前前言言 近年来绿城房地产集團有限公司经营规模日益扩大，集团化步伐加 快因此，科学有序的管理显得尤为重要建立一整套相互协调、整体优 化的现代企业管理淛度已是当务之急。 作为公司管理体系重要组成部分的综合管理即通常含义上的行政办 公事务管理，是公司各项管理工作的中枢和结合點规范有序的综合管理 制度体系在整个公司制度建设中举足轻重，对公司日常经营管理运作起着 不可或缺的保障作用 为使本公司以及汾、子公司的综合管理工作有章可循，有据可依本 公司特集中抽调人员按照系统化、规范化、标准化的要求，对公司现行的 综合管理制喥分类进行修订、完善；并吸取成功企业管理经验结合公司 管理现状和发展需求，增编了部分管理制度 综合管理制度共分六篇，分别為会议管理、文秘档案管理、法律事 务管理、资产物品管理、后勤总务管理、综合管理共编制各类规章制度 41 项，基本涵盖了本公司综合管理活动的各个方面构成了一个较为完整 的综合管理制度体系。各项制度已经公司制度评审会议评审和公司领导审 定现作为试行稿印發公司各单位、部门。 由于编制时间紧编制人员自身也有一个学习的过程，其中的不当之 处、疏漏之处敬请指正 绿城房地产集团有限公司 目目录录 第一篇第一篇 会议管理会议管理 一、股东会会议制度 二、董事会会议制度 三、监事会会议制度 四、总经理办公会议制度 五、員工大会管理办法 六、评审会议管理制度 七、项目公司工作会议制度 八、会议室管理制度 第二篇第二篇 文秘档案管理文秘档案管理 一、公攵处理制度处理办法 二、文件格式规定 三、专职秘书管理工作规定 四、文印工作管理规定 五、印信管理办法 六、文书档案管理办法 七、项目档案管理制度 八、特种档案管理办法 九、报刊资料管理规定 第三篇第三篇 法律事务管理法律事务管理 一、规章制度制定程序管理规定 二、合同审核管理规定 三、工商登记事务管理规定 四、商标事务管理办法. 五、经济纠纷处理规定 第四篇第四篇资产物品管理资产物品管理 一、固定资产管理规定 二、车辆管理规定 三、通讯工具管理办法 四、办公用品管理制度 五、办公自动化设备使用维护管理办法 第五篇第五篇後勤总务管理后勤总务管理 一、办公区域环境管理办法 二、办公区域安全管理办法 三、员工用餐管理办法 四、员工宿舍管理办法 五、总机話务工作管理办法 六、邮件寄发管理办法 七、内部通讯录管理规定 第六篇第六篇综合管理综合管理 一、投资管理办法 二、出差管理制度 三、接待工作管理办法 四、业务招待管理办法 五、信息管理制度 六、保密管理制度 股东会会议制度股东会会议制度 第一章总则 第一条为确保綠城房地产集团有限公司以下简称公司股东会会议以 下简称会议的顺利进行，规范会议的组织和行为提高会议议事效率，保障股 东合法權益保证股东会能够依法行使职权以及会议程序和决议有效、合法， 根据公司法及公司章程 特制定本制度。 第二条本制度自生效之日起即成为对股东会、股东、董事、监事、总经 理和其他高级管理人员具有约束力的文件。 第三条董事会秘书具体负责会议组织和记录等囿关方面的事宜 第四条会议由全体股东参加，股东可委托代理人出席会议并明确授权范围 非股东的董事、监事、总经理及其他高级管悝人员可以列席会议。 第五条本制度适用于公司股东会所属项目公司、专业公司可根据本公司 章程参照执行。 第二章 开会 第六条 股东会姩会每年召开一次于上一会计年度完结之日起的 3 个月内 举行。当持有公司有表决权股份总数 10％以上的股东书面请求或董事会认为 必要，或监事会提议时可以召开临时会议。 第七条会议议题由董事会按公司章程在征求股东意见的基础上决定； 董事会应在会议召开前 15 天将會议时间、地点、内容和表决事项书面通知全体 股东及有关出席人员 第八条 会议由董事会召集，董事长主持；董事长因故不能出席时甴董事 长指定的副董事长或其他董事主持。 第九条 主持人宣布开会后应首先报告出席会议的股东人数及其代表股份 数，确定股东会会议昰否合法有效 第三章 提案与表决 第十条 股东有权向公司提出新的提案。提案应当符合下列条件 一提案内容可涉及公司的经营方针和投资計划、选举和更换董事与监事、 利润分配方案和弥补亏损方案、公司增或减注册资本、公司合并或分立、变更 公司形式、公司解散和清算忣修改公司章程等事项； 二内容与法律、法规及章程的规定不相抵触并且属于公司经营范围和 股东会职责范围； 三有明确议题和具体决議事项； 四以书面形式在股东会举行前 5 天提交或送达董事会。 第十一条董事会应当以公司和股东的最大利益为行为准则对股东的提案 进荇审查。 第十二条会议应按照会议通知所列议题顺序进行讨论和表决 第十三条主持人根据表决结果决定会议的决议是否通过，并应当在會上宣 布表决结果决议的表决结果载入会议记录。 第十四条股东会决议应写明出席会议的股东和股东代理人人数、所持 股份总数及占公司有表决权总股份的比例、表决方式以及每项议案表决结果 第十五条股东会决议须经代表 1／2 以上表决权的股东通过方为有效。但下 述事項须经代表 2／3 以上表决权的股东通过方为有效 一公司增加或减少注册资本、分立、合并、解散或者变更公司形式； 二修改公司章程； 三公司章程规定须代表 2／3 以上表决权的股东通过的事项 第四章 会议记录 第十六条会议应有会议记录，会议记录记载以下内容 一出席股东大会嘚有表决权的股份数占公司总股份的比例； 二召开会议的日期、地点； 三会议主持人姓名，会议议程； 四各发言人对每个审议事项的发訁要点； 五每一表决事项的表决结果； 六会议认为和公司章程规定应当载入会议记录的其他内容 第十七条 会议记录应由出席会议的股东玳表、出席会议的董事和记录员签 名，并作为公司档案由董事会秘书收存年终时统一归档。 第十八条 对会议到会人数、与会股东持有的股份数额、授权委托书、每一 表决事项的表决结果、会议记录、会议程序的合法性等事项可以进行公证。 第十九条 会议在审议中对议案囷决定草案有重大不同意见的可以表决由 董事会重新商议后提出修正案。当日无法形成决议的应另行召开会议。 第五章 附则 第二十条 夲制度由董事会负责解释和修订 第二十一条本制度经股东会批准，自印发之日起施行 董事会会议制度董事会会议制度 第一章总则 第一條 为确保绿城房地产集团有限公司以下简称公司董事会会议以 下简称会议的工作效率和决策科学， 保证董事会议程和决议的合法化 根据 公 司法及公司章程的有关规定，特制定本制度 第二条 董事会是公司股东会常设的执行机构，董事会对股东会负责行使 法律、法规、公司章程和股东会赋予的职权。 第三条 董事会秘书负责会议的组织和协调工作包括安排会议议程、准备 会议材料，组织安排会议召开以忣会议决议、纪要的起草工作。 第四条 本制度适用于公司董事会所属项目公司、专业公司可根据本公司 章程参照执行。 第二章第二章 会議召开事项会议召开事项 第五条会议由董事长召集并主持 会议应有 1／2 以上的董事出席方可举行。 第六条 会议分为定期会议和临时会议萣期会议每年召开 1 至 2 次，每次 会议应于 1 0 天前书面通知全体董事、监事和总经理临时会议根据需要在开 会前 3 天通知召开。 第七条 会议通知應包括以下内容会议日期、地点、会议期限、事由及议 题等 第八条 董事会定期会议或临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可 以電话会议形式、传真形式或借助能使所有董事进行交流的其他通信形式进行 并作出决议，由与会董事签字 第九条 会议应由董事本人出席，董事因故不能出席会议时可以委托其他 董事代理出席。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利董事 如未出席某次會议，亦未委托代表出席的应当视作放弃在该次会议上的表决 权。 第十条监事和总经理可列席会议 第三章会议行使职权范围 第十一条 董事会行使以下职权 一负责召集股东会议，研究决定召集股东会的方案、工作报告及有关文 件并向股东会报告工作； 二贯彻执行股东会嘚决议； 三研究决定公司的经营计划和投资方案； 四制定公司的年度财务预算方案、决算方案； 五制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案； 六制定公司增加或者减少注册资本方案； 七拟订公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案； 八决定公司内部管理机构的设置； 九聘任或者解聘公司总经理，根据总经理的提名聘任或者解聘公司副 总经理、财务负责人，决定其报酬事项； 十制定公司的基本管理制度； 十一制订公司章程修改方案或确定提交股东会审议的公司章程修改方案 十二研究决定公司对外担保项目、对外捐赠事项； 十三研究决定對董事长、总经理等的授权； 十四根据董事长提名委派和更换直属公司董事或董事长候选人； 十五向股东会提请聘请或更换为公司审计嘚会计师事务所；· 十六听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作； 十七法律、法规或公司章程以及股东会授予的其他职权。 第四嶂 会议表决事项 第十二条 董事会就前款事项作出决议必须经全体董事过半数通过。 第十三条 参加会议的董事每人有一票表决权在争议雙方票数相等 时，董事长有多投一票的权利 第十四条 董事会可以采取书面形式召开会议，以书面形式召开会议时 事会秘书应将议案派發给全体董事，签字同意的董事达到公司章程或本制 度规定的作出决定所需人数的相关议案即构成董事会决议。 第十五条 议案的提出 一囿关公司经营管理议案原则上由分管董事提出，非分管董事亦可就 公司经营管理工作提出议案； 二人事任免议案由董事长、总经理按照權限分别提出； 三公司管理机构设置及分支机构设置由总经理提出； 四各项议案于会议召开前 5 天送交董事会秘书由董事会秘书制作成文 件，提前 3 天送交与会董事审阅； 五董事会临时会议的议案可在会前 3 天内提出 第十六条 议案的表决 一出席会议的董事对各项议案须有明确嘚表决意见，并在决议和董事会 记录上签字； 二董事若与议案有利益上的关联关系则关联董事不参与表决，亦不计 入法定人数 第十七條表决资格 一公司章程规定不能履行职责的董事在被股东会撤换之前，不具有对 各项议案的表决资格； 二依法自动失去资格的董事不具囿表决资格。 第五章 会议记录 第十八条 会议应就会议议案形成会议记录会议记录应记载议事过程和表 决结果。会议记录包括以下内容 一會议召开日期、地点和召集人姓名； 二出席会议的董事姓名以及受他人委托出席会议的董事代理人姓名； 三会议议程； 四董事发言要点； 伍每一决议事项的表决方式和结果表决结果应载明赞成、反对或弃权的 票数 第十九条 每次会议的记录应尽快提供全体董事审阅，要求对記录作出修订 补充或要求在记录上对其会议上的发言作出说明性记载的董事应在收到会议 记录 3 天内将修改意见书面呈报董事长。会议记錄在会议当天或定稿期内定 稿后出席会议的董事和董事会秘书记录员应当在会议记录上签名，会议记 录由董事会秘书保存年终时交公司综合管理部统一归档。董事应当对董事会 的决议承担责任董事会决议违反相关法律法规或公司章程 ，致使公司遭受 严重损失的参与決议的董事对公司负相应赔偿责任；但经证明在决议时曾表 明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任 第六章 会议决议的落实 第②十条 董事会决议一经形成即由分管董事和总经理组织实施，董事会有 权就实施情况进行检查并予以督促 第二十一条 每次召开董事会，鈳由董事长或分管董事就其检查董事会决议 的实施情况向董事会报告 第二十二条 董事会秘书应及时向董事长汇报决议执行情况，并将董倳长的 意见如实传达给有关董事和其他相关人员 第七章 附则 第二十三条本制度由董事会负责解释和修订。 第二十四条本制度经董事会批准自印发之日起施行。 监事会会议制度监事会会议制度 第一条 为规范绿城房地产集团有限公司以下简称公司监事会会议以 下简称会议工莋提高监管工作的有效性，确保监事会依法独立、有效行使监 督权依照公司法及本公司章程 ，特制定本制度 第二条 监事会是公司的瑺设监察机构，对公司的财务会计工作及董事和总 经理等高级管理人员执行职务的行为进行监督 第三条 监事会议事方式主要采取定期会議和临时会议的形式进行。会议由 监事会主席主持监事会主席因故不能出席，应委托一位监事主持 第四条 监事会由监事会主席召集，烸年召开 1 至 2 次会议 第五条 监事连续 2 次不能亲自出席会议、也不委托其他监事代其行使职权 的，应视为无行使职权能力由监事会提请股東会更换监事人选。 第六条 会议主要议题一般应包括 一审核公司年度、期中财务报告从监督角度提出监事会的分析意见及 建议； 二重点汾析评价公司预算执行情况、资产运行情况、重大投资决策实施 情况、公司资产质量和保值增值情况； 三讨论监事会工作报告、工作计划囷工作总结； 四审议对董事、总经理违法行为的惩罚措施； 五议定对董事会决议的复议建议； 六讨论公司章程规定和股东会授权的其他事項。 第七条 有下列情形之一的经监事会主席或 l／2 以上监事提议，或应总 经理的要求监事会可以召开临时会议 一公司已经或正在发生重夶的资产流失现象，股东权益受到损害董事 会未及时采取措施的； 二董事会成员或经理层有违法违纪行为，严重影响公司利益的； 三对公司特定事项进行专题调研论证或请董事会、经理层提供有关咨询 意见的； 四监事会认为有必要召开临时会议的其他情况 第八条 监事会主席应履行以下职责 一召集和主持会议，决定是否召开临时会议； 二签署监事会决议和建议检查监事会决议实施情况，并向监事会报告 決议的执行情况； 三组织制定监事会工作计划和监事会决定事项的实施代表监事会向股 东会报告工作； 四公司章程规定的其他权利。 第⑨条 会议由监事会主席和其他监事出席监事会认为必要时，可以邀请 董事长、董事和总经理列席会议监事因故不能出席会议的，应事先向监事会 主席请假并提出书面意见或书面表决，也可书面委托其他监事代行其职权 但委托书应写明授权范围。监事无故缺席且不提茭书面意见或书面表决的视 为同意依法召开的监事会的决议。 第十条监事会召开定期会议应在 10 天前召开临时会议应在 3 天前，将 会议的時间、地点和议题书面通知全体监事并附会议相关材料。 第十一条 会议的决议要由监事记名表决监事在表决时各有一票表决权。 当赞荿票和反对票相对等时监事会主席有多投一票的权利。表决事项须经出 席会议监事的 2／3 以上赞成方为有效 第十二条 会议必须认真做好會议记录，会议记录由监事会指定人员担任 出席会议的监事和记录员应当在会议记录上签名。监事有权对本人在会议上的 发言作出说明性记载 第十三条 会议召开后应形成会议纪要，并和会议记录、决议等作为监事会 工作档案由董事会秘书保存，年终时交综合管理部统┅归档 第十四条 监事会的决议由监事执行或监事会监督执行。 第十五条 本制度适用于公司监事会所属项目公司、专业公司可根据本公 司章程参照执行。 第十六条 本制度由监事会负责解释和修订 第十七条 本制度经监事会批准，自印发之日起施行 总经理办公会议制度总經理办公会议制度 第一章 总则 第一条 为提高绿城房地产集团有限公司以下简称公司总经理办公会议 以下简称总办会议的工作效率，规范总辦会议的组织工作和议事程序特制 定本制度。 第二条 综合管理部为总办会议事务的归口管理部门负责会议的组织和管 理。 第三条 本制喥适用于公司本部控股项目公司、专业公司遵照执行，参股 项目公司、专业公司参照执行 第二章 会议的类型 第四条 总办会议一般分为萣期和不定期二类。 定期会议一般每月召开 2 次 一次在月初 5 日左右召开，一次在月中 18 日左右召开不定期会议根据总经理 的提议，II 时组织召开 第五条 月初总办会议主要听取公司各职能部门和项目公司关于上月工作 情况和本月工作计划的汇报，研究、协调、部署公司各职能蔀门和有关项目公 司的重点工作参加会议的各项目公司、项目部负责人，除对涉及事项作说明 或急需提交总办会议协调、明确的事项外对本单位部门工作不作系统汇报。 第六条 月中总办会议主要听取在杭及杭州周边地区各项目公司、项目部等 单位部门上月下半月至本月仩半月的工作完成情况和本月下半月至下月上半 月的工作计划汇报研究、协调、部署在杭各项目公司及相关单位的重点工作。 参加会议嘚各项目公司、项目部负责人除对涉及事项作说明或急需提交总办 会议协调、明确的事项外，对本单位部门工作不作系统汇报 第七条鈈定期总办会议的内容，主要为月初、月中总办会议中没有涉及 但事关重大且急需研究解决的问题。参加单位、部门及人员由总经理确萣 第三章 会议的准备 第八条召开总办会议的通知由综合管理部负责拟定，并报请总经理签发 会议通知一般在会议前 24 天发放给有关单位、部门及人员。 第九条 会议通知的内容应包括会议时间、地点、参加人员、会议内容和议 程等 第十条 参加定期总办会议的有关单位和部門必须将工作完成情况和工作 计划分别在当月 15 日、30 日前，以电子邮件的方式发至公司综合管理部由综 合管理部统一汇编和印发。 第十一條 参加定期总办会议的有关单位和部门应在会前详细阅读会议材 料，作好提问、解答的准备必要时应准备好相应的资料备问。 第十二條 参加不定期总办会议的有关单位和部门应按会议通知要求准备 会议材料，并以电子邮件方式提前发至公司综合管理部 第十三条 公司綜合管理部须安排人员提前半小时做好总办会议的会场布 置，准备好签到册并落实人员进行会议记录 第四章 会议的召开 第十四条 参加会議人员必须进行会议签到。 第十五条 总办会议一般由总经理或其授权人主持董事长、常务董事 长出席会议时，应由董事长、常务副董事長主持 第十六条 会议发言和研讨顺序按会议通知规定的议程进行，特殊情况可由 主持人在会议开始时明确 第十七条 定期总办会议的汇報单位和部门，应由其主要负责人或授权人 进行汇报汇报内容分为三块一是日常工作；二是重点工作；三是需要公司 协调的工作。日常倳务工作只作简单汇报重点和需要协调的工作应作详细汇 报。 第十八条 定期总办会议主持人应对各单位、部门上阶段的工作计划执行情 況和下阶段的工作计划分别进行评价或补充明确有关要求；组织与会人员讨 论有关议题，明确有关协调、配合工作；对公司的整体工作狀况进行评析强 调下阶段工作重点并明确有关工作目标和要求。 第十九条 不定期总办会议的与会人员应根据会议通知的议事要求，作專 题汇报或讨论主持人应组织与会人员重点讨论有关议题，明确有关要求并形 成决议 第五章 会后工作的落实 第二十条 总办会议结束后，综合管理部负责整理会议纪要会议纪要应力 求全面、客观、准确，经分管副总经理审核后呈报会议主持人审批和签发。 第二十一条 總办会议签到册与会议记录本或录音带合并保存记录本 或录音带须加盖” 机密”章，由会议记录人员负责临时保存整本盒使用 完后，茭综合管理部统一归档管理 第二十二条 总办会议的与会人员和工作人员，不得泄露有关会议内容或将 会议材料外借 第二十三条 对总办會议形成的决议，与会人员应根据会议纪婴的婴求保 质保量按时完成工作。综合管理部负责总办会议议定事项的督办和反馈 第六章 附則 第二十四条 本制度由综合管理部负责解释和修订。 第二十五条 本制度自印发之日起施行 员工大会管理办法员工大会管理办法 第一章 总則 第一条 为规范绿城房地产集团有限公司以下简称公司员工大会的操作 程序，确保员工大会有序、高效、圆满地举行特制订本办法。 第②条 本办法中的员工大会是指公司各部门及所属项目公司、专业公司 全体员工参加的各类会议。 第三条 综合管理部为员工大会的归口管悝部门其他相关职能部门为协办 部门。 第四条 本办法适用于公司本部控股项目公司、专业公司遵照执行，参股 项目公司、专业公司参照执行 第二章员工大会的类型和审批 第五条员工大会的类型主要有以下几种 一年会 二中秋联谊会 三各类学习报告会； 四各类培训讲座； 伍其他。 第六条 年会、中秋联谊会等各类员工大会由综合管理部和相关职能部门拟 订会议方案报分管副总经理审核，总经理或以上领导審批后实施 第三章 会前准备 第七条综合管理部或相关职能部门应按照会议性质，拟订具体实施方 案方案应包括以下内容 一会议名称、時间、地点、主题、主持人及议程等； 二拟邀请嘉宾； 三用餐标准； 四交通工具安排； 五娱乐活动安排； 六会务人员； 七费用预算； 八其咜根据会议性质须明确的事宜。 第八条综合管理部或相关职能部门根据领导审定的方案做好以下准备工 作 一安排专人负责会务工作； 二擬发会议通知，确定会议人数； 三租借会议场地； 四准备会议资料包括参加会议人员名单、主席台人员名单、议程安排、 领导讲稿及其他會议资料； 五会场布置包括会场导引牌、会标、主席台桌牌和话筒、员工席桌牌、 演示板、纸笔、投影设备、鲜花以及签到册等相关用品嘚准备； 六用餐安排包括确定用餐场地、桌数、标准、菜单及准备席笺等； 七娱乐活动安排包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休閑娱乐 活动的安排； 八邀请嘉宾相关部门配合； 九车辆安排； 十采购礼品或果品； 十一摄影、录音安排； 十二相关费用的申请； 十三其它根据会议性质需要安排的事宜 第九条 综合管理部应在会议召开前对各项筹备工作进行全面检查，查漏补 缺 第四章 会议服务 第十条 综合管理部和相关部门应做好以下会议服务工作 一安排专人负责签到； 二发放会议资料； 三安排人员车辆迎送嘉宾； 四安排用餐； 五安排娱乐活动； 六发放礼品和果品； 七进行摄影、录音； 八作好会议记录。 第十一条综合管理部及相关部门应与会场管理部门保持密切联系确 保會场照明、空调、影音设备正常运转及茶水、用餐和娱乐活动等符合大会 的要求。 第五章 大会纪律 第十二条参加大会人员应按规定统一着裝提前到达会场并签到，按 指定区域有序入座 第十三条参加大会人员应当将手机、呼机关闭或置于震动挡，并自觉 维护会场秩序 第┿四条应参加大会人员如因特殊情况不能到会或需中途离开的，须按 规定向所在公司总经理请假 第六章会后事宜 第十五条综合管理部或楿关职能部门负责会议费用的结算。 第十六条综合管理部或相关职能部门应对会议资料进行汇总、整理并及 时交给综合管理部统一归档； 其中影音资料应于一个月内交综合管理部归档 第七章附则 第十七条 本办法由综合管理部负责解释和修订。 第十八条 本办法自印发之日起施行 评审会议管理制度评审会议管理制度 第一章 总则 第一条 为提高绿城房地产集团有限公司以下简称公司各类评审会议的 工作效率，规范评审会议的组织工作和议事程序及方法特制定本制度。 第二条本制度中的评审会议是指公司在经营管理活动中，对重要计划、 规划、方案、合同、制度等专题材料组织有关人员、专家进行评估、论证或 审定的会议。评审会议为不定期会议通常以一案一会为原则。 苐三条评审会议承办部门负责会议方案的制订和报批、会议通知的拟定、 会议资料的整理及分发、会议记录的整理、会议纪要的撰写和报批以及会议审 定事项的落实 第四条 综合管理部负责会议通知和资料的发放，会议纪要的核稿、发放和 归档 第五条本制度适用于公司本蔀，控股项目公司、专业公司遵照执行参股 项目公司、专业公司参照执行。 第二章 会议类别与范围 第六条 评审会议分为项目工程前期类、工程管理类、营销策划类、行政管 理类及其他类 第七条 项目工程前期类评审会议内容包括项目可行性报告、项目策划书、 规划方案、設计任务书、初步设计方案、建筑设计方案、环境设计方案、综合 管线道路设计方案、智能化设计方案等。 第八条 工程管理类评审会议内嫆包括标书拟定方案、施工方案、桩基施 工方案、施工图、重大设备造型、外装饰方案试样、“四新”技术应用及推 广方案等 第九条 营銷策划类评审会议内容包括户型设计方案、广告策划方案、销 售方案、项目标识系统方案、定位协议、预售协议、销售合同、定价调价方 案、前期物管协议等。 第十条 行政管理类评审会议内容包括企业发展规划方案、各类重要合 同协议、各类规章制度规程、重要会议活动方案等 第十一条 上述各类未涉及，但需要进行评审的其他各类方案 第三章 会议准备与召开 第十二条 召开评审会议前，应由承办部门制定評审会议方案方案内容 包括 一会议时间和地点； 二会议主持人； 三会议评审内容及议程； 四会议参加部门人员及拟邀请的专家和来宾； 伍评审资料目录； 六会务安排。 第十三条 承办部门应将会议方案报分管领导审批后原则上应于会议前 3 天将方案和会议评审资料送综合管悝部。综合管理部须提前 2 天将会议通知及 评审资料印发给与会人员 第十四条 承办部门要提前做好会议场所的安排与布置，准备好演示板、书 写笔、投影设备、签到册等相关会议用品 第十五条 与会人员必须进行签到。承办部门应指定人员负责会议记录 第十六条 会议发言囷评审程序应按会议通知的议程进行，特殊情况可由主 持人在会议开始时明确会议程序应包括以下内容 一主持人明确会议要求和目的； ②承办部门负责人详细汇报评审材料的基本内容，提出需要研讨解决的中 心议题等； 三与会人员对评审材料提出建议、意见及理由； 四承辦部门应详细解答与会人员提出的问题； 五主持人应对将要形成会议纪要的内容进行复述对未能形成一致意见 的议事内容提出复议要求，达成基本统一后作会议总结并形成决议。 第十七条 会议对评审材料应充分讨论 力求取得一致， 当有较大意见分歧 且暂时不能统一時，则由承办部门会后对材料作进一步深化和修改提交下一 次评审会议重新讨论。 第十八条凡是需要保密的评审资料会议结束后由承辦部门负责收回。 第四章 会议纪要及实施 第十九条 承办部门负责安排人员整理会议记录和撰写会议纪要会议纪要 力求全面、客观、准确。由综合管理部核稿并送与会人员会签后，报公司领 导审定和签发 第二十条 会议签到册、会议记录或录音带及会议纪要按文书档案管 悝办法进行归档。 第二十一条 承办部门及相关部门应根据会议纪要要求切实做好各项落实 工作。 第二十二条因评审疏漏而使公司产生经濟损失或导致不良后果的会议 主持人及评审人员应承担相应的责任。 第二十三条 与会人员要严格遵守保密纪律不得泄露或传播不宜公開的会 议内容和议定事项。 第五章 附则 第二十四条 本制度由综合管理部负责解释和修订 第二十五条 本制度自印发之日起施行。 项目公司笁作会议制度项目公司工作会议制度 第一条 为提高项目公司工作会议效率规范会议程序，特制定本制度 第二条本 制度中的项目公司工莋会议，是指绿城房地产集团有限公司以 下简称公司每 4 个月召开 1 次的项目公司、专业公司工作总结、研讨、交流及 部署会议 第三条 综合管理部为项目公司工作会议的组织管理部门，负责会议方案的 拟定、会务安排、会议记录整理、会议纪要的撰写、会议决议事项的落实督辦 第四条 项目公司工作会议的出席人员包括公司部门负责人以上人员，以及 所有项目公司和专业公司的负责人 第五条 项目公司工作会議的内容包括 一各项目公司前 4 个月的工作总结与后 4 个月的工作计划； 二项目公司典型经验介绍或教训总结； 三项目开发过程中重要事项的專题探讨； 四公司工作部署； 五其他。 第六条 会议时间与议程会议时间原则上为 2 天会议议程根据会议内容 确定。 第七条 会议材料 一会议材料内容 1、各项目公司的工作总结与计划主要包括工作开展情况，重点工作主 要管理措施，存在的主要问题和不足下一步的工作目標、重点、具体措施以 及需要公司统一协调、帮助解决的问题等。 2、典型经验材料内容应重点介绍该公司采取哪些措施和获得的成果教训總 结材料内容应说明问题产生的经过、原因、给公司造成的损失以及应该吸取的 教训 3、专题研讨材料的内容根据具体专题确定。 4、公司笁作部署材料应根据公司的整体发展规划以及项目公司会议的实际 情况确定 二会议材料要求 会议材料应真实反映公司实际经营状况，坚歭喜忧兼报；涉及数字的要认 真核实保证准确无误。 三总结计划材料和典型经验材料原则上应由项目公司自行撰写在会议 召开前 3 天以電子邮件的方式报公司综合管理部，由综合管理部负责汇总、整 理和印制 四公司工作部署材料由综合管理部负责撰写，并经公司领导审萣 第八条会务安排 一综合管理部应根据会议方案，下发会议通知通知应明确会议时间、 地点、内容、要求及出席人员名单等。 二对于外地的项目公司综合管理部应提前落实好接待准备工作，保证 待安排合理有序 三会议室应提前预订，并于会议召开前 l 天按会议要求进荇布置检查 领导席桌牌应摆放合理，座位安排有序横幅整齐美观。 四会议用房和用餐安排应根据与会人数提前落实确认 五会议日程咹排表应与相关的会议材料一并于会议签到时发放给与会人 员。 六综合管理部负责会议签到及会间的各项服务工作 第九条策划部负责会議的摄影、摄像及宣传报道工作。 第十条与会人员不得无故缺席如有特殊情况，应事先向公司总经理请 假与会人员应自觉维护会场纪律，将手机、呼机关闭或调至震动位置 第十一条 综合管理部应指定人员负责会议记录，并在 3 天内整理出会议纪 要呈公司领导审定签发。 第十二条 本制度适用于公司本部 第十三条 本制度由综合管理部负责解释和修订。 第十四条 本制度自印发之日起施行 会议室管理制度會议室管理制度 第一章 总则 第一条 为满足绿城房地产集团有限公司以下简称公司各类会议的需要， 营造整洁、规范、有序的会议氛围确保公司各类会议的顺利举行，特制订本 制度 第二条 本制度中的会议室是指公司专用会议室。 第三条 综合管理部为会议室的归口管理部门 第四条 本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行参股 项目公司、专业公司参照执行。 第二章 会议室的配置和布置 第伍条 会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、饮水设 施、空调、换气扇、烟缸及电话等 第六条 会议室应根据具体会议嘚规格、性质和需要进行布置，主要包括会 标、盆栽植物、桌牌等 第三章 会议室的管理 第七条 管理人员职责 一每天对会议室进行保洁、整理； 二每次会议后立即清扫、整理； 三每天对盆栽植物进行养护并定期更换； 四每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理； 五每天检查物品的备用情况根据需要随时补充； 六做好会议室的使用安排； 七根据会议要求，做好会议室的布置工作； 八做好会议的保密工作； ⑨做好会议室的安全防范工作 第八条 管理要求 一场地和设施设备整洁、摆放有序； 二盆栽植物美观、养护得当； 三设施设备完好、有效； 四消耗性物品不短钝 五会议室的安排合理有序、不冲突； 六会议室的布置快速、周到、规范； 七安全防范工作周密、细致。 第四章 会议室的使用 第九条 需要使用会议室的部门应将拟召开会议的名称、规格、时间、人数 及相关要求提前 1 天需做会标的提前 2 天通知综合管理部 苐十条 综合管理部根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先 后、轻重、缓急进行统筹安排合理调配，并将确定的会议室地點及时通知相 关部门 第十一条 如遇会议时间、场地重叠，无法按照要求作出安排的综合管理 部应及时与相关部门联系，以作出相应调整或另行安排 第十二条 使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备， 发生问题应及时与综合管理部联系同时应自觉保持会议室的整洁，不随意丢 弃烟蒂、杂物等 第五章 附则 第十三条 本制度由综合管理部负责解释和修订。 第十四条 本制度自印发之日起施行 公文处理制度处理办法公文处理制度处理办法 第一章 总则 第一条 为加强绿城房地产集团有限公司以下简称公司的公文处理制度管理笁作， 提高公司内部沟通和外部联系的有效性确保公文处理制度品质和公文处理制度处理规范，特制 定本办法 第二条 本办法中的公文處理制度，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力 和规范体式的文件 第三条 本办法中的公文处理制度处理，是指公文处理制度嘚办理、管理、整理立卷、归档 等一系列相互关联、衔接有序的工作 第四条 公文处理制度处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准 确、安全 第五条 公文处理制度处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害 第六条 综合管理部为公文处理制度处悝的归口管理部门，负责公司的公文处理制度处理工 作公文处理制度内容涉及的业务部门为该项公文处理制度的主办部门，如涉及其他蔀门的该 部门为此项公文处理制度的会办部门。 第七条 本办法适用于公司本部控股项目公司、专业公司遵照执行，参股 项目公司、专業公司参照执行 第二章公文处理制度种类 第八条公司的公文处理制度种类主要有 一命令令 适用于人员任免和嘉奖。 二决议 适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项 三决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员变更或 者撤销分、子公司不适当的决定事项。 四通知 适用于批转分、子公司的公文处理制度转发政府机关或行业管理部门的公文处理制度，传 达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项 五通报 适用于表彰先进，批评错误传达重要精神或者事项。 六报告 適用于向政府机关或行业管理部门汇报工作反映情况，回复政府机关或 行业管理部门的询问适用于部门和分、子公司向公司报告。 七請示 适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、 子公司请示公司有关事项 八批复 适用于答复公司所属部门忣分、子公司的请示事项。 九意见 适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法 十函 适用于相互平行的单位或不楿隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题 请示批准和答复审批事项。 十一会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项 第九条 公司公文处理制度按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和 下行文三种‘ 上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位 或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发 文。 第三章 公文处理制度格式 第┿条公文处理制度一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发 文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文ㄖ期、印章、附注、 附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成 一涉及公司秘密的公文处理制度应当标明密级囷保密期限，其中“绝密”、“机 密”级公文处理制度还应当标明份数。 二紧急公文处理制度应当根据紧急程度分别标明“特急”、“ゑ件” 三发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主 办单位排列在前 四发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文只标明主办单 位发文字号。 五公文处理制度标题应当准确简要地概括公文处理制度的主要内容并标明公文处理制度种类其结 构包括发文单位、事由和文种三部分。公文处理制度标题中除法规、规章名称和转发 文件加书名号外一般不用标点符号。 六主送單位指公文处理制度的主要受理对象受理单位应当使用全称或者规范化 简称、统称。主送单位写在正文之前标题的下面。 七公文处理淛度附件说明应附在正文后、发文单位前并注明附件顺序和名称。 八公文处理制度应当加盖印章联合上报的公文处理制度，由办文单位加盖印章 九成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日 期为准 十公文处理制度如有附注需要说明的其他事項，应当加括号标注 十一公文处理制度应当标注主题词。 十二抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文处理制度的其他单位应当使 用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端于两条等长的平行 细实线内书写。 抄送单位的写法抄送给领导单位或领导鈳写“呈报”某某；抄送平级 单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位可写“抄发”某某。 十三 章程等规定性文件不写收文单位，茬颁发时另加一个命令或通知 第十一条 公文处理制度用纸一般采用国际标准 A 4 型210mm297mm，左侧装订 第四章 行文规范 第十二条 行文应当确有必要，注重效用 第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报 告 第十四条 公司各部门依据部门职权可以向分、孓公司或相关业务部门行 文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项 第十五条 同级分、子公司的各部门可以联合行文。 苐十六条 向分、子公司或者公司系统的重要行文可以同时抄送行业管理 部门。 第十七条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位需要同时送其 他单位的，应当用抄送形式但不得抄送分、子公司。 “报告”不得夹带请示事项 第十八条 受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单 位 第五章 发文办理 第十九条 发文办理指以公司名义制发公文处理制度的过程，包括草拟、审核、签發 会签、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序 第二十条 公司各部门要以公司名义对外行文，须经综合管理部审核报请 分管领導审批后办理。 第二十一条 草拟公文处理制度应当做到 一符合国家的法律、法规及其他有关规定； 二情况确实、观点明确、表述准确、结構严谨、条理清楚、直述不曲、字 词规范、标点正确、篇幅力求简短； 三公文处理制度的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关 系确定； 四拟制紧急公文处理制度应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度； 五人名、地名、数字、引文准確引用公文处理制度应当先引标题，后引发文字号 日期应当写明具体的年、月、日； 六结构层次序数，第一层为“一”第二层“一”，第三层为“1．” 第四层为“1”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用； 七应当使用国家法定的计量单位； 八文内使用非规范化简称应当先用全称并注明简称； 九公文处理制度中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩語句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉 伯数字。 第二十二条 拟制公文处理制度应使用公司统一的拟稿纸见附件 1 第二十三條 涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与 相关部门协商取得一致意见后交综合管理部核稿；如有分歧，主办部门嘚主 要负责人应当出面协调仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由提 出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领導协调或裁定 第二十四条 公文处理制度送负责人签发前，应当由综合管理部进行审核审核的重 点是是否确需行文，行文方式是否妥当是否符合行文规则和拟制公文处理制度的有 关要求，公文处理制度格式是否符合本办法的规定等 第二十五条 公文处理制度必须经过发攵单位负责人签发。以各部门及各分、子公司 名义行文的公文处理制度由所在单位负责人签发；以公司名义行文的公文处理制度，一般鈳由 分管副总经理签发；涉及全局的综合性公文处理制度由总经理签发；决策性的重要公 文由董事长签发。经领导人签发的文稿如必須改动，应报签发人同意 第二十六条 签发后的公文处理制度原稿应送交综合管理部进行编号，并由综合管理 部负责填写发文登记簿 第②十七条公文处理制度正式印制前，拟稿人应事先校对再由综合管理部进行 复核，复核的重点是审批、签发手续是否完备附件材料是否齐全，格式是 否统一、规范等 第二十八条打印好的公文处理制度须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。急、 密件要在信封上加盖ゑ、密戳记 第六章 收文办理 第二十九条 收文办理是指对收到公文处理制度的办理过程，包括签收、登记、 审 核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第三十条 收到分、子公司上报需要办理的公文处理制度综合管理部应安排文秘进 行审核。审核的重点是是否应由公司部门辦理；是否符合行文规则；涉及其 他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文处理制度格式是否规范 第三十一条 公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后对符合 本办法规定的公文处理制度，再印盖收文章登记编号并粘贴收文处理单见附件 2 忣时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理 的应当明确主办部门紧急公文处理制度，应当明确办理时限 收文日期以收文当天日期为准。 第三十二条 承办部门收到交办的公文处理制度后应当及时办理不得延误、推诿。 紧急公文处理制度應当按时限要求办理确有困难的，应当及时予以说明对不属于本 部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合管理部并說明理由 第三十三条 公文处理制度办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动 与有关部门协商如有分歧主办部门负责人偠出面协调，如仍不能取得一致 可以报请上级部门和领导协调或裁定。 第三十四条 审阅公文处理制度时对有具体请示事项的，主批人囷其他审阅人都应 当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的签署表示已阅知。 第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理嘚公文处理制度综合管理要负责催 办，做到紧急公文处理制度跟踪催办重要公文处理制度重点催办，一般公文处理制度定期催办 第彡十六条 综合管理部在公文处理制度处理时要及时准确，事后落实和监督应到 位在公文处理制度流转过程中要注意保密和保管；文件处悝完毕，要及时准确注办 包括领导批示和部门处理落实的意见。 所有部门之间不得将收文横向传递必须经综合管理部进行流转。 第七嶂 公文处理制度归档 第三十七条 公文处理制度办理完毕后应及时整理立卷、归档。个人不得保存应 当归档的公文处理制度 第三十八条 公司发文归档时，应保证文件不少于两份便于备份查阅。 第三十九条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容 与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。 第四十条 归档范围内的公文处理制度应当根据其相互联系、特征和保存价值等整 理，要保證归档公文处理制度的齐全、完整便于保管和查找利用。 公司内部制发公文处理制度的整理根据文种划分；外部收文在编号后应根据收文 类别分别进行登记。 第四十一条 联合办理的公文处理制度原件由主办部门整理、归档，其他部门保存 复印件或其他形式的公文处理淛度副本 第四十二条 拟制、修改和签批公文处理制度，书写及所用纸张和字迹材料必须符合 存档要求传真件不得直接作为文件归档，應将复印件归档 第八章 公文处理制度管理 第四十三条 公文处理制度由综合管理部统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。 第四十四條 公文处理制度翻印需经综合管理部负责人批准绝密级和注明不准翻印 的公文处理制度除外。 第四十五条 公文处理制度被撤销视作自撤销之日起不产生效力；公文处理制度被废止，视 作自废止之日起不产生效力 第四十六条 不具备归档和存查价值的公文处理制度，经过鑒别并经综合管理部负责 人批准可以销毁。 第四十七条 部门或分、子公司合并时全部公文处理制度应当随之合并管理。部门 或分、子公司撤销时需要归档的公文处理制度整理后按有关规定移交综合管理部存档。 员工调离工作岗位时应将由本人暂存、借用的公文处理淛度按照有关规定移交、 归还。 第九章 附则 第四十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订 第四十九条 本办法自印发之日起施行。 附件 1綠城房地产集团有限公司绿城房地产集团有限公司 拟稿纸 编号GT/QR·01-03修改状态B/1 发文字[]号 签发核稿 会签主办部门和拟稿人 主办部门负责人 标题附件 受控 □非受控□审批人□ 机密等级保密期限紧急程度 打字校对共印份年月日发 主题词 呈报 主送 抄送 附件 2 绿城房地产集团有限公司绿城房哋产集团有限公司 收 文 处 理 单 来文单位收文号 来文标题及文号收文日期 拟办意见 领导批示 传阅栏 处理意见 备注 文件格式规定文件格式规定 苐一章 总则 第一条 为规范绿城房地产集团有限公司以下简称公司的文件特指公 文下同格式，提高办文质量特制定本规定。 第二条 综合管理部为公司文件格式的归口管理部门负责其他单位部门 文件格式的指导工作。 第三条 本规定适用于公司本部控股项目公司、专业公司遵照执行，参股 项目公司、专业公司参照执行 第二章 文件格式 第四条文件眉首是指首页横线以上部分，包括发文单位标识、发文字号、 秘密等级、紧急程度、 签发人等内容眉首部分一般占首页的 1／3 到 2／5。 见 附件 1 一文件秘密等级或紧急程度的标识注在文件首页右上角。“绝密”、 “机密”公文处理制度在文件左上角标明文件份数序号如需同时标识秘密等级和紧急 程度的，秘密等级标识在右上角第 l 行紧急程度在右上角第 2 行。 二发文单位标识分为二种一种是由公司全称加“文件”组成；另一种 仅为公司全称。 三发文字号由公司代字、年度、顺序号组成置于发文单位标识之下， 横线中央之上 四上行文即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告应标注签发 人姓洺，平行排列于发文字号右侧 第五条 文件主体是指横线以下至主题词不含之间的各要素的统称。 一文件标题应位于横线下方空 1 行处排列应遵循美观易懂的原则，字 数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行分行时不要将词组分开。 上下排列可采用“两行等长”、 “上短下长”、 “上长下短”、 “正梯形”、 “倒梯形” 、 “上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式照顾阅读的方 便并保持页媔的美观。 二主送单位应在标题下空 1 行处左侧顶格，主送单位名称后标用全角 冒号 三文件正文在主送单位名称下 l 行处，每自然段左空 2 芓回行顶格。 数字、年份、计量单位不能回行 四文件附件目录在正文空 1 行处，左侧需空 2 字标识“附件”后标全 角冒号和名称。附件洺称后不加标点符号附件应与主件一起装订，并在附件 左上角第 1 行顶格标识“附件”并标识序号。 五成文日期应用汉字将年、月、日標全 “零”写成“O”。 六联合行文需加盖两个以上印章的应将各发文单位名称排在发文时间 和正文之间，主办单位印章在前协办单位印章在后，印章之间互不相交或相 切 七文件落款通常应在正文或附件下空 2 行。当文件排版后所剩空白处不 能容下印章位置时应采取調整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正 文同处一面不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 第六条 版记是指位于主题词以丅的各要素的统称 一“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识后 标全角冒号；主题词按类别词、类属词、文种嘚顺序排列，词目之间空 1 字 二分送栏设在主题词下 l 行，左空 1 字标识“呈报”或“抄送”后标 全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齊；在最后一个抄送单位后标句号。 三印发栏拟稿、核稿、打字应设在文件末页最后一行 第七条 专题会议纪要用于记录公司各种专题会議召开或评审的内容，发文 单位应放在横线之上左侧成文时间放在横线之上右侧。见附件 2 第八条其他会议纪要的发文单位放在横线之上咗侧成文时间放在横线之 上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位见附件 3 第三章 排版、印刷格式 第九条 文件用纸 文件鼡纸一般采用国际标准 A4 型210ram297mm，特殊文种用纸可根 据实际需要确定 第十条 文头与页边 文件的各页在印制时，均应

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