如何批量发送工资条群发到邮箱？群发有难度吗

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2023-09-30 22:00 标签： 工资条群发
如果是纸质的工资条的话，存在容易被他人看到、保存不便、制作工作量巨大的缺陷。因此每个月的工资条信息如何准确无误又能快捷方便的发送给员工是件很烦人的工作，因为人一旦多的话，很容易出错，同时工资也是企业严格保密的，现在北斗通短信平台教大家用EXCEL加短信发送助手批量给员工发送工资条！短信群发软件为企业集团客户打造了一款发送详细、全面的薪酬信息的一对一短信群发功能，只需将编辑好的薪酬信息以excel格式导入短信平台，平台就可以将个人的薪酬信息准确无误得发送到指定的号码上。为企业省去了打印、裁切、送达工资条等相关成本，保障了企业薪酬信息的保密性。通过短信群发助手的点对点发送，简单易用，保密性强，工资条的模板可以自定义，加入企业签名，对于员工来说，可以把工资条信息存在手机里，方便查看。现在开始学习吧。首先我们需要确定自己公司的工资条模板（如有变化，可自己随时修改）。比如：尊敬的***公司员工张三您好，您4月工资明细：基本工资1600，岗位工资1200，缺勤扣款0.00，实发绩效奖金0.00，奖励，处罚，其他津贴，补扣款100.00，个税补贴0.00，代扣社保454.56，其他扣款，代扣个税0.00，本月实发2445.44元。感谢您对公司的贡献，请您对自己的工资做好保密工作。【****公司】如上图，完成表格后登陆到短信平台，点击打开一对一短信群发功能，填写姓名列，号码列和短信内容列，填写短信内容时要按表格对应的列，把具体数字替换为列，比如基本工资对应的数据是C列，就是基本工资+C+,其余的以此类推。例：尊敬的***公司员工+A+您好，您4月工资明细：基本工资+C+，岗位工资+D+，缺勤扣款+E+，实发绩效奖金+F+，奖励，处罚，其他津贴，补扣款+G+，个税补贴+H+，代扣社保+I+，其他扣款，代扣个税+J+，本月实发+K+元。感谢您对公司的贡献，请您对自己的工资做好保密工作。【***公司】填写完成后点击导入号码即可，最后检查，确认无误后点击发送就完成了，效率是不是很高呢

来自：HRxinli
随着电子化办公室的趋势的推进，电子版工资条也成了很多企业和员工的家常便饭，备受青睐。可是，邮箱群发工资条的难点就在于：员工收到的工资条都只能显示本人的工资信息。难道只能一个个拆分出来再发出去吗？
噢不！！！
咱也得快马加鞭，跟上时代步伐，把邮发工资条的活儿搞得麻溜麻溜起来！下面我们来学一种简便方法群发工资条，而且群发单显。。。当然，需要批量打印工资条也可在本教程中找到方法嘿嘿。
准备三大工具
⊙EXCEL⊙Word⊙Outlook
Excel用于制作工资表，
Word用于制作工资条的模板，
Outlook用于群发邮件。
教程的基本原理
1、 Excel和Word握手：让Word里面显示Excel表格的数据
2、 Word和Outlook握手：让Outlook用邮件形式把Word里面的内容发出去。
热身动作——outlook配置
第一步，启动outlook，第一次启动时，系统会提示我们配置账户，直接点击【下一步】：
第二步：选择【是】——【下一步】，如下图：
第三步，选择电子邮件服务，选择第一个，然后点【下一步】：
我们一般都是用的企业邮箱，在这里，需选手动配置——【下一步】：
然后进入电子邮件的设置页面。
1. 用户信息
填自己的名字和邮箱地址。
2. 服务器信息
【账户类型】选择默认的pop3就可以；
【收发邮件的服务器】要根据我们使用的企业邮箱不同，填写不同的收发服务器地址（如果不清楚自己的企业邮箱到底是谁家的，可以咨询网管。）
3. 登录信息
用户名和密码填写我们的邮箱的完整地址和密码就可以了。
以网易邮箱为例：
【其他设置】，切换到【发送服务器】选项组，勾选“我的发送服务器要求验证”，然后点击【确定】：
之后会回到之前的设置页面，点击页面右下方的【下一步】，测试我们填的信息是否正确。
然后系统会弹出一个测试账户设置的对话框，显示测试任务：
如果填的信息都没有问题，测试完成的页面如下：
如果测试不通过，提示错误，则回到之前的页面检查看是哪里填错了，重新再填就可以了。
测试完成以后，我们点击上图中的【关闭按钮】，就完成了outlook的配置啦！
发功第一轮：让Word文档显示Excel的数据
1. 制作更方便导入word文档的Excel工资表
打开我们的工资表，我们每个月用于计算工资的工资表，里面有很多分项，还有各种公式，如图：
然而我们在制作工资条的时候，并不是要将所有的分项都显示在工资条中。另外，为了方便计算，原始的工资表中的数据，都是“数值”格式，数值格式的数据在导入word的时候容易出错。所以我们原始的工资表并不适合作为我们word版工资条的数据来源。
因此我们需要另外一张表，里面有员工的邮箱信息，表头里所有的字段，都是你要显示在工资条里的工资分项，如图：
表命名为【工资条】，建议将原始工资表的数据用vlookup函数导入到【工资条】表中。把Excel数据导入到word里面的时候，Excel里面的数字须是【文本】格式，否则在word里显示的时候容易出错。这些都操作好了之后，将【工资条】这张表保存到容易找到的地址。
2. 编辑word版工资条模板
这个模板里面的分项应该在上一步【工资条】表格中的都可以找到（不要求word里面各个分项和Excel里面的字段完全一样），如下：
3. 将Excel表格数据导入Word模板中
Excel版的【工资条】和word版的工资条模板都完成之后，下面就可以开始导入数据了，在这里用到的是【邮件合并】功能。操作：【邮件】——【开始邮件合并】小箭头——【邮件合并分布向导】。如下：
之后，在文档右边会出现邮件合并的操作界面，我们先选择文档类型，信函和电子邮件都可以。这里我们以【信函】为例。选择好后，直接点击下面【下一步：正在启动文档】，如图：
接着操作界面会提示大家设置信函，这里选择【使用当前文档】就好，然后点击下面【下一步：选取收件人】，如下：
然后在选取收件人界面，我们选择【使用现有列表】（因为我们刚刚已经制作好了【工资条】表格），然后点击【浏览】：
这时word文档会弹出一个对话框，提示【选取数据源】，找到刚才保存的【工资条】表格，然后点击打开：
然后系统会提示我们选择刚才【工资条】表格里面的某一张插页，刚才做的【工资条】表格里面只有一个插页，所以选择【sheet1】就好，如下：
点击确定之后，系统会再弹出一个对话框，这时候大家会发现，刚才【工资条】表格里面的数据都在这个对话框里显示出来了。而且我们可以通过【姓名】前面的对勾，选择我们要发放工资条的人，比如哪个人不需要给他发工资条，那我们把他姓名前面的对勾去掉就可以了。发放工资条的人员都确认无误之后，就点击【确定】。如下：
再看我们的工资条模板文档，现在还没有什么变化，但是上面有个菜单【插入合并域】，从导入Excel表格之前的灰色状态，变成了可点击状态（可以对比前面的截图）：
这时候，我们需要把Excel版【工资条】表格中的各个字段和word版工资条模板中的各个分项一一对应起来。将光标移到到特定位置，然后点击【插入合并域】，就会出来【工资条】表格中所有的字段，我们单机鼠标选择就可以了，如下：
这个时候，再看我们的文档，开头的冒号前面变成了这样：
再重复刚才的步骤，将光标移动到下面表格的“姓名”后面，然后再次点击【插入合并域】——【姓名】；然后将光标移动到表格的“月份”后面，然后点击【插入合并域】——选择【月份】……重复这个步骤，直到将表格里面各个分项都填满，如下：
完成以上的合并步骤以后，点击菜单栏里的【预览结果】，我们就会发现，【工资条】表格里的数据已经奇迹般的跑到word里面来了，这就是员工看到的最终的工资条效果了。而且我们可以通过点击左右箭头来预览每个人的薪资详情：
发功第二轮：生成工资条
1. 批量生成用于打印的工资条
在上一个步骤中我们预览确认都没有问题之后，就点击【完成并合并】的小箭头，选择【编辑单个文档】，在弹出的对话框里选择【全部】：
点击【确定】，系统会自动生成并打开一个新的文档——《信函1》，这样，Excel版【工资条】表格里面所有人的Word版工资条就生成了。
系统默认每人显示一页，我们也可以在这个文档里面调整一页显示2人或者多人的信息，调整完后就可以打印并发放啦！
2、 用Outlook一键群发单显电子版工资条
（打开Outlook后最小化，确保是打开状态）如果我们预览无误后的工资条不是用于打印的，而是要发送邮件到每个员工的邮箱里，这时候在点击【完成并合并】的时候，就选择【发送电子邮件】：
然后在弹出的对话框里，【收件人】处显示都是Excel版【工资条】里的所有字段，我们选择下拉菜单中的【邮箱】。
而【主题行】就是我们平时在发邮件的时候，填写的“邮件主题”，这里我们自己按实际情况填写就好，下面的发送记录，就选择【全部】：
确认无误之后，点击【确定】，这时候，我们辛勤的Outlook就开始为我们默默地群发邮件了，打开Outlook，看看已发送列表里面，同事们已经收到了各自的工资条：
最后保存我们的Word版工资条模板以备下次发工资的时候用。
以上就是第一次用【邮件合并】合并功能发放工资条的详细步骤啦！
这么多步骤是不是好复杂啊？可是一劳永逸呀！这些步骤只是第一次操作的时候复杂一些，我们下个月再发工资条的时候就不需要这么复杂了。
见证奇迹的第二次发工资条的方法
1.找到并打开我们之前保存的Excel版【工资条】，将这个月的原始工资表的数据导入到【工资条】里面。别忘了这个月人员增减，还有数字格式最后要设置为【文本】。
注：这里不建议大家新建新月份的Excel版【工资条】，直接用上个月的表，更新里面的数据就好。因为这个表只用于发工资条用，每个月的工资数据我们有原始的工资表。
2. 打开我们上个月保存的Word版工资条模板。打开的时候会弹出如下对话框，我们直接选择【是】：
此时，我们发现模板一被打开，文档里面已经导入了工资条的数据。因为上一步我们选择【是】时，word就自己调用了我们更新过的Excel版【工资条】，不需要我们再像第一次操作那样去完成合并，这也是为什么上一步中建议大家直接使用第一次保存的Excel版【工资条】，而不是新建。因为新建一个Excel，意味着我们要重新再来一次合并步骤：
我们在打开Word文档的时候，就已经完成合并，完成了数据从Excel到word的过程。
接下来我们需要做的就是Outlook发送电子版工资条或者批量生成Word版工资条并打印哈哈。
我们直接点击【邮件】——【完成并合并】，选择【发送邮件】或者【编辑单个文档】，剩下的步骤就跟前面讲的一样啦！如下：
这样邮箱发工资条是不是可以快到飞起来了呢？赶紧分享给小伙伴们吧！
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