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浅谈如何加强企业信息工作
□ 孔繁喜 薛孟滨
摘　要:信息工作不是大局却关系大局，不是中心却围绕中心，不做决策但服务决策。我们渤海钻探工程有限公司办公室，始终把信息工作放在突出位置，紧紧围绕企业改革、发展、稳定大局，创造性地开展工作，通过编发网络信息向中国石油天然气集团公司报送《企业要情》、向中国石油网上报信息，比较准确、及时地反映了工作的新成果、新情况、新问题，为各级领导了解下情，科学决策，发挥了参谋助手作用。
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浅谈提高企业办公室工作效率的方法说
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浅谈提高企业办公室工作效率的方法说
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浅谈如何做好企业办公室的创新管理
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1.高度重视学习，拓展创新思路 　　学习能提高人的精神境界，改变人的知识结构，增强人的各种技能，培养人的创新能力。创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用。在知识经济社会，办公室人员应清醒地认识到不加强学习并不断更新认识就无法胜任工作。未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验，丰富我们的思维，只有不断更新我们的管理观念，实现我们的管理创新，才能提高我们的管理水平。 　　2.加强制度建设，建立健全合理的办公室规章制度 　　企业改革的一个重要方面，就是要使企业的管理逐步走上“有章可循”的轨道。企业办公室管理制度的建设要突出科学性、规范性与系统性。科学性就是要使办公室的管理制度能反映新时期办公室工作的规律、特点和要求，真正具有权威性，从而约束办公室每位人员切实履行岗位职责，恰当的行使自己的权利；规范性就是通过制度使办公室人员的行为、工作内容和工作程序标准化、模式化；系统性就是对办公室工作所要涉及到的各项日常性工作建立健全相应的、行之有效的规章制度。只有建立健全合理的办公室管理规章制度才能有章可偱、职责清楚、目标明确，从而提高我们的工作效率，提升我们的管理水平。 　　3.加强思想建设，注重提高整体服务功能 　　加强思想建设必须牢固树立三种意识：一要增强创新意识。企业办公室要充分发挥自己的主观能动性和创造性，突破传统工作模式和工作方法的束缚，积极主动地做好工作。根据企业形势发展的新动向，从中提出符合本企业实际的新对策、新见解、新办法，协助领导形成决策思路，使工作体现出超前性和开拓性。二要增强全局意识。企业改革是一项非常复杂的系统工程。企业办公室要站在全局的高度，听取各方面意见，通盘考虑，综合权衡，才能提出比较公正、合理的方案，从而调动各方面的积极性，形成支持改革、参与改革、推动改革的强大动力。三要增强政治意识。企业办公室要根据党和国家的教育方针，结合本企业实际，协助企业领导制定企业的改革发展规划，协调职能部门的有关工作。
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邱杰摘要：在如今经济全球化的潮流之下，各个大中型企业逐渐壮大起来，办公室管理就显得极为重要，它是一个大中型企业综合管理服务组织和运营管理核心信息的反馈环节，是大中型企业内部与外部沟通联系的重要纽带，为企业正常发展提供重要渠道。并且，也可以协助企业领导对重要决策进行参谋与计划。本文针对现代企业办公室管理工作进行简单的介绍并加以分析，最后给出优化与完善现代企业办公室管理的工作的几点方法和建议。关键词：办公室管理；企业；决策中图分类号：F270 文献识别码：A 文章编号：X（00-02所谓办公室管理就是一个企业内部员工辅助管理和决策者做出重要决定工作的一个系统，它会有效处理企业内部的各项基本事务，是企业运作经营的中心系统，办公室管理发挥的各种作用在企业发展中不可泯灭。在科学管理中学者们通常会将办公室管理当做是一项非常重要的实践课题，企业在不断完善和发展壮大的进程中，它以自身所具有综合性、引导性、统一性、协助性、服务性等特点，使企业能够顺利地开展监察决策工作，并成为现代企业中综合性管理与服务的重要机构。一、办公室管理工作在现代企业当中发挥的作用企业要想在如今这种日趋激烈的市场环境中谋求长远的发展，对于内部管理工作问题就务必进行强有效的强化与规范。而办公室管理责任就是保证公司内部各项管理工作的开展和相关工作的顺利进行。具体而言，现在企业办公室的管理不仅具有管理学的共性内容，也具有其自身的特性。具体在以下四个方面得以体现：1.桥梁纽带作用纵观如今的企业，办公室在企业结构上发挥着企业领导与基层员工之间，系统内各部门之间的纽带作用。在职能上起到了上通下达的桥梁作用，扮演着企业内部信息与材料中转的角色，是企业政策引导、资源管理、生产生活的重要组成部分。办公室在企业结构上处于决策层和基层之间，对于两者的信息通达和政策落实起到重要的媒介作用。办公室可利用其良好的媒介作用，对基层的生产、管理信息进行及时收集，亦可协助决策层制定符合实际情况与市场环境的良好政策，通过自身的媒介作用将基层的信息反馈给决策层，将决策层的决策落实到基层，从而保证了企业内部信息和材料的通达，促进了企业机械性的运转。2.参谋助手作用现代企业的办公室管理的参谋性功能一般可由以下四方面进行表现：首先，办公室管理需要把各类信息即时并全面无误地提供给企业的领导，并为他们的决策行为作出有效的参考；其次，办公室管理为企业的目标性工作提供基础，并向周围开展组织研究调查工作，获取调查结果中的有效依据来指导企业中心工作的进行；第三，办公室管理工作需要以领导者的主要意图为中心撰写好企业的各个文件，并且协助领导者顺利完成各项重大决定与重要工作的开展；第四，办公室管理工作要针对企业发生的重要事件提出具有决策性的判断。办公室管理在现代企业整体的经营管理与发展中都有着不可或缺的重要作用。3.综合协调作用办公室管理在企业的内部具有综合协调的作用，它可以保证企业内各项活动井井有序的进行，它使各项工作相互匹配、相互磨合、相互适应，减少内在矛盾，找到工作之间的结合点，统筹全局，使工作内容得以顺利完成。而各个部门需要有集体意识，把集体利益作为首要任务，全面整体的作出判断，以企业的长远健康的发展为目标来计划、处理、安排、思考各项问题并完美解决。4.窗口服务作用办公室管理是企业的一个重要的窗口组织，他需要进行内外事务的连接，还要撰写好企业的信件及印鉴，发挥窗口服务的，它需要具有很强的公关技能，协调内外关系，做好链接工作显得尤其重要。而对于企业的长远目标来说，越完善的企业，越重视企业的服务作用。二、优化与完善现代企业办公室管理的有效方法根据以上现代企业办公室管理的作用和特点，并通过实践发现，在长期的办公室管理过程中，现代企业要逐步在实践过程中完善自身的管理体系。主要由以下几方面方法进行借鉴和参考。1.建立健全完善的制度来规范办公室管理企业必须在内部构建出完善健全的规章制度，对待办公室管理需要规范化、系统化。制定标准规范的基本功能，从而约束办公室管理工作，使其效率快速提升，并且充分进行优化与完善。2.加强办公室管理的认识，创新管理工作办公室工作人员管理三个最重要的方面为责任意识、服务意识与危机意识。树立责任意识，才能树立起行政管理活动的基础；树立服务意识，才能充分挖掘企业竞争力，是经营的前提， 管理的关键；树立危机意识，才能树立企业全体员工的忧患意识，进而提高企业员工的积极性，提高企业的活力与生命力。同时，企业办公室管理不是一成不变的，它根据企业的实际情况与外部大环境的改变而不管调整，创新管理的作用可见一斑。创新管理工作，就是企业对管理效率与管理水平提升的追求，是企业充分利用和管理人力与资源的不断尝试，是企业核心竞争力的重要组成部分，也是企业发展的动力和源泉。3.通过以人为本的理念，提高企业凝聚力办公室的建设制度和机制是企业的基础，但是最不能忽略的是组织内个体的重要作用。突出个体的重要性体现在注重人文关怀，注重以人为本，将个体文化充分融入进办公室文化和企业文化之中，充分调动个体的主观能动性。以人为本在细节方面还体现在想个体之所想，急个人之所急，无论工作中的小事大事都积极协助员工解决，促使员工主动将精力和热情投放在工作之中，让员工在企业中能够更容易体会到到自己的存在感，并通过调动员工在日常工作中的积极性与能动性，使得员工的凝聚力达到峰值，进而增强整个企业的凝聚力。4.完善办公室组织结构，提升工作效率办公室的人力资源分配和人才队伍建设与办公室组织结构密不可分，并且关系到企业经营、企业生产等各个部分，办公室组织结构的建设与优化同时又有利于企业提高生产效率，进而推动企业的可持续发展。首先，从办公室组织建设来说，其组织结构必须遵循结构精简、业务一流、凝聚统一的原则。从办公室组织优化来说，务必遵循科学调整、职能明确、编制规范的重要原则，一切从企业实际情况为根本，充分考虑市场大环境和企业小环境，协调好结构内部的系统以及与外部结构的关系，在发展的同时适时优化成符合市场规律和主流管理思路的组织模式，进而保障了办公室信息和材料的有效传递，保证了办公室工作的顺利开展和各方面资源的高效使用。办公室组织结构建设与优化的重要意义在于，如何及时而准确地保障企业内部各个机构之间信息的传递，进而高效、精确地执行所传递的信息内容，这是办公室组织建设的重点和难点，只有解决了所述内容，才能形象地将办公室建设为信息与材料传递的中转站，进而在保障办公室高效无误地运转同时，促进企业整体的工作效率和高效发展。三、结论总的来说，办公室管理工作对于我国企业来说具有重要的市场意义。加强对办公室的管理，能够推动我国企业的管理和发展。所以，为了加强企业各部门结构间的紧密维系和良好沟通，为了提升企业内部管理的水平和质量，为了企业整体走向规范和发展的坦途，我国企业务必侧重于加强办公室管理的建设，加强办公室管理制度的落实，实行监管机制，通过多种渠道优化和完善办公室管理工作内容，从而使得企业管理基础扎实，充分促进企业的稳定与发展。参考文献：[1]李含笑.新时期企业办公室管理及方法创新[J].企业改革与管理，2016（10）：34.[2]郑新静.现代企业办公室管理工作的优化与完善分析[J].现代国企研究，2015（16）：80.[3]周月萍.新时期企业办公室管理创新思路及方法[J].中外企业家，2013（5）：109-110.[4]刘昱.浅谈办公室工作的量化管理[J].经营管理者，2012（4）：127.作者简介：邱 杰（1987-），女，传播学专业，四川大学出国留学人员培训部，行政管理岗。
现代经济信息
2016年25期
现代经济信息的其它文章浅谈如何做好企业办公室工作　
　　文/王华宇
　　现代企业对企业办公室的工作提出了更多、更新、更高的要求。做好企业办公室工作,必须做到 “实”“快”“博”“勤”“礼”“干”6个字,必须处理好企业办公室工作的“岗位工作与领导临时交办工作”“原则性与灵活性”“个人岗位工作与协助其他同志工作”“专与博”“忙与闲”“办公室与其他科室”等6个关系。
　　一、准确把握企业办公室的职能
　　必须准确把握好企业办公室的职能,才能真正发挥出企业办公室的作用。
　　(一)管理服务职能。企业办公室管理服务职能主要有以下3个方面的内容:一是文件管理,即各种文件的收发、传递、等。二是事务管理,如会议的安排,会场的布置等。 三是搞好服务,即为保证企业的中心工作为其它部门提供全方位的服务。
　　(二)综合协调职能。企业办公室的综合协调职能内容,一是统一企业职工思想,切实保证领导的正确决策能够得到认真贯彻执行。二是化解内部矛盾,进行有效协调,把矛盾化解在萌芽之中。三是协调各项工作,协助领导安排落实企业的决策,协调决策在实施过程中的人和事,更好的发挥企业整体的作用。
　　(三)参谋咨询职能。参谋咨询工作主要包括以下内容:一是为领导决策搜集提供各种信息。二是协助领导决策,发挥参谋作用。
　　二、切实做到“6个字”
　　“实”,即从实际出发。企业办公室工作,无论是文件处理,还是承办具体事请,都要从实际出发,实事求是。要作风踏实,不弄虚作假,不能搞形式主义,不做表面文章,自觉做到实事求是。
　　“快”,即办事情要快捷,做到好中求快,提高工作效率。办公室的工作人员必须有时间观念、效率观念,必须有紧迫感和责任感。做到急事急办,特事特办,及时完成领导交办的工作。
　　“博”,即知识要博。企业办公室工作千头万绪,涉及面广,办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识,工作起来才能得心应手。因此办公室人员必须勤学苦练,博采众长,只有知识积累多了,知识面宽了,才能做好办公室工作。
　　“勤”,即腿勤、嘴勤。企业办公室人员应经常需要到各部门和外单位打交道,不能光靠电话“遥控”,有许多事情必须到具体的部门去办理。嘴勤,就是遇到事情要多问问,别人的意见多听听,做到心中有数。
　　“礼”,即要讲礼貌。就是办事情一定要有耐心,对外来办事的同志要做到热情周到,不摆架子,尽量让人满意。外出办事做到有礼貌,要专心,要细心,多观察,多思考,保证工作中不出漏洞。
　　“干”,就是找干活。企业办公室的工作有许多不定因素,同志之间虽有分工,但交叉的工作非常多,协助的工作非常多,临时的工作非常多,这样除了完成好自己分工的本质工作之外,能干的活就多干,只有干了才能熟悉,只有经历过才能得到锻炼,得到提高。
　　三、正确要处理好“6个关系”
　　企业办公室的各项工作盘根错节,相互联系,有时一个问题处理不好就会影响大局,企业办公室工作人员必须把握注每项工作的重点,处理好每个关系,这样才能保证工作的顺利进行。
　　(一)处理好岗位工作与领导临时交办工作的关系。岗位工作是法定任务,必须依法依据,按时完成,不然就会影响部门的整体工作。而领导临时交办的任务又具有“急”“强”的特点,时间性非常强。在实际工作中我们往往是要放下岗位工作去先处理领导临时交办的工作,自己的岗位工作找时间或利用休息时间完成,这样才能确保不误事。
　　(二)处理好原则性与灵活性的关系。原则性就是规章制度、法律法规的事情和办事程序,灵活性是指处理具体问题的具体方式方法和方法艺术,两者是相互矛盾的,但在实际工作中有是须完美结合。就是做到灵活性不能违背原则性,原则性工作又要讲究艺术性,灵活性是完成原则性的重要手段。
　　(三)处理好个人岗位工作与协助其他同志工作的关系。在企业办公室工作中,协助其他同志完成工作是必不可少的,但要把握6个原则,一是自己的工作完成以后或自己的工作可以占时停一下,二是其他同志的工作应当是时间急的工作,三是其他同志的工作是需要协助的工作,四是其他同志的工作是自己有能力协助的工作,五是协助其他同志工作要征求需要协助工作同志的意见,六是协助其他同志工作应以该同志为主。
　　(四)处理好“专”与“博”的关系。现代企业办公室的工作任务非常多,在企业办公室工作既要成为自身业务的行家,又要了解各类知识,做到博学多艺。一是对自己的岗位工作做到精心研究,对工作业务做到精通,能够独立完成好自己的岗位工作。二是指掌握与办公室有关的其它方面的知识,不能当门外汉。
　　(五)处理好“忙”与“闲”的关系。企业办公室的工作有时忙得很,有时有相对有闲的时间,工作人员一定要做到心中有数。一是要有工作的预见性,要事先做好准备工作。二是要分清主次,要把主要精力放到重要的工作上,在较清闲的时间里处理好一般性事务性工作。
　　(六)处理好办公室与其他科室的关系。企业办公室是一个重要的综合协调部门,起着承上启下的作用。既要对领导服务,也要对同级和下级服务。要当好领导的参谋,也要为同级部门提供良好的工作环境,要相互协调,密切配合,确保整体任务的完成。
　　(作者单位:中国电科15所太极计算机股份有限公司)
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