有没有什么方法可以提升企业提升办公效率的工具

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2018-05-07 20:53 标签： 如何提升企业效率
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& 公司提高员工工作效率有什么方法
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关于如何提高国有企业员工工作效率的几点思考
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文/华恒智信分析员
总额高达4万亿元的巨额投资，曾经让在应对百年不遇的金融危机中交出一份靓丽的成绩单，然而随着“4万亿经济刺激措施”逐步退出，国有企业问题又开始暴露出来。2012年度国内上市公司财务报告显示，国有企业成为亏损大户，前十大“亏损王”竟然均被国有企业包揽。这不得不令国人对国有企业的效率问题产生质疑。有些专家将国有企业亏损的原因归咎于“成本上升”、“体制机制”、“员工低效”等问题，那么在人力资源管理方面，国有企业应该如何激励那些低效能的员工呢？如何提高期望较低员工的效率呢？如何改善国有企业员工低的状况？
华恒智信资深顾问赵磊老师认为国企中造成员工低效能有诸多因素，这是由于国企的特殊性带来的。总的来说，国企中的员工低效能的原因主要有：
第一工作量不饱和的工作环境。“不加班”固然是员工期望，但是如果长期工作量不饱和，就意味着企业的人工成本在增加，企业利润不佳，覆巢之下无完卵，裁员问题也会随着而来。出现工作量不饱和的状态可能是工作安排有问题，或者是对于工作的要求过低。
第二缺乏人力资源管理的有效约束机制。私企讲究的是能力至上，而国企的制度讲究资历至上，这样可能导致没有能力者居于高位，有能力者反而得不到应有的提升，高层发出的决策可能也是不够科学的，这样倒三角型的结构会使企业沟通不顺畅，从而低效。
第三上级领导对其要求不高，考核指标不明确甚至没有考核。国企被认为是当今社会最稳定的工作单位之一，私企看重的是员工的价值，私企的员工随时可能因为业绩不佳而被扫地出门，而在国企，领导对下属的要求不高并且没有明确的考核指标，有些企业甚至没有考核，员工丝毫没有工作的压力，铁人王进喜同志生前有一句名言：“井没压力不出油，人无压力轻飘飘。”
面对这种问题，华恒智信团队结合多年经验，提出以下解决建议：
第一，在工作饱和度上，需对工作量进行分析后合理安排、合理分配。工作饱和度的分析，大致有以下几个步骤：
1、对办公室人员依据部门及工作内容分类并定义工作类别，含工作项目及非工作项目。列出①，②，③来并定义编号。
2、依据分类项目设计标准表格用于统计每日工作内容/项目及时间。
3、要求每人填写工作日志，工作类别是什么，具体内容是什么，耗时多少。
4、有了以上数据就可以大致统计出每个人的工作饱和度以及每个工作类别所占的比例。虽然大家为了让数据好看些，提交的数据会有水分，但呈现出的数据可供管理者参考，至于哪里会有水分或浪费，可与实际去对比差异。相信管理者心里也会有杆秤。
对于分配工作方面，让乌龟去赛跑显然是不合理的，而让兔子每天超越极限的去跑也是不合理的。有人认为工作饱和度和工作效率之间可能存在一些矛盾，那么，如何提供低效能员工效率？竞争是个好办法，奖惩亦是一个好办法，第三种方法就是提高员工自身的素质，拥有正确的价值观和世界观，提高效率也就成为了自然而然的事情。前两种方法都是被动的，而第三种方法是通过发挥员工的主观能动性。当员工具有了一定的知识水平，并且拥有了正确的价值观、工作观，他就会主动地提高工作效率，从效率中求饱和，再从饱和中追求效率，这样无形之间就解决了效率和饱和度的矛盾。企业应该加强工作饱和度，营造整体饱和的工作氛围。
第二，加强对员工的管理工作，这要求领导层应该增强其对员工需求的关注度。领导在布置任务时要明确要求、责任人、截止日期和预期目标。明确的要求会减少后期可能出现的责任推诿现象，淡化了管理矛盾。要使员工明确自己应该承担的职责，而非只是工作内容。如果只重视工作内容，而轻工作职责，会使员工认为自己只是一个执行时，完成任务时没有成就感，得不到心理的满足。管理者应该促使员工为自己的工作职责而努力，进而从工作创造的价值中获得激励。
可以让员工参与到一些决策的讨论中，让员工感受到自己得到了领导的尊重，领导很在乎自己的看法。安排工作时，让员工了解这项任务的背景和目的，因为领导不可能完全预知会发生的问题，当出现始料未及的情况时，可以让员工尝试性地提出解决方案。
第三，建立与完善相应的管理、淘汰机制。要实施有效的淘汰管理，领导者要注意几个环节。
1.招聘甄选是有效淘汰员工的第一个环节，在此环节如果能对人才进行有效识别，日后就无须再花费精力进行人员淘汰管理。
2.**期考核。面试的一个小时时间可能无法对一个人做出全面的判断，也无法确定这个人做得是不是跟说的一样好。通过员工在**期的综合表现，来决定员工的去留。
3.绩效考核，是员工淘汰管理重要的一个环节。企业可通过设计绩效底线、细化考核标准，以实现优胜劣汰，改变资历为上的制度，形成价值为上的理念，给员工一些压力，形成良好的竞争氛围。
4.违纪行为。对于违纪行为的界定，对于不同单位的不同岗位都有所区别。例如对人不礼貌，对于车间生产人员来说并不是大事，但是对于五星级酒店的服务人员而言，可能就是不能触碰的高压线。同时，企业通过淘汰不守纪律的员工来达到严肃企业制度的效果。
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