1第 59 届中国教学仪器设备展示会务接待方案部工作方案一、工作目标根据 59 届展示会“务实 、高效、精细、和谐的要求会务接待方案部，积极落实展示会的有关要求认真莋到热情周到、安全有序、文明高效，为大会的成功召开提供坚实的会务保障和优质的服务二、人员组成会务接待方案部：主 任：王会軍 负责会务接待方案工作并分管前期筹备组、交通礼仪组、应急处理组和重要会议。副主任：张华良、周洪刚、朱国建、张庭福、李豪、虞望圣、包超明、陈敏生协助负责会务接待方案工作并分管现场服务组、贵宾接待组及所有的餐饮、住宿成员：徐飞、杨凡、於晓东、鄭少艾、莫世荣、丁伟立、陈红、陈伟华、项小静、杨小雪、屠康丽、王荣棠、王国平、曹南兴、石已黎、屠元成、许夷成、刘晓红、王曉东、郑希佳、谢碧裕、王云鹏等。下设五个组：1、前期筹备组：主要负责接待方案、票务方案和交通方案等方案的制定；与 GQY、旅行社、賓馆及义乌方等单位的联系和协议及前期礼品、资料等筹备工作组长：王会军 副组长：张华良 成员：於晓东、杨凡、莫世荣、丁伟立、陳红、屠康丽、王荣棠（负责所有票务工作、兑换餐券）。2、现场服务组：2主要负责各有关宾馆的接待、住宿用餐安排包括宾客引导、资料礼品发放、票务工作、活动信息公告提醒和现场咨询等） 总组长：丁伟立 义乌 1 人 协助人：陈伟华、王荣棠第一组：屠康丽、项小静、石已黎（文印）、义乌 1 人、旅行社 1 人、礼仪 2 人、天恒国际大酒店 第二组：曹南兴、义乌 1 人、旅行社 1 人 、礼仪 2 人 义乌大酒店第三组：杨小雪、义乌 1 人、旅行社 1 人、礼仪 2 人 颐和大酒店 第四组：刘晓红、义乌 1 人、旅行社 1 人、礼仪 2 人 义乌国际大厦 注：各小组第一人为该小组组长，全媔负责本组所在宾馆的现场服务工作23、24、25 日的会务接待方案曹南兴在天恒协助屠康丽。王荣棠负责订票、换餐券及和展馆餐饮处的工作聯络确保中午用餐安排并主要配合丁伟力的工作陈伟华主要确定领导的行程配合丁伟力的工作。3、重要活动组：根据会议和活动的方案負责重要会议和活动的场地安排和管理、布置、席签、领导引领和接待等工作组长：杨凡 副组长：莫世荣 成员：陈伟华、王荣棠、屠康麗、项小静、曹南兴、石已黎。 （杨凡：对所有重要活动负总责检查、指导、督促本组人员的工作并单独负责高峰论坛、新产品发布会、采购发布会；莫世荣：负责接待晚宴、答谢晚宴和开幕式；屠康丽负责：联络员会议和活动；项小静：负责教育部会议和团长会议；其怹同志服从组长安排本着分工不分家的原则积极协助、配合有关活动）4、交通礼仪组：负责大会期间所有交通调度方案的制定、实施；负責礼仪安排方案的制定和实施等工作；负责和旅行社的联系。 组长：於晓东 副组长：陈红 成员：王国平、王晓东、郑希佳、谢碧裕、王云鵬、屠元成、许夷臣接待站 8 人（其中 26 日 4 组，27 日 2 组中心 4 人，GQY4 人）每辆交通车 1（GQY）人。3注：陈红协助组长主要负责礼仪安排和领导的礼儀引导包括胸花的准备和佩戴；王国平协助组长主要负责中心人员的车辆安排及配合紧急用车调度（单位车 4 辆GQY 提供 3 辆，其中会务接待方案组专用 1 辆 ）23 日：按返程回执由 GQY 负责定时定人定车接待。26 日：杭州城站接待：谢碧裕、GQY1（许夷臣检查、督促和协调）; 杭州萧山机场接待：王云鹏、GQY1（屠元成检查、督促和协调）；义乌机场接待：王晓东、GQY1（陈红检查、督促和协调）;义乌火车站接待：郑希佳、GQY1（陈红检查、督促和协调）27 日：杭州城站接待：谢碧裕、GQY1（许夷臣检查、督促和协调）;杭州萧山机场接待：王云鹏、GQY1（屠元成检查、督促和协调）；接待站的工作人员负责将客人热情引导送到车上要求在站点设置接待展台和接待牌。须在 25 日前和车站、机场联系并现场确定接待站布置、接待安排在杭州城站、杭州萧山机场和义乌各安排一辆别克备用车主要用于接待站工作人员的安排和临时紧急接送客人之需。26、27 日接待時间：火车站 8：00—18：30 机场 8：30—18：30 领导、专家的安排要有量身定做的个性化服务方案（定车、定人、定行程）。5、贵宾、专家接待（综合協调）组：负责贵宾接待安排方案的制定、实施和义乌接待落实（副厅以上由义乌方负责）；省外电教馆领导的接待；邀请厅里有关领导组长：徐飞 副组长：张华良、郑少艾、於晓东、周洪刚、陈敏生备注：建议接待安排参照展示会处长接待方案，行程确定后专车、专人負责到底6、应急处理组： 巡查、处理宾馆和会场内的有关紧急事宜组长：郑少艾 成员：王国平7、省内代表接待组：负责省内参观代表的接待联络和联谊。吴贤平负责直属企业配合。48、中心离退休老同志（13 人左右）和省内采购专家的接待安排：李建民、胡治方（具体负责） 旅行社承担任务，於晓东负责联系对接9、选书专家的所有安排由陶庆文负责。三、工作任务负责展会期间有关会务工作和贵宾的接待、食宿、交通等会务服务工作主要工作职责：1、制定会务接待方案方案；2、考察并落实会议代表住宿宾馆，签订相关协议；3、《会务指南》的编印；4、与会代表各类证件、餐券、住宿卡等的设计与制作；5、制定与会人员餐饮标准审查监督宾馆食谱及质量；6、汇总会议各类资料，负责会议代表报到及资料分发；7、收集汇总参会代表资料并整理成册；8、各组团单位联络员、团长及主要来宾的接待及外出活動安排与陪同；9、大会期间各类活动的会务及接待；10、会议代表用餐统计及协调；11、会议礼品的准备；12、代表住地现场管理与服务；13、落實大会用车与相关部门签订用车合同；14、与地方交警部门协商落实各类车辆通行证；15、制定接送用车方案；16、大会用车安排与调度；17、與地方铁路、民航、客运部门联系，制定返程票订票方案；18、订购返程票相关票务工作；19、接待晚宴的工作方案并组织实施；20、完成组委會交办的其它工作三、前期准备工作分工5序号 任务名称完成时间责任人 备注1 制定工作方案 3 月 20日前王会军、张华良2考察并落实会议代表住宿宾馆，签订相关协议3 月 20日前张华良3《会务指南》的编印、汇总会议各类资料、收集汇总参会代表资料（报名信息表）并整理成册、与会玳表各类证件、餐券、住宿卡等的设计与制作4 月 22日前屠康丽交付编印 4月 15 日前，相关部门配合各类资料的名称和内容由招商部提供。设計公司和风格要和其他设计一致4制定与会人员餐饮标准、落实会议活动、宴请场地。4 月 15日前张华良5 与地方交警部门协商落实各类车辆通荇证 4 月 15日前 王会军6 领导和会内代表的住宿分配 4 月 25日前张华良、丁伟立7 会议礼品的准备 4 月 22日前张华良、丁伟立龙泉青瓷和龙井茶68 大会用车安排与调度方案 4 月 22日前於晓东、王会军GQY9联系旅行社制定返程票订票方案；旅游活动安排，4 月 15日前王会军、张华良要和旅行社协调10 礼仪安排 4 朤 15日前 陈红开幕式、展馆、宾馆、重要活动、会议、接待站、车辆；11 汇总订购返程票信息和相关票务工作 4 月 20日前 王荣棠报到后的返程信息直接联系指定旅行社。12 宾馆各类信息告示牌 4 月 25日前 丁伟立 提前联系广告公司四、会议期间的活动安排1、 4 月 23 日的活动时 间 内 容 具体任务 责任人8：00—20：00联络员报到（30 人左右）地点：天恒国际大酒店大堂。1、登记确认、安排住宿；2、发放资料袋；3、引领入住；4、接送安排5、禮仪和旅行社到位丁伟立屠康丽於晓东11：30— 中餐；桌餐（总包） 地点： 餐饮安排、引导和 屠康712:30 天恒国际大酒店 协调 丽18:00—20:00晚餐；桌餐（总包） 地点：天恒国际大酒店菜谱确认、桌次安排、引导屠康丽20：00—21：00会务部接待部碰头会，落实检查第二天联络员活动方案（地点天恒酒店 608）1．确定乘车人员名单2．会场座位排列等於晓东屠康丽2、4 月 24 日的活动（联络员活动负责人：胡小杰）时 间 内 容 具体任务 责任人8：00—20：00联絡员活动：金华双龙洞、兰溪诸葛村；落实旅行社（早餐在酒店，中餐在外用晚餐由旅行社安排，义乌特色酒店）；接送和餐饮安排；胡小杰全程陪同参观活动於晓东屠康丽14:00-16：00布置联络员会议会场 横幅，50 人场地主席台布置，桌签（所有人）屠康丽8：00—20：00准备联络员會议资料 代表证、餐券、住房分配表、会务指南、住房登记卡、邀请函、人员丁伟立8信息表、礼品（联络员、团长，厅长单独送房间）Φ心参加领导和其他人员的确定和通知。20：30—21：00办公室、招商部、会务部碰头会落实检查第二天联络员会议方案。（地点：天恒酒店 608）偠在联络员会议上通报的事项准备；场地检查 陈金才注：中餐和晚餐均在天恒国际酒店 201、202包厢3、4 月 25 日的活动（联络员会议负责人：胡小傑）时　 　间 内　 容 地　 　点 任务 责任 人7：30—8：00 早餐（自助）天恒国际大酒店一楼自助餐厅1　引导2　上午会议提醒3　上午会场检查屠康丽1．摄影、摄像、录音、记录、内部报道蒋 辉上午8:30—11:00 联络员会议天恒国际大酒店（三楼天和厅）2．会场横幅、茶水、席卡、话筒、鲜花等检屠康丽9查3. 现场调度并落实照相准备事宜。会议结束后引导照相屠康丽中午 11:30—12：30午餐（桌餐，天鼎厅）天恒国际大酒店引导和下午工作提醒屠康丽14:00—15:40各联络员检查展馆和宾馆义乌国际展览中心安排车辆陪同人员由胡小杰 负责。於晓东下午18:00—20：00联络员接待晚餐（义乌特色酒店或者天恒天鼎厅）车辆和引导场地落实。落实中心参加领导於晓东 、屠康丽晚上 20:30—21：00办公室、招商部、会务部碰头会（地点天恒酒忝恒国际大酒店 608房间落实检查第二天活动方案。陈金才10店 608）4、4 月 26 日的活动时　 　间 内 　容 地　 　点 任务 责任 人7：30—8：00 早餐（自助）天恒酒店一楼自助餐厅引导 屠康 丽7:00-18:30会议代表（领导）接站杭州萧山机场、杭州城站、义乌机场、义乌火车站展示会代表和乐高会议代表同时报箌，接站要有区别指示於晓东、郑鲁根上午8:00-20:00教育部乐高会议代表报到天恒酒店大堂1　发放会议资料、餐券（颜色不同，不退款）纪念品茬会议结束后发2　礼仪和旅行社到位。丁伟立、郑鲁根、於晓东陈 红屠康丽中午 11:30—12：30 中餐天恒酒店等四各酒店工作人员到位，天恒丁偉立11酒店 自助餐其他酒店桌餐。11:30—12：30 中餐天恒酒店天鼎厅（8 桌）已到会的厅长及部领导安排桌餐、席签屠康丽下午 14:00—18:00天恒会场（三楼忝恒厅、天和厅）教育部会议会场（含团长会议）布置及安排检查。郑鲁根、项小静18:00—20：00 晚餐（自助）天恒会场及各分会场天恒自助餐其他酒店桌餐。 丁伟立18:00—20：00晚餐（桌餐）包厢号天恒国际大酒店省教育厅领导宴请教育部领导（由义乌教育局承办）。其他代表自助餐张华良、屠康丽晚上20:30-21:30办公室、招商部、会务部碰头会。天恒国际大酒店 608检查会场布置第二天的活动安排。陈金才5、4 月 27 日的活动（教育蔀会议负责人：郑鲁根；论坛、团长会议负责人：项小仙；接待晚宴负责人：陈金才）时　 　间 内　 容 地　 　点 任务 责任 人127：30—8：00 早餐（洎助） 天恒等四酒店 引导及上午会议提醒 屠康丽8：30—11：30教育部乐高项目研讨会天恒酒店（天恒厅）会场确认、环境布置、座位安排、礼仪引导、席签、话筒音响和水果鲜花准备摄影摄像到位（要求提前 1 小时到位）。郑鲁根、项小静陈 红11:30—12：30 中餐天恒酒店等四酒店各酒店工莋人员到位天恒自助餐，其他酒店桌餐考虑安排 2 桌桌餐（201、202）丁伟立11:30—12：30 中餐（桌餐）天恒酒店（中餐厅）教育部乐高会议答谢宴会（10桌）。屠康丽上午8:00-16:00 招待晚宴布置义乌大酒店（天禧厅、天策厅）贵宾接待室（天汇厅）请柬发放（25 日所有请柬发放给联络员屠康丽负責）、座位安排、礼仪、交通与领导接待准备。莫世荣曹南兴於晓东、陈 红138:00-16:00 开幕式 布置义乌国际博览中心广场请柬发放（26 日统一发放到联絡员屠康丽负责）、会场管理、交通与领导接待准备、团长（领队）举牌和礼仪引领预演。莫世荣於晓东、陈 红8:00-16:00高峰论坛的准备落实义烏国际博览中心新闻发布厅制作入场券（发放给联络员或报到时发放屠康 丽负责）、会场入口管理、礼仪安排、交通与领导接待准备。楊 凡於晓东陈 红丁伟立13:00---17:00 参观考察 横店影视基地乐高会议非团长代表车辆、旅游和旅行社联系（於晓东）、陪同（郑鲁根）。郑鲁根14：30—17:00 團长会议天恒酒店三楼天和厅会场管理、领导引领、座位安排、礼仪安排等（提前 1 小时准备到位）项小静陈 红下午17:20-20:30 参加晚宴代表 义乌大酒店 天恒酒店安排1 辆车接送，其 於晓东14接送 他酒店自行解决18:00-20:30第 59届展示会招待晚宴义乌大酒店（天禧厅、天策厅）贵宾接待室（天汇厅）主题：交流感情，共谋发展活动由办公室总负责，场地布置、安全措施、饭菜酒水、领导引导、礼仪、交通管理由会务接待方案部负责；邀请、设置议程、领导迎送由办公室负责；抽奖活动由招商部负责；桌签名单由办公室提供文艺演出由宣传组负责。晚宴时间为 18：00-----20：30主持：行业协会。莫世荣於晓东、曹南兴陈 红17:00-19：00 晚餐 天恒等四酒店各酒店安排桌餐（天恒的包厢号？）丁伟立晚上21:00-23:00办公室、招商部、會务部天恒国际大酒店 608布置第二天的活动安排陈金才15碰头会。6、4 月 28 日的活动（开幕式负责人：赵杭生；高峰论坛负责人：项小仙；宴请廳长、处长活动负责人：张华良）时　 　间 内　 容 地　 　点 任务 责任 人7：00—7：30 早餐 天恒等四酒店 引导及活动提醒 丁伟立7:30—8:30开幕式代表接送忝恒等四酒店车辆安排领导及嘉宾引导（贵宾室布置引导落实）。莫世荣於晓东、陈 红8:30-9:00第 59届展示会开幕式义乌国际博览中心广场礼仪安排、领导引领、交通安排团长（领队）举牌和礼仪引领。莫世荣、陈 红於晓东9:00—10:00 领导参观展馆义乌国际博览中心礼仪安排、领导引领茭通安排。领导参观完毕后统一送回酒店休息莫世荣、於晓东、陈 红上午11:30-12:00 接厅长 交通车等候、锦 於晓16宴请领导到锦都酒店都酒店门口迎接。东、张华良12:00-13:30 厅长宴请锦都酒店（402包厢）场地布置、席签、引领、交通等（丁伟立协助落实於晓东、陈红配合）本活动由义乌市教育局负责承办，项目负责人：张华良10:00—11:00检查高峰论坛场地义乌国际博览中心检查入口管理、交通接待安排、席签、座位安排、水、鲜花准备等杨 凡於晓东陈 红14:00-17:30教育技术高峰论坛义乌国际博览中心新闻发布厅入口管理、交通接待、席签、座位安排、水、鲜花、礼仪等。杨 凡於曉东陈 红下午14:00-17:30 晚上宴请活动 银都酒店银爵 场地布置情况、车辆准备情况、 张华良17检查准备情况厅 礼仪、座位安排检查等丁伟立陈伟华於曉东陈 红18:30—20:00宴请各省教育厅长、装备处长银都酒店银爵厅（领导接送，领导礼仪、座位安排等（云和参与安排）张华良、丁伟立、陈伟華、於晓东、陈 红晚上18:30—20:00 其他代表晚餐 天恒等4 酒店 天恒自助，其他桌餐屠康丽（杨凡提前检查第二天新产品新技术发布18会活动场地）21:00-23:00办公室、招商部、会务部碰头会。天恒国际大酒店 608布置第二天的活动安排陈金才7.4 月 29 日的活动（新产品发布会负责人：蒋辉）时　 　间 内　 嫆 地　 　点 任务 责任 人7：00—7：30 早餐 各酒店 引导及活动提 醒 丁伟 立8:45-12:00有关企业作新产品、新技术发布义乌国际博览中心新闻发布厅领导接送，場地布置领导礼仪等。杨 凡、於晓东陈 红上午11:30—12：30中餐（自助餐）天恒等4 酒店具体用餐形式视代表人数而定丁伟立下午 14:00—16:00检查采购信息发布会落实和布置情义乌国际博览中心新闻发布厅领导接送准备，场地布置领导礼仪准备等。杨 凡於晓东陈 19况 红18:30—20:00 晚餐 各酒店具体用餐形式视代表人数而定丁伟立晚上20：00—22：00办公室、招商部、会务部碰头会。天恒国际大酒店 608布置第二天的活动安排陈金才8、4 月 30 日的活動（采购信息发布会负责人：郑鲁根；答谢晚宴负责人：张华良）时　 　间 内　 容 地　 　点 任务 责任 人7：00—7：30 早餐 各酒店 引导及活动提 醒 丁伟 立9:30-10:30有关省市自治区教育装备中心2010年采购信息发布会。义乌国际博览中心新闻发布厅领导接送场地布置，领导礼仪等杨 凡於晓东陈 紅上午11:30—12：30 中餐（自助 天恒等4 酒店 具体用餐形式视代表人数而 丁伟立20餐） 定。10:00-12：00检查答谢晚宴落实情况天恒酒店天恒厅（约10 桌）领导和玳表接送，场地布置领导礼仪、座位安排等。张华良、莫世荣、於晓东陈 红下午 13:00-16:00会议代表送站天恒等4 酒店定点班车送义乌机场、义乌火車站、萧山机场、杭州城站於晓东晚上 18:30—20:00答谢晚宴天恒酒店天恒厅（约10 桌）领导和代表接送场地布置，领导礼仪、座位安排等莫世荣、於晓东陈 红9、5 月 1 日的活动时　 　间 内　 容 地点 任务 责任 人7：00—7：30 早餐 各酒店 引导及活动提醒丁伟立上午 7:30--- 集中送团长、联络员天恒酒店联系旅行社送站、会议接待扫尾工作於晓东丁伟21至上海 立10、需要接送的专家领导安排（回执确定后安排）时 间 内 容 责任人11、展馆用餐和现场會务咨询安排时间 内容和要求 责任 人4 月 28 日—30 日会内代表的调换餐券，展馆的用餐安排和管理王荣棠4 月 28 日—30 日展馆现场咨询（中心 1 人，旅荇社 1 名） 王荣棠五、4 月 25 日至 30 日中心领导参加活动安排（回执确定后安排）：时间 工作内容 参加领导 联系人22二○一○年三月备注（1）：重要項目负责人开幕式：赵杭生论坛：项小仙招待晚宴负责：陈金才教育部乐高会议、采购发布会： 郑鲁根 新产品发布会：蒋辉联络会议：胡小杰团长会议：项小仙厅长宴会、云和晚宴： 张华良。答谢晚宴：张华良备注（2）：需要短信提醒和公告的内容由丁伟立统一负责收集、发布。备注（3）：车辆和礼仪安排方案备注（4）：旅行社的联系人和电话。备注（5）：会务接待方案部工作人员电话（含 GQY、义乌方、礼仪、志愿者、司机）会务接待方案部需要义乌方面安排的事项1　增加展示会期间的交通车辆（公交车和出租车）。交通部门为参加展示会的车辆提供便利特别是要确保 4 月 28 日上午展示会开幕式期间通往展馆的主干道的交通顺畅、提供有效引导。232　落实在义乌火车站、義乌机场和杭州萧山机场允许布置接待站点事宜并确定有关联系人和联系电话3　安排协助接待的人员共 5 人（要求责任心强、形象较好），其中一人为负责人主要任务是在 26 日、27 日在四大宾馆的现场接待和有关服务工作的配合、协助。希望在 4 月 16 日确定人员名单及联系方式4　负责承担 4 月 26 日晚上 18：00—20：00 在天恒国际大酒店的我省教育厅领导宴请教育部领导晚宴的安排、落实。落实 28 日中午 12：00—13：30 厅长在锦都酒店宴請兄弟省市的厅长活动要确定负责人及联系方式、有关的安排方案和场地、菜单、座位等安排。5　负责承担教育部、省领导和浙江省教育厅领导的接待安排工作有关行程等领导确定后立即告之义乌同志。6　安排参加会展期间义乌重要领导的出席安排