不穷，但回复给客户的第一封邮件无疑是至关重要的，因为这会直接影响到买家与你的后续合作。
PayPal广州区的资深顾问Martin认为，回复客户的的第一封邮件是非常关键的，就像不少人会“以貌取人”一样，很多买家就是根据你的第一封邮件来筛选是否再度联系，考虑是否进一步合作。
Peggy是深圳某外贸公司的业务员，还是新手。他告诉我们，上班四个月来，他接到客户的询盘邮件不计其数，但给对方报价后，回音总是石沉大海。“外贸人真心伤不起，太难做了。不要说优质的客户了，连发邮件来找我要样品的客户都没有。每天回复这么多邮件，却一点效果也没有，心忒凉。我不知道该怎么办……”
“其实这种情况很常见，不仅Peggy遇到过，很多老的业务员也经常碰壁。但越是如此，外贸员就越需要头脑冷静，想出对策，从容应对。在外贸界，照样有人做得风生水起。”Martin说。
Martin向C周刊分享了回复询盘的第一封邮件关键所在：回复前，摸清客户真实来意，分析客户类型并针对性回复；回复时，注意各环节细节；回复后，邮件、传真、电话多方式进行跟踪。
回复前：区分不同客户的询盘目的
Martin告诉我们，事实上，不是每封询盘都有下单意向。有很多客户没有时间一个个去询价，通常会漫天要报价单，然后再考虑并选择供应商；也有很多客户实际上就是竞争对手，询盘只是为了套取对方价格令自己占据优势；还有很多客户询盘是幌子，索要样品才是他们真正的目的……
Martin建议，业务员接到询盘的时候不要急于回邮件和报价，应先认真分析客户的信息，从中区分出客户是一般专业买家还是非专业买家。
首先，确认客户公司信息真实性。比如把客户公司的名称放到网络上搜索一下，找到公司网站，了解对方是工厂还是贸易公司，主要的经营范围是哪些行业。如果没有网站，也要查一下对方的踪迹。如果是在B2B等平台上注册的，可以看看注册时间，就可大致知道客户对市场是否了解。
其次，判断客户公司是否专业。先了解客户公司主要有哪些销售渠道，一年估计有多大的采购量。通过客户公司邮件问题判断其是否专业，主要需要的是什么产品、材质、风格、制作工艺、主要用途和客户所在市场大环境对产品的要求，价位的要求等是否与自己公司情况匹配。
最后，推测客户公司目标是否明确。根据客户对产品的具体或单一的要求、初次的求购数量，对产品的质量状态和包装状态有什么特殊要求，是否含税含运费等问题初步预测出客户询盘的用意及购买意向。
回复时：不同类型客户回复不一样的邮件
查清客户资料后，对客户类型进行分析，再针对不同类型的客户针对性地回复邮件。接到询盘，如果邮件内容很空泛，一般要查询该客户公司的网站，了解其经营产品的类型，然后给一个简单的回复，说明可以提供的产品有哪些，卖得最好的是哪款；要求对方告知针对的市场，提供所需产品的详细信息，并提醒客户不同规格产品的价格是不一样的，没有规格无法报价（客户如果是经营该产品的，一定会明白并给出产品的详细信息）。
询盘里，如果客户什么也不关心，就要求你报价。那么，小心为上，千万不要成为一个报价机器。照例先查询该客户公司及产品信息，再询问他具体要哪款产品，数量是多少再报价。还可以打电话或传真沟通，这样才不容易被套价。在沟通过程中要找机会看他是否专业，才能知道他是不是真正的买家，真正的买家会很耐心地 沟通，不是真正的买家最后会无声无息。
客户信息全面，包含公司名称、地址、电话、传真、联系人、公司介绍或网址，并表现出诚意的，这类客户可能是潜在性客户。对于这样的回复要有耐心，善于引导，依照他的要求结合当地市场推广情况，有针对性地介绍公司的热销产品。邮件不仅要完整回复，还需使之看起来与众不同，这样才能抓住客户的眼球。另外，邮件不一定要立刻就回，选择合适的时间更重要：比如你同时收到印度和埃及的询盘，那就没必要先回埃及的，因为埃及一般是傍晚上班，而印度是下午左右上班。
如果接到的是规格很详细的询盘，在询盘中体现出产品的参数，性能等，这类客户一看就是经验丰富的业内人士，也有明确的购买意向。观察对方资料后，可以制作一个精美的excel表格，里面涵盖客户所需产品的详细规格，并把其中一项参数稍稍改动（一定不要是最重要的一项），与客户所需稍有不同，并用有颜色的字体标示出来。再在邮件中询问客户，我们可以提供的产品与你的要求稍有不同，如果认为可以，我会进一步提供详细信息，但要注意的是一定不能报价。“这样的邮件，往往很吸引人，一般得到对方的回复几率很高。”Martin说。
Martin还表示，该类邮件发出去后，最好立刻跟一封全文本邮件，告诉客人：报价单已于几分钟之前发过去，希望他能查收；因为带了附件，不知道他有没有收到，如果没有，那请客人立刻联系。这样做，能减少邮件发出去石沉大海的情况。
此外，他特意提到对于那些真的很喜欢报价的客户，建议报虚价，给彼此讨价还价的余地。”
技巧一：产品图片粘在邮件正文抓眼球
Ailsa在天津某外贸公司做石材之类的隔音隔热材料，她去年3月曾因回复了一封欠妥的邮件，失去一位原本万无一失的澳大利亚大客户。
“我以为自己的价格很好，但最后发现浙江的同行报价比我便宜一半。我真是不敢相信，后来特地去看，才知道人家用的材料规格比我低很多。失去了这个客户，我才意识到在国际贸易中，贸易商由于缺少机会亲眼看到产品质量，常常凭一封邮件就判断价格，一旦没有妥善地回复客人的询盘邮件，我可能立即会被客人pass，这是很吃亏的。”她说。
“因此，我觉得回复客户的第一封邮件，目的不是报价，而是引起对方跟你交流的兴趣。介绍公司是必要的，但要简练清楚，突出卖点，言之有物，最好不要超过三句话。邮件内容的重点是介绍自己的产品特点，千万不要盲目报价。另外，互联网是眼球经济，所以我觉得可以把图片直接粘贴在邮件正文中吸引人，但不要把图片放在附件，那就没效果了。”Ailsa告诉我们说。
Martin对此也有相同的见地，他向我们提供了邮件范例：
Dear sir or madam,
Thank you for your browsing.
Shenzhen HYH technology Co., which is a professional manufacturer, specialized in all kinds of car components checking fixtures, gages, welding jigs with good quality and very competitive price in China.
We have manufactured the checking fixtures for Ford, VW, Benz, Subaru, Nissan, Rand Rover etc.
Also we have our own professional designers to meet any of your requirements.
Please link our company web site:, if you want to know more about our product.
Enclosed are two pictures for your reference, hope you will like them.
Should any of products be of interest to you, please contact us.
Thanks & best regards
Martin xiao
技巧二：取消网址的“http”避免被拦截
除了分清客户询盘目的，对不同类型客户回复邮件有不同方法，在回复邮件的过程中还应该注意一些问题，Martin根据自己多年的经验向C周刊总结道：
标题要简明扼要，一下子抓住客人的眼球。可根据实际情况提供有吸引力的政策，比如说免费样品随时可以提供，或者说根据具体尺寸不同，价格可以略作调整等等。又或者以客户所需的产品名称为标题，如此，客户打开邮件的可能性很高。
正文不宜过长，应开门见山，直中主题，简单明了。开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离。根据客户的要求有针对性地回复，主要是让客户知道我们有这个产品，让他一眼扫过去，就明白。因为客户每天有上百封email要看，根本没时间看你的长篇大论，你的文字越多给客户造成的困扰就越大。太长的文章，很可能会被当垃圾邮件处理。
正文中的重点内容可以醒目加粗以吸引客户。
最好不要添加公司链接，因为国外可能会屏蔽链接。如果附上公司的网址最好是取消链接效果，把前面的http去掉，这样客户既能够看到公司的网站，又能避免邮件被系统当成垃圾邮件遭遇拦截。
邮件中若有附件，最好采用PDF格式并控制在1M以内，这样客人比较容易打开。过几天再通过电话或传真跟踪。
充分利用签名档，增加不敏感的广告词。签名档可以带url或者email，这并不会增加被国外服务器拦截的概率。比较老练的业务员，最好可以借此形成自己的风格。
回复询盘的第一封邮件最好不要忙于报价，但若是熟悉的客户，询盘内容仔细，便可报价。但报价要有点梯度和技巧。可以写两封邮件，第一封针对客人的情况，给出几套方案，做好报价单，里面加入相关资料和包装信息，推荐几款适合他们市场的产品。另一款要做出高中低3种价格，用的材料不同，包装不同，印刷也不同，让客人选择，然后再根据具体的情况来分析。这可测试客人的反应和专业性。
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首先要确保客户收到了邮件（邮件追踪），然后确保客户能打开邮件（如re前面加个special），最后确保邮件正文的内容有质量
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非常感谢，第一个询盘来啦
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轴承大全，希望用到可以和我联系。只要地球转动就有轴承，QQ
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回复询盘后没有回复该如何跟进
发布于： 09:08
1、不能操之过急，耐心等待一段时间。
有些客户可能还有其他事情要忙，还没来得及回复你的邮件，不妨多给他们一点时间。或者是，客户的下家没有回复，因此客户也无法回复你。很多外贸业务员性子比较急，等了三五天不见客户的回复就会打电话过去“催回复”。这样只会让客户留下不好的印象，影响他们与你成交的可能。
2、要根据已知的信息，去搜集更多的信息。
你已经掌握的客户信息就是客户的邮箱地址，邮箱地址分为两种，一种是免费邮箱，一种则是以公司后缀为结尾的邮箱。如果是免费的邮箱，放到搜索引擎里搜一下，看能不能搜到有价值的信息。如果是公司后缀的邮箱，你可以试着将@后的内容匹配出可能的网址，进入网站，看看客户的公司介绍，辨别是否自己的产品本身与他们的需求有所不符。
3、分析客户不回复你的原因。
客户没有回复你，往往有下面这几种潜在的可能性：
（1）客户只是在做市场调查，发来询盘只是想获取你的报价，短期内是不会下单的；
（2)你报的价格偏离行情，直接被Pass掉。针对第一种情况，你短时间内不需要再跟进；而对于第二种可能性，你需要反思自己，要在报价前了解好行情，不能再犯这种低级错误，另外也要将改正后的报价再发一次给客户。
总之，回复询盘后，如若得不到客户的及时回复，你也不必急着将他们“打入冷宫”，要多分析多跟进。毕竟，每一个潜在客户都可能是你未来的“大客户”。
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发布于： 17:57
学会跟进询盘
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如何回复询盘？
如何回复询盘？（在空间看到一朋友转载的，拿来和大家一起分享喽！）
1.拿到询盘（或者简单的信息），不要急于回复，先建个文件夹，分询盘和整理的联系信息，包括客户的一切资料。
例如 :网页 邮箱 电话 联系人
2.会把公司的名字放到GOOGLE上搜索一下，找到他的网站，如果没有网站，也要查一下他的踪迹，如果是在很多B2B有注册，例如阿里巴巴，看看注册时间，可大致知道客户对市场是否了解，然后对其报价，查看信息是否与询盘信息大致吻合，可作为判断虚假询盘依据。
3.简答整理以后就可以针对性的回复了，也可不急着报价，视客户情况而定。回复依照他的要求结合当地市场推广情况，回复。选择好回复时间。比如你早上同时受到印度的和埃及的，你就没必要先回埃及的，因为埃及一般是半晚上班，而印度是下午左右上班。
如果客户不回应，继续骚扰。一般的如果你确定他是意向客户 没回你邮件的话，2天无回复，第三天继续跟踪一封，第三天无回复，第四天在发一封，第四天无回复，列入你的未开发成功客户列表，每2星期发一次开发新。
跟踪内容：
1）是否收到我的邮件？确认邮箱。
2）谈谈他们对货物的具体需求：质量、价格还有用途方面有没有什么特殊要求？
3）谈谈自己对当地市场的看法，介绍自己有哪些产品可以在配合客户的销售，成为BESTSELLER?
4）顺便根客户了解一下当地是市场情况，验证自己之前的判断是否准确？
1）你们是不是经营。。。。。。产品呢？
2）你们是不是进口。。。。。产品呢？
3）你们是不是从中国进口呢？
4）如果不是，那通常是从哪个国家进口呢？
5）为什么不从中国进口呢？价格？质量？交期？
。。。。。。。。。。。。。。。。。相信每个人都有自己的总结
锻炼业务水平，了解市场，和让客户知道有自己这么个人。
询盘处理参考
１、接到询盘：
1）接到询盘，如果内容是一个很空泛的内容，我一般会查一下客户的公司，看一下网站，是经营什么产品？然后给一个简单的回复，说明我们可以提供它们经营的产品，而且对方的bestseller是什么。然后要对方提供需要产品的详细信息，并且跟客户说大家都是经营这种产品的，那么一定知道不同的规格价格一定是不一样的，没有规格是无法报价的。让客户看网站我们，网站上有很多产品可供参考。同时，还可以根据客户网站的产品，给他一个大致的规格，让客户确认是不是涅？如果需要进一步信息再联系。
２）如果我接到一个规格很详细的询盘。观察对方资料同上。另外我会制作一个精美的excel表格，里面涵盖客户所需产品的详细规格，比客户询盘更详细（没有报价），而且我会把其中一项参数稍稍改动（一定不要是最重要的一项），与客户所需稍有不同，并用有颜色的字体展示出来。我会在邮件中询问客户，我们可以提供的产品与你的要求稍有不同，如果认为可以，我会进一步提供详细信息。这样客户就一定会给我回信，呵呵，而且事实也的确如此。
２、跟踪：
一般上面第二种情况的客户都很快会给我回信，确认是可以的，要报价。这时候，我会给客户一份详细的报价，包含客户所需产品（与客户的参数一模一样的）。会说明这种产品不是我们常规产品（其实我们有这种产品的），但是我们可以做，所以核算了价格一同报过来供参考。
３、要重点说一下报价。
把报价单做成PDF格式，是因为国外的客户喜欢这种格式的文件，如果你收到过国外客户的文件你就会发现啊。这样做，一是投其所好，顺应客户的习惯，二是，这个文件很好不会丢失信息，有保密功能哦，还有这种文件不会很大，不会太占用空间。尤其，你做好一个有自己公司风格的，会让客户觉得你很认真和很专业。
报价一定要中肯，要快。
１）价格太高或太低都会直接被客户踢出。等于自己忽悠自己玩。
2）报价太慢，十天半个月后才报价，也等于自己涮自己。
3）怎样做到报价准确（千万不要只听老板的，不知道产品价格构成的业务员，永远都只是传话筒）？两个方法：
一是经常刺探同行的价格
二是经常跟工厂技术人员接触，知道自己产品生产的每一环节的成本，最好有一个关系很好的技术人员，可以每天和你讨论价格。
我通常使用第二种
知道了成本，知道了各个环节的利润空间，就不会报出太离谱的价格了。
注意：不要太压榨工厂，大家都有的赚才好，这样才会有长期合作的工厂。
怎样对付客户的压价？
我几乎每一次报价客户都会说高，在最初我对我的产品不是很熟的时候，我只能被动的跟老板讲，老板就马上降价，虽然会说明理由，如，很期望跟您合作，我们很重视您并且愿意跟大公司合作。。。每次我这样轻易的降价之后，客户依然认为我们的产品价格比别人的高，而且也因此失去了很多客户。。。
后来，我的原则-----决不降价。
一旦降价极容易失去客户。决不降价的前提是逐渐熟悉自己的产品，熟悉每一个生产环节的成本组成。知道了这些，就知道了价格底线在哪里，就不会盲目报出超高价格。价格一旦报出，决不降价。
任何一个客户都不会说“你报的价格好低哦”，既然他们永远都会说价格高，那我们遇到客户说价格高就不要灰心（如果我们的价格的确是高，那我想客户没必要写封信告诉你，直接就把你踢了），慢慢应付就好了。
1） 首先，每一份价格都要经过仔细核算，不要报得太离谱
2）每一份报价单都要做的完整，有公司的抬头等，这样至少客户会认为我们很认真，尤其不要直接在邮件里给一个价格，这样客户也不好保存，也不好查阅。
3） 每一给报价单都包含相关产品完整的规格。
4） 每一份报价单都要有期限，建议半个月
5） 直接邮件上显示 或者 做成PDF格式
客户来信说价高，我通常这样回他：
1） 我们给你的是针对这款产品的最好的价格
2） 我们针对这款产品的服务是持续的
3） 我们保证按时交货
4）我们的报价单的有效期是一个月，下个月的今日我们会准时涨价，原因：汇率的原因，国内原材料的上涨，现在各种东西都在上涨，全世界做生意的人都是有目共睹的。
5）同时，可以在客户需求的产品上面做文章，使客户认为我们是专业的和可信赖的。在价格和产品差异不大的情况下，客户会选择什么呢？我想业务员每一个小细节都很重要吧。把自己当作一个品牌经营，形成自己的做事风格。
一、应付买家的网上邮件：分辨那个是真盘，那个是假盘；
应该要有一个辨伪程序，否则一旦业务做开，你会淹没在电子邮件的海洋里。一般从买家查询的内容，你就能判断出来哪些是实盘，哪些是虚盘。应该重点处理那些针对性很强的、可以称得上是询盘的电子邮件。对于无价值的询盘，要敢于果断舍弃。
二、处理买家的查询一定要注意方法和技巧；
要善于透过电子邮件的表象看到深层去，了解询盘者真正的用意。他是否是真正的买家或者中间商甚至是你的竞争对手？他购买的动机是什么？他的购买能力如何？掌握这些以后，你就可以有高超的回复处理能力，能够抓住客户的心理，让买家更快、更好的了解你的企业及产品。
三、熟悉自己的产品与同行的产品：质量和价格；
要非常清楚你的产品包括质量是否适合目标市场？要设法了解国内其它同行的质量和价格水平。现在获取同行的产品信息是多么轻松啊！您要明白，一份询盘，国外客户不会只发给你一家，而会同时发给很多供应商。只有你的产品质量及价格优于同行，才有可能最终获得定单。
四、处理电子邮件的八字方针：简单、可信、恰当、快速；
a.简单：语言要简炼，不要罗罗嗦嗦。很多国外商人的耐心是很差的，你浪费他的时间就等于在谋财害命。千万不要小看处理电子邮件的艺术，很多外贸业务员其实都不懂如何写一封好的电子邮件。其中的关键就在于你能否很好的把握买家询盘的真正意图，从而给他他最需要的最有针对性的答复。
b.可信：简单并不是要你省略最基本的礼仪，我相信任何一个人都不喜欢不礼貌的回复。和买家开始联系时还要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容，给对方一个很正规的印象。有些厂商答复时常常丢三落四，很容易给人留下不良印象。
c.恰当：恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前二个因素，更重要的，还需要专业。
（1）买家总希望和精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时错误百出，一看就是外行，买家会认为你不是真正的生产厂家，或者对产品并不熟悉，很可能就一去不回。所以回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等资料。
（2）充分利用电子邮件传递图片的优势，这样更能说明问题，同时也可以降低成本。
（3）发出邮件之前，要仔细的检查一下，有无拼写或语法错误，尽量把可能给别人的不良印象减到最小。
（4）报价要斟酌，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑。而且，要细分客户，也就是说根据客户所在不同的国家、地区给出不同的报价。比如欧美客户和南美、中东的客户大多数会在产品档次上要求不同，如果你给南美、中东的客户报欧美市场的价格，很可能会把对方吓跑。
d.快速：买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率。如果对客户的查询回复太迟，不仅会失去商机，而且会使对方对你的效率及能力产生怀疑。即使是不能立即回复的问题，也应该在内部商议后给予明确答复，切忌盲目应承，往往起反作用。
五、要不断的细致跟踪曾向你发过查询的客户；
这一点非常重要！！！很多人往往觉得网上信息多、成交少，或者没有成交，就失去了信心，并对收到的查询不再重视，这是非常狭隘和愚蠢的做法。换位思考，换了你是买家，你会第一次就给一个你不了解的供应商下定单吗？更何况现在的市场基本都是买方市场，买家不管是通过电子商务还是传统商务手段，轻而易举就能获得无数供应商。所以，千万不要轻视买家的任何查询！
建议二个跟踪客户的方法：
1.定期发送新产品给客户，这一方式往往会有不可低估的效果；
2.节假日向客户发送问候和节日卡片。（客户节假日）
遇到不同的事情再相应采取措施，方法是万变不离其宗，选一个适合自己的就好。想到觉得很难，以为做不到，就放弃了，这会是大多数人的思维。。。。。。。。。。。。。会想当然地认为很多事情应该做不到想到了。。。很难，以为做不到，但是依然积极去想办法，去做，不轻易放弃，这是少数人的思维。。。。。。。。。。。通过思考往往都会做到，慢慢地这两种人的距离会逐渐拉开。。。。。。。。。。也许这种差距短时间不会感觉到，可是时间久了，就会知道了大多时候很多看似不可能的事情却往往means机会。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
希望每个人都学会不认命和不按常规出牌，祝每一个艰苦努力的人都成功！！！！！
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欢迎新人,不错的方法
COC/PVOC等 肯尼亚 沙特 尼 ...
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来自 COC/PVOC等 肯尼亚 沙特 尼 ...
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楼主写得真详细啊
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楼主写得真详细啊
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顶，帮顶！！！
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有范文就更好 了
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很有技术水平，好的参考
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谢谢经验分享。继续来外贸论坛交流
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详细！感谢分享
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实在郁闷呐，发了一个月的询盘，依然没多大回应，一个单都没接到，压力山大。。。。
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坚持发邮件，而且要提高每天的发送量！
当前时区 GMT+8, 现在时间是
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回复国外客户询盘时,怎样写才专业，才能让客户对我回复的内容感兴趣？谢谢大家
我有更好的答案
是专业客户你可以按客户的实际问题去回盘，你可以详细的对你的产品的用途和特点说明一下，然后把你公司主要的产品报价，如果客户是对你的产品感兴趣，但不是专业客户，报价的时候一定要写清是出口港，付款条件等等
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