使用技巧与实战方法大全
需要这兩份资料的朋友可以在评论中留email给我。
你以前在培训或讲演的时候是不是直接打印PPT给听众
你打算开始用备注功能么？
希望能听到你的囙应哦：
这个世界很小，真的胡斐是我在淘宝工作时候的同事， 那时候我的名字是若兰你要知道，在淘宝工作的每个人都会有一个武侠的名字的淘宝有一个内部的blog，名叫成长每周都必须至少写一篇的，可是是工作 建议也可以是心得或者随笔什么的，当年我是朂勤快的。离开淘宝之后就再也没有办法看到成长里大家的好文章了也是一个很大的遗憾。
前阵子有机会回淘宝转悠了一趟临走的时候在墙上看到一篇关于PPT的文章，是成长里的文章精选这篇里有Steve Jobs的图，让我印象很深但是没看到是谁写的。我还让同去的朋友帮我拍了張照片留念本想找人帮我查询的，后来好多事情就耽搁了
直到前天晚上在spaces里面搜索PPT，茫茫blog海洋居然看到了熟悉的关键词“淘宝”“胡斐”（我最先看到的是别人的转帖，后来才搜索到胡斐的 blog）真是无心插柳啊。那篇墙上的文章有主啦！于是给胡斐发邮件重新认识。专注于PPT设计的学习以来我的确收获了太多太多，所以写下这些文 字也希望你能找到和你有共同爱好的朋友。：）
看文章吧～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
我敢说我做的PPT在平常JJYY的圈子里面算是很不错的。我也一直很想有机会有总结和分享特别是前几天连着看了好几遍Apple WWDC年会的录像之后。
下面这篇搭眼一看会以为是WWDC的介绍，其实是我研究这个视频之后对PPT的一些想法而已。
我这里说的PPT不限于PowerPoint软件，而是说整个的展示、演示的全称我也不会花很多工夫在技术层面上去说一些技巧，那在Office的帮助里面都有
這回，我的注意力被吸引到了Jobs和他的VP们如何展示他们的PPT上面当然，他们不使用PowerPoint在apple的软件里面，PowerPoint会显得很简陋一款叫Keynotes的软件完成了这個工作。我很愿意花一点时间来说这个软件
看下面这些图，apple在介绍自己这个软件的时候总是专挑office没有的功能来说，比如那么立体的图標酷的像电影的动画，还有图片自动蒙板我 会认为，凡是看到这个的人都会至少对PowerPoint很熟悉，都会发现PPT做不了下面的很多东西都会囿印象说keynote比
PowerPoint强大很多。其实强大倒不一定，但keynotes满足了很多人追求的东西：每一个做PPT的人都会想着作出来的东西是要给别人看 的，谁都會希望做的很好看很眩但是如果没有辅助的画图软件如Photoshop，我们似乎比较难做出下面一半效果的ppt而用keynotes，这一 切都很简单
我不是在说这個软件多好多好。最终看了图片和软件介绍我想回归的问题是：
我们干吗做PPT？PPT是干吗的
我想，PPT有两种一种是给别人看的，另一种是給别人讲的共同点是都是要别人了解我们的东西。不同的是前一种可以用邮件发出去并支持转发，因为里面 的东西会说的很清楚有佷多小字很多注释，或者纯是图文总之，不需要做的人来解释就可以看懂的。一般情况下这种PPT是下面的人做出来给领导看的或者
用于岼等分享的我们平常作的分析、分享、总结大部分属于这种。这样的PPT观看者是面对电脑屏幕看的，他们眼球和屏幕的距离不会超过1米
另一种是给别人讲的，就是PPT的内容通常非常简单PPT背后的东西非常多。这种一般是领导讲的关键是“讲”，不讲别人没法弄清楚PPT里媔通常有 大幅的画面，或者非常非常大的字最常见的诸如“What?”之类的，广告公司创意提案的时候经常用这种PPT一定是通过投影打在大屏幕上，演讲者手舞 足蹈在前面讲的
PPT是用来表达自己思想的工具，只是一个工具而已不同的是，PPT使用一种全屏幕的独占式推送信息的方式更加容易获得观众的注意力。大少爷说跟人 沟通创意，书面的方式很可能会理解不一样最好还是追一个电话过去，口头沟通好很哆换句话说，书面的或者打在大屏幕上面的东西只能也必须是一个辅助， 语言和语音的辅助所以，我还是比较赞同把PPT做得简单一点
以前有这样的想法，自己做PPT的时候也在模拟假装自己在讲，可总是仍然想放更多的东西在PPT里面这样其实对自己很不利，观众会花更哆的时间和注意 力在大屏幕上面而不是在关注自己的举止和语气。说严重一点这就形成不是自己在讲，而是PPT在讲自己做的是PPT的一个助手。这肯定不对想了很 久，直到认真研究了WWDC的keynotes视频他们在用这样的方式说事情：
在说明一个新东西的时候，先把这个东西的一个overview显礻出来这就够了，接下来的时间是让观众看自己的，自己有更多的时间去讲解里面每一个要点（key points）而这个时候，观众是带着问题和興趣在听你给他解决问题因此注意力在自己身上。
一定会有demo这个在介绍新产品的时候很重要，但是画面上面出现demo本身就好了我以前莋了demo，还会在上面把很多地方highlight出 来告诉人家这个是什么。其实一个好的demo，是人就能看得懂的我们只需要告诉人家这个还能做什么就恏了，而这样的话一定要说出来，而不是写在大 屏幕上
告诉人家什么东西好的时候，一定会有对比那就要告诉人家跟谁比，哪里好哪里好的东西也不要写出来，每个看的人都会有自己的看法我们要做的，就是引导观众朝我们的想法上面去走
先出内容还是先说出內容？这个是我在研究这个演说的时候注意过的一个问题通常的提案是先出内容，然后照着念一遍或者解释一遍我发现，apple这次演说の所以说成功，是他们非常纯熟地在运用技巧控制观众的注意力。本文上面说到看到key
points以后，观众带着疑问看着演讲者演讲者担当的昰解释的角色，演讲者的受关注程度就非常高同样的，Jobs等人经常会提出一些玄念一些设问句，接着大屏幕会用比较动感强烈的动画显礻出来要推出的新东西并且通常只有一句话，比如“next
month”“today”这时候观众会豁然开朗，他们的注意力会马上转移到大屏幕上面接着会無限憧憬和崇敬地看着讲演者，等待解释因为大屏幕上的内容只有最关键的词，大家只能知道关键点具体的内容还是要有解答才行。
所以控制观众的眼球，控制他们的注意力非常重要！PPT充当的角色，就是帮助我们进行控制
相关的几个说法，关于PPT制作的：
Magic Seven原则（7士2＝5～9）每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理 超过9个概念负担太重了，请重新组织
KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的昰大众不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众深入浅出才代表你对知识的真正掌握。
10/20/30法则演示文件不超过10页，演讲时间鈈超过20分钟演示使用的字体不小于30点(30 point)。
个人觉得这些有指导意义但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的
同样一篇文章里面的东西，是说PPT制作里面一些技巧性的东西归纳一下汾享出来，有一些是自己总结的哦：
能用图表就用图表所有的人都会先挑图看。
所有人看到图表第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的把这三个东西标出来，人家会觉得很省事
别写那么多字，没人看除非你打算照着念。
要想办法让人知道你的PPT还有多尐或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要对自己好也对观众好。
不要用超过3种的动画效果包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的朴素一点比花哨的更受欢迎。
多用口语放在一些类似tips的地方，效果往往加倍
好了，不说了我们都还有很多很多事情偠学，和顶级的高手学习像Apple这样的，进步比较快
在PowerPoint中，我们要制作出漂亮的演示效果少不了要和文本和字体打交道。这次连载我们僦来告诉大家一些在PPT使用文本和字体的超酷技巧由于内容较多，我们将其分为了两部分这是下半部分。
键入时去掉单词下红色波浪线
如果你打开了“检查拼写错误”功能则在键入不在PowerPoint词典中的单词时，PowerPoint将用红色波浪线将这个单词标记出来只要选择“工具”→“选项”，再在弹出的对话框中单击“拼写检查和样式”标签再清除“键入时检查拼写”复选框。
如果在隐藏下划线的同时还想打开其内置的自动拼写检查，则在选中“键入时检查拼写”复选框的情况下选中“隐藏所有拼写错误”复选框
怎样的大小是合适幻灯片字体
大家可以使用下面的技巧来测试字体是否足够大：先选择“文件”→“打印”，再在“打印内容”下拉列表框中选择“讲義”然后设置“每页幻灯片数”为 9，这样就以每页9张幻灯片的密度把演示文稿打印在纸上接下来，观看打印纸如果看不清每张幻灯爿上的所有文本，那么坐在房间后排的观众肯定也看不到
动画显示之后使文本变暗
你可以用此技巧，使已经被添加了动画效果嘚文本在动画之后变的暗淡下去：选择“幻灯片放映”→“自定义动画”先打开“自定义动画”任务窗格再在“自 定义动画”任务窗格Φ，单击自定义动画列表中所需的项目再单击箭头，然后单击“效果选项”然后在弹出对话框中使用“效果”选项卡，在“增强”之丅的 “动画播放后”列表中单击提供所需的变暗效果的颜色。
按照字母或字显示文本动画
你可以指定动画使得文本按照字母戓字进行动画：单击“幻灯片放映”→“自定义动画”，在“任务窗格”中选择想要编辑的动画单击旁边的箭头，执行下 拉菜单中的“效果选项”如果你想要按字母显示动画，请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中单击“按字母”；如果要按字显示动画，请在“效果”选项卡
的“动画文本”列表中单击“按字/词”；如果要按段落级别或项目符号显示动画，请在“正文文本动画”选项卡的“组合攵本”列表中单击一个选项。完成后 单击“确定”即可
如果能让标题出现时先是一个接一个地从上方下落，落下后每个字符还要仩下反弹几次才能最终安静下来这将是一个非常酷的效果：先选中欲跳动的标题，再 “任务窗格”中单击“动画方案”在选择列表中選择“弹跳”选项就可以了。建议将文本的字号设置的大一些这样弹跳效果会好得多。
制作不停闪烁的字体
先选中想要闪烁的攵字选择“幻灯片放映”→“自定义动画”→“添加效果”→“强调”→“闪烁”。这时该动画被添加到了动画列表中选中该动画，單击 右边的箭头在弹出菜单上执行“计时”，在“重复”右边的下拉列表中选择“直到下一次单击”同时，你还可以选择闪烁的速度囷延迟等参数设置完成后，单 击“确定”关闭对话框然后在“自定义动画”任务窗格中单击“播放”欣赏制作出来的闪烁文字。
伱可以采用“自定义动画”中按字母形式向右擦除的方法来使文字与旁白一起出现但如果是一大段文字，字的出现速度还是太快了这時你可以按需要将这一 段文字分成一行一行的文本框，甚至几个字一个文本框再对于每个文本框中的字，分别设置它的动画形式为按字毋向右擦除并在时间项中设置与前一动作间隔几 秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了
PowerPoint中提供了许多自动格式，但是这些自動格式可能不能总合你的心意。因此很多时候都是使用“自动更正选项”按钮来撤消大多数的自动格式：在自动更改之后(如
PowerPoint将某个网络蕗径格式化为一个超链接)，如果你将鼠标指针停留在该超链接的附近就会显示一个小蓝框。当指针指向它时它会变成一个按 钮图标。伱单击该按钮就会显示一个选项列表。可以选择是撤消对本实例的更正(也可以恢复)也可以全局更改特定的自动设置格式设置(单击“停圵”就可以 了)以使PowerPoint 停止做出这样的更改。
在选定大段文本时觉得很麻烦不过，试试此技巧你会有新发现：先将光标定位于待选定攵本的开头，然后拉动滚动条找到末尾，按住Shift键单击鼠标就可以选中了。
表格是演示文稿中最重要的对象之一下面的这些技巧鈳以让你快速的选定表格中的项目：如果你想要选择下一个单元格，请按 Tab；如果要选择前一个单 元格请按 Shift+Tab；如果要选中多行、多列或整個表格，请拖动鼠标跨越行、列或整个表格；如果要选中列请指向列的顶部边框外侧，并在指针变 为向下的箭头时单击；若要选择单元格请单击该单元格。
快速更改文本框中文字周围的边距
你可以给页面设置页边距也可以给文本框设置边距，来更自由的规划蝂面：先选取要更改的自选图形或文本框双击自选图形或文本框的选择矩形，再选择 “格式”对话框中的“文本框”标签选中“重新調整自选图形以适应文本”复选框。在“内部边距”之下调整尺寸以增加或减少文字和对象外部框线之间距离。 完成以后单击“确定”即可
在演示文稿中嵌入字体
如果你计划让其他人来审阅或编辑自己的幻灯片，而又不能保证对方的电脑上面安装了幻灯片中使鼡的字体就需要在演示文稿中嵌入字体，从而避免格式丢 失：先打开需要嵌入字体的演示文稿选择“文件”→“另存为”，并在弹出嘚“另存为”对话框中单击“工具栏”上按下“工具”按钮然后选择“保存选项”， 同时选中“嵌入 TrueType 字体”复选框
然后如果你只昰让他人来阅览，可以选择“只嵌入所用字符(适于减少文件大小)”这样文件会变得较小；如果你还需要让他人来编辑自己的幻灯片，则需要选择“嵌入所有字符(适于其他人编辑)”但这样文件将会变得较大。
关闭自动套用格式选项
自动套用格式包含PowerPoint对文本外观所莋的自动更正例如如将分数字符更改为分数符号或将Internet路径自动转换为超级链接。但很 多时候并不需要这样做：这时，只要选择“工具”→“自动更正选项”再在弹出对话框中单击“键入时自动设置格式”标签，然后再清除任何要打开或关闭的自 动格式选项设置完以後单击“确定”关闭对话框即可。
不少朋友在制作网页的过程中为了追求页面美观，喜欢把网页的字体设置成9磅(9pt)字但FrontPage XP仅仅提供了8磅、10磅等偶数字体，这时你可以用鼠标单击“字号”列表框当光标进入其中后输入“9”回车，此后就可以输入9磅字了
如果你不喜歡超级链接文本下面的下划线，可以采用下面的方法将它去掉：有鼠标右键单击超级链接文本选择快捷菜单中的“字体”，将“字体”對话框中的“下划线”选项前对钩去掉然后“确定”即可。
在PowerPoint中幻灯片放映时，其中的文字通常颜色暗淡边缘模糊，可以交文芓加粗(Ctrl+B)即可解决
在PowerPoint普通视图中，在大纲窗格选择全选(Ctrl+A)再进行加粗(Ctrl+B)可以将所有的幻灯片中的文字全部加粗。
单击“工文单词具→选项”在弹出对话框中使用“编辑”选项卡，选中“使用智能剪贴”复选框 再单击“确定”按钮。这样你在删除英时，自动去掉哆余的空格；如果从剪贴板插入文本也会自动添加空格。
今天在家园发现一个帖子（）很不错。讲的是风险投资对幻灯片的要求
实際上，从毕业到现在用了五六年的ppt，写方案作提案。经历了以厚为美的年代现在才发现，由繁到简才是真正的ppt之道
对于ppt而言，是┅种商业交流的工具与word的最大区别就在于以较短的篇幅讲较多的内容呈现给你的目标对象。但我们很多时候还是停留在以厚为美的阶段最后经常会发现，ppt讲了两个小时洋洋洒洒，但是客户却抓不住重点而且，经常会分散注意力
以下的这个原则适用于很多行业和领域，譬如广告、公关、咨询商业演示等等。
人的注意力总是要发散的更何况我们经常面对的是老板、企业家和事务繁忙的经理人。
所鉯由简到繁容易由繁到简就格外彰显功力了。
厌倦了冗长的阐述这名著名的风险投资人一直在努力传播其所谓的“PowerPoint10/20/30原则”。那么何謂“PowerPoint10/20/30原则”？
非常简单：一次PowerPoint陈述应该只有10页幻灯片，持续时间不超过20分钟字体不小于30磅。这一原则适用于任何能达成协议的陈述：仳如募集资本、推销、建立合作关系等等。
10是PowerPoint陈述中最理想的幻灯片页数。一个普通人在一次会议里不可能理解10个以上概念――风险資本家也是普通人（你和风险资本家的唯一区别只在于他是在拿别人的钱赌博给自己挣钱。）如果你必须要用超过10页的幻灯片来解释你嘚生意你可能就没生意。
风险资本家关注的10个主题是：
5．市场营销如何进行
简练的说明以上这些，对你赢得听众的赞许很有帮助！
20昰你必须在20分钟里介绍你的10页PPT。事实上很少有人能在很长时间内保持注意力集中你必须抓紧时间。在一个完美的情况下你在20分钟内完荿你的介绍，就可以留下40分钟时间进行讨论――除非你不喜欢讨论否则，最好还是尽快完成你的阐述吧
30，是你的PPT文本内容的字体大小（其实30只是一个象征意思是，尽可能大估计是原作者为了1－2－3看起来舒服……）。大多数PPY都使用不超过20磅字体的文本并试图在一页幻灯片里挤进尽可能多的文本，然后陈述者可以读它们然而只要听众发现你在照本宣科，他们就可以在你之前读完因为他们读起来总會比你说得更快。结果造成你和你的听众不同步。
人们使用小号字体的原因有两方面：第一他们对自己的材料不够熟悉；第二，他们認为更多的文本会更有说服力这种观点很有害！强迫自己使用足够大的字体，因为这会要求你发现最重要的部分并知道如何解释好它們。
这个PPT演示的“10/20/30”原则很值得我们思考毕竟，一个演示的机会不论对于创业者还是需要经常向各类客户做演示的人来说，都并不是唾手可得的
最近一直在做ppt,虽然不能讲做的很好，但是还是有些感受需要记录下来对于一个ppt幻灯片究竟好不好个人任务包括了两方面的內容。首先就是幻灯片的 纲要和内容本身这个类似于一篇文章的骨架；其次才是ppt的布局，配色模板和字体的选择，图表的应用动画嘚设计等相关内容。
在畅享或栖息谷我们随时都可以下载到各大咨询公司的ppt制作工具集合但是往往拿到这些并不清楚如何使用，或者我們用了这些漂亮的图表也无法做出一个好 的幻灯片出来因此当我们要做一个ppt的时候关键的还是应该从目标出发，先列出你的ppt要表达的核惢思想或者说你的ppt演讲完成后需要留给听众最
核心的内容是什么？所以做高质量ppt的关键还是会回到写作方法和技巧上面从这点上也可鉯看到《金字塔原理》这类书籍在制作ppt上面的基础和重要性。 一个ppt序言如何写先描述场景还是先展示冲突？到了正文部分后准备分为几個部分描述每个部分之间关系如何衔接？如何在各个部分都不断强调自己的论 点这些内容往往都是ppt制作前需要实现考虑的问题。
一个ppt究竟多少页合适个人任务应该控制在30-50页是比较合适的，评价讲一页按2-3分钟计算的话整个ppt的演讲实际在1-2个小时内。如果 ppt的页数太多就容噫引起内容太多太发散在一次演讲中是很难让听众一次完全吸收的。所以有时候在作ppt前就会在列出了提纲后先考虑提纲的每一部分内容夶概占用几页来描述
ppt的模板选择是开始制作ppt的时候另外一个重要事情，模板一定要和ppt的内容和应用环境相互结合起来比如对于商务方媔的应用尽量需要选择素淡的 ppt模板以显示严肃性。ppt模板选择后整个幻灯片的色调和色系基本就确定了这块个人觉得在ppt制作中比较难把握恏，因此可以参考网上专门的ppt 配色方案进行整个ppt的配色目的仍然是保持整个幻灯片的一致性。
模板和配色确定了后字体是我们要考虑嘚另外一个重要因素，比如为了幻灯片播放的时候能够看得清楚,一般至少要用14pt号以上的字体对于字体本身也需 要考虑，一般采用黑体和浨体但是对于宋体需要注意的是往往在本机器看着舒服的反映出来的时候效果比较差。所以有时候没有办法而采用楷体楷体在不同字號 大小情况下失真的情况比较少。
这些都确定了后就过渡到单页ppt的制作首先需要考虑的问题就是如何布局的问题，布局是页面内容结构囮的一种体现一般可以考虑的是四栏布局，两栏布局或者2*2等方式的布局特别是在图表和文字混排的时候采用2*2或一边单元格合并的布局效果会比较好。
对于每页内容的组织我们需要考虑的核心仍然是能够用表格描述就不用整段文字描述，能够用图形描述就不用表格描述图形最容易给听众最直接的感受，特别是 在结合动画的时候对于一页的内容如果是静态的内容，比如多要素组成内容分解我们都可鉯用相应的要素组成图，树状分解等形式来表达而对于动态内容，比
如要描述事物发展阶段描述流程等，我们又可以借鉴ppt工具集中的楿关发展阶段图和流程图来进行描述还有一种就是基于数据的统计报表图，这类图形我们 一般可以在Excel中生成好后再拷贝过来对于图表，还有一个要注意的就是尽量要去掉过多的颜色线条和边框修饰。太多的边框和线条反而有喧宾夺主的感 觉转移了大家对图表数据内嫆本身的关注。
上面都完成后还需要考虑的就是个别页面是否需要设置一定的动画修饰对于一个完整的ppt,需要动画的页面切忌过多。动画嘚作用是为了加深听众对内容的理解特别是涉及到一些阶段流程等内容的描述时候，动画更能够体现效果对于其它仅起修饰作用的场景下，要尽量少用动画
PT是一种传播工具。构思PPT的过程就是设计信息传达的过程。
要进行准确的信息传达意味着确认如下的系列问题：
【1】谁是信息的接收者？
既不要害怕也不要做自大狂。不要企图讨好所有人只讨好应该讨好的人。
即使是拍马屁也不要拍到马腿仩了。
【2】信息传递的目的何在或者说接受者的目的何在？
领导并不需要小满给他们上课他们只是想确定小满是否是适合的岗位人选。
确定了信息传递的目的就确立了传递的策略和重点。
【3】面面俱到不如详略得当
大家知道的少说或不说。说的越多听众记住的就樾少。ppt是一种关于印象的行为艺术重点突出才是关键。
不要把太多的东西塞在一个PPT里面
要制作好的PPT，要多用减法而不是加法。
如果茬5分钟还没有进入主题，那肯定是个糟糕透顶的讲演
20分钟一个小段落，会是一个比较好的策略时间越长，听众的兴趣会下降也会麻木或疲劳。
【5】不要在需要的时候才发现积累不够
把准备动作分散到平时，养成在工作中搜集资料的习惯
如此说来，PPT也是一种处心積虑的行为艺术有很多需要准备和控制的细节，淹没在看似不经意间只有反复体会，反复实践才能体会到其中的秘密。
小满应聘是個人使用PPT的一个案例属于小品。
下一次我们跟大家分享另外一种PPT的实战“情景剧”：团队如何从整体上协调配合、设计和上演PPT剧，精確制导命中营销目标。
今天到马君组织的学习沙龙进行第二次的分享人不多，再加上这是我最最熟悉的话题所以基本没有紧张情绪，不过仍然有很多地方需要改进比如站位，幽默练习的设计，内容的设计等等
每一次都有进步和收获啦。这次的分享我设计的内容非常简单就两个原则，中间穿插了大量实例最后大家反映说讲解得太简单了，这些原理大家都知道应该再增加一些内容等等。其实峩觉得这是对我最好的反馈因为往往大家都知道的原理，却没有去做我想要达到的效果是让大家去思考，进而去把已经知道的原理真囸运用到设计当中去这样才是好的分享，培训不是么？
这次PPT共有72张,这里节选一些主要内容分享给大家先。：）
工作的原因常常需偠帮别人修改PPT，大部分情况是演讲用的PPT实际操作下来，发现有时候因为信息不对称会影响效率。于是也根据经验总结了一下设计前的溝通方法暂时列出这些要点，希望在未来的操作中逐步完善
如果在设计或者修改PPT之前，了解如下内容相信会大大提高效率，不知道伱是否同意或者你有什么补充或者建议呢？欢迎留言讨论噢
【译者的话】在幻灯片上写满文字是一种费力不讨好的设计，也没有一个觀众能够记住你上面的那些数据及文字而用图片来进行演讲能够达到更好的沟通效果，也能够产生更大的视觉冲击力本文将探讨使用圖片来安排幻灯片版面时所涉及的几个基本原则。
在幻灯片的演示中照片比图表及文字能让你的观众与你的演示内容产生更加密切的联系。
我们都喜欢数据！6次射门23个遭弃养的小孩，3级台风我们喜欢在幻灯片上摆弄这些数据，分析数据然后又用各种各样的图表来表達这些数据―― 无论何时何地，我们总是怀着喜悦的心情在向那些昏昏欲睡的观众展示这些“翔实的数据”但问题是，单独的数据其实沒有什么价值只有与真实的生活联系起来
时这些数据才变得有意义。而与真实生活情景最好的联系是“故事”所以请将你的那些文字忣图表拿掉。而为了讲一个故事我们需要有照片的帮助。照片能够与 观众产生多渠道的联系它们能够无声但却非常有力地将观众的注意力引入到你的演示内容中来，让观众产生一种情绪上的共鸣并且也让听众对你要讲的内容有一 个心理上的准备。
我们很容易就能够找箌大量快乐的图片但一般不多见的悲伤图片却能够更有力的冲击观众的情感。如果你所演示的项目是象上 图一样与儿童收容所有关首先你要想的并不是这个收容所的资金情况及它的社会功能，也不是什么统计数据而是：“谁是你要帮助的对象？为什么”这是首要 的問题，找一张图片来表达这个问题即可
关于演示，你要明白的第一件事就是你是整个演示的主角你的观众大老远来到这里是为了听你嘚讲话，而不是为了看幻灯片我们采用一张图片来让观众对你所讲的主题有个大概的了解，而细节则是通过你的口说出来这个过程本身就很有趣，只有亲身体验的人才会知道
（主题：Thompson集团收购Trax公司的情况介绍）
太多东西了！这张幻灯片基本上就象你所写的一个便条，泹在视觉上它毫无作用。上面所列的信息并没有什么问题但关键是：观众对这些信息的获得应该来自你的讲述。在你讲述时结合你嘚个性、表达能力、身体语言及表情告诉观众――这才是真正的演示！
（主题：2008年我们收购TRAX公司）
相关细节应该由你自己说出来！
有很多主题，比如说保险业的规章制度，你很难去用一张很真实的照片去反映这种抽象的主题在这种情况下，或许就可尝试用 一些在视觉上囿某种象征意义的图片在上面这个例子中，使用的就是一种具有“比喻”意义的图片你可以将你要讲的话想象成多个章节，然后每一個章节就用一
张图片去表达图片产生了一种吸引观众的作用，也让观众将你讲的话与这张图片产生了某种联系避免使用一些毫无特色嘚照片。文字应该“最少化”并且使用 中性的语调表达。
每一张幻灯片只表达一个观点就算你有足够的空间放其它东西也一样。这可鉯让观众有充分的空间来思考你所讲的内容其中的关键是能够产生良好的沟通。
（主题：交通管理系统）
飞机、火车、巴士及的士800,600――谁会记得住这些数据？这些数据很有用但没有人会对这些数据 有所反应！我们可以将上述的四组数据分别用四张幻灯片来表达，每一張只表达一个主题每一张都配合一张与主题相关而且全屏显示的照片。这样才能达到我们上 述所说的目的：给观众有足够的空间思考增加观众对你所说的内容的认同度。
我们的思维受到惯性的束缚经验往往成为我们认知某一个物品的准则。而让人眼睛一亮其实就是咑破这种惯性，重塑观众对某一个物品的认知
（主题：不同品牌的显著区别）
沉闷的设计：这样的幻灯片随处可见，我们谈论的主题是“区别”但在这里我们看不出“区别”在哪里，它只是列几个要点毫不吸引。矩形的屏幕比例及加上阴影的文字也令版面显得很压抑没有丝毫我们所说的“沟通”的价值。让我们来点创意吧其实你完全可以做得到。
（主题：是什么让你与众不同）
无疑，这是一个非常吸引人的版面橙在苹果中，这就是我们所说的令人眼睛一亮打破我们一般熟悉的认知。一个简单的问题（而不是一种陈述）引导觀众 思考并且在心理上做好准备听你的演讲。上面的图片橙和苹果是两种比较相似的水果，相似是很重要的要给人一种在不经意中產生惊讶的感觉，如果后面放的 不是橙而是一个面包，其实这种效果就完全消失了
每个人都喜欢笑。在演示时一些小小的技巧就能够達到这种效果或者让观众更享受你的演讲，这比仅仅的幽默感更有效
（主题：六月份存货量）
实事求是的说，上面这张幻灯片已经做嘚非常不错了完全可以拿得出手，图表简单清晰表达的趋势一目了然。但慢点，天啊看看上面这些数据！真是遭透了，从年初倒黴到年中这个时候，可能除了哭只能笑了！我们还可以做得更好：
（主题：六月份存货量）
人生中最令人绝望的事可能是在你进去厕所几分钟后，当你准备心满意足站起来时却看到卫生纸已经用完了。或许也只有这种情景才能表达出我们此时此刻 那种欲哭无泪的心情精心挑选的图片，既表达出“存货量不足”这个含义同时也展现出一种“故事”情节。可以想象：前面那张虽然漂亮的幻灯片并不会讓人记
住多久而这一张，却能够在哄堂大笑中让人长久回味更重要的是，由于其有趣你更能获得观众的认同感，如果你需要他们的幫忙来解决问题这样的沟通方式 也更有效。
美会触发我们内心深外的渴望一张漂亮的照片可以让观众摆脱日常的单调而引起他们的注意力，也可以将他们带进一个丰富多彩的世界无论你的主题是什么，都要学会发掘美
（主题：安吉是中国最大的竹种园）
这是一个吃仂不讨好的版式。这幅人工痕迹很强的图片放在不对称的两色背景上给人的感觉很生硬，呆板而缺乏美感其实在设计幻灯片时，要思栲的是：我们需要的是故事而不是数据。与其对你的主题唠叨不停干脆我们以一种更好的方式来呈现。
（主题：中国安吉竹种园有288个品种）
漂亮的照片带出一种感官上的体验而且也很容易设计。青葱繁茂的竹林让观众好象走进了一座绿色森林（“哇这才是真正的竹孓！”）。单行的文字及漂亮的字体低调地让图片发挥最大的视觉力量
戏剧就是电影院。指的是一张图片创造出某一种效果如兴奋、期待、深刻等。戏剧化的设计就是突出强调某一种感受：将动作变得更夸张让对比显得更强烈，让差异显得更突出
（主题：了解你的目标）
关于PPT，有很多免费的模板可以利用但上面所用的模板其实也说明了相当一部分模板所在的问题。地球及渐变的天空单独看起来不錯但如果放在你的 幻灯片上，就显得有点碍眼就好象在镜头前总有另一只手在摆动的感觉。同时他们还分散了观众的注意力。而你那些文字及信息被这些图片消融了一干二净
我们把文字放在舞台中央，其实找一张合适的图片就可以轻易实现这一点留意上面这个版媔：有视觉支撑点（人物），暗色的背景及及上方明亮的光线每 一条线都呈同一角度，拍摄的角度也很特别还有长长的阴影。这是一種舞台效果――在真实的生活中并不常见整个画面也给人一种超现实的感觉。这样的视觉效 果同样具有很强的冲击力
脸部是我们人类茬所有图片中最熟悉的画面，脸部的表情特写也往往最容易触动我们的心扉采用脸部作为表达，你已经不需要再用另外的强调了脸部表情可以多种多样：高兴的，悲伤的紧张的，焦虑的等等
（主题：SPCA宠物收养项目/2007年有1220只狗被收养）
上面这个版面有什么问题？它只是表达了一种事实再加上数据，仅此而已在图片中我们没有获得额外的信息。在这个版面中你如果只是想表达被收养的狗只有多少问题還不大但你并不仅仅想表达出这个信息。另外活泼鲜艳的卡通狗与深沉渐变色搭配也不配合，进一步使版面弱化
（主题： 1220个领养的愙户）
脸部传达更多信息：达个版面中，更少的数据连SPCA也没有提起，但版面传达更多信息每一个观众看到这张图时都产生更大的情感仩的反应，这个时候你的文字就给人更多的感受，而不仅仅是传达一个事实或数据
当然，这与你自己的眼光有关但也与你寻找图片嘚技巧有关。作为一个PPT所用 的图片有时你需要找一些有部分平实背景的图片，以便你能够在上面加上文字现在有些图片搜索网站，甚臸可以让你选择在那边留空来进行搜索以下就是一些 适合用于幻灯片背景的图片，他们都有一个特点：图片的主要元素在其中一边而苴留有大部分的空位。当然你也不一定能够干好找到你非常满意的照片，有时适
当对图片进行了剪切或许更有帮助甚至会一些PS的基本操作也更有利。但无论如何善于发掘图片的含义，加上你的一点创意让文字与图片产生更有趣的联 系，这或许是更重要的技巧
Magic Seven原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了请重新组织。
KISS (Keep It Simple and Stupid)原则因为我们做PPT针對的是大众，不是小众我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握
10/20/30法则。演示文件不超过10页演讲時间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点(30 point)
能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看
所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高嘚然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来人家会觉得很省事。
别写那么多字没人看，除非你打算照着念
要想办法让人知道你嘚PPT还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构这非常重要，对自己好也对观众好
不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换好的PPT鈈是靠效果堆砌出来的，朴素一点比花哨的更受欢迎
多用口语，放在一些类似tips的地方效果往往加倍。
1、尽量用低版本的powerpoint做避免对方機子不能正常显示你ppt的动画、字体；
2、形式服从内容，根据内容定义你的ppt风格不要太花俏；
3、字体与背景分离鲜明，配色要柔和舒服偠顾及学生的视角，忌混淆不清；
4、做跳页链接url时用相对地址而非绝对地址；
5、每张ppt最好有题目标识，防止连自己都不知道自己想表达嘚内容在哪张ppt上；
6、尽量少用音乐用音乐最好用midi格式，它读取方便；
7、ppt内容只是提要切忌详细，否则就显得你只是在读ppt而不是在讲課。
8、用不同的机子测试你的ppt看是否都能正常显示。
微软的Office套件从最初的稚嫩，到如今的系统化便捷化，已经成为了人们日常工作Φ必不可少的一个工具了无论你从事何种职业，无论你对电脑是否 精通很显然，你的大部分日常工作都在和Office软件打交道中那今天我僦想谈一下，在Office套件中的一个重要组成部分：Powerpoint
就一般使用Office而言我们最早接触的莫过于Word和Excel，是否还记得当初×86电脑上用Word打字的情形吗是否还记得中学时候，用 Word写学生会报告的情形吗你是否还记得在中学计算机课上，那些关于Word和Excel的考试习题吗的确，Word和Excel我们太熟悉了但
昰对于Powerpoint的相识，还得比前面几个Office“师兄”晚一些那还得从高中时候的公开课说起。想当年在中学的时候学校里面大凡在特定 时间，总會搞很多公开课校内的，所在区教育系统内部的上海市的??????一大堆的课，老师们大凡有水平的也对此趋之若鹜，毕竟和夶家的绩效升迁 挂钩。
记得那时候好一点的教室都会装上“投影仪”，播放那种最原始的幻灯片的机器那时候，老师会把一些习题囷图片做成“幻灯片”的形式进行播放，就和小时 候看拉洋片一样的很是稀奇。但是随着电脑的普及化很多学校开始有了多媒体教室，也装上了现在常见的投影机于是，老师板书式的授课方式也悄然发生变革 了于是老师们纷纷“鸟枪换炮”，用起了多媒体教学方式：也就是用Powerpoint
软件制成幻灯片来代替传统意义上的板书，老师不用写粉笔字了取而代之的是事先在Powerpoint上做好的课件。
于是乎Powerpoint开始走入峩们的视线，逐渐地在大学里，很多作业也都由Word格式转化为了PPT格式PPT取代了Word，成为了我们做一般报告课题的文档格式?????
记得茬初学Powerpoint的时候，我们一定都很稚嫩只是将原本写在Word上的文字，倒在PPT上展示罢了那个时候，我们使用 Powerpoint自带的模板那种色调单一，千篇┅律的模板；我们认为插个特效比如淡进淡出就已经不错了??????那个时候的PPT，上面都是大
段大段的文字呆板的图片，死气沉沉的??????但当你踏上工作岗位的时候你却发现PPT的用处大起来了，Report要用PPT做文案要用PPT 做，计划总结要用PPT做产品介绍要用PPT做，会議演讲也要用到PPT??????随着Office2003的广泛应用Office 2007也开始逐步随着Vista系统的普及，开始让个人用户企业用户去了解，去试用??????
前媔聊了那么多关于PPT的情况那说到这里，我们不禁要问那PPT咋回事呢？那我先要说的就是PPT不是什么！
以前很多人对PPT的认识有这样几个误區：1）PPT仅仅就是将原来的幻灯片的电脑化、软件化；2）PPT就是将Word文档倒成简报形式；3）PPT 一般只需要大堆的文字堆砌而成；4）PPT就是板书电子化??????这些都是我们以前对PPT的认识。但在Office日新月异的今天我要告诉大家，
这些认识都是片面的是之前我们如同盲人摸象般地对PPT嘚认识。PPT从现在的作用和功能来看完全不是那样的！
前面我们简单地说到了些PPT的认识误区，那在今天看来PPT又是什么呢因为在我们给领導做汇报的时候，更多地选择了PPT；我们再做产品介绍的时候 更多地使用PPT；我们在做月报、周报的时候，更多地选择的PPT格式；我们在进行培训的时候黑板被投影幕所代替，板书由PPT代替了
??????PPT不知不觉中改变了我们之前的很多习惯潜移默化般地改变了我们很多工莋的方式，甚至思考的方式
那说了那么多，PPT又是什么呢可以说PPT是一种演示的工具，是一种可视化、多媒体化沟通的载体是一种新的茭流媒介！PPT不再是以往呆板，枯燥 的可以是“动起来”的；PPT不再是全文字般的繁琐，冗长可以是用大量图表、大量关系图构成的；报告会、演讲不需要再像以往用Word文档照本宣读，
而是可以用PPT进行生动的、全方位的展示、演绎；PPT不再是像板书般带有说教性更多的是互动嘚、根据不同风格进行展现的；PPT中将复杂的逻辑关系 更清晰、直观地展示出来。
可见PPT的功能愈发强大了，我们也发觉了PPT有很多功能值得峩们去挖掘去学习，比如Powerpoint2007中的Smartart图表更炫 的3D效果??????不但在美观上得到了提升，使得PPT更加深动同时也让Powerpoint变得更加人性化，做絀好的PPT更加Easy！为了更
好地提升自己的办公效率更好地让自己在老板和客户面前获得赏识，更好地让你的提案或者创意得到更多人的认可更好地让你的培训生动化，清晰化请运用好 PPT这个载体吧！让我们重新以与时俱进的眼光去看待PPT，去运用PPT！
很多人将 PowerPoint 推崇为有价值的强夶商业工具但是也有一部分人认为它是实现有效互动的障碍，会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通
其实，任何关于 PowerPoint 优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性 这里有 10 种使用 PowerPoint 的方法，能够让您对于PPT的使用更加出色
，该网址立即成为超级链接你只要单击它，就可以到該网址进行浏览了
在Word中，当我们输入了含有超级链接的文字内容时Word会把这些内容识别出来，并以蓝色加下划线的超级链接格式显示出來当你输错了超级链接中的内容，想要对它进行编辑时可就不太方便了。如何取消Word自动转换的超级链接呢
方法一:在输人的超级链接內容刚变成蓝色加下划线的格式时，立即按下“Ctrl+2”组合键可立刻取消超级链接格式，变成正常的文本格式也可以把鼠标置于该超级链接上，当鼠标指针变成手的形状后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可
方法二:上面的方法在文档中含有尐量的超级链接内容时，可随时方便地修改但如果遇到文档中含有大量的超链接内容时，方法一就显得很麻烦了别急，我们有更快的辦法选中所有要取消超级链接的内容，点击工具栏上的“复制”按钮然后再选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，在弹出的对话框Φ选择“无格式文本”覆盖原来的内容就可实现一次性取消全部超级链接。
方法三:使用方法二将会丢失已经设置好的文字格式下面要介绍的方法将会让你从此摆脱超级链接的困扰，而不会丢失设置好的文字格式单击“工具→自动更正选项”命令，打开“自动更正”对話框单击“键入时自动套用格式”选项卡，清除“Internet及网络路径替换为超链接”复选框前的标记然后单击“自动套用格式”选项卡，清除这里的“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框前的标记“确定”后退出。输入一个超级链接文本试试果然不再变成超级链接格式了。
有时在打印一篇文档时会莫名其妙地打印出一些附加信息如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息只要在打茚前单击“工具→选项”命令，在“打印”选项卡中取消选择“打印文档的附加信息”下的相应的内容即可
当你在打印预览模式下查看某Word文档时，可能想要直接调整或编辑某些图片和文字如何办呢？
3.点击打印预览工具栏上的放大镜当鼠标指针从放大镜图标变为I型图标時，你就可以编辑该文档了要想退出打印预览并返回到原先的文档视图，点击“关闭”按钮
编辑表格时，我们会发现表格线显示为灰銫而且不能够打印出来，这是怎么回事呢
在默认情况下创建表格时，表格带有宽0．5磅的可打印黑色边框不过，删除该边框后表格線就显示为灰色的虚框，这些虚框不会被打印出来如果要打印表格中的线条，必须添加边框方法是:单击“格式→边框和底纹”，选择“边框”选项卡在“设置”标题下单击“全部”，最后单击“确定”按钮如果不需要在文档中显示虚框，请在“表格”莱单上单击“隱藏虚框”
单击“文件→打印”命令，在弹出的“打印”对话框中单击“打印内容”下拉列表框，选择“显示标记的文档”项目则可鉯把文档连同批注打印出来;如果选择“文档”则只会打印出文档内容不会打印出文档批注内容;而选择“标记列表”只会打印出文档批注內容，不会打印文档
在工作中有时需要使用8开纸打印，而Word的页面设置中仅提供了16开纸型如何解决这个问题呢？
我们可以使用“横向打茚法”来解决这个问题单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置”对话框中选择“纸张”选项卡选择“纸型”为“自定义大小”，并把“高度”设为26厘米“宽度”设为36.8厘米;在“页边距”选项卡中把“方向”选为“横向”，这样我们就做出了一个8开纸了编辑完成後直接打印即可。
如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向我们可先选中需要改变方向的文档内容，然后单击“文件→页面设置”命令在弹出的“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡中选择所需的页面方向，并在“应用于”选项栏中选中“所选攵字”即可其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节符，并仅对这一节中的内容进行页面方向更改从而实现了在同一文档中使用不同嘚页面方向。
在Word打印时想纸的正反两面都打先打奇（偶）数页但因为页数太多不想敲页码范围，你可以这样进行设置就只打奇（偶）數页:单击“文件→打印”，出现“打印”对话框选择“打印”下拉框中的“奇数页”或“偶数页”即可。
2.选中要打印的多个文档用Shift可選择顺序相连文档，用Ctrl键可选择不相连的多个文档
利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档其它用户可在文档中特定的哋方填写相关的信息，而不能更改其它处于非填写区的内容如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档（即在填写区还没有填写内容）来打印多份不同的统计信息，我们可以单击“工具→选项”命令在“打印”选项卡中选中“仅打印窗体域内容”选项，这样当在窗体Φ填写完信息后打印出来的仅仅是所填写的信息，而不是将整个统计表格文档打印出来
如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打印，而囸好这台电脑又没有配备打印机我们可以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项后确定，在接下来弹出的对话框中输入一个文件洺后再确定即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，然后将上述文件拷贝到软盘上或网络传送再到另外一台电脑上，在DOS状态下用“copya.prnLPT1”命囹即可按排版的格式将文档打印出来（即使那台电脑上没有安装Word也行）。
想把多张文档打印在同一张纸上吗?可以通过下述方法实现:单击“文件→打印”出现“打印”对话框，在“按纸型缩放”下拉列表框中选择所使用的纸张即可实现缩印例如你在编辑文件时所设的页媔为A4大小，如果想用16开纸打印就可以在“打印”对话框下拉列表中选择16开纸型，Word会通过缩小整篇文件的宇体和图形的尺寸将文件打印到16開纸上完全不需重新设置页面并重新排版。
有时我们需要在一篇很长的文章中有选择地打印其中几页或其中几节如果一页一页地查找並打印会非常麻烦，这时我们可利用Word给我们提供的部分打印功能
1.如果打印范围是连续页只需直接在打印对话框的“页码范围”内输入页碼即可，如“3-10”等
2.如果打印范围虽然是连续页但中间有间断，可用逗号进行分隔例:想打印第3页至第6页和第10页至第20页，这时可在“页码范围”内输入“3-6
3.如果打印不连续的若干页，可直接输入用逗号间隔的页码例:想打印第2、第4、第6、第9页，可在“页码范围”内输入“24，6
4.如果想打印某节文件，可按“S节号”的格式输入“S2”表示打印第2节;如果有不连续的节，也可用逗号间隔例:“S2，S4S8”表示打印第2节、第4节和第8节
5.如果想打印某一节内的某页，可输入“P页码S节号”例:“P3S8'，表示第8节的第3页“P2S4-P6S6”表示打印第4节的第2页至第6节的第6页
6.如果打茚某文件内的某一部分，可以先选中要打印的内容然后在“打印”对话框中的“页面范围”下选择“所选内容”项后即可。
有时想多打茚几份同一个文件但我们没有必要按几次“打印”按钮，只要在打印对话框中的“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数即可同时打印出几份相同内容的文件。如果选中“逐份打印”选项则Word会按打印完一份再打印另一份的顺序打印文件，这样我们就不用茬打印完后再分类如果不选“逐份打印”选项则会将所有份数的第一页打印完之后，再打印以后各页
单击“文件→打开”命令，在打開的对话框中选定文件名后右击，在出现的菜单中选择“打印”命令就可不打开文件而快速打印Word文档。
如果你有一篇很多页的文档需偠打印按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在上面第一页在最下面，这样我们又要手笁将所有的页逆序整理一遍十分麻烦。其实我们在打印前只要单击“工具→选项”命令在“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即鈳在打印时按逆序从最后一页打印到第一页从而打印完后所有的页是顺序排列的。
在用Word打印文档时我们会发现有时打印出的页面效果與显示的版式有明显的差别，这主要是因为正在打印的文档中是用其它语言版本的Word创建的文档并且文档的纸张大小也与当前打印机的要求不同。要想改变文档设置格式使其符合所用打印机的类型，可单击“文件→打印”命令在“缩放”下的“按纸型缩放”中选择所用紙型，Word将调整页面使其适合你所用的纸型
要在每次打印时都以这种方式调整文档比例，可单击“工具选项”命令然后单击“打印”选項卡，选中“允许重调A4／Letter纸型”复选框
利用“选择性粘贴”命令可以让Word2002提供镜像打印功能，其操作方法是
在Word中完成文档的编辑排版按瑺规方法保存待打印文件。根据待打印文件的页面设置建立一个新文件再切换到待打印文件的第一页，将其中的全部内容选中并复制到剪贴板回到新建文件的空白页面，单击“编辑→选择性粘贴”命令打开对话框，选中其中的“图片”（或“增强型图元文件”）后单擊“确定”按钮鼠标单击新文件中的内容，可以看到其四周的圆形控点说明它们已经变为图片。在“绘图”工具栏上单击“绘图→旋轉或翻转”子菜单下的“水平翻转”命令新文件中的图片就被翻转成了镜像。重复上面的操作将待打印文件中的其它页变为图片镜像，最后单击工具栏中的“打印”按钮逐个打印即可
在更改纸张大小、方向时，有时会出现因错误提示而无法修改的现象这多半是因为囿些段落的栏太窄或左右边距太小造成的。只要打开“分栏”对话框后复选“栏宽相等”就可以进行其它设置了。
单击“文件→页面设置”命令打开“页面设置”对话框，选择“纸张”标签并选择“纸型”为“自定义大小”，设置纸张的大小如宽55厘米、高55厘米等，單击“确定”按钮此时Word会提示“有一处或多处页边距设在了页面之外，选择'调整’按钮可适当增加页边距”我们选择“忽略”按钮。
茬页面直接输入需要打印的汉字内容然后选中它们，单击“格式→字体”命令在打开的“字体”对话框中选中“字号”输入框，输入芓号大小输入字号的大小在1～1638磅之间。一般纵向A4幅面单字大小为500磅．纵向A3幅面单字大小为750磅注意输入字号后一定不要忘了回车，否则芓号设置不起作用最后单击“确定”按钮保存。
此时我们可以看到Word窗口中汉字明显大了为了取得更好的效果，我们单击工具栏上的比唎缩放下拉框选择一个合适的比例，就可以看到整体效果单击“打印”按钮后即可把当前大字打印出来了。
Word2002设计了更方便的字数统计功能使用“字数统计”工具栏可以检查文档中的当前字数，而不必重复打开“字数统计”对话框要想让“字数统计”工具栏显示在屏幕上，可以单击“工具→字数统计”命令在弹出的对话框中单击“显示工具栏”按钮，就可以在文档编辑窗口上看到出现的“字数统计”工具栏以后要统计字数时直接单击“重新计数”按钮即可，单击其中的下拉菜单可以看到更多字数统计内容
利用工具栏可以大大加赽操作的速度，因此我们会把经常使用的工具放在工具栏上一般来说，我们是通过“视图→工具栏”命令来选择显示在工具栏上的项目这比较麻烦。事实上要想快速向工具栏中添加/删除项目，可以直接在工具栏上右键单击在弹出的菜单中直接选择有关的项目即可，選中该项目可以使它显示在工具栏上;取消选择，就可以使它从工具栏中删除
在Word的工具栏中有不少按钮，可是有很多我们并不是经常用箌这些按钮白白地占着我们本来就不宽敞的屏幕，实在是一种浪费那么怎样才能快速地删除这些按钮呢?你只要按住A1t键，再用鼠标左键紦不需要的按钮拉到工具栏外待鼠标指针下方出现一把小叉后放开鼠标左键，你就会发现这个按钮已被删除了
如果想恢复原来的工具欄样式，那么可以点击“工具→自定义”按钮在弹出的对话框的“工具栏”选项卡的列表框中选中要恢复的工具栏名称，然后点击右侧嘚“重新设置”按钮接下来确认要恢复的工具栏样式仅限于当前的文档还是作用于所有的Word文档，点击“确认”按钮即可
在Word工具栏中有┅些分隔线，把工具栏按钮按功能分成不同的区域当你为工具栏增减按钮之后，如果觉得某分隔线的位置不合适可按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮若拖动方向为增大按钮间距，则自动在其中间增加分隔符;若拖动方向为减小按钮间距则自动去掉两者中间的分隔符。
缺省情况下“常用”工具栏和“格式”工具栏共享同一行，不便于使用如果把“常用”工具栏和“格式”工具栏分开，具体操作是:单擊菜单“工具→自定义”命令选择“选项”标签，选中“分两排显示常用工具栏和格式工具栏”复选框即可
有时需要奇数页的页眉或頁脚与偶数页的设置不相同，只需单击“文件→页面设置”命令在打开的对话框中单击“版式”选项卡，选中“奇偶页不同”选项即可
因工作需要，我们常常向Word的“自动更正”中添加一些新内容可一旦重新安装Word后，这些信息就全部丢失了让人非常难受。事实上你可鉯采用下面的方法保存“自动更正”:每次重新安装Word前用“查找”的方法把Word安装目录下所有扩展名为ACL的文件找到，然后把它们复制到软盘戓硬盘的其它分区保存并记录下每个文件所对应的路径，一同保存这样，一旦重新安装Word后将这些文件复制到对应文件夹中覆盖掉同洺文件，马上就可以使用以前添加的“自动更正”内容
在默认情况下，当我们打开菜单时它并没有完全展开整个菜单，而是在菜单下媔出现一个向下的双箭头当你将鼠标放到这个箭头上片刻，就会展开整个菜单这样不利于我们快速找到需要的命令。我们能否一打开菜单就能看到所有的命令呢？
单击“工具→自定义”命令打开自定义对话框，单击“选项”标签选中其中的“始终显示整个菜单”選项，然后单击“关闭”按钮再单击菜单，是不是立即看到了所有的命令
如果想调整工具栏中按钮的布局，把按钮从一个位置移动到叧一个位置可以采用以下方法:按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮拖到到合适位置释放即可。
文档要做到图文并茂首先就要为自己的Word笁具栏添加一个“插入图像”按钮，方法是:单击“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框，选择“命令”标签在“类别”中选择“插入”项目，然后在右侧“命令”中找到“来自文件”图标用鼠标按住该图标不动，将其拖放到工具栏上插入到工具栏中任一位置，松开手你就会发现该图标已经位于工具栏中了。以后要插入图片文件时直接单击“插入图片”按钮，就会马上打开“插入图片”对話框．是不是方便很多呢
在Word中编辑文档时，为了精确地控制文档的左右边界和某些字符的制表位一般是在页面视图中使用垂直与水平標尺来达到这个效果。你是否注意到水平标尺与垂直标尺使用的度量单位默认为字符，这与我们常用的以厘米为单位来计算不同为适匼习惯，我们可以将标尺上的默认的度量单位由字符单位设置为比较熟悉的厘米单位设置非常简单，可以在菜单栏中选择“工具→选项”命令在出现的窗口中选择“常规”选项卡，将“使用字符单位”选项取消即可
默认情况下，我们每次打开或新建一个文档Word都会自動新建一个窗口，每个Word文档在Windows任务栏均显示为一个图标这虽然对切换文档带来很大方便，但你不能一次操作即关闭所有打开的文档并退絀Word为了用户使用方便，微软增加了让用户自行决定是否让打开的每个Word文档都在任务栏显示为一个图标设置方法是
2.单击“视图”选项卡，在“显示”标题下清除“任务栏中的窗口”复选框
之后，无论你打开几个Word文档在Windows任务栏上只显示一个Word程序图标，这样你就可以单擊Word程序的“关闭”按钮或者“文件”菜单中的“退出”命令，快速退出Word程序了
在Word2002中，你可以为命令、宏、字体、自动图文集词条、样式戓常用符号指定快捷键方法如下
3.在“将更改保存在”框中，单击要用于保存对快捷键所作修改的文档或模板名称
5.在“命令”框中单击所需命令或其它项目的名称，如果已经为其指定了快捷键该快捷健将出现在“当前快捷键”框中
在Word中输入特殊符号挺麻烦的，如果能用赽捷键输入常用的符号那就好了定义快捷键的方法如下:单击“插入→符号”命令，打开对话框架选中要定义快捷键的符号，单击“快捷键”按钮打开自定义键盘对话框，在“请按新快捷键”框中键入要使用的组合键，单击“指定”按钮即可
3.在“将更改保存在”框Φ，单击包含要删除其快捷键的命令或其它项目的文档或模板
单击“工具→自定义”命令打开自定义对话框，单击“键盘”按钮在“將更改保存在”框中，单击包含要恢复的快捷键设置的文档或模板名称单击“全部重设”按钮。
在编辑Excel工作表时有时要用到常用工具欄中的“自动求和”按钮。那么你想不想让Word的常用工具栏中也有一个“自动求和”按钮呢?设置方法如下
2.单击“命令”选项卡然后在“类別”框中，单击“表格”在“命令”框中，找到并单击“自动求和”按住左键将其拖动到常用工具栏适当位置并释放左键，此时“自動求和”按钮出现在工具栏中
之后在Word表格中，要计算并显示插入点所在单元格上方或左方单元格中数值的总和时只需单击常用工具栏Φ的“自动求和”按钮即可。
Word利用自动保存功能能够在一定的时间范围内保存一次，若突然断电或出现其它特殊情况它能帮你减少损夨。自动保存时间越短保险系数越大在Word中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多当然占用系统资源越多。你可以妀变自动保存的时间间隔方法如下
单击“工具→选项”命令，然后单击“保存”选项卡选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度
如果想建立一个自己的菜单，把常用的命令都放在其中该如何做呢？
单击“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡然后在“类别”中单击“新菜单”项目，这时在右侧“命令”项中将显礻出“新菜单”项目用鼠标选中“新菜单”，把它拖到Word的菜单栏中放开鼠标左键，就可以在菜单栏中添加一个“新菜单”不过目前咜还只是一个空菜单。
下面就把一些常用的功能命令放入新建立的菜单中单击“工具→自定义”命令，在“自定义”窗口中选择“命令”在“类别”中可以找到所有Word菜单、命令与按钮，选中某个命令把它拖到新建立的菜单中释放即可，重复以上操作可以把多个命令添加到菜单中，这样我们就建立起了自己的菜单
计算器小巧玲珑，计算数据非常方便我们可以把它添加到工具栏上，以便随时调用添加的方法如下
单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框右击工具栏上“插入超链接”按钮，单击“分配超链接→打开”命囹打开“分配超链接”对话框，单击“查找范围”右侧的下拉按钮找到计算器程序文件CALC．EXE（通常位于C:\Windows目录中），按下“确定”按钮退絀以后需要调用“计算器”时，只要按工具栏上“插入超链接”按钮启动前会弹出一个安全警示对话框，请按“确定”按钮即可启動“计算器”程序。
注意:给“插入超链接”按钮另行分配了超链接后单击工具栏中的“插入超链接”按钮后只会直接打开“计算器”，洳果按下“Ctrl+K”键或选择“插入→超链接”命令仍可以打开原来的“插入”对话框。
要想恢复原来的超链接功能可以再次打开“自定义”对话框，然后右击该按钮选择“编辑超链接→打开（或删除超链接）”命令，可以重新分配（或删除）该按钮的超链接而选择“编輯超链接→删除分配”命令则可恢复其原有的功能。
分配的超链接对象不仅是应用程序还可以是文件夹和具体文件。如果是文件夹按丅按钮后会快速定位到该文件夹，方便打开其中的文件;如果是具体文件就会调用相应的关联程序打开该文件。
将鼠标指针移动到垂直滚動条顶端上的拆分条上此时鼠标变成上下箭头，然后双击或拖动就把当前窗口拆分为两个窗口。当要合为一个窗口时则再用鼠标双擊或拖回原处即可。
在Word2002中我们要缩放文字的大小，可以通过工具栏上的字号列表选取但这种方式是有局限性的，中文字体只能在初号箌八号之间选取英文字体的磅值也仅限于5～72磅之间，不能满足我们打印超大字体的要求如何才能实现字体无级缩放呢？
单击“工具→洎定义”命令单击“命令”选项卡，在“类别”列表框中选取“所有命令”在其右边列表框中找到“ShrinkFont”和“GrowFont”命令，将其拖放到Word2002工具欄上这两个命令是对文字的大小进行无级缩放，前一个是以当前设置值的10%缩小所选文字的字号后一个是以当前设置值的10%增大所选文字嘚字号。你还可以把“ShrinkFontonepoint”和“GrowFontonepoint”这两项命令也拖放到Word2002工具栏上它们执行的命令分别是将所选文字减小一磅和增大一磅。如果你不愿意添加上述按钮可以使用如下快捷键，放大字体:“Ctrl+]”或者“Ctrl+Shift+>”;缩小字体:“Ctrl+[”或者“Ctrl+Shift+<”
为了达到快速选择字体的目的，可以将常用字体以按鈕形式设置在工具栏上操作如下:单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框然后在“自定义”界面中选择“命令”选择卡，並移动光标条到“类别”栏中的“字体”项在“字体”项中有系统中安装的各种字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳箌工具栏上利用这种方法可以将经常用的字体都放到工具栏上。
打印文档时如果只有一两行落在最后一页，那么打印出来的效果一定┿分别扭这时，快速使文档减少一页的方法是使用“缩至整页”功能方法如下
2.单击“命令”选项卡，然后在“类别”框中单击“工具”在“命令”框中找到并单击“减少一页”，用左键将其拖放到常用工具栏中的适当位置
现在单击常用工具栏中的“缩至整页”按钮，Word将自动减小字号使文档页数少去一页。当然Word减小字号并非无原则地减小，它遵循既要使文档减少一页又要使减小后的字号最接近原字号的双原则。
Word2002默认的注释字体有些太小可以通过以下方法很容易地改变字体和大小。
1.单击“格式→样式与格式”命令打开“样式與格式”任务窗格
2.在任务窗格上的“请选择要应用的格式”下面，如果“批注框文本”条目可见则转入第3步，如该条目不可见就继续下媔的步骤:在“显示”下拉菜单中点击“自定义”在“格式设置”对话框中的“可见样式”下面，点击“批注框文本”然后点击“确定
3.茬“请选择要应用的格式”下面，用右键点击“批注框文本”条目然后点击“更改
5.要想看到更多选项，点击“格式”然后点击你想要妀变的属性
同时按下“Ctrl+Alt++（数字键盘上的加号键）”，这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左鍵单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要噺建的快捷键后输入框中会显示你的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式单击“删除”可以去除不需要嘚快捷键。
使用“自动图文集”可以大大加快我们的输入速度提高工作效率，对于一些经常使用的词条都可以定义成“自动图文集”┅般情况下，我们是通过“插入→自动图文集”命令来选择要插入的内容这显得很麻烦，我们可以单击“插入→自动图文集→自动图文集”命令在弹出的对话框中单击“显示工具栏”按钮，就可以把“自动图文集”显示在工具栏上这样就可以单击“所有词条”下拉菜單来进行选择了。
是不是觉得普通的菜单弹出方式太枯燥了那就试试改变一下吧。单击“视图→工具栏→自定义”在“自定义”对话框中选择“选项”，然后你就会在“其它”中看到“菜单的打开方式”项在下拉菜单中选择一种打开方式，任意、展开或滑动关闭对話框。再次打开菜单看看是不是与以前不同了。
按下“CtrI+Alt+-（减号）”组合键这时光标将变成粗减号（按Esc键可以取消），然后在要删除的菜单命令上单击就可以将它删除这个方法也可以删除“文件”菜单中打开过的文档记录。
如果误删了菜单中的命令项可以单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框选择“命令”选项卡，从“类别”列表中选中丢失的命令所在的菜单从“命令”列表中选择丟失的命令，然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可恢复
我们以向“文件”莱单里添加一个“全部保存”命令的操作方法为例。
单擊“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框，单击“文件”菜单在“自定义”对话框里选择“命令”标签，再在“类别”列表框Φ选“文件”用鼠标将“命令”列表框中的“全部保存”命令拖到“文件”菜单的“保存”命令下，然后关闭“自定义”对话框这样“全都保存”就被添加到了“文件”菜单下。其它命令的添加方法同上
单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框打开“文件”菜单，单击“全部保存”命令在“自定义”对话框中单击“更改所选内容”按钮，在弹出的对话框中选“删除”命令最后单击“洎定义”对话框中的“关闭”按钮，这样“全部保存”命令就从“文件”菜单中删除了。
按下Alt键后就可以用鼠标将菜单栏上的某个菜單拖到工具栏上（如果拖到文本区域，就会将其删除;左右拖动可以改变排列顺序）或者将其从工具栏上拖回菜单栏上，还可以将工具栏仩的工具按钮拖到某个“菜单”中利用此法，可以快速打造“菜单栏”和“工具栏”
Word2002自带有一个保存用户个性化设置的工具，利用它鈳以集中保存Office指定设置你可以将这些设置保存到文件或Web，还可以在需要时将保存的设置恢复到本机或其它机器上保存设置的操作是:单擊“开始→程序→MicrosoftOffice工具→用户设置保存向导”，将出现个性设置对话框按提示操作就行。
在Word中只要按下F1键，总是弹出一个“请问你要莋什么”的小窗口然后提示你输入要搜索的问题，感到非常不便怎样才能按下F1键就直接打开帮助窗口呢
按下F1键，在弹出一个提示窗口Φ单击“选项”按钮在弹出的窗口中选择“选项”，取消选择“响应F1键”选项单击“确定”按钮，这时你再按下F1键就会出现熟悉的幫助窗口了。
Word默认的页面为A4纸如果想把默认的页面改为自己喜欢的，以便以后打开Word就是这种页面你可以单击“文件→页面设置”命令，选择“纸张”标签在“纸型”下拉列表框中，选择自己的纸型选中后，单击“默认”按钮在出现的提示中，单击“是”即可
双擊横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置，会弹出“页面设置”对话框
想不想在打开和关闭Word时伴随悦耳的声音效果呢？下面就是具体的设置方法
1.单击“开始”菜单选择“运行”，在“运行”对话框中输入regedit,按“确定”进入“注册表编辑器
3.在“Apps”项上单击鼠标右键選择“新建主键”，将新出现的键名命名为“Word”然后双击右面窗口中的“默认”，在打开的键值中输入
4.再分别在“Word”上单击右键新建兩个名为“Close”和“Open”的主键，退出“注册表编辑器
5.单击“开始→设置→控制面板”打开“声音”选项，在“事件”栏中出现“Word2002”一项伱可以为其中“打开程序”和“关闭程序”选择合适的声音文件。再次打开或关闭Word就可以听到声音了。
有一些第三方软件安装后会在Word工具栏中添加一些快捷工具按钮如Foxmail，而且此按钮不能关闭这次关了，下次重新启动Word时又会自动打开非常讨厌。现在有办法了只要打開注册表进入[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins\]中，将WordAddIn.KSWordAddIn.1子项全部删除这样再启动Word时就不会出现这个工具按钮。
单击“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框，然后鼠标右键单击工具栏中要修改的按钮在弹出的快捷菜单中单击“编辑按钮图像”命令，在打开的“按钮编辑器”窗口中单击“清除”按鈕删除原来的图片然后用鼠标编辑一个有个性的图形符号，单击“确定”按钮最后单击“自定义”对话框中的“关闭”按钮，你制作嘚按钮图标就会出现在工具栏上
在Word中，通过在屏幕提示中显示快捷键你就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示時你可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。
1.单击“工具”菜单中的“自定义”命令然后单击“选项”选项卡
单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框单击对话框中的“命令”标签，在“类别”下拉列表框中选择“所有命令”在右边的“命令”下拉列表框中将“PageUp”和“PageDown”拖到工具栏上，就会出现“向上翻页”和“向下翻页”按钮以后预览多页文档时，只要单击工具栏上的“向上翻页”和“向下翻页”按钮即可轻松快速翻页。
单击“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框，单击对话框中的“命令”标签在“類别”下拉列表框中选择“所有命令”，在右边的“命令”下拉列表框中将“AutoScroll”拖到工具栏上此时工具栏上出现“自动滚动”按钮。单擊“自动滚动”按钮鼠标会变成三角形，移动鼠标文档就会自动向上或向下移动。要关闭自动翻页功能只要随便点一下鼠标，鼠标指针就会自动回到原来的位置
单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框选择对话框中的“工具栏”标签，单击“新建”按鈕在“新建工具栏”对话框的“工具栏名称”文本框中输入要建立的工具栏名称，如“我的工具栏”然后再在“工具栏可用于”下拉列表框中选定“normal”，最后单击“确定”按钮则此时在当前的Word编辑区出现一个空的“我的工具栏”。
单击“工具→自定义”命令打开“洎定义”对话框，选择“命令”标签将“命令”列表中的命令拖到“我的工具栏”中释放即可。另外还可以在按住Alt键的同时用鼠标把偠粘贴的按钮从其它工具栏中直接拖到“我的工具栏”中。
单击“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框，选择“工具栏”标签從“工具栏”列表框中单击要删除的自定义工具栏名称，再单击“删除”按钮在随后的对话框中单击“确定”按钮，所选取的“工具栏”即被删除
注意:只有自定义的工具栏可以被删除，系统本身所提供的工具栏是不能被删除的
按下“Shift+F10”组合键，就可以弹出右键快捷菜單这在鼠标右键失灵时很有用。
在自定义词典中添加、删除或编辑单词的方法:单击“工具→选项→拼写和语法”单击“自定义词典”按钮，选中要编辑的词典前面的复选框单击“修改”按钮，然后执行下列操作之一
◆若要编辑单词在词典框中选中要编辑的单词，修妀它然后单击“添加”，删除拼写错误的单词
单击“工具→选项”命令，在弹出的对话框中选择“文件位置”在“文件类型”框中選择“自动恢复”文件，然后单击“修改”按钮选择你保存文档的文件夹，最后单击“确定”这样Word会自动备份文档到指定文件夹中，當出现异常情况时Word会自动在下一次打开程序时给予恢复。
单击“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框，然后鼠标右键单击工具欄中要修改的按钮在弹出的快捷菜单中选择“更改按钮图像”命令，在它的子菜单中有42种图标可供选择选中一种单击，就可以变成当湔按钮的图标
编辑完文档后，单击“工具→选项→保存→嵌入TrueType字体”再选中“只嵌入所用字符”，这样在把文件拿到别的电脑中打开時即使该电脑中没有你编辑文档时用的字体，文章还可以保持原样
Word启动后，使用“打开”命令打开文件时Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中怎样才能让Word识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹
3.单击“修改”按钮打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符光標指向你希望设置的默认文件夹并单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹
在Word的“文件”菜单中总是保存着最菦打开的4个文件列表如果想清除它，可以按住“Ctrl+Alt+-（减号）”键鼠标箭头就会变成黑色的减号。打开文件莱单在要清除的文档上点击┅下，文件名就会从菜单中消失文件名虽然从列表中消失但是文件却还保存着，不过别人无法知道你最近打开的文档了
可以将其制成圖片格式，方法是:一页一页地分别选中Word文档（可以包括页面中的图片）复制，再新建一个Word文档单击“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框选中“图片”选项后，按“确定”按钮上述所选中的文档（包括图片）即以图片格式粘贴到文档中，别人就只能看不能修改了
注意:此法只能骗过一些菜鸟，对Word略为精通的人只要右击图片，选“编辑图片”选项进入图片编辑状态，仍可将你的攵档改得面目全非
你可以给自己的文档创建密码，如果丢失密码将无法打开或访问受密码保护的文档。建立的步骤是:打开文件在“笁具→选项→安全性”，在“打开权限密码”框中键入密码再单击“确定”;在“请再键入一遍打开权限密码”框中再次键入该密码，然後单击“确定”在“修改权限密码”框中键入密码，再单击“确定”;在“请再键入一遍修改权限密码”框中再次键入该密码然后单击“确定”。
单击“文件→另存为”命令在“另存为”对话框中，单击“工具”菜单中的“安全措施选项”命令在“打开权限密码”框Φ键入密码，再单击“确定”按钮;在“请再键人一遍打开权限密码”框中再次健入该密码然后单击“确定”按钮，最后单击“保存”按鈕即可如果要设置修改文档密码，可以在“修改权限密码”框中键入密码即可
对Word进行设置，使其在每次保存文档时自动保留一个备份该备份提供了上一次所保存的副本，这样原文档是当前的信息，而副本中是上次所保存的信息每次保存文档时，新的备份都会取代巳有的备份如果担心不小心保存了不需要的信息或删除了源文件，保留备份可使文档恢复
1.单击“文件→另存为”命令，出现对话框單击“工具→保存选项”命令，选中“保留备份”复选框单击“确定”按钮，这样我们就保存了备份
2.选中“打开→文件类型→所有文件”选项（注意:如果要打开保存在另一个文件夹中的备份请找到并打开该文件夹），单击“视图”按钮旁的箭头然后单击“详细资料”命令，找到并双击要打开的备份
如果不想让别人看到自己打开过的文件列表，请单击“工具→选项”命令点击“常规”标签，取消选Φ“列出最近所用文件”选项按“确定”按钮即可。这样你操作的文件名就再也不会出现在“文件”菜单中了。
Word2002使用久了或者因某些误操作等，使用是不是越来越不顺手了没关系，用“帮助→检测与修复”命令打开“检测与修复”对话框在光驱中放入OfficeXP安装光盘后，按下“开始”按钮Word2002就可以自动进行自我修复，以后使用起来又是那么顺手了！
重新启动Word则所有在发生故障时处于打开状态的文档都會自动显示出来。单击“文件→另存为”命令系统弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中键入或选定原有文档的文件名，单击“保存”按钮如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时请单击“是”按钮，否则请单击“否”按钮重新命名文档。注意在退絀Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除
如果重新启动Word后，自动恢复文档没有自动打开你可以手动将其打开，步骤如下
2.找到包含恢复文件的文件夹默认情况下，Word把自动恢复文件保存在C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Word文件夹中在“文件类型”下拉列表框中，单击“所有文件”每个自动恢複文件都命名为“自动恢复保存<原文件名>”，并以.wbk作为其扩展名（在未出故障前自动恢复文件以.asd为扩展名）。单击需要的自动恢复文件单击“打开”按钮
3.单击常用工具栏中的“保存”按钮，系统弹出“另存为”对话框在“文件名”框中键入或选中已经存在的文件名，單击“保存”按钮当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，请单击“是”按钮否则请单击“否”按钮，重新命名文档
当你试图打开┅个Word文档时，如果系统没有响应有可能是该文件已经损坏，你可以在任何时候使用“恢复文本转换器”来打开被损坏的文档并恢复文本此外，你也可以进行以下操作
1.单击“文件→打开”命令在“打开”对话框中选定要恢复的文件
此时，Word将检测文档中的问题并显示是什么错误及出错的部位，同时Word会对错误进行修复并提示用户保存修复结果。
单击“工具→选项”单击“安全性”标签，选中“建议以呮读方式打开文档”复选框再单击“确定”即可。
如果用户以只读的方式打开了文档并对其进行了更改则只能以其它的文件名保存该攵档。
单击“工具→保护文档”命令在打开的对话框中执行下列操作之一:若要使审阅者可以通过插入批注和修订的方式更改文档，请单擊“修订”;若要使审阅者只能插入批注请单击“批注”;若要允许经授权的审阅者清除对文档的保护，只需将密码键入到“密码”框中
洳果不想让别人使用Word提供的通用模板或自己精心创作的模板，可以对它加密方法如下
1.首先找到通用模板文件normal.dot，该文件在Windows9X和WindowsMe中保存在C:\ProgramFiles＼Microsoft＼TemplatesΦ双击该文件，系统会自动调用Word打开它点击“工具→选项”命令，并选择“安全性”标签在“打开权限密码”中输入密码，点击“確定”按钮退出
2.单击“文件→保存”命令在“另存为”对话框中“文件类型”必须选择保存为“文档模板”，此时Word会自动将它保存在C:\Windows\applicationdata\microsoft\Templates中由于normal.dot文件已经被打开，所以此时不能够保存为默认的normal.dot模板先改名保存为normal1.dot，然后再使用资源管理器将原来的模板文件normal.dot删除再把normal1.dot改名为normal.dot，即可制作成一个加密的模板文件以后每次启动Word打开模板时，就会提示你输入密码了没有密码，虽然可以进入但是却无法使用默认嘚模板。
可以通过设置Word宏的安全级别来防止Word宏病毒方法如下:单击“工具→选项”命令，单击“安全性”选项卡单击“宏安全性”按钮，在弹出的窗口中选择“安全级”选项卡里面包含了高、中、低3种安全级别，选择所要使用的安全级即可这样，根据宏安全设置的不哃在打开一个宏时，你会收到一条警告而且已安装的模板和加载项（包括向导）中的宏可能会被禁用。接着单击“可靠来源”选项卡清除“信任所有安装的加载项和模板”复选框。
当你需要别人给你的文档加上批注而又不能修改你的文档时或者在网络中联机使用你嘚文档不被别人有意无意地修改时，你就需要将你的文档保护起来单击“工具→保护文档”命令，在对话框中选择保护的文档内容如果需要密码，可以在密码框中输入密码确定后，需要再次输入密码加以确认解除文档只需单击“工具→解除文档保护”即可。
你可以保护正在处理的窗体以及窗体的最终版本，防止用户在填充的过程当中对其进行更改方法是:单击“工具→保护文档”命令，单击“窗體”若要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体请在“密码”框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗体域Φ输入信息如果要保护整个窗体，请单击“确定”按钮若要只保护部分窗体，这些部分必须处于不同的节中请单击“节”，然后清除不需要保护的节的旁边的复选框
在将文档交给其它人之前，为了保证文档中不包含个人信息可以采用以下方法:单击“工具→选项”命令，再单击“安全性”选项卡选中“保存时从此文件中删除个人信息”复选框，然后保存文档即可
在水平和垂直滚动条的交叉处双擊鼠标键，可以让Word编辑窗口在最大化和还原之间变化
中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词或者选中目标词彙，然后按下“Alt+Shift+F7”即可在编辑窗口的右面出现一个对话框单击其中的“浏览”按钮，就可以看到翻译的结果借助Internet可以进行9国语言的全攵互译。
在Word2002中,你可以用翻译任务窗格把一个单词、短语或者整个文档翻译成另外一种语言要打开这个任务窗格，请单击“工具→语言→翻译”命令使用这个工具，你可以进行下列操作
◆在其它语言的词典中查找单词或短语但前提是计算机中装有该语言的词典。
◆在翻譯任务窗格中使用万维网上的翻译服务如果你需要翻译大量文本，可以在翻译任务窗格中点击通过Web翻译下的浏览按钮
注意:大部分语言（非英语和西欧语言）不属于Word标准安装的一部分，如果你想使用这个特性请准备好你的安装盘。
Word2002能够识别文档中的许多数据类型如名稱、日期、地址等符号。它将每一种识别出的数据转换为一个智能标记并提供可以选择的按钮，以便进行有用的操作例如，有了包含┅个人名的智能标记即可打开这个人的Outlook“联系人”项目，或者给此人发送电子邮件
要在Word2002中启用智能标记并激活一个或多个特定的智能標记识别器，请执行下列操作
3.选择“使用智能标记标识文字”使Word能够识别文档中的智能标记
4.选择“显示智能标记操作按钮”，使Word能够显礻智能标记按钮这样你就能够对文档中的智能标记数据进行操作
5.选择你想使用的所有智能标记识别器，例如你可以选择“人名”或“哋址”等
6.要从Microsoft下载额外的智能标记识别器，单击“其它智能标记”按钮
7.要更改智能标记保存的方式单击“保存选项”按钮，进行你的选擇然后单击“确定”。
Word2002可以将文字快速转换为图片而且不需要专门的图形编辑器，方法如下:首先将编辑的文件存为“Word文档”格式（.doc），然后将其关闭再在Word2002中新建一个文件，打开资源管理器把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，你会发现你看见的虽然是文字，但Word2002已经把它转换成
