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连锁百货商场财务信息化建设问题与对策
连锁百货商场财务信息化建设问题与对策
由【仁和会计教育】重庆片区《金算盘财税管控班》结业的学员陈雪梅提供给市财政局
重百大楼（财务经理） &陈雪梅
零售业态的发展过程，其竞争的形成无一不伴随新的管理理论和新技术的应用。经营管理理论的应用，大幅度提高了零售业的市场适应和拓展能力，改善了其内部资源的配置状况，而技术手段的日益现代化，为敏感发现市场变化，提高经营与管理能力和水平，提供了有力的支持。未来任何一种零售业态，都必须依靠科技进步求生存、求发展。低成本是零售业态崛起的重要原因，缩减成本，降低售价，是所有百货业态努力的方向。为推进零售业连锁经营发展，增强企业竞争&力，应尽早尽快采用新技术、新手段、降低成本。&
一、推动信息化战略，零售业财务进价核算势在必行
连锁经营是许多国家普遍采用的一种现代的商业经营形式和组织形式，发展连锁经营对改变传统商业经营方式和组织形式，提高商场的组织化程度，增强市场竞争力，实现经济增长方式的转变，具有十分重要的意义。
时代的发展已从&大鱼吃小鱼&的故事演变成&快鱼吃慢鱼&的神话，连锁百货企业只有快速地对不断变化的市场需求作出敏锐的反映，才能获取竞争优势和发展优势。信息技术的应用，为企业获取这样的优势创造了有利的条件。
信息化建设强调信息的高度集成，即要求实现物流、资金流、信息流的集成，在高度集成的情况下，实施低成本战略。
目前绝大部份零售业信息化管理系统运用中业务管理系统与财务管理系统尚未实现无缝连接，也就是信息流与资金流未形成集成，财务核算方式对商品进、销、存实行售价核算，按综合毛利率法结转成本。连锁经营实施的是低成本战略，要求财务数据反映的成本是单品的进价成本，若按现行的售价核算方法不能满足连锁经营对成本信息即时性、准确性的需求，也就不能有效的对成本进行时时分析、控制和预测，不能为连锁经营的低成本战略提供快捷的依据。
为充分发挥连锁经营优势，降低零售业整体运营成本，实现信息系统的业务管理系统与财务管理系统无缝连接在信息化战略中具有重要意义，财务推行进价核算势在必行。
二、零售业财务管理系统使用状况及存在的问题分析
零售业财务核算在信息化系统的运用上显得相对滞后，业务管理系统与财务管理系统未能实现无缝连接。到目前为止，财务工作在进、销、存管理方面普遍采用售价核算，财务人员与供应商的货款结算未通过信息化系统进行，还是采用手工抽单和手工报表的方式对账。信息化系统按先进先出法按进价结转成本，会计记账按售价法按综合毛利率法结转成本，目前的核算方式信息化系统成本与会计记账成本完全不对等，会计数据不能反映准确的商品成本。
若按售价核算反映进、销、存数据，按综合毛利率法结转成本，财务成本数据不能满足连锁经营低成本战略的要求，这种手工记账方式完全不能满足建立需求链管理的要求。为什么信息化系统的运用在财务核算工作上一直未取得较大的进展和突破？究其原因主要存在以下几方面的问题：&
（一）未建立规范的信息化作业流程
1、经营各环节未建立规范的信息化营运操作流程
操作流程不统一是制约系统顺利运行的首要问题。新商场面临招商和装修的问题，管理人员的大量精力投入新商场的开业筹备中，各环节没有对信息化系统进行全面的熟悉和了解，更谈不上制定规范的营运操作流程，上一环节到下一环节的操作没有统一规范的操作规定，导致开业后出现了初始信息大量错误；单据传递流程不统一；前台退货、打折操作不规范；门市、库房收发货随意操作等一系列问题。开业后首次盘点，出现销售收入、成本巨大的财务数据差异，系统数据严重失真，系统产生的数据几乎呈垃圾状况。可见没有统一的流程和操作规定必然带来各环节操作人员的无序性和盲目性。 & 混乱的业务数据阻碍财务核算的正常进行。无序的系统操作不但未能减轻财务人员记账的工作量，相反还增加了财务人员的工作压力，财务人员不但不能放弃手工账，还要运用手工账去核对计算机账。
在系统运行的过程中各连锁商场也结合系统运营要求，制定了各自的操作流程，但都带有局部性，在某些方面还是不能完全适应系统要求，不能完全与系统匹配，这样从业务系统中产生的数据，还是带有相对的随意性。数据的及时性、真实性、准确性均不能达到财务数据的要求，长期下去降低了系统数据的真实性和可靠性，使信息使用者对系统数据的可信性大打折扣，财会人员不敢轻意放弃手工账，有的商场采取手工账与计算机账并行，用手工账去调整和更正计算账；有的商场将计算机账放置一边，一直采用取手工记账。因此传统手工账一直成为财务核算的主要方式。
2、财务各环节未建立规范的系统控制操作流程
没有规范的财务操作流程，财会人员就没有统一的行动纲领。系统上线后财会人员应该做什么？怎么做？财务人员在系统中有哪些角色，如何分工，各岗位的具体工作职责是什么？在系统运行的事前、事中、事后如何进行操作和控制？以及系统的财务内控机制如何建立？
对以上问题一直没有一个量化的规范的操作流程，以至有的已采用系统的商场财务人员在系统操作上的分工不明确，出现结算会计出据商品进货的凭证，核算会计出据商品付款的凭证，造成供应商结算时多头查账、对账的情况；有的商场出现结算会计只负责与供应商对账，核算会计盲目的按照结算会计提供的结算单据付款，核算会计提供的单据从不核对，也不知道如何进行核对？只有在供应商发现结款有误向商场提出对账时，财务人员才知结账有误，但如何查起？怎么查？也没有方法，只有依赖软件商进行解决。这种情况持续下去危险性是相当大的，很可能造成零售业资金流失。
（二）财务人员的培训工作不扎实 &
1、对财务人员系统知识培训不到位，培训工作不够扎实深入。&
系统上线前的培训工作做得较肤浅，往往未开展扎实深入的培训工作。特别是财务这一块的培训工作更是轻描淡写，系统使用的后续培训，软件商派来的技术人员基本上都是从事程序开发的工作人员，很少有既懂财务又懂程序的复合型人员，对财务人员的培训主要是基于系统功能的操作培训，对财务人员在实际工作中运用最多的账务处理、账务体系结构、账务内控机制、账务报表体系几乎未涉及，这就造成财务人员几乎是在一种茫然的情况使用系统，系统操作目的性不强，对操作产生的结果的正确性也没有把握，最终影响系统的使用效果。
2、财务人员主动学习精神不够，财务人员观念未完全转变，
财务人员沿袭传统方式作账已由来已久，要在较短的时间内跳出传统模式的影响也需要一个过程。一些财务人员长期习惯墨守成规的工作方式不愿改变现状的思想较严重，不愿学新知识、新技术，对系统的推进采取等、靠的态度，工作等别人作出一个样板来自己才行动，遇到问题靠领导、靠软件商解决，自已不愿主动的、积极的思考问题和想尽一切办法去解决问题。还有一些财务人员工作上缺乏创新精神，怕出错、怕承担责任，不敢作大胆的尝试，遇到一点挫折和失误就停止不前，长此下去就禁锢思想、束缚行动。
（三）系统在某些方面不能满足核算要求
信息化系统绝大多数是商业信息软件，在满足财务核算的要求方面存在不足。
财务概念定义错误
在系统中存在明显的财务概念定义错误，如消费税的税率计算，税基应该是不含税销售收入而系统将其定义为含税销售收入。
系统概念与核算概念未能很好衔接
系统中的财务概念与会计业务核算的概念不对称，财务人员很难与财务核算概念进行对应，如各种调整的概念会计人员普遍理解和掌握起来较困难，财务核算中最关注就是对正常数据的修正，要修正一个数据必须明确知道其产生于哪一类经济事项，在核算上是一个什么样的概念，应该用什么样的会计语言进行反映，如果概念不清、不明，会计人员很难进行准确核算。
3、系统账务勾稽关系与报表的关联性不强
财务人员要能对系统数据的正确性作出判断，应必须通过数据的平衡关系进行判断。目前系统数据的关联性不强，很难作出数据正确性判断。如结算数据生成后，结算会计将结算单传递给核算会计，按财务核算思路，核算会计在付款前应依据一个信息化系统的核算报表对付款金额进行认定，认定后信息化系统中的供应商应付款余额应与信息化系统中的未勾对单据相对应，这些未勾对单据的金额也应与金算盘系统的未付款余额保持一致，而目前系统对这种关键性的报表未作设置，财务人员不能直接提取数据与金算盘系统进行核对，对财务数据的准确性就很难做到心中有数，账务核算注重的就是账单核对、账表核对、账账核对，如果财务数据的对应性和相关性不强，就会给财务人员落实数据的正确性增加相当大的工作量，从而影响财务工作的进度。
& & 三、推行信息化建设的对策与措施
（一）加强营运流程规范，建立实用的操作手册
在对连锁经营运流程调研的基础上，按照规范性、实用性、长期性的原则，组织专门力量修订完善各业态营运流程和标准。操作手册一般应包括如下项目：经营特色和经营思想：经营体系，其中包括内部的组织系统和各部门间的关系：各环节、各岗位详细的操作方法，各类标准化表格，包括合同、协议书、标准化工作单等，有关技术管理方面的规定等。操作手册在连锁商场开张前是新员工的教材，开业后是经营者的守则和指南，随时随地对本商场经营管理人员提供指导。
财务部门在《营运手册》建立的基础上根据财务管理工作的要求制定企业的财务控制流程包括
组织结构作为内部控制的客观基础，其内部控制的程序和方法一定要与连锁经营管理机制下的运营模式相适应，完善的组织控制的建立主要是保证连锁经营模式的高效运行，减少错误和舞弊行为，其原理基本类似手工系统的控制，如职责分工、适当分权、职位轮换等。
财务岗位主要设立结算会计、核算会计、总账会计岗位、财务经理岗位。
结算会计岗位：主要负责信息化系统基础数据的管理工作。工作职责主要包括：负责收银员销售收入账务的核对、打折让利金额的核对、进、销、存单据的复核、盘点表审核、生成结算单、负责与供应商对账，负责将相关单据传核算会计审核后入账。
核算会计岗位：主要负责信息化系统与金算盘账务的接口工作。负责复核结算会计传递的进、销、存单据并与金算盘账务系统进行对接、复核结算会计生成的结算单并按付款审批程序向供应商支付货款、核对信息化系统中结算会计未勾对结算单据金额与金算盘账务余额是否相等。
总账会计岗位：主要负责信息化系统总账与金算盘总账的账务平衡工作。检查信息化系统进、销、存总账数据与金算盘总账数据是否相等、检查信息化系统应付账款余额与金算盘应付账款余额是否相等。
财务经理岗位：建立信息化系统与金算盘账务系统的账务核对机制、审核金算盘接口凭证的入账依据的正确性和即时性、审核总账报表与信息化系统账务的平衡性。
只有制定科学的操作流程，建立信息化系统财务各环节操作控制规范，才能保证财务工作的有序进行，应从以下几方面实施流程的操作控制。
销售收入对账流程：营业员对账流程、收银员对账流程、营业款抽查流程。
进货退货对账流程：门市库房收货流程、库房发货流程、退货流程。
价格控制流程：进价调整流程、促销调价流程、扣率调整流程。
结算对账流程：结算会计与供应商对账流程、结算会计与门市对账流程。
核算对账流程：核算会计付款流程、核算会计与结算会计对账流程。
财务稽核流程：总账会计审核流程、账务经理审核流程。
维护控制：
为保证系统正常、安全、高效运转，应从以下几方面建立维护流程。
建立计算房工作流程。
建立计算机上机操作流程。
建立在会计政策、会计法规发生变化和调整时，计算机系统能合法有效地调整流程。
4、档案控制
为适应新的核算体制的要求，应建立相应的会计归档流程包括会计账簿的打印、保管及数据的定期备份等。
（二）加强员工系统知识培训，实现员工能力提升。
1、制定适合财务人员的培训方案
根据信息化系统的要求，应为财会人员准备以下几方面的培训内容：
信息化系统进、销、存系统流程培训；
信息化系统POS操作系统培训；
信息化系统结算模块培训；
信息化系统账务接口模块培训；
信息化系统报表培训；
信息化系统账务核对培训。
& & 2、确保财务人员能够从培训中提升能力
& & (1)财务分析能力。这是财务人员首先应加强的能力，计算机系统使财务人员从是常繁杂的会计工作中解放出来，就应该担负起对系统输出信息的分析解释工作。
& & (2)管理会计能力。ERP的导入总体上加强了企业中管理会计的作用，同时也使财务会计人员在系统数据定义、系统处理原则规范制定、财务报告信息运用等管理职能方面的作用显现和加强，财务人员在管理会计方面的工作职责应加以培训。　　　　　　　　
& & (3)IT知识和计算运用能力。ERP本身在技术层面上就是一个计算机信息系统，它在带来效率的同时为会计人员带来了新的挑战，系统导入时的业务流程梳理与系统处理原则的建立，以及内部控制要求等都要求财务人员了解ERP相关知识和处理流程，以便了解和防范每个可能出现问题和带来风险的环节，并将运用过程中发现输出数据偏差或异常即时向信息中心报告，并能够追踪发生原因并协助系统维护人员进行修正。
& & (4)沟通协调能力。由于ERP系统的导入，会计数据收集渠道向下延伸到了各个业务部门，会计部门的部份职能也分散到了各部门，为了使得各部门能够顺利按要求完成这些职能，就要求财务人员从会计部门走出来，对各个业务部门人员进行相关的会计知识培训，保证这部份会计职能的完成，除此之外，还需要密切与企业内部各部门沟通，帮助他们解读信息，更多地参与企业决策过程，在系统运行过程中会计人员还需要经常和IT技术人员合作，寻找问题产生的原因，解决系统运行中出现的问题。
& & （三）完善信息化系统，建立良好的财务运行环境。
& & 1、从实际出发确保信息系统与财务核算相匹配
(1)纠正错误，增强系统可信度
由信息中心提供系统信息收集表，财务人员将系统存在的概念定义错误进行清理，上报信息中心，信息中心与信息化系统技术人员共同解决。
(2)查找问题，提高数据精确度
由信息中心提供系统信息收集表，财务人员将表表数据、表间数据存在差异的报表进行清理，列出报表编号，对问题进行详细描述，信息中心与信息化系统技术人员应对数据结构进行认真分析，对存在的问题彻底解决。
(3)明确指标定义，准确运用数据
信息化系统技术人员应规范系统指标的名称、定义、计算公式、归集规则、涵盖范围等基本属性，并为财务人员提供书面文档，以便财会人员能准确运用数据进财务核算。
2、进行需求调查，完善系统功能
(1)完善报表体系，建立账账、账表、表表稽核体系
根据财务工作进行需求分析，广泛征求和采纳财会人员意见，在现用报表体系的基础上将多余报表进行清除，完善现有报表功能，建立单据核对体系、账证核对体系、账账核对体系、账表核对体系、表表核对体系。
(2)完善数据接口，保证核算系统有效对接
对现有接口凭证模板进行梳理，对概念不明确的凭证进行重新设置，对一些将多个经济业务合并重叠的凭证按业务事项进行细分，保证账务的清晰和明确。
3、会计信息系统建设中还应加强内控和风险防范意识
在会计信息系统建设中，加强内控和风险防范意识是控制会计信息系统风险的关键，而在此过程中，应树立有效、健全的信息系统内部控制的理念。首先会计系统要求业务系统与财务系统保持高度的一致性和完整性，其次，信息处理与会计数据集中，使得会计信息被破坏造成的损失不可估量，这就要求用计算机代替人工来完成对业务的各种控制，因此对会计信息系统进行有效控制是企业开展正常经营活动的前提和保障。
通过对作业流程的规范、扎实深入的开展员工培训、对信息化系统进行不断完善，经营管理各环节数据真正形成信息流，每个部门是信息流上的一个环节，依靠统一的系统数据，按既定流程规则操作，基于ERP系统，就会形成支持物流、信息流、资金流的事前预算、事中控制、事后准确核算的信息化运营体系，推动零售业连锁经营又好又快发展。
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我们单位是新开业的商场，我也是第一次做会计，目前我是这样做的：单位出租的柜组都是联营的，每天出纳按照收银小票收取各柜组营业收入，次日将小票及柜组的日报表交与我处，７天后再向各柜组返现金．在这营业收入当中要扣除柜组领用的材料，电费，物业费，税．等电费是我们先收柜组的，然后总的电费还要交电力公司，税也是如此，怎么才能够把税和电费提出来．出纳当日下班前收钱，次日将票据交于会计出．何时登记现金日记帐．谢谢高手指导．目前我是这样做的：每天收到收入：　　借；现金&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 10000　　　　　　　　　　贷：其他应付款－－各商户&&&&&&&&&& 10000&&&&&&&&&&&&７天返现金；　　　借：其他应付款－－各商户&&&&&&&&&&&& 9000&&&&&&&&&&&&　　　　　　　　　　贷：现金&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 9000&&&&&&&&&&&&　　　　　　　　　借：其他应付款－－扣款－各商户&&&&&& 1000&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&　　　　　　　　　　贷：其他业务收入&&&&&&&&&&&&&&&&&& 1000&&&&&&&&&&&&&&谢谢高手指导．
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我也要学习呢。我QQ
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我公司为一家中型商场,是商场的业主,利用商场与多家厂家和供应商签订商场经营联营合同,具体合同作法如下:1.所有营业收入款项由我公司收取,增值税由我公司缴纳；2.厂家和供应商委派销售人员,其工资福利等由厂家和供应商发放；3.水电及物业费由厂家和供应商承担；4.我公司不收厂家和供应商租金而是按其的商品销售额的一定比例提取收入.上述做法还需要交房产税12%和营业税5%吗？如交］依据是什么？:对这类特殊情况税法没有明确的文件规定。个人的观点应按原值交房产税。应交营业税（5%），依据营业税条例及细则。
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商场的文件,有一个,你可以作为参考无锡市地方税务局关于进一步加强零售商场的管理锡地税函[2001]9号 江阴、宜兴、锡惠地税局，市区各分局、稽查局：?　　为进一步加强对各类零售商场及其进场户的税收管理，规范征管秩序，堵塞征管漏洞，现对各类零售商场及其进场户的管理提出如下实施意见，请贯彻执行。?　　1、对采用租柜形式进行经营的进场户，区分以下几种情况进行征管：?　　（1）对进场户以自己的名义进行经营并单独收银的，不论其是独立核算还是非独立核算，均应单独以商场经营地点作为注册地点申请办理税务登记证，独立核算，独立纳税，并由商场主管税务机关进行征管。?　　（2）对进场户以商场名义进行经营但独立收银的，应要求由商场统一收银并代扣代缴税款。?　　（3）对进场户以商场名义进行经营且由商场统一收银的，由商场统一代扣代缴其应纳税款。?　　对进场户中以自己的名义经营并单独收银的营业税单位，符合定期定额核率征收条件的应实行定期定额征收。?　　对由商场代扣代缴税款的进场户，不论其是独立核算，还是非独立核算，其企业（个人）所得税原则上采取核率征收的办法，并就地征收。对进场户提出申请要求实行查帐征收企业（个人）所得税且符合查帐征收条件的，应由进场户单独以商场经营地点作为注册地点申请办理税务登记证，独立核算，独立纳税。?　　各分局应统一与各零售商场签订委托代征代缴协议，明确委托代征的范围，内容，税种，税目，税率和对象等。?　　对商场以各种手段，变相取得的佣金或租金收入，应严格按规定征收税款。?　　2、对以联营、联销方式开展经营活动，由零售商场统一收银并统一核算、统一纳税的，维持原征管办法。
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