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09年自考公文写作与处理复习资料第十一章
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　　第十一章 公文办理程序
　　第一节 公文办理程序概述
　　一、什么是公文办理程序公文办理，有它科学的运转程序，主要有收文办理和发文办理。公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
　　公文办理程序，在《办法》和《条例》中都有明确的规定。这些具体规定将在本章第二、三节详述。
　　任何一个机关组织，在拟制对外发文，对内文件或处理收来文件时，都应当按照规定的环节办理。这些环节前后衔接、环环相扣、排列有序，从整体上构成了机关公文运转处理的科学流程。
　　二、公文办理程序示意图现将《办法》和《条例》所规定的公文办理程序的主要环节之间的衔接，作如下图示：
公文办理程序示意图
　　上图所示，只是在一般情况下机关收发公文所经过的办理程序，并不是说机关的收文和发文都必须经过以上所有的程序。由于各类机关的规模、工作性质不同，公文的种类、数量不同，
　　各种公文的办理要求和方法也有所不同。因此，不同机关、不同公文的办理程序也是不尽相同的。在公文办理的过程中，我们一方面应当尽可能地完善它们的程序环节，不要人为地颠倒顺序或随意增删环节，
　　以免影响公文处理的质量；另一方面又不要搞绝对化，一刀切，要允许从实际情况出发，对不同类型的机关所形成的不同性质和内容的公文有着不同的办理程序。
　　第二节 收文办理程序
　　收文，指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。
　　收文办理，指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。★收文办理程序主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。
　　一、签收、拆封和登记
　　1、签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。是收文办理的第一个环节，机关的收文主要有三个来源：1)机关交通送来的的机要件；2)邮局送来的挂号函件和电报；3)外机关和部门直接送来的文件材料
　　★签收不论是从何种渠道送来的文件材料，都要对照公文投递清单或送文登记簿认真清点，做到四查清：1)查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2)查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；3)查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆情况，应及时追查原因。4)查清文件登记件数与实有件数是否相符
　　2、拆封―文书人员的职责(写明由本机关或部门收启的封件进行拆封)
　　对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或机要室拆封。
　　3、登记：就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。
　　公文登记是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。
　　★公文登记作用：1)便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2)便于检查和检索文件；3)便于文件的统计和催办工作 4)作为核对与交接文件的凭据
　　公文登记的具体范围：1)上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2)下级机关文件，包括请示、报告性文件；3)重要的带有密级的刊物、资料；4)其他机关商洽问题和需要答复的文件；5)上级机关召开会议印发的会议材料。
　　公文登记的原则上方便文件的运转和管理。
　　公文中不登记的文件(公文登记的手续要尽量做到简便有效，减少不必要的工作量)：1)各种公开的和内部不保密的出版物；2)一般性的公开信和不应拆的私人信件；3)已被综合性文件包括的文件材料；4)行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等；5)领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。
　　二、审核分发和传阅
　　1、审核：机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文，应当进行审核。
　　审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；使用公文文种、公文格式是否规范等。
　　2、分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送
　　给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
　　分发的原则和具体要求是：
　　①对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导，再根据批办意见分发办理；
　　②对对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早的批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送哪个部门阅办；
　　③对来文机关答复本机关询问的文件，(批复、复函)要按本机关原发文的承办部门或主管人分送，既原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；
　　④在文件份数少，阅办阅知部门(或领导)多的情况下，应按先办理、后阅知。先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送；
　　⑤公文的分发要建立登记交换制度，无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件，还是转发给外机关的文件，都要履行签收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。
　　3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。 传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。
　　属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。
　　传阅文件应当注意的事项：1) 传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2)传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3)在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4)每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。见P301
　　三、拟办、批办与承办
　　1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。
　　拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。
　　如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期
　　2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
　　公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。
　　批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。
　　3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
　　承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。
　　公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。 ②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文(指那些必须回复的来文)。
　　承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。 ④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。
　　四、催办、查办与注办
　　1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
　　催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。
　　催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行
　　或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。 ②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。
　　催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。 ②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。
　　催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。
　　催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。
　　公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。
　　2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。
　　一般在县以上的党委办公厅(室)内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：
　　①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。
　　查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：(1)查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。(2)查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。
　　查办工作一般按以下程序进行：
　　①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。―立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。 立项内空包括五要素：(1)确定查办的事由；(2)明确办理要求；(3)指明承办单位或承办人；(4)规定完成时限；(5)提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：(1)肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；(2)否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；(3)部分肯定，部分否定。(4)事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。
　　3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。
　　注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。 ②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。 ③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。 ④不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
　　第三节 发文办理程序
　　发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。
　　发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。
　　发文办理程序：1)拟稿、审核与签发 2)核发、缮印与校对 3)用印、登记与分发
　　发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。
　　一、拟稿、审核与签发
　　1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。
　　拟稿的注意事项：1)要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2)要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3)文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4)如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5)涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6)在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7)公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。
　　2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。
　　审核的重点：1)是否应由本机关办理 ；2)是否符合行文规则；3)内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4)涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5)使用公文文种、公文格式是否规范。
　　公文审核六查内容：1)查是否需要行文，以什么名义行文；2)查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，
　　与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3)查要求和措施是否明确具体，切实可行；4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5)查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6)查公文格式是否符合规定。
　　目前没有切实把好关的主要有几个问题：
　　(1)涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。
　　(2) 本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。
　　(3) 有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。
　　公文格式的审核主要包括：(1)查文种的使用是否恰当(2)查公文标题是否能正确体现文件内容 (3)查公文格式安排是否得当
　　3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。
　　需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。 ②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。 ③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文， 一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
　　二、核发、缮印与校对
　　1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。
　　核发的内容和要求：1)文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2)文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发(传达)范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3)编排发文字号；4)对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5)确定分送单位和印制份数。
　　2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。
　　缮印的注意事项：1)要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2)要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3)不要出现末页无正文现象。 正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4)要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。 5)要建立登记制度。，
　　3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。―校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。
　　公文校对的两种方法：
　　① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。
　　校对的注意事项：1)必须以原稿为准。2)校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。3)校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原 错字上加字或减字。4)校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，在校样上签字，然后付印。
　　三、用印、登记与封发
　　1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。
　　用印的注意事项：1)须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2)用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3)联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4)用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5)要核实份数，超过份数不能盖印。
　　2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。
　　发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。
　　发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1)内收发的发文登记簿 2)内收发对外收发的送文登记簿 3)外收发的发文登记簿3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。
　　★封发文件应注意几点：①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。 ③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。 ④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。 ⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。
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　　为了进一步提高总局机关整体工作效率，使机关工作在科学化、规范化、制度化轨道上有序推进，5月18日，办公厅牵头召开了专题座谈会。总局副局长杨树安到会并作讲话。机关各司局负责同志和综合部门负责人参加会议。办公厅主任倪会忠主持会议。　　会上，办公厅副主任丁东对第一季度收文办理情况进行了通报，对部分公文中出现的问题进行了分类点评，并对进一步做好总局机关公文处理工作提出了要求。办公厅副主任梁纯介绍了总局政府网站建设的相关情况，着重强调了信息报送工作的重要性及相关要求。与会同志全文学习了中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发的《关于开展清理和规范庆典、研讨会、论坛活动工作的实施意见》。大家围绕公文处理、政府网站建设和中办、国办文件精神进行了热烈讨论，发表了很好的意见：　　一、各司局对公文处理工作高度重视，将采取有效措施提高人员业务能力。在公文处理过程中出现的诸如业务交叉等问题，希望能够进一步明确职责。办公厅要继续加强公　　文方面的培训，提高机关公务员的整体业务水平。　　二、各司局重视政府网站的建设工作，将根据自身工作特点和实际情况及时做好信息报送工作。　　三、各司局对于中办、国办文件精神将认真学习，并就自身的工作进行对照检查。同时，总局应当结合体育工作实际与相关部门加强沟通，明确清理内容和范围。　　最后，杨树安副局长作了总结讲话。他指出，机关各司局同志围绕公文处理、政府网站建设、贯彻落实两办通知精神开展讨论，但视野又不仅仅局限于此，非常好，这对机关各司局开展各自业务工作很有帮助。可以说，这次专题座谈会，是对总局《工作规则》的再学习，再研讨，再明确。他强调，体育事业的发展，取得的辉煌成就，与体育战线全体同志的共同努力分不开，大家在各自岗位上都做出了贡献。同时，也应当看到，体育事业在飞速发展，我国经济社会也处在飞速发展当中，出现各种矛盾、问题都很正常。这就要求我们必须正视、面对。对于我们体育行政管理者来说，问题的关键在于如何在社会主义市场经济条件下，在中国体育事业飞速发展的情况下不断提高管理和驾驭能力。对总局机关来说，就是如何更好地适应新形势、新任务，更好地履行职能的问题。机关各司局的工作都要围绕从体育大国向体育强国迈进中带有战略性、全局性、长远性的问题进行思考，从而步调一致向前进。他指出，我们的工作应当回归体育本质，要提前制定计划，并符合工作程序，可开可不开的会议尽量不开，可去可不去的活动尽量不去。他要求，机关公务员要率先垂范，加强学习和调查研究，主动思考问题，建设学习型集体。机关部门间要注重相互沟通，相互交流，齐抓共管，协同作战，切实理解“放开搞活、理顺管好”的含义，把自身的工作同中国体育事业的发展结合起来，为建设体育强国做出积极贡献。
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责任编辑：任仲发教育部关于印发《教育部公文处理规定》的通知 - 中华人民共和国教育部政府门户网站
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信息公开_部文
部内各司局、各直属单位：
　　《教育部公文处理规定》已经部党组会议审议通过，现印发给你们，请认真执行。
教育部公文处理规定
第一章& 总则
　　第一条 为贯彻《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)，推进教育部机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，结合工作实际，制定本规定。
　　第二条 本规定适用于教育部各司局、直属单位（以下简称司局）公文处理工作。
　　第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列工作。
　　第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
　　第五条 司局应高度重视公文处理工作，加强领导，强化干部公文素养和能力建设。司局办公室负责本司局公文处理工作并由专人负责。
　　第六条 办公厅主管部机关公文处理工作，对司局公文处理工作服务指导、督促检查。
第二章& 行文
　　第七条 教育部公文主要有决定、令、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等十二种。
　　第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。
　　严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。
　　第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。党务和政务工作应当分别行文。一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。
　　第十条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，教育部公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：
&& （一）上行文。向上级机关的行文，一般用请示、报告、意见等文种。
　　上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。对涉及部外单位职权范围内的事项，应当先与其协商，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与其会签后上报。
　　除上级机关领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，原则上不得以教育部名义向上级机关领导同志个人报送公文。确需行文的，一般不多头分送；因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。向国务院分管领导同志报告工作的签报，须由办公厅统一报送。不得以部领导个人名义向上级机关及领导同志报送公文。下级单位的请示事项，如需以教育部名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
　　拟请上级机关领导同志出席公务活动并讲话时，一般在报送请示的同时附送讲话代拟稿。落实上级机关领导同志批示的情况报告，应当附领导同志批示复印件。
　　（二）下行文。对下级单位的行文，一般用令、通知、通报、意见、决定、批复等文种。
　　特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级机关、省级党委和人民政府以及相关部门等。不得向省级教育部门和直属高校内设机构行文。严禁下发带有商业推销性质的公文。
　　对于省级教育部门和直属高校的请示事项，主办司局一般要在接到公文之日起20个工作日内回复或说明情况。严禁积压延误、错办漏办。
&& （三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。
　　除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不向地方各级党委和人民政府印发指令性公文或者在公文中提出指令性要求。因特殊情况确需行文的，应当报请国务院批准，并在文中注明已经国务院同意。
　　对于部外单位征求教育部意见的公文，应当按照对等原则以教育部或者教育部办公厅函件形式回复，一般不以司局函件办理。
　　第十一条 除办公厅外，司局一律不得对外行文。如确有需要，可在规定的职权范围内，以司局函件形式与省级教育部门、直属高校和同级单位的有关部门商洽工作、询问和答复一般事务性问题。严禁使用司局函件进行政策部署、审批核准、奖惩人员和检查评估等。
第三章& 公文起草
　　第十二条 起草公文必须严肃认真，应当遵照以下原则：符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文风清新。
　　第十三条 公文应当由掌握政策、熟悉业务、了解全局的人员负责起草。重要政策性公文应当由业务处长亲自起草或者司局主要负责人主持起草。
　　第十四条 严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。公文正文一般控制在3000字以内。报送党中央、国务院等上级机关的请示和报送上级机关领导同志的报告，正文一般不超过1500字。
　& 第十五条起草公文时，内容涉及部内其他司局职能的，主办司局应当主动与有关司局协商，取得一致意见并办理部内会签。经协商不能取得一致意见的，主办司局应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，连同文稿一并送办公厅核报部领导协调或者审定。涉及部外单位职能的，需办理部外会签。
　　第十六条 起草公文时，内容涉及重大公共利益、公众权益和敏感事项，容易引发问题的，应当进行风险评估。重要规范性公文，特别是涉及行政相对人权利义务或者规定审批、核准、资格、处罚等内容的，主办司局应当送部法制办进行合法性审查。
　　第十七条 重要政策性公文在报批时需附起草说明，内容包括办文理由、会签及征求意见情况（含主要分歧意见处理情况）、核心内容、下一步工作及宣传考虑等。
　　所有公文须按政府信息公开有关规定确定公开属性，除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。
　　涉密公文应当由主办司局提出密级和保密期限的初步意见后，送部保密办进行定密审核。
第四章& 公文报批
　　第十八条 严格实行公文分级分工审核制度。司局报请审批的公文，由业务处长、办公室主任、司局负责人按职责共同审核把关，原则上由司局主要负责人签名，经办公厅登记审核后呈送部领导审批。涉及重大方针政策以及重要情况的，须报分管部领导和主要部领导审批。
　　第十九条 公文不得越级报送、多头分送或者横传直送，避免出现交叉批示、体外循环、逆向流传等情况。部领导及其秘书一般不直接接收司局报送的公文。少数涉及干部人事、案件查处或者紧急重大事项的，司局可以按照公文运转规则由专人直送。情况紧急确需分送的，应当注明分送情况。
　　第二十条 准确规范使用教育部公文处理稿纸，保持稿纸整洁，除签名外，填写内容一般使用小3号仿宋体字打印。签名应书写规范、清晰可辨，同时必须标注签名日期。
　　第二十一条 拟印发公文须经办公厅核稿。审核重点：行文理由是否充分，行文依据是否准确；公文格式和行文规则是否符合规定；内容是否符合国家法律法规及有关规定；发文意图是否完整准确体现；同现行有关公文是否相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及其他司局或者部外单位的职能是否协商会签；合法性审查和风险评估是否符合规定；公开属性是否标注准确；密级确定是否符合有关规定；紧急程度是否合适；附件是否齐备、题目是否一致；遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范等。
　　第二十二条 经审核符合报批要求的公文，由办公厅按程序报批。对于不符合报批要求的，标明理由退回主办司局在规定时间内重新办理。
　　第二十三条 办公厅秘书处对各司局报送的公文应当及时审核、报批。普通公文审核期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时审核。
　　部领导和办公厅负责人对报请批示的各类公文，要及时批阅。普通公文批阅期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时批阅。
　　对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他人圈阅或者签名视为同意；没有请示事项的，圈阅或者签名表示已阅知。
第五章& 公文签发
　　第二十四条 以中共教育部党组或者教育部名义印发的上行文，经分管的党组成员或者部领导审核后，由党组书记或者部长签发。
　　第二十五条 以中共教育部党组名义印发的平行文、下行文，一般由党组书记签发。以教育部名义印发的平行文、下行文，一般由分管部领导签发。其中，重要事项和重要规范性公文，须经部长签发或者审阅后印发。
　　以教育部办公厅名义印发的平行文、下行文，一般由办公厅主要负责人或者分管负责人签发。其中，重要事项和重要规范性公文，须经部领导签发或者审阅后印发。
　　第二十六条 经办公厅审核同意并报请部领导授权，以教育部或者教育部办公厅名义处理具体业务的格式化公文，由主办司局主要负责人签发，报送办公厅复核后印发。
　　第二十七条 部外单位会签的公文，经主办司局牵头商相关司局提出意见后，送办公厅秘书处按照本规定第二十四、二十五条履行签发程序。
第六章& 公文印发
　　第二十八条 签发后的公文在印发前须经办公厅复核。复核重点：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，内容是否存有遗留问题等。经复核需对公文进行实质性修改的，应当按程序复审。
　　第二十九条 司局应当对复核后的公文进行核对，确认无误后送印。普通公文送印期限一般不超过2个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时送印。司局不得擅自修改复核后的公文，如有疑义及时报办公厅复审。
　　第三十条 公文印发要保证时效性并厉行勤俭节约。公开属性为主动公开和依申请公开的，原则上以电子公文方式向省级教育部门和直属高校发送。以电子公文方式发送的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。
　　第三十一条 凡以中共教育部党组、教育部和教育部办公厅名义印发的纸质公文，由文印部门按有关规定统一印制。普通公文的印制期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当立即印制。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
　　第三十二条公文由收发部门负责分发，也可由司局自发。分发前应当对公文的印刷质量进行检查。普通公文的分发期限一般不超过2个工作日，加急公文和电子公文一般不超过1个工作日，特急公文应当立即分发。&&& 第三十三条涉密公文应当通过机要交通、密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第七章& 收文办理
　　第三十四条 受理单位为教育部或者教育部办公厅的公文由办公厅统筹办理。
　　第三十五条 收文办理程序是：
　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明时间。
　　（二）登记。详细记录公文的主要信息和办理情况。
　　（三）初审。初审重点：主送单位是否为教育部或者教育部办公厅；是否应当由教育部受理，是否符合行文规则（如上报文应当由本单位主要负责人签发，报告中不能夹带请示事项，请示应一文一事，不得越级行文等），文种、格式是否符合要求，是否符合公文的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当退回来文单位并说明理由。
　　（四）批办。根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，呈报部领导或者办公厅负责人批示后，及时送承办司局办理；需要两个以上司局办理的，应当明确主办司局。紧急公文应当明确办理时限。
　　（五）承办。承办司局对交办的公文应当及时办理。法律法规有明确规定或者来文有明确时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。
　　（六）办结。公文的办理结果应当及时答复来文单位。办理结束后，承办司局应当及时将来文及相关材料退办公厅秘书处。
第八章& 公文管理
　　第三十六条 公文须及时立卷、归档。具体按教育部档案管理工作要求执行。
　　第三十七条 不具备归档和保存价值的公文，经主办司局批准后可以销毁。涉密公文应当按照有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
　　第三十八条 涉密公文应当由部保密办按照有关规定确定密级。需要变更或者解除密级的，应当由部保密办履行相关程序。
　　公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
　　未经发文单位或者其上级机关同意，不得转发涉密公文，不得变更密级、保密期限。
　　第三十九条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，须经发文单位批准。
　　经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。不宜公开的公文，不得违规转发、传输、发布。
　　第四十条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本司局负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
　　复制公文应当加盖复制机关戳记。翻印公文应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
　　涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等信息应当与公文一起严格按保密要求管理，解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用，召开会议传达的，不得进行新闻报道。
　　第四十一条 公文的撤销和废止，由发文单位或者其上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
　　第四十二条 新设立的司局应当向办公厅提出发文立户申请，经审查符合条件的，明确其发文字号。司局合并或者撤销时，相应进行调整。
　　第四十三条 工作人员离岗离职时，所在司局应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章& 培训奖惩
　　第四十四条 建立公文处理培训交流机制。将公文处理培训作为入职培训和司局办公室工作人员岗前培训的必备内容，并纳入干部学习、培训工作。通过多种行之有效的方式，加强与直属机关、省级教育部门和直属高校公文处理工作的交流。
　　第四十五条 实行优秀公文评选制度，科学评价司局公文办理工作，对获奖单位和个人给予奖励，并将获奖情况作为优秀司局、优秀公务员评选的重要参考。
　　第四十六条 实行公文处理责任追究制度。有以下情形并造成不良后果的，须责令补救改正，视情予以通报，情节严重的，按有关规定予以问责。
&& （一）未履行审核把关职责或者审核把关不严的；
&& （二）未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；
&&& （三）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的；
&& （四）未按规定进行风险评估或者合法性审查的；
&& （五）涉密文件未定密审核的；
&& （六）未正确标注公开属性的；
&& （七）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；
&& （八）以司局函件形式下发政策性、指令性公文等越权行文的；
&& （九）其他违反公文处理规定的行为。
第十章 附则
　　第四十七条 国家语言文字工作委员会、国务院学位委员会办公室、国务院教育督导委员会办公室公文处理工作参照本规定执行。
　　第四十八条 本规定即日起施行，由办公厅负责解释。2007年10月发布的《教育部关于公文处理的若干规定》废止。
教育部公文格式
　　公文格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送、部内发送、印发单位、公开属性、印发日期、页码等组成。
　　一、份号。印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
　　二、密级和保密期限。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注了密级但未标注保密期限的公文，其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。
　　三、紧急程度。根据公文送达和办理的时限要求，紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
　　四、发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文时，主办单位排列在前，其他单位以党政军群排序，也可以单独用主办单位名称。
　　五、发文字号。一般由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位发文字号。
　　发文单位代字由办公厅确定。发文顺序号原则上由办公厅统一编制。其中，“教党任”和“教任”发文顺序号由人事司编制；“令”和“教规备”发文顺序号由政法司编制。
　　六、签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文，应当按公文版头的排序标注签发人姓名；只会签但不联合上行文时，应当标注会签单位名称及签发人姓名。
　　七、标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。一般用2号小标宋体字，回行时应当做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列应当使用梯形或者菱形。
　　八、主送。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。
　　九、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字。结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
　　十、附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字标明“附件：”和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。
　　十一、发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
　　十二、成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。电报以发出日期为准。
　　十三、印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。“令”署部长签名章，电报加盖“发电专用章”。
　　十四、附注。公文印发传达范围、联系人及电话、分送情况等需要说明的事项。
　　十五、附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。
　　十六、抄送。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。
&&&& 十七、部内发送。除主送和抄送外，需知晓公文内容的部领导和司局。
&&&& 十八、印发单位。教育部公文的印发单位为办公厅。
&&&& 十九、公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。
&&&& 二十、印发日期。公文的送印日期。
&&&& 二十一、页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。　&
教育部公文版头
　　公文版头特指公文首页格式化的发文单位标志。教育部公文版头由办公厅统一拟制。
　　一、“中共教育部党组文件”。部党组文件，编“教党〔公元年份〕×号”。适用于：向党中央请示、报告工作；传达、贯彻党的方针政策；转发党中央文件；作出重大工作部署等。
　　二、“中共教育部党组”。部党组函件，编“教党函〔公元年份〕×号”。适用于：就有关具体事项与同级单位党委（党组）商洽工作、征询意见、进行答复；答复下级单位党委的请示等。
　　三、“中华人民共和国教育部令”。部令，编“第×号”。适用于：根据法律、行政法规规定和国务院的决定、命令，在职权范围内发布教育部门规章。
　　四、“教育部文件”。部文件，编“教×〔公元年份〕×号”。适用于：印发教育政策；作出重要工作部署；向上级机关请示、报告工作；转发上级机关的文件；下达重要教育、教学等计划；印发党和国家领导人的重要讲话等。
　　五、“中华人民共和国教育部”。部函件，编“教×函〔公元年份〕×号”。适用于：以教育部名义就有关具体事项与同级单位商洽工作、征询意见、进行答复；批复下级单位的请示；向上级机关及领导同志个人报告具体事项等。
　　六、“教育部通报”。编“第×期”。适用于：传达部领导在重要会议上的讲话。
　　七、“教育部办公厅文件”。办公厅文件，编“教×厅〔公元年份〕×号”。适用于：以办公厅名义传达、贯彻上级机关的指示；向地方教育部门、直属高校和司局布置政策性工作；通报有关情况；下达或者调整教育、教学计划等。
　　八、“教育部办公厅”。办公厅函件，编“教×厅函〔公元年份〕×号”。适用于：以办公厅名义就有关具体事项与有关单位商洽工作、征询意见、进行答复；向地方教育部门、直属高校和司局布置具体工作；印发会议通知等。
　　九、“教育部党组会议纪要”。编“（公元年份）第×号”。适用于：传达部党组会议主要情况和议定事项。
　　十、“教育部专题办公会议纪要”。编“（公元年份）第×号”。适用于：传达部长专题办公会主要情况和议定事项。
　　明码、密码电报，机关及直属单位司局级干部、直属高校校级领导的干部人事任免通知和向中组部备案报告，由办公厅按有关规定使用专用版头。
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