8Manage PM项目管理软件有哪些独特的功能？

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2022-09-19 08:37 标签： 项目管理5大工具

IT项目管理（ITPM）是管理计划、组织和责任以实现信息技术目标的过程。由于IT的覆盖范围跨越了大部分业务或企业，因此这些项目的范围可能很大，也可能很复杂。

IT项目管理的重要性通常意味着它不仅仅是应用知识、调整技能和使用常规工具和技术来推动项目完成。IT项目经理应对整个项目时间线中可能发生的集成、快速技术升级和版本更改等挑战。但是有了正确的项目管理工具，IT项目经理可以对自己快速解决问题的能力充满信心。

ITPM生命周期包括项目管理的五个基本阶段，但IT项目管理的主要区别在于如何管理项目生命周期。

最常见的ITPM方法是瀑布法，它涉及预测线性过程。在开始之前定义整个项目，每个阶段在进入下一阶段之前启动和完成。

另一种生命周期方法是迭代方法，它使用更增量的方法。迭代或增量方法重复各个阶段，每个迭代完成规划、分析和设计阶段，并能够在迭代结束时交付特定目标。

IT项目管理也可以使用自适应生命周期，如敏捷方法中的生命周期。这种风格甚至比迭代方法更灵活，它将时间线压缩成称为“冲刺”得更短的活动突发。

IT项目经理的主要职责

今天的IT项目经理必须能够兼顾各种任务和职责。他们必须能够处理固件和软件集成、网站建设、数据库存储和管理，还必须能够构建复杂且地理多样化的基础设施和网络，同时规划潜在的安全和数据风险。

在整个项目中，IT项目经理负责设定目标、沟通和激励团队成员和利益相关者、为每项任务确定正确的资源、研究、管理变更、执行需求评估，并对任务进行适当排序。

IT项目经理的其他职责包括：

● 项目规划和全面管理
● 促进和实现项目支持
● 利用现有技术确保总体能力
● 控制成本和维持预算

IT项目经理面临的挑战

大规模、长期、多样化的IT项目的复杂性和相互依赖性是IT项目中最具挑战性的问题之一。以下是IT项目经理面临的几个主要挑战：

在将不同的硬件、网络和软件集成到现有系统时做出多种假设。
业务、最终用户和利益相关者的期望不明确。
技术日新月异，导致必要的项目中期升级，可能会影响时间表。

成功的IT项目管理技巧

成功的IT项目管理将标准项目管理最佳实践的实施与管理冲突、变更、期望等结合起来。

第一步是选择适合团队技能和项目目标的项目管理方法。这里有一些技巧可以帮助你的下一个IT项目取得成功：

启动期间：确保你已经评估了项目是否很好地利用了资源，以及项目结果是否满足业务需求。

规划期间：完成项目章程，并充分了解任务相关性以及错过的里程碑如何影响整体时间表。

执行期间：充分沟通并主持每日站立会议，讨论状态和任何项目阻碍者。

监控期间：确保你拥有正确的项目管理工具，使你能够实时监控进度。

收尾期间：做一个项目回顾：哪些工作进展顺利，哪些工作可以做得更好，以及下次会改变什么。

IT项目管理工具可以让你的项目团队从项目启动到结束都保持组织有序和信息灵通。8Manage PM软件项目管理系统以WBS架构带动项目计划与执行的全局掌控，有助于可视化每个团队成员在项目中的角色，并实时显示项目的进度。

IT项目经理可以使用8Manage PM对项目成本、人员、进度、质量、风险和文档等进行分析、管理和控制的一系列活动，IT项目信息实时更新并与项目干系人共享。

8Manage PM最大的特点是能与业务连通，不仅与销售，合同，采购连通，还与业务的成本及收入连通，将项目成本控制在计划之内。系统解决传统管理中因信息滞后导致的项目失败问题，使事后管理变为事中控制，提升管控能力；同时，系统还提供文档管理以及多维度的报表，帮助企业沉淀知识以及支撑企业决策，最终推动IT项目按时完成交付。

一个强有力的IT项目管理工具将确保你的IT项目顺利运行，保持在正轨上，并符合预算。

PMP 工具支持企业跨部门标准化项目。换句话说，市场营销部的员工在项目中使用的方法与财务部员工所使用的方法相同。

PMP 工具能够给项目经理提供帮助。因为项目管理方法在使用 PMBOK 的公司是通用的，所以经理可以更轻松地更换公司，而无需花费长时间获取知识。

有多种不同的项目类型，它们由不同的过程和知识领域组成。 PMP 工具是面向过程的，也就是说，项目被描述为一个必须执行的过程。使用 PMP 工具，整个项目可以拆分为：

  • 输入，例如文档、决策、计划 和设计
  • 输出，例如文档、决策、计划和设计

PMP 工具可以适应不同情况下的不同管理风格：

8Manage 项目管理工具提供先进的机制集中管理项目的范围与需求：

  • 提供需求申请功能：获取，过滤，解析和明确项目的需求
  • 提供需求矩阵功能：整理分析需求并跟踪需求从开始到完成的整个过程
  • 提供现状调查功能：帮助企业及时发现范围沟通与需求不稳定的问题


在项目整个过程，8Manage 会自动跟踪需求的审批与接收情况。任何需求的更改都要经过严谨的变更控制流程以确保项目的顺利进行。此外，8Manage 还提供实时显示组件功能以有效地显示和分析所有需求管理的信息。

8Manage 项目进度管理能自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。下一层活动的完成率与可交付成果会自动地汇总到上一层活动，逾期活动会自动亮红灯，并且系统会自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。


8Manage 时刻跟踪原计划时间，最新的计划时间与实际完成时间，如有任何时间差异都会实时高亮显示差异以方便项目人员更方便快捷地管理项目时间和及时发现问题。并且，8Manage 会自动跟踪项目计划的多个基线，保留每个基线的版本以供项目人员随时查看和对比。

8Manage 能帮助企业全面有效地管理项目层及活动层收入和成本的预算，并实时跟踪和汇总实际的收入和成本，包括项目中的销售订单与合同，项目工时成本，各项项目费用，采购订单，开票与回款等。


8Manage 提供以下项目会计功能：

  • 定义项目的收入与成本分类并链接到对应的合同
  • 根据销售订单与合同自动计算项目收入
  • 根据工时表自动计算项目人工成本
  • 根据销售订单和合同的付款规定自动生成客户发票
  • 根据采购订单与合同自动计算采购成本
  • 根据费用报告自动计算各项费用
  • 据采购需求和采购订单自动检查供应商的发票
  • 自动链接关联的发票与付款
  • 实时自动地汇总项目的收入与成本
  • 自动检查预算与实际的偏差并支持重新制定预算
  • 自动把项目的收入与成本关联到企业的收入与成本

8Manage 提供全面严谨的质量标准评估功能帮助项目经理有效地制定质量衡量标准，计算质量偏差和管理最终可交付成果的质量。同时，8Manage 支持项目经理在可交付成果生成和最终确定两个阶段设置不同的检查与审批规则以更好地控制项目可交付成果的质量。

  • 现状调查可帮助项目经理及时发现项目问题和可交付成果的质量问题以快速做出准确的决策
  • 项目仪表盘实时显示所有质量标准信息，质量检查与审批信息以及现状调查信息，所有项目人员都能在快速查看到项目的问题与成果

8Manage 提供以下智能机制有效地管理项目沟通：

  • 自动生成与递交每周进展报告


对于复杂的项目问题，8Manage 支持对可交付成果的查看与审批进行迭代管理，帮助项目人员有效地进行迭代需求沟通。
8Manage 也支持团队沟通并实时提供团队沟通信息，充分发挥团队智慧，做出更有效的项目决策。 在项目沟通管理中，8Manage 强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性，能帮助项目尽量地减少误解，提高团队合作效率。

8Manage 资源管理功能可按照区域、部门、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。同时，8Manage 支持定义项目资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用资源。


8Manage 提供各种先进的资源管理功能，包括：

  • 自动根据资源技能和可分配时间查找合适的资源
  • 跟进资源的计划分配，实际分配和实际使用
  • 根据资源分配自动进行费用估算和预算
  • 对资源的计划与实际使用记录进行比较分析
  • 自动检测资源的过度分配与不合适的资源


8Manage 提供各种资源计划与使用报表，根据这些报表项目人员可清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况，实际分配情况以及实际使用情况。

8Manage 能自动检测项目各种系统性风险及其影响，包括项目计划，成本，资源以及质量的风险，并且能根据现有影响自动推测最终的影响，项目人员可清楚地知道若不及时恰当地管理这些风险的严重性。


同时，8Manage 支持记录用户自定义风险并跟踪风险从开始到结束的整个过程。系统会自动根据风险发生几率的高低和采取行动前后风险的的影响来分类和评估每个风险，以便项目人员更快速有效地确定行之有效的方案来避免风险。

8Manage 支持项目层及活动层的供应商管理，电子招投和电子采购管理。系统提供一整套先进严谨的机制管理基于规则的整个招标过程确保招标的安全性和完整性。8Manage 支持采购需求，采购订单，采购发票与付款管理，同时支持采购合同，分包和外包的管理。


8Manage 也支持基于项目的采购。大型或复杂的采购通常有多个不同类型的采购活动，可用8Manage PM管理此类采购项目，所有的采购信息都会根据采购项目的 WBS 架构实时汇总更新，所有采购资源和依赖都可以使用项目管理规则进行有效管理和跟踪。

8Manage 提供多种有效的机制管理项目层及活动层的问题，跟踪问题和系统性地解决问题：

  • 把问题链接到相关的风险，变更需求和行动
  • 提供问题地图以帮助项目人员层层深入了解问题的来龙去脉
  • 提供问题上报机制，所有上报的问题都会红色高亮，负责人必须及时确认并处理
  • 下一层活动提出的问题会自动汇总到上一层活动和项目层

8Manage 提供变更请求功能快捷有效地记录和管理项目变更。每个变更请求都含有以下信息：

8Manage 支持多种变更请求的状态：


变更请求可应用于记录项目 WBS 的更改，变更的影响信息和变更请求永久关联。当项目人员需要找出某一个或一系列变更请求的变更影响，他们只需输入变更请求的编号，系统就会自动显示它的变更影响信息。

利害关系人关系可能对项目生命周期产生积极或消极的影响，因此您需要确定关键利害关系人并创建利害关系人管理计划以满足他们的要求。

使用 8Manage 跟踪主要利害关系人是保持领先地位并确保项目利害关系人保持满意和高效的好方法。 8Manage 允许您：

1. 识别和分类利害关系人

任何良好的利害关系人管理计划的第一步是正确的利害关系人识别和分类。8Manage 允许您识别谁是您的项目或业务的关键个人利害关系人和利害关系人群体，并对他们进行分类，以便您可以有效地规划利害关系人的沟通。

2. 规划利害关系人沟通并设置沟通策略

第二步是计划和设置通信策略，确保根据您的计划进行充分的通信。 8Manage 允许您设置策略，根据利害关系人的类别，以不同的频率和不同的详细程度向利害关系人提供选择性信息。

3. 计划涉及利害关系人的项目活动

一些利害关系人对参与项目非常有用。例如，用户组中一些关键用户的参与，将极大地提高项目组成员对用户需求的理解，以及用户组对新系统对其业务工作流程影响的认识。 8Manage 允许您计划和执行涉及利害关系人的项目活动。

8Manage 允许您协调项目的各个方面，包括流程和相关系统，以确保项目得到良好执行。这样做，项目经理可以更好地平衡利害关系人的需求、客户的期望和项目期间的任务。具体来说，8Manage 允许您执行以下七个步骤来有效协调和控制项目，从而获得更大的成功：

  • 制定项目章程——启动项目，总结目标，定义完成项目的步骤，选择项目经理。这是在一个单页的路线图中完成的，该路线图从现在开始指导整个项目。
  • 初步范围说明书——制定初步范围说明书，它将确定项目的组成部分，以便管理人员确定正确的资源，按时并在预算范围内完成项目。
  • 制定项目管理计划流程——创建项目的总体规划，确定所需的规划文件，并为项目的进度、范围和必要的成本提供基线，以帮助执行项目。
  • 指导和管理项目工作流程——执行您的项目计划，项目经理将分配的团队成员的所有活动整合到整个项目的已定义目标中。日常流程、状态会议、利害关系人会议等内容的管理将使项目任务相互整合以取得成功。
  • 监控项目工作——虽然上一步侧重于项目的执行，但这个阶段的重点是控制项目的范围、质量、进度和利害关系人的参与。保持这些检查并与项目章程保持一致将使项目保持在正确的轨道上。
  • 执行综合变更控制——确保根据项目商定的目标和组织的指导方针审查任何变更请求并接受或拒绝。这些变化的范围可以从截止日期和预算到项目质量报告，但是将这些变化与项目的其余部分相结合对于满足客户期望的产品和服务至关重要。

8Manage 为个人与部门之间的协作与沟通提供了一个高效的平台，它的主要协作功能有：

  • 功能型与项目导向型组织管理
  • 请求、承诺、交付以及验收的通用语言
  • 各部门、委员会以及各站点的协作和管理
  • 客户、合作伙伴以及供应商的协作和管理
  • 机构间的交互沟通与上报管理

8Manage 提供了以下概览，以便实时跟踪项目状态，及时发现问题和跟踪解决问题的行动：


此外，8Manage 项目管理工具还提供了多种实时显示组件方便项目人员快速查看各种项目信息，包括项目汇总，文档库，提醒，订单，采购合同，变更请求等。

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