会计核算是会计的基本职能之一，是会计工作的重要环节。会计核算的基本内涵是以货币为主要计量单位，运用专门的会计方法，对生产经营活动或预算执行过程及其结果进行连续、系统、全面地记录、计算、分析，定期编制财务会计报告和其他一系列内部管理所需的会计资料，为经营决策和宏观经济管理提供依据的一项会计活动。本书主要根据《会计法》、《会计基础工作规范》等会计法律制度介绍会计核算的法律规定。
一、依法建账的基本要求
会计账簿是记录会计核算过程和结果的载体。设置会计账簿，是会计工作得以开展的基础环节。设置并有效利用会计账簿，才能进行会计资料的收集、整理、加工、存储和提供，才能连续、系统、全面、综合地反映单位的财务状况和经营成果，才能通过会计账簿所反映的信息来揭示经济活动中存在的问题、寻找改善经济管理的对策。因此，各单位都必须设置会计账簿，这既是国家法律的强制性规定，也是各单位加强经济管理的客观要求。
会计账簿的内容、处理程序等必须真实、完整。不真实、不完整的会计账簿，不仅不能如实记录经济业务事项的发展情况和提供有用的会计资料，反而会误导会计资料的使用者，使其作出不正确的判断，危害单位经营管理的改善和社会经济秩序。因此，各单位在设置会计账簿的同时，必须保证会计账簿的真实和完整。
《会计法》第三条规定：“各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。”根据这一规定，国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织都必须依法设置会计账簿，并保证其真实完整。各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反规定私设会计账簿登记、核算。设置会计账簿的种类和具体要求，应当符合《会计法》和国家统一的会计制度的规定。会计账簿的种类包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。
二、会计核算的基本要求
（一）对会计核算依据的基本要求
《会计法》第九条规定：“各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。”会计核算必须以实际发生的经济业务事项为依据。这是会计核算的重要前提，是填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告的基础，是保证会计信息质量的关键。
实际发生的经济业务事项是指各单位在生产经营或预算执行过程中发生的包括引起或未引起资金增减变化的经济活动。但并非所有实际发生的经济业务事项都需要进行会计记录和会计核算。例如，签订合同或协议的经济业务事项，在签订合同或协议的时候，无需进行会计核算；只有当合同或协议实际履行并引起资金运动时，才需对履行合同或协议这一经济业务事项如实记录和反映，进行会计核算。
任何单位不得以虚假的经济业务事项或资料进行会计核算。如果以不真实或虚假的经济业务事项为依据进行会计核算，会导致所生成的会计资料与实际发生的经济业务事项不相符合，造成会计资料的失实和失真，从而影响会计资料的有效使用和扰乱社会经济秩序。
（二）对会计资料的基本要求
会计资料是在会计核算过程中形成的、记录和反映实际发生的经济业务事项的资料，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。会计资料是记录会计核算过程和结果的重要载体，是反映单位财务状况和经济成果、评价经营业绩、选择合作对象、进行投资决策的重要依据。《会计法》第十三条第一款规定：“会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，必须符合国家统一的会计制度的规定。”
会计资料的真实性和完整性，是会计资料最基本的质量要求，是会计工作的生命。各单位必须保证所提供的会计资料真实和完整。会计资料的真实性，主要是指会计资料所反映的内容和结果，应当同单位实际发生的经济业务事项的内容及其结果相一致。会计资料的完整性，主要是指构成会计资料的各项要素都必须齐全，以使会计资料如实、全面地记录和反映经济业务事项的发生情况，便于会计资料使用者全面、准确地了解经济活动情况。
与会计资料的真实性和完整性相对的是会计资料的不真实和不完整。造成会计资料不真实、不完整的原因是多方面的，生成和提供虚假会计资料即是其中的重要原因之一。《会计法》第十三条第三款明确规定：“任何单位和个人都不得伪造、变造会计凭证、会计账簿及其他会计资料，不得提供虚假的财务会计报告。”所谓伪造会计资料，包括伪造会计凭证、会计账簿及其他会计资料，是指以虚假的经济业务事项为前提编造不真实的会计凭证、会计账簿和其他会计资料，即无中生有。这种会计资料所记录和反映的经济业务事项的内容与实际发生的经济业务事项严重相违背，是一种虚假的会计资料。所谓变造会计资料，包括变造会计凭证、会计账簿及其他会计资料，是指用涂改、挖补等手段来改变会计凭证、会计账簿等的真实内容、歪曲事实真相的行为，即篡改事实。所谓提供虚假财务会计报告，是指通过编造虚假的会计凭证、会计账簿及其他会计资料或直接篡改财务会计报告上的数据，使财务会计报告不真实、不完整地反映真实财务状况和经营成果，借以误导、欺骗会计资料使用者的行为，即以假乱真。伪造、变造会计资料和提供虚假财务会计报告，既包括单位及其工作人员为单位内部的非法目的而实施的伪造、变造会计资料和提供虚假财务会计报告的行为，也包括为他人伪造、变造会计资料和提供虚假财务会计报告提供方便的行为。例如，某单位物资采购人员到供货商处购买商品，示意供货商的开票人员篡改发票金额，并到单位会计机构报销。此事件中，发票的开具方和索取方，即物资采购人员和供货商的开票人员，都是违反《会计法》规定的责任主体，都应当依法承担相应的法律责任。
《会计法》第十三条第二款还规定：使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定。
会计核算的内容包括单位在生产经营和业务活动中所发生的一切可以用货币计量反映的经济业务事项。经济业务事项包括经济业务和经济事项两类。经济业务又称经济交易，是指单位与其他单位和个人之间发生的各种经济利益交换，如原材料的购进、产品的销售；经济事项是指在单位内部发生的具有经济影响的各类事件，如固定资产的折旧。根据《会计法》第十条规定，下列经济业务事项必须办理会计手续，进行会计核算：
（一）款项和有价证券的收付
款项是指作为支付手段的货币资金，主要包括现金、银行存款以及其他视同现金和银行存款使用的银行汇票存款、银行本票存款、在途货币资金、信用证存款、保函押金和各种备用金等。有价证券是指表示一定财产拥有权或支配权的证券，如国库券、股票、企业债券和其他债券等。由于款项和有价证券具有很强的流动性，加强对其的管理和控制显得十分重要。各单位必须按照国家统一的会计制度的规定，及时、如实地核算款项和有价证券，保证货币资金的流通性和安全性，提高货币资金的使用效率。
（二）财物的收发、增减和使用
财物是指单位拥有或控制的，能以货币计量的具有实物形态的经济资源，一般包括原材料、燃料、包装物、低值易耗品、在产品、产成品、外购商品、自制半成品等流动资产和房屋、建筑物、机器、设备、设施、运输工具等固定资产。这些财产物资大都是单位重要的生产设备、生产资料等，往往价值较大，在单位的资产总额中占有很大比重。对财物的收发、增减和使用情况进行会计记录和核算，可以有效发挥会计在控制和降低生产成本、保证财物安全完整、防止资产流失等方面的作用。因此，各单位必须加强对财产物资的管理，严格按照国家统一的会计制度的规定进行核算。
（三）债权债务的发生和结算
债是按照合同的约定或者依照法律的规定，在当事人之间产生的特定的权利和义务关系。享有权利的是债权人，负有义务的是债务人。从会计意义上讲，债权是单位收取款项的权利，主要包括应收账款、应收票据、其他应收款和预付款项等；债务是指单位承担的、能以货币计量的、需要将来以资产或劳务偿付的义务，主要包括应付账款、应付票据、预收账款、应付职工薪酬、应交税费、其他应付款、短期借款、长期借款、应付债券、长期应付款等。债权和债务是单位日常生产经营和业务活动中大量发生的经济业务事项，其发生和结算涉及到单位与其他单位以及与其他有关方面的经济利益，关系到单位自身的资金周转，影响着单位的生产经营活动和业务活动。因此，各单位必须加强对债权债务的核算，及时、真实、完整地反映单位的债权债务，防范非法行为在债权债务环节的发生。
（四）资本、基金的增减
资本是投资者为开展生产经营活动而投入的本钱。会计上的资本，专指所有者权益中的投入资本。基金是各单位按照法律、法规规定而设置或筹集的具有某些特定用途的专项资金，如企业发展基金、职工奖励及福利基金、储备基金等。资本、基金的利益关系人比较明确，用途也基本定向，而且其会计核算的政策性较强，一般都应以具有法律效力的合同、协议、董事会决议或政府部门的有关文件等为依据。因此，各单位必须按照国家统一的会计制度的规定和具有法律效力的文书进行核算。
（五）收入、支出、费用、成本的计算
收入是指企业在销售商品、提供劳务及让渡资产使用权等日常活动中所形成的经济利益的总流入。这种经济利益的总流入表现为资产的增加或负债的减少。支出是指事业单位和社会团体在开展业务活动和其他活动、履行特定职能时所发生的各项资金耗费及损失等，以及企业在正常的生产经营活动以外发生的支出和损失。费用是指企业为销售商品、提供劳务等日常活动所产生的经济利益的流出。费用按照其经济用途，可以分为生产成本和期间费用两大类。生产成本，又称产品生产成本，是指计入产品成本的费用，由直接材料、直接人工和制造费用组成。期间费用是指本期发生的不计入产品成本、直接计入当期损益的费用，主要包括管理费用、销售费用和财务费用。成本，即生产成本，是指企业为生产某种产品而发生的费用，它与一定种类和数量的产品相联系，是对象化了的费用。收入、支出、费用和成本是计算和判断单位经营成果及其盈亏状况的主要依据。各单位应当按照国家统一的会计制度的规定，正确核算收入、支出、费用和成本。
（六）财务成果的计算和处理
财务成果是指企业在一定时期内通过从事经营活动而取得的成果在财务上的表现，具体表现为盈利或亏损。财务成果的计算和处理一般包括利润的计算、所得税的计算和交纳、利润分配或亏损弥补等。由于财务成果的计算和处理涉及到投资者、债权人、社会公众、国家等各方面的利益，各单位必须按照国家统一的会计制度和其他经济法规制度的规定，正确计算处理财务成果。
其他事项，是指除上述六项经济业务事项之外，按照国家统一的会计制度规定应办理会计手续和进行会计核算的其他经济业务事项。虽然前六项规定基本涵盖了会计核算的主要内容，但现实经济生活复杂多样，出现了一些新的会计业务，如企业的终止清算、破产清算等，对此都应及时办理会计手续，进行会计核算，以保证新出现的经济业务事项能依法及时得以核算和反映。
四、会计年度的基本规定
对一个单位的会计核算是建立在持续经营的假设基础上的，也就是假定单位的生产经营活动将无限期地延续下去，在可以预见的未来，单位不会因进行清算、解散、倒闭而不复存在。在持续经营的情况下，要计算单位的利润实现情况，反映其生产经营成果，从理论上来说只有等到单位所有的生产经营活动最终结束时，才能通过收入和费用的归集与比较，进行准确的计算。因此，会计上就将连续不断的经营活动人为地划分为若干相等的时段，分段进行结算，分段编制财务会计报告，分段反映单位的财务状况和经营成果。这种将连续不断的经营活动人为地划分成的若干相等时段，在会计上就称为会计期间。划分会计期间是会计核算的重要假设之一。
以一年为一个会计期间称为会计年度。我国会计年度采用公历制。《会计法》第十一条规定：“会计年度自公历1月1日起至12月31日止。”每个会计年度还可以按照公历日期划分为半年度、季度、月份，以满足单位经营管理和投资者的需要。我国的会计年度采用公历制，是为了与我国的财政、计划、统计、税务等年度保持一致，便于国家进行宏观经济管理和调控。
会计期间的划分对会计核算有着重要的影响和作用。由于有了会计期间，才产生了本期和非本期的区别；由于有了本期和非本期的区别，才产生了权责发生制和收付实现制，才使不同类型的单位有了记账的基准。会计期间的划分和会计年度的确定，使单位连续不断的经营活动分为若干个较短的会计期间，有利于单位及时结算账目，编制会计报表；有利于及时向有关方面提供反映财务状况和经营成果的会计信息，及时满足单位内部加强经营管理及其他有关方面进行决策的需要。
五、记账本位币的基本要求
记账本位币是指单位进行会计核算业务时所使用的货币。各单位日常的生产经营、业务收支等活动大多表现为实物运动，如机器设备的采购、存货的进出等。由于这些实物的计量单位千差万别，有重量、长度、容积、台、件等，无法在量上进行比较，对会计核算造成了困难。为全面反映单位的生产经营、业务收支等经济活动情况，会计核算客观上需要有一种统一的计量单位作为各种实物的计量尺度。在商品经济条件下，货币作为商品的一般等价物，是衡量一般商品价值的共同尺度，具有价值尺度、流通手段、贮藏手段和支付手段等功能。因此，会计核算选择货币作为计量单位，使会计核算的对象由实物运动表现为货币运动，以货币形式来反映单位的生产经营和业务活动的全过程，能够全面地反映单位的财务状况、经营成果和经费收支情况。以货币作为计量单位也是会计核算的重要假设之一。
《会计法》第十二条第一款规定：“会计核算以人民币为记账本位币。”这是各单位进行货币计量所应遵循的前提。人民币是我国的法定货币，在我国境内具有广泛的流通性。因此，《会计法》以法律形式明确规定各单位的会计核算以人民币为记账本位币，单位的一切经济业务事项一律通过人民币进行核算和反映。
《会计法》第十二条第二款规定：“业务收支以人民币以外的货币为主的单位，可以选定其中一种货币作为记账本位币，但是编报的财务会计报告应当折算为人民币。”这是对记账本位币作出的适应性规定。随着我国对外开放的进一步扩大，外商投资企业和对外贸易得到了迅速的发展，这就涉及到了两种或两种以上货币的业务往来，在某些特定单位的日常经营活动中，其他货币甚至已代替人民币占据了收支的主导地位。为了便于这些单位对外开展业务，适应业务特点的要求并简化会计核算手续，《会计法》允许业务收支以人民币以外的货币为主的单位选定其中一种货币作为记账本位币。但这些单位在向境内有关部门编报财务会计报告时，应当按照一定的外汇汇率折算为人民币反映，以便于财务会计报告使用者阅读和理解，也便于税务、工商等部门通过财务会计报告计算应缴税款和进行工商年检。
六、会计记录文字的基本要求
会计记录所使用的文字，是正确进行会计核算和表述各种会计资料的重要媒介，对会计人员准确记录会计资料、会计资料使用者细致了解会计资料所表述的经济内涵等，起着重要的辅助作用。会计资料作为一种商业语言和信息资源，必须规范统一，而对会计资料起辅助说明作用的会计记录文字也必须通行，为广大会计资料使用者所熟悉。按照《会计法》的规定，在我国境内的所有单位，包括国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织的会计记录文字都应当使用中文。
然而，我国是个多民族的国家，民族自治地方有使用自己的语言文字的自由；加之改革开放的深入，大量外国经济组织在我国投资建厂、开办企业。为方便使用不同文字的人员使用会计资料，《会计法》规定，在民族自治地方，单位的会计记录在使用中文的前提下，可以同时使用当地通用的一种民族文字；在我国境内的外国经济组织，在使用中文的前提下，可以同时使用一种外国文字。这一规定，实际上是允许并用中文和其他文字作为会计记录文字，使用中文是强制性的，使用其他文字是备选的。
七、填制和审核会计凭证的基本要求
会计凭证是记录经济业务事项的发生和完成情况，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。如何填制、审核会计凭证是会计核算工作的首要环节，对会计核算过程、会计资料质量都起着至关重要的作用。
会计凭证是会计资料的重要组成部分，是形成其他会计资料的重要来源。按其用途不同，会计凭证可以分为原始凭证和记账凭证。
原始凭证，是指在经济业务事项发生或完成时取得或填制的，用来表明经济业务事项已经发生或完成情况，明确经济责任，作为记账原始依据的一种会计凭证。它是会计核算的原始依据，来源于实际发生的经济业务事项。
记账凭证，是指根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制的，用来确定会计分录，作为记账直接依据的一种会计凭证。它在会计资料的形成过程中，起着便于记账、减少差错、保证记账质量的作用，是原始凭证所记载的内容向会计账簿传递的重要中间环节。记账凭证必须根据经过审核的原始凭证及有关资料编制。
（二）原始凭证的填制和审核
及时填制或取得原始凭证是会计核算工作得以正常进行的前提条件。在许多情况下，原始凭证都是由经济业务事项的经办人员取得或填制的，涉及的人员较广。因此，《会计法》规定，办理经济业务事项的单位和人员，都必须填制或取得原始凭证，并及时送交会计机构，以保证会计核算的及时进行。至于“及时”的具体期限，《会计法》没有作出明确的规定。一般来说，为保证会计核算工作的正常进行和当期会计资料的真实、完整，填制或取得的原始凭证送交会计机构的时间最迟不应超过一个会计结算期。原始凭证填制的具体要求有：
（1）原始凭证的内容必须具备：凭证的名称，填制凭证的日期，填制凭证单位的名称或填制人的姓名，经办人员的签名或盖章，接受凭证单位的名称，经济业务事项的内容，经济业务事项的数量、单价和金额。
（2）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。所谓“公章”，应是具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章及结算专用章等。
（3）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符。
（4）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时，应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
（5）有关附件必须齐全。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。发生销货退回及退还款项时，必须填制退货发票，附有退货验收证明，并取得对方单位的收款收据或汇款银行的汇款凭证，不得以退货发票代替收据。职工因公借款时，必须填写正式借据，作为原始凭证附在记账凭证之后；收回借款时，应当另开收据或退还借据副本，不得退还作为原始凭证的原借据。经上级有关部门批准的经济业务事项，应当将批准文件作为原始凭证附件；如批准文件需单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、批准日期和文件字号。
2.原始凭证的错误更正
原始凭证记载的各项内容均不得涂改。随意涂改的原始凭证即为无效凭证，不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证，对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。原始凭证记载的内容有错误的，分两种情况区别对待：
（1）原始凭证金额出现错误的，原始凭证接受单位不得擅自在原始凭证上更正，只能由原始凭证出具单位重新出具。因为原始凭证上的金额是反映经济业务事项情况最重要的数据，若允许随意更改，容易产生舞弊，不利于保证原始凭证的质量。
（2）原始凭证金额正确、其他内容有错误的，应当由出具单位重开或更正。必须强调的是，重新开具原始凭证和原始凭证的更正工作都必须由原始凭证出具单位进行，并在更正处加盖出具单位印章。
对原始凭证进行审核，是确保会计资料质量的重要措施之一，也是会计机构、会计人员的法定职责。会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定进行原始凭证的审核，也就是说，会计机构、会计人员审核原始凭证的具体程序和要求应当由国家统一的会计制度规定，会计机构、会计人员应据此执行。对原始凭证的审核主要包括两方面的内容：
（1）真实性和合法性的审核
真实性，是指原始凭证上表述的经济内容确实是经济业务事项的本来面貌，没有掩盖歪曲和编造虚构经济业务事项。不真实的原始凭证，是指原始凭证表述的经济内容与实际经济业务事项不符，是一种虚假的凭证。例如，一张购货发票所表述的购货数量与实际购货数量不符，或者发票上的购货单价、金额与实际单价、金额不符，甚至被涂改，则这张购货发票就是不真实的原始凭证。
合法性，是指原始凭证所表述的经济业务事项符合有关法律、法规的规定。不合法的原始凭证，是指原始凭证所表述的经济内容与经济业务事项是相符的，但经济业务事项本身不符合法律、法规、规章、制度等的规定。例如，购货发票本身手续齐备，与验货情况相符，但所购买的物品是由私人购置并使用的，按规定不能由公款开支，则这张已报销的购货发票就是不合法的原始凭证。
对不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。
（2）准确性和完整性的审核
准确性，是指原始凭证准确地记录了经济业务事项的真实情况，有关数量、单价和金额计算正确无误。不准确的原始凭证，是指没有准确表述经济业务事项的真实情况或在文字上、数字记录上与经济业务事项的真实情况有差错的原始凭证。例如，购货发票上记载的购货数量和单价的乘积与总金额不符合，或者发票上的购货数量与验货情况不相符，则这张购货发票就是不准确的原始凭证。
完整性，是指原始凭证应具备的各项内容都齐全，手续完整。不完整的原始凭证，是指原始凭证上的文字说明、有关数字等没有按国家统一的会计制度的要求填写齐全。例如，购货发票上没有记载填制日期或购货单位名称，或者销售单位未在购货发票上盖章，则这张购货发票就是不完整的原始凭证。
对记载不准确、不完整的原始凭证，会计机构、会计人员应当予以退回，要求经办人员按国家统一的会计制度的规定进行更正、补充。
（三）记账凭证的填制和审核
填制记账凭证是会计核算的一个重要环节。如果记账凭证填制错误，不仅会影响会计账簿的登记，而且会影响资产、负债、所有者权益的计量和收入、费用的计算，最终影响财务会计报告的编制。记账凭证的填制要求是：
（1）记账凭证必须以原始凭证及有关资料为依据编制，并且作为编制依据的原始凭证和有关资料必须审核无误，以保证记账凭证的质量。
（2）记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期，凭证的名称和编号，经济业务事项内容摘要，应记会计科目、方向及金额，所附原始凭证张数，填制凭证人员、稽核人员、记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。收、付款凭证还需有出纳人员的签名或盖章。若以自制的原始凭证或原始凭证汇总表代替记账凭证的，则自制的原始凭证或原始凭证汇总表上也必须具备记账凭证应有的项目。
（3）填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务事项需要填制两张或两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。如1号会计事项分录需要填制三张记账凭证，则三张记账凭证的编号可以编成1、1、1。
（4）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不同内容和不同类别的原始凭证不得汇总填制在一张记账凭证上。
（5）除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证，并注明所附原始凭证张数。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证的，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或附原始凭证复印件。
（6）一张原始凭证所列支出需要两个或两个以上单位共同负担时，保存该原始凭证的单位应当以原始凭证分割单的形式与其他单位结算各单位应负担的部分。也就是，开给其他单位原始凭证分割单，分割单上列明其应负担的部分。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证的名称，填制凭证的日期，填制凭证单位的名称或填制人的姓名，经办人员的签名或盖章，接受凭证单位的名称，经济业务事项的内容，经济业务事项的数量、单价和金额，费用分摊情况等。
（7）填制记账凭证时如果发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的，可以用红字注销法进行更正，即用红字填制一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”，同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”。如果会计科目的应用没有错误、只是金额错误的情况下，也可以使用补充更正法，按正确数字同错误数字之间的差额，另行填制一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
（8）记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
记账凭证的审核是为了保证和监督款项的收付、物资的收发、债权债务的结算以及账簿记录的正确性，是对记录经济业务事项的原始凭证进行的复查和对记账凭证的填制进行的检查。只有审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。记账凭证审核的主要内容包括：
（1）审核记账凭证是否附有原始凭证。除结账和更正错误的记账凭证外，每张记账凭证都必须附有审核无误的原始凭证，不附原始凭证的记账凭证是不符合规定的。记账凭证上填写的附件张数是否与实际原始凭证的张数相符；记账凭证填写的经济业务事项的内容是否与所附原始凭证相符，两者金额是否相符。原始凭证另行保管、不附入记账凭证的，应查阅有关备查簿记录。
（2）审核记账凭证的内容是否填写齐全。摘要栏的填写是否清楚，是否正确描述了所附原始凭证记录的经济业务事项；填制日期是否正确；数字和文字的填写是否清晰规范；有关人员是否均已签名或盖章。
（3）审核记账凭证上会计分录的使用是否正确。会计分录中借方、贷方科目及明细科目的名称和金额是否正确，账户对应关系是否清晰，借贷方合计金额是否相等。
在审核记账凭证的过程中，发现错误应及时查明原因，按照有关规定进行处理。
八、登记会计账簿的基本要求
（一）会计账簿的概念和种类
会计账簿是由一定格式、互相联系的账页组成的，用来序时地、分类地记录和反映经济业务事项的簿籍。会计账簿的主要作用，是对会计凭证提供的大量分散数据或资料进行分类归集整理，以全面、连续、系统地记录和反映经济活动情况，是编制财务会计报告的重要依据。会计账簿按照用途可以分为总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。
1.总账。也称总分类账，是指根据会计科目设置的，用来分类登记全部经济业务事项，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用、成本、利润等总括核算资料的账簿。总账一般有订本式和活页式两种。各单位可以根据所采用的记账方法和财务处理程序的需要设置总账。
2.明细账。也称明细分类账，是指根据总账科目所属的明细科目设置的，用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料的账簿。利用明细账，有利于了解会计资料的形成，可以对经济业务事项有关信息和数据作进一步的加工整理和分析。
3.日记账。也称序时账，是指按照经济业务事项发生时间的先后顺序，逐日逐笔地进行登记的账簿，包括现金日记账和银行存款日记账。现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，不得采用活页式或卡片式账簿。日记账是各单位加强现金和银行存款管理的重要账簿。
4.其他辅助性账簿。也称备查账，是指对无法在上述账簿中登记的经济业务事项进行补充记录的账簿，主要包括各种租借设备及物资的辅助登记、应收及应付款项的备查登记、担保及抵押备查登记等。设置备查簿，可以提供会计核算的参考资料，便于日后对有关事项的核查。
（二）会计账簿的设置要求
依法设置会计账簿，是单位进行会计核算的最基本的要求。所有实行独立核算的国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织都必须依法设置、登记会计账簿，保证其真实、完整。根据规定，各单位应当依法设置的会计账簿包括：总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。
各单位发生的经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反《会计法》和国家统一的会计制度的规定私设会计账簿。违反规定账外设账，主要表现为在法定会计账簿之外，另设置一套或多套账簿，用于登记没有纳入法定会计账簿统一核算范围的其他经济业务事项，以达到某种非法的目的。账外设账是滋生“小金库”的温床，是产生虚假会计资料的重要根源，直接影响到会计资料的真实、完整，是一种极为严重的违法行为。根据《会计法》的规定，在法定账簿之外私设会计账簿的单位和个人，应依法承担法律责任；行为严重，构成犯罪的，还要被追究刑事责任。
（三）会计账簿的启用要求
启用新的会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并填写账簿扉页上的“账簿启用及接交表”，注明启用日期、账簿起止页数（活页式账簿可于装订时填写起止页数）、记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）姓名等，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人（会计主管人员）调动工作时，也应当在“账簿启用及交接表”上注明交接日期、接管人员和监交人员姓名，并由交接双方签字或盖章。
（四）会计账簿的登记要求
会计账簿的登记依据是经过审核的会计凭证。依据会计凭证登记会计账簿，是基本的会计记账规则，是保证会计账簿记录质量的重要环节。
登记会计账簿必须按照记账规则进行。具体包括：
1.登记会计账簿时，应当将会计凭证日期及编号、经济业务事项内容摘要及金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
2.会计账簿登记完毕后，会计人员要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号“√”，表示已经记入总账和有关明细账。
3.会计账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空间，不要写满格，一般应占行高度的二分之一。
4.登记会计账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。可以用红色墨水记账的，仅限于以下几种情况：①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未记录余额方向的，在余额栏内登记负数余额；④根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
5.会计账簿应当按照连续编号的页码顺序登记，不得跳行、隔页；如发生错误或隔页、缺号、跳行的，应当按国家统一的会计制度规定的方法更正，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）在更正处盖章。
6.会计账簿记录发生错误时，不准涂改、挖补、刮擦或用药水消除字迹，必须根据错误的不同性质按规定的方法进行更正。更正的方法主要有划线更正法、红字更正法、补充登记法三种。
7.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行上，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。对需要结计本年累计发生额的账户，本页合计数应为自年初起至本页末止的发生额累计数；对只需结计本月发生额的账户，本页合计数应为自本月初起至本页末止的发生额累计数；对既不需结计本月发生额，也不需结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。
8.实行会计电算化的单位，其会计账簿的登记、更正，也应当符合国家统一的会计制度的规定。总账和明细账应当定期打印。
账目核对，又称对账，是指在结账前，将账簿记录与货币资金、往来结算、财产物资等进行相互核对，是保证会计账簿记录质量的重要程序。账目核对应做到账实相符、账证相符、账账相符和账表相符。
账实相符，是指会计账簿记录与实物、款项实有数核对相符。保证账实相符是会计核算的基本要求。由于会计账簿记录是实物、款项使用情况价值量的反映，实物、款项的增减变化情况必须在会计账簿记录上如实记录和登记。因此，通过会计账簿记录与实物、款项的实有数相核对，可以检查、验证会计账簿记录的正确性，发现财产物资和现金管理中存在的问题，有利于查明原因、明确责任，有利于改善管理、提高效益，有利于保证会计资料的真实和完整。
账证相符，是指会计账簿记录与会计凭证有关内容核对相符。保证账证相符，也是会计核算的基本要求。由于会计账簿记录的根据是会计凭证等资料，两者之间存在逻辑联系。因此，通过账证核对，可以检查、验证会计账簿记录和会计凭证的内容是否正确无误，以保证会计资料的真实和完整。各单位应当定期将会计账簿记录与相应的会计凭证记录（包括时间、编号、内容、金额、记账方向等）逐项核对，检查是否一致。如果发现不一致，应当及时查明原因，并按照规定予以更正。
账账相符，是指会计账簿之间相对应记录核对相符。保证账账相符，同样也是会计核算的基本要求。由于会计账簿之间，包括总账各账户之间、总账与明细账之间、总账与日记账之间、会计机构的财产物资明细账与保管部门或使用部门的有关财产物资明细账之间等相对应的记录存在着内在联系，通过定期核对，可以检查、验证会计账簿记录的正确性，便于及时发现问题、纠正错误，保证会计资料的真实和完整。
账表相符是指会计账簿记录与会计报表有关内容核对相符。保证账表相符，同样也是会计核算的基本要求。由于会计报表是根据会计账簿记录及有关资料编制的，两者之间存在相对应的关系。因此，通过检查会计报表各项目的数据与会计账簿相关数据是否相符，可以检查、验证会计账簿记录和会计报表数据是否正确无误，确保会计资料的真实和完整。
结账就是在将一定时期内所发生的经济业务事项全部登记入账的基础上，结计出各个账户的“本期发生额”和“期末余额”，并将余额结转下期或转入新账。结账可以分为月结、季结和年结三种。各单位应当按照规定定期结账。
结账前，应将本期所发生的经济业务事项全部登记入账，对需要调整的账项要及时调整。
结账时，应当结出每个账户的期末余额，需要结出当月发生额的，应当在“摘要”栏内注明“本月合计”字样，在“借或贷”栏内注明余额方向（“借”或“贷”），并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在“摘要”栏内注明“本年累计”字样，在“借或贷”栏内注明余额方向（“借”或“贷”），并在下面通栏划单红线；全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应结出全年累计发生额和年末余额。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内注明“平”字，并在余额栏内用“q”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏内注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建会计账簿的第一行余额栏内填写上年余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。
九、财产清查的基本要求
财产清查是指根据账簿记录，对各项财产物资和库存现金进行实物盘点，对银行存款和债权债务进行核对，保证财产物资、货币资金与账面数额相符的一种专门方法。为了正确反映各项财产物资的真实情况，保证账实相符，就必须运用财产清查这一专门方法，对各项财产物资进行定期或不定期的盘点和核对。经常组织财产清查，对于确保会计核算资料的真实、完整，保证财产物资的安全，促进企业、单位遵守财经纪律，挖掘财产物资潜力，加速资金周转，提高经济效益等具有重要意义。
《会计法》规定，“财产清查的范围、期限和组织程序应当明确”，这就要求各单位不仅要建立财产清查制度，而且要明确规定财产清查的范围、期限和组织程序，保证财产清查制度得以具体落实，也为有关管理部门监督检查财产清查制度建立和执行情况提供可靠依据。
国务院发布的《企业财务会计报告条例》规定，企业应当在编制年度财务会计报告之前，全面清查财产、核实债务，通过财产清查核实，查明财产物资的库存数量与账面数量是否一致、各项结算款项的拖欠情况及其原因、材料物资的实际储备情况、各项投资是否达到预期目的、固定资产的使用情况及其完好程度等。企业清查核实后，应当将清查、核实的结果及其处理办法向企业的董事会或者相应机构报告，并根据国家统一的会计制度的规定进行相应的会计处理。
十、编制财务会计报告的基本要求
财务会计报告（财务报告），是指单位对外提供的，反映单位某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件。编制财务会计报告，是对单位会计核算工作的全面总结，也是及时提供真实、完整会计资料的重要环节。为了规范企业财务会计报告，保证财务会计报告的真实、完整，国务院制定了《企业财务会计报告条例》，从2001年1月1日起施行。
（一）财务会计报告的构成
根据国务院《企业财务会计报告条例》的规定，财务会计报告分为年度、半年度、季度和月度财务会计报告。年度、半年度财务会计报告应当包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。
1.会计报表。会计报表是根据会计账簿记录和有关资料，按照规定的报表格式，总括地反映一定期间的经济活动和财务收支情况及其结果的一种报告文件，是财务会计报告的主要组成部分。企业对外提供的会计报表一般应包括资产负债表、利润表、现金流量表。
资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的会计报表。它反映企业在某一特定日期所拥有和控制的经济资源，所承担的现时义务和所有者对净资产的要求权。通过资产负债表，可以反映某一日期的资产总额、负债总额以及结构，表明企业拥有和控制的经济资源以及未来需要用多少资产或劳务清偿债务；通过资产负债表，可以反映所有者权益的情况，表明投资者在企业资产中所占份额，了解所有者权益构成情况。资产负债表还能够提供进行财务分析的基本资料，如通过资产负债表可以计算流动比率、速动比率等，以了解企业的短期偿债能力。
利润表是反映企业在一定会计期间经营成果的会计报表。通过利润表反映的收入、费用等情况，能够反映企业生产经营收益和成本耗费情况，表明企业生产经营成果；同时，通过利润表提供的不同时期的比较数字，可以分析企业今后利润的发展趋势及获利能力，了解投资者投入资本的完整性。
现金流量表是反映企业一定会计期间现金和现金等价物流入和流出情况的会计报表。编制现金流量表的主要目的是为会计报表使用者提供企业一定会计期间内现金流量信息，以便于会计报表使用者了解和评价企业获取现金和现金等价物的能力，并据以预测企业未来现金流量。因此，现金流量表在评价企业经营业绩、衡量企业财务资源和财务风险以及预测企业未来前景方面，具有十分重要的作用。
2.会计报表附注。会计报表附注是为便于会计报表使用者理解会计报表的内容而对会计报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。会计报表附注一般应当包括下列内容：
（1）不符合会计基本假设的说明；
（2）重要会计政策和会计估计及其变更情况、变更原因及其对财务状况和经营成果的影响；
（3）或有事项和资产负债表日后事项的说明；
（4）关联方关系及其交易的说明；
（5）重要资产转让及其出售情况；
（6）企业合并、分立；
（7）重大投资、融资活动；
（8）会计报表中重要项目的明细资料；
（9）有助于理解和分析会计报表需要说明的其他事项。
3.财务情况说明书。财务情况说明书是对企业一定会计期间内生产经营、资金周转和利润实现及分配等情况的综合性说明。它全面扼要地说明企业生产经营、财务活动情况，分析总结经营业绩和存在的不足，是财务会计报告使用者了解和考核有关企业生产经营和业务活动开展情况的重要资料。财务情况说明书一般应当对下列情况作出说明：
（1）企业生产经营的基本情况；
（2）利润实现和分配情况；
（3）资金增减和周转情况；
（4）对企业财务状况、经营成果和现金流量有重大影响的其他事项。
季度、月度财务会计报告，通常仅指会计报表，会计报表至少应当包括资产负债表和利润表。国家统一的会计制度规定季度、月度财务会计报告需要编制会计报表附注的，从其规定。
这里，需要说明的是，2006年财政部发布了新的企业会计准则体系，从2007年1月1日起，我国的所有上市公司已开始执行新企业会计准则。因此，已执行新企业会计准则的上市公司等企业，应按《企业会计准则—基本准则》及相关具体准则的规定，编报财务会计报告。
（二）财务会计报告的编制
财务会计报告的编制，是对会计核算工作的全面总结，也是及时提供真实、完整的会计信息的重要环节。因此，必须严格财务会计报告的编制程序和质量要求。
1.财务会计报告应当根据经过审核的会计账簿记录和有关资料编制，并做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。依据经过审核的会计账簿记录和有关资料编制财务会计报告，是保证财务会计报告质量的重要环节。编制财务会计报告的目的，是为投资者、债权人和其他利益相关者提供对决策有用的财务会计资料和信息，促进社会资源的合理配置，为国家和社会公众服务。因此，作为财务会计报告编制依据的会计账簿记录和其他有关资料必须是真实、完整的。任何单位和个人不得授意、指使、强令他人违反规定，改变财务会计报告的编制基础、编制依据、编制原则和方法。
2.会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应当相互一致；会计报表中本期与上期的有关数字应当相互衔接。会计报表附注应当按照规定，对会计报表中需要说明的事项作出真实、完整、清楚的说明。
（三）财务会计报告的对外提供
1.向不同的会计资料使用者提供的财务会计报告，其编制依据应当一致。财务会计报告的编制依据必须是经过审核的会计账簿记录和有关资料。以其他资料为依据编制或者随意编制虚假的财务会计报告，并提供给有关会计资料使用者，以偷逃国家税收、骗取银行信贷资金、欺骗投资者和社会公众等，是严重的会计违法行为，将受到法律的制裁。
2.各单位应当按照法律、行政法规和国家统一的会计制度有关财务会计报告提供期限的规定，及时对外提供财务会计报告。对外提供的财务会计报告应当依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称、单位统一代码、组织形式、地址、报表所属年度或季度或月份、报出日期，并由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章；设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。
3.单位负责人是单位对外提供的财务会计报告的责任主体，必须保证会计资料的真实、完整。要求单位负责人在财务会计报告上签名并盖章，是要引起单位负责人对财务会计报告的重视，使单位负责人对本单位会计工作和会计资料的真实性、完整性负责的责任得以具体落实。财务会计报告虽然是由会计人员编制的，但不是会计人员的个人行为；财务会计报告所反映的情况是单位全体员工工作成果的综合体现。作为法定代表人，单位负责人代表单位依法行使职权，应当对本单位对外提供的财务会计报告的真实性、完整性负责。
4.财务会计报告须经注册会计师审计的，注册会计师及其所在的会计师事务所出具的审计报告应当随同财务会计报告一并提供。由注册会计师对财务会计报告进行审计，是保证会计信息质量的重要措施，也是便于财务会计报告使用者有效利用会计信息的重要手段。财务会计报告使用者由于受专业水平、信息获取成本等因素的限制，无从了解财务会计报告的内容是否真实、完整，而注册会计师利用其专业特长，通过对财务会计报告进行全面审计，客观、公正地评价财务会计报告的真实性和完整性，增强财务会计报告使用者对财务会计报告的信任度。因此，凡是法律、行政法规规定财务会计报告须经注册会计师审计的，单位在提供财务会计报告时，应将注册会计师及其所在的会计师事务所出具的审计报告，随同财务会计报告一并提供。
十一、会计档案管理的基本要求
会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并归档保存的文字、图表、音频、视频等不同形式的会计文件。国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织，应当按照《会计档案管理办法》管理会计档案。各单位必须加强会计档案的管理，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度。采取可靠的安全防护技术措施，保证会计档案的真实完整、妥善保管、有序存放、方便查阅、有效读取，严防毁损、散失和泄密。
会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。各单位的预算、计划、制度等文件属于文书档案，不属于会计档案，应当执行文书档案管理规定。
1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。
2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、其他会计账簿；
3.财务会计报告，包括月度、季度、年度财务会计报告及其审计报告。
4.其他会计资料，包括年度内部控制报告及内部控制审计报告，银行对账单，银行存款余额调节表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他具有保存价值的会计信息记录。
（二）会计档案的保存、归档
原始凭证、年度财务会计报告及其审计报告、年度内部控制评价报告及其审计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等具有永久保存价值或者其他重要价值的会计文件，必须以纸质形式或者微缩制品保存。有条件的企业可以通过计算机等电子设备管理会计档案。
具备以下条件的单位可以采用电子会计档案替代纸质会计档案（规定必须以纸质形式或微缩制品保存的会计文件除外）：
1.配备了适用的电子档案管理系统，能够通过电子档案管理系统快速、方便地查阅相关数据，并与相应的纸质档案建立了关联关系。
2.配备了电子会计档案管理机构或人员，负责电子会计文件的归档和管理。
3.配备了信息管理机构或人员，负责对系统和电子数据进行维护和管理。
4.建立了严格的电子会计档案管理制度，并有效实施。
单位会计机构按照归档范围和归档要求，负责将会计文件整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。当年属于归档范围的会计文件，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。如有特殊需要，会计机构可适当延长会计档案的移交期限，但最长不得超过会计文件形成年度终了后三年。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
采用电子会计档案替代纸质会计档案的单位，应按照国家标准对电子会计文件进行归档和管理。单位会计机构应实时或定期将属于归档范围的电子会计文件的管理权从网络上转移至档案部门。单位应定期将属于归档范围的电子会计文件及其元数据、电子会计文件机读目录、相关查看软件、其他说明等集中拷贝至电子载体上，一式三套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，严格按照有关制度使用会计档案。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、修改、拆封和抽换。各单位保存的会计档案不得借出。
（三）会计档案的保管期限
根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类。永久，是指会计档案须永久保存；定期，是指会计档案应保存达到法定的时间，会计档案的定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年五种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。企业和其他组织会计档案中，年度财务会计报告及审计报告、年度内部控制评价报告、年度内部控制审计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册的保管期限为永久。
根据《会计档案管理办法》规定，会计档案保管期满需要销毁的，可以按照规定程序予以销毁。但下列两种会计档案不得销毁：
1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
会计档案销毁的基本程序和要求是：
1.编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件。会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构，会同会计机构提出意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。如有需要，可由单位审计机构或委托会计师事务所对拟销毁的会计档案是否符合销毁条件进行审计，并出具审计意见。单位负责人、档案机构负责人、会计机构负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
2.专人负责监销。单位档案机构和会计机构共同负责组织销毁工作，单位审计机构或委托会计师事务所派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。审计部门销毁会计档案时，应当由同级财政部门派员参加监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
会计档案是记录和反映单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。在单位发生合并、分立、终止等事项时，必须保证会计档案不致散失。
1.单位因撤消、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、法规另有规定的，从其规定。
2.单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
3.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。
4.建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与元数据、相关软件一起移交，电子会计档案有相应纸质、微缩制品等载体的，应在相应的元数据中著录相关信息，建立关联关系；档案接受单位应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接受电子会计档案的真实性、完整性和有效性。
