用友软件出纳管理业务常见问题与对策|2013年|第四月|财会月刊（上）|会计电算化|历年期刊|财会月刊
会计电算化
2013年 第 7 期总第 659 期
财会月刊（上）
会计电算化
用友软件出纳管理业务常见问题与对策
【作　　者】张渭育【作者单位】（郑州牧业工程高等专科学校经济管理系
450046）【摘　　要】&&&&& 【摘要】出纳管理模块是用友软件为出纳人员提供的一套进行货币资金管理的工具。本文以用友ERP-U8.72软件为例，对出纳业务中出纳签字、日记账查询、支票登记簿管理及银行对账等环节的常见问题作一总结和剖析，并提出解决的方法和建议。【关键词】用友软件&& 出纳管理&& 货币资金
&&&&& 货币资金管理是现代企业管理的一项重要内容，也是出纳人员的工作重点。用友软件的出纳管理模块是为出纳人员提供的一套进行货币资金管理的工具，主要包括现金和银行日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账等功能。在信息化时代，用好这套工具是出纳人员的必备技能。笔者将结合自身多年的教学和实践经验，以用友ERP-U8.72软件为例，对出纳业务中常见问题作一总结和剖析，并提出相应的解决方法和建议，以期对广大用户和教学工作者提供参考和帮助。一、出纳签字中常见问题及对策解析问题一：出纳人员进入总账系统，找不到“出纳签字”功能。原因分析：①“出纳签字”本是属于出纳人员正常权限范围内的一项功能，但在用友软件中，出纳角色默认的权限并不包括此项功能。用户如果在增加操作员时，为出纳人员选择了出纳的角色，就会被自动赋予此角色的所有权限，然而如果没有在后续的权限设置中为出纳人员补充设置“出纳签字”的权限，那必然找不到相关命令。②用户虽然清楚地记得曾经为出纳人员设置了“出纳签字”的权限，但由于用户在进行权限设置时忘记了应该先选择账套、再选操作员、然后再赋权，导致在没有先选账套的前提下，为出纳人员赋予了其他账套的“出纳签字”权限，当进入应该操作的账套时自然就找不到相关命令了。解决方法和建议：以系统管理员的身份注册进入“系统管理”界面，点击“权限”菜单中的“权限”命令，先选择要操作的账套，再选择出纳人员，然后将“总账—凭证—出纳签字”的功能赋予出纳人员即可。建议用户在增加操作员时，如果为操作员指定了角色，一定要注意查看此角色默认拥有的权限与企业要求该操作员应具备的权限是否一致，实际工作中可通过更改角色或操作员的权限来进行调整。另外，为操作员赋权时要特别注意操作的对象和顺序，以免设错权限。问题二：出纳人员执行“出纳签字”功能时，系统提示“没有符合条件的凭证”，无法签字。原因分析：①没有为“库存现金”和“银行存款”科目选择“日记账”选项。②没有进行指定科目的设置。在实务中，我们虽然很清楚地知道出纳人员负责对现金和银行存款进行管理，但在用友软件中却必须事先通过指定科目功能来明确出纳负责的科目，才能保证后续出纳各项功能的正常运行。③没有在总账系统控制参数中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”选项，凭证在未进行出纳签字之前已记账，而已记过账的凭证是不能再进行出纳签字的。④用户的计算机系统时间没有设置为当前操作的年度和月份，而进入系统时的业务操作日期自动识别的时间是计算机系统时间，如果此时没有调整业务操作日期，进行出纳签字时就会导致系统去查询其他月份的凭证记录。解决方法和建议：第一种情况需要用户到会计科目设置界面为“库存现金”和“银行存款”科目设置“日记账”选项；第二种情况需要用户到会计科目设置界面执行“编辑”菜单中的“指定科目”命令，将“库存现金”指定为现金总账科目、“银行存款”指定为银行总账科目；第三种情况需要账套主管先取消记账，然后出纳人员才能对凭证进行签字；第四种情况需要用户将计算机系统时间调整为当前操作月份，或在进入系统时将业务操作日期选择为正确的年月信息即可。由于指定会计科目的操作是出纳人员进行后续业务处理的前提和保证，而此操作的命令比较隐蔽，容易被用户遗漏，所以，建议用户在操作出纳业务之前，一定要认真查看此项设置是否已准确完成。在凭证处理环节如需进行出纳签字这一审核环节，须注意事前将“出纳凭证必须经由出纳签字”参数选中，以利于系统控制凭证处理的流程顺序，如果出纳不签字，将不允许凭证记账。问题三：出纳人员执行“出纳签字”功能时，发现能够签字的凭证数量少于已填制的凭证数量。原因分析：①出纳人员只需对涉及库存现金和银行存款的收付凭证进行签字，而无需对转账凭证签字，如果填制的凭证中包含转账凭证，出纳能签字的凭证数量必然少于所填制的凭证数量。②指定科目的内容设置不正确，常见的错误是将“库存现金”和“银行存款”都指定为现金总账科目，这样在出纳签字时只会对涉及库存现金的凭证进行签字，而涉及银行存款的凭证则不予处理。解决方法和建议：第一种情况不需处理，出纳人员只对收付凭证签字，这是由出纳权限范围所决定的规则，但这一点在操作中却容易被用户所忽略，误以为所填制的凭证丢失，所以，提醒用户注意明确出纳人员的权限范围；第二种情况需要在指定科目的操作界面更改错误设置，将“银行存款”从现金总账科目调整到银行总账科目。由于指定科目是需要分别针对现金总账科目和银行总账科目进行单独设置的，所以，用户一定要在明确需要设置的内容的基础上，准确进行操作。二、日记账查询中常见问题及对策解析问题一：出纳人员在进行现金日记账或银行存款日记账查询时，系统提示“此操作员无科目编码1001 或1002 的权限”，无法显示日记账。原因分析：如果在总账控制参数中设置了“明细账查询权限控制到科目”，而又未将“库存现金”和“银行存款”科目的查询权限赋予出纳人员，则出纳人员将无法查看现金和银行存款日记账信息。解决方法和建议：进入企业应用平台，执行“数据权限—数据权限设置”命令，为出纳人员设置“库存现金”和“银行存款”科目的查询权限。赋权时应注意先将设置界面中的“制单”权限取消，以防止人为扩大出纳人员的权限范围。问题二：出纳人员进入现金日记账或银行存款日记账查询界面，点击“凭证”、“总账”命令联查凭证和总账信息时，系统均提示“该操作员无此功能权限”，无法执行操作。原因分析：当提示“该操作员无此功能权限”时，说明没有在系统管理中为操作员赋予相关权限。点击“凭证”、“总账”命令是想让出纳人员联查凭证和总账，但在规定的出纳权限范围中并不包含这两项权限，所以无法执行相关命令。解决方法和建议：系统管理员注册进入“系统管理”界面，将“总账—凭证—查询凭证”和“总账—账表—科目账—总账”的功能赋予出纳人员即可。实际操作中用户不易在权限设置界面找到上述两项功能，因此，建议用户在全面熟悉用友软件所有功能权限的基础上，根据功能类别一层层地查找相关权限，千万不能因为找不到准确的功能命令，就人为扩大操作员的权限范围。上述两个问题的出现也说明用户对于用友软件中的功能级权限和数据级权限混淆不清，特别是问题一出现时，用户容易误认为未被赋予有关功能级权限。区分的关键是要根据出错的提示信息进行判断，如果提示“该操作员无此功能权限”，肯定属于功能级权限的缺失，需要执行系统管理的“权限”命令为其赋权；其他情况则应属于数据级或金额级权限的缺失，需要执行企业应用平台中的“数据权限分配”或“金额权限分配”命令为其赋权。三、支票登记簿管理中常见问题及对策解析问题一：填制凭证时未出现“此支票尚未登记，是否登记？”提示信息，无法进行支票登记工作，或此信息出现了但忘记登记，不知如何补录。原因分析：用友软件允许用户在进行凭证填制的同时完成支票的管理工作，相当于出纳人员执行支票登记簿功能。但此功能的执行有四个前提条件：①在进行会计科目设置时，须为“银行存款”选择“银行账”选项，使之成为银行科目；②在进行会计科目设置时，须将“银行存款”指定为银行总账科目；③在结算方式中选择了“票据管理”选项；④在总账控制参数中选择了“支票控制”选项。只有四个条件完全具备，在填制凭证时使用银行科目制单，又采用了要进行票据管理的结算方式，才会出现“此支票尚未登记，是否登记？”的提示信息，并弹出信息框要求登录相关支票信息，而此信息框只在第一次填制凭证时才会出现。解决方法和建议：分别进入企业应用平台和总账系统，依次查看上述四个前提条件是否都已满足，在保证全部设置完成的前提下，进行凭证的填制，就能在保存凭证时出现此提示信息，然后根据信息框的提示录入相关内容即可。建议在内容录入完毕，执行“出纳—支票登记簿”功能，用户将会查看到已录入的支票信息，并且“报销日期”栏中自动填列了凭证的制单日期，即意味着在凭证填制的同时这张支票已报销了。但一般出现这种情况时用户往往已经填制并已保存凭证，即便四个条件再重新设置完毕，进入填制凭证界面也无法再次调出此信息框。此时，支票信息只能由出纳人员执行“支票登记簿”功能进行补录，补录时应注意在“报销日期”栏中填列凭证的制单日期，以保证与已填制凭证信息的一致性。问题二：填制凭证时，出现“此支票已登记过，是否报销？”的提示信息。原因分析：出现这一提示信息，一般是用户在填制凭证之前已领用了支票，因此在支票登记簿中已记录了支票的相关信息，但“报销日期”栏为空，因为与支票相关的业务可能还未发生，凭证还未填制。当实际业务发生、开始填制凭证时，系统将根据凭证中所填列的结算方式、票号等信息到支票登记簿中查看是否有这张支票，如果有，并且“报销日期”栏为空，就会出现“此支票已登记过，是否报销？”的信息框，要求确认是否要报销这张支票。解决方法和建议：看到此提示信息后，应再次确认有关结算方式和票号信息是否录入正确、完整，如果没问题，就点击“是”按钮，确认支票信息并报销此张支票。建议用户在此操作完成后到支票登记簿中查看此张支票的状态，将会看到“报销日期”栏中被自动填列了凭证的制单日期。问题三：填制凭证时，出现“此支票已报销，是否正确？”的提示信息。原因分析：出现这一提示信息可能是用户在第一次填制凭证时已录入支票的信息，支票已为已报销状态，但因为某些原因又把所填制的凭证从系统中删除了。当再次填制这张凭证时，系统仍将根据凭证中所填列的结算方式、票号等信息到支票登记簿中查看是否有这张支票，以及支票的报销状态。当发现此支票已报销时就会出现“此支票已报销，是否正确？”的提示信息，要求确认支票的信息及报销的状态。解决方法和建议：看到此提示信息后，应再次确认有关结算方式和票号信息是否录入正确、完整，如果没问题，就点击“是”按钮，确认支票信息及报销状态即可。由上可知，支票信息的登录既可以由出纳人员在支票登记簿中完成，也可以由制单人在填制凭证时协助完成，而填制凭证时录入的支票信息最终会体现在出纳的支票登记簿中。三种提示信息的出现原因及解决的方法取决于支票登记簿中的支票信息登记与否，以及是否已报销，一旦与支票相关的凭证已填制完毕，这张支票就应是已报销状态。四、银行对账中常见问题及对策解析问题一：出纳人员录入银行对账单时，系统提示“日期超出范围”或“业务日期不能小于启用日期”，无法进行信息录入。原因分析：①出纳人员录入银行对账单时，首先会进入“银行科目选择”界面，进行对账银行科目及月份信息的选择，此时如果所选的截止月份与本期对账月份不一致，在录入本期银行对账单日期时就会弹出“日期超出范围”的提示信息。②出纳人员第一次使用银行对账功能时，需要先录入银行对账期初信息，录入时要求设置银行对账的启用日期，即从何时开始使用此功能。如果所录入的本期银行对账单日期小于银行对账的启用日期，就会弹出“业务日期不能小于启用日期”的提示信息。解决方法和建议：第一种情况需要用户在执行“银行对账单”命令时，当进入“银行科目选择”界面后，应正确选择对账月份信息，保证所选的截止月份与本期对账月份一致；第二种情况，需要用户先执行“银行对账期初”命令，认真查看银行对账的启用日期，然后在录入银行对账单信息时，一定要保证所录入的本期银行对账单日期小于银行对账的启用日期。当出现上述两种情况时，用户想要退出录入界面进行修改，一般会陷入进退两难的境地，既不能继续录入信息，想退出又因提示信息未入完毕不让退出，如果出现这种情况，按键盘上的ESC键即可解决。问题二：出纳人员执行“银行对账”功能时，单位日记账栏没有内容，或单位日记账及银行对账单中信息不全。原因分析：①银行对账时核对的是单位的银行存款日记账与银行的对账单。银行对账单属于外来数据，需要手工录入到系统中，但单位银行存款日记账的信息则来自于总账系统，当凭证填制完毕，并且审核、记账之后，就能在日记账中查看到相关信息了。如果在进行银行对账时发现单位日记账栏没有内容，说明凭证尚未记账，所以无内容可显示。②如果只显示部分内容，可能是由于有部分凭证未记账，导致单位日记账显示的内容不全。或者是执行“银行对账”命令时，在“银行科目选择”界面的月份栏中，将开始日期与结束日期都选为了当前需要进行银行对账的月份，从而导致此日期之前还存在的未达账项无法在单位日记账栏或银行对账单栏显示出来。解决方法和建议：第一种情况需要进入总账系统，将未记账的凭证全部记账，然后再返回银行对账界面，单位日记账栏就会出现应有的信息了。提醒用户明确，银行对账工作是属于企业期末业务的内容，而用友软件的记账功能是可以在本月中多次执行的，所以在执行银行对账功能之前一定要保证所有的凭证都已记账。第二种情况只需在执行“银行对账”命令时，不要选择“银行科目选择”界面月份栏中的开始日期，即可看到银行对账月份之前还存在的未达账项。问题三：出纳人员执行完“银行对账”功能，进行对照检查时，提示单位日记账与银行对账单不平衡。原因分析：用友软件提供的银行对账方式有两种：一种是自动对账，就是计算机根据用户设定的对账条件自动进行核对、勾销。对账条件中有一项是系统默认选中的：“方向相同，金额相同”，即在进行对账时只有单位和银行双方账簿上符合这一条件的记录才会被打上自动对账的两清标志“○”，并视为已达账项。由此可见，自动对账只能进行一对一的业务核对。而另一种对账方式是手工对账，它是对自动对账的补充，主要针对一些特殊的无法用自动对账核对的已达账项使用，如一对多或多对多的情况。用户在刚开始使用“银行对账”功能时，常会因不理解其基本原理，在进行自动对账之后，将单位和银行双方未核对上的未达账项采用手工对账的方式全部打上手工对账的两清标志“?菁”，直到有一方业务全部被打上两清标志为止，而不管其是否为同一笔业务，不管其方向和金额是否相等，这样最终就会导致对账不平衡。解决方法和建议：用户应在熟悉企业业务的前提下，充分理解“银行对账”功能的基本原理。进行银行对账时，无论采用哪一种方式，都应保证核对上的是双方相同业务的已达账项，而未被核对上的将成为本期形成的未达账项。从最终形成的银行存款余额调节表中也能看到这些未达账项，它们已按照各自的性质被自动填列到相应的位置，留待以后各期进行核对。由此可见，利用计算机进行银行对账与手工操作最大的不同是，不用判断未达账项的性质和应该填列的位置，从而提高了银行对账的效率和准确性。而银行对账的准确性，尤其是自动对账准确性的提高，还决定于用户在填制凭证时录入了准确完备的结算方式及结算票号等信息。因此，用户在填制凭证环节一定要关注这些信息录入的完整性和准确性。主要参考文献1. 潘上永.会计电算化.北京：中国金融出版社，20072. 陈小红.用友ERP－U872 财务系统应用疑难解析.财会月刊，2010；12您的位置： >
用友U8操作中的常见问题及解决方案
目前，会计电算化课程是会计工作者的最为核心课程，而用友ERP－U8也是应用最为广泛的课程这一，然而在学生实践过程中往往会出现许多的问题，本人通过在这几年的教学过程中学生遇到的难点疑点及常见问题进行归纳总结，提出解决方法，以进一步提高学生的实际操作能力，同时希望能给更多的财务工作者有所帮助。& 用友U8操作中的常见问题一：系统管理问题问题1：其他系统在运行时，屏幕出现提示：某某机器正在执行某操作，当前功能暂时不能执行，请在退出其他功能后再执行当前功能。分析：以系统管理员身份注册进入系统管理，执行“视图一清空单据锁定”，再执行“视图一刷新”，退出系统管理即可。问题2：新建账套后，系统提示操作员非法。分析：原因是操作员没有该账套的操作权限，系统不允许进入该账套进行操作。方法：以Admin或账套主管的身份注册进入系统管理系统，进行相应赋权即可。问题3：当执行“数据权限分配”功能，打开“权限浏览”窗口时，在“用户及角色”下没有出现想要出现的操作员，以至于无法进行相应授权操作。分析：用友ERP－U8软件提供了记录级和字段级数据权限的精确控制功能，对于数据级和金额级权限设置，必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行，如果在系统管理中没有给有关操作员赋权，就会导致这一问题。方法：执行总账子系统“系统菜单”中的“选项”功能，在“账簿”选项卡中选择“明细账查询权限控制到科目”、“凭证审核控制到操作员”。用友U8操作中的常见问题二：科目编码方案错误问题：在进行编码方案设置时，系统默认32222，且一级编码不能调整。分析：用友ERP－U8的会计编码沿用的仍然是2000年之前财政部颁布的会计科目编码，即一级编码除外资企业和股份制企业为4位数外，其余均为3位数。但新的《会计法》规定所有企业的会计科目一级编码均为4位数。方法：在建账时行业性质选择为新会计制度科目或股份制，这一问题就解决了。& 用友U8操作中的常见问题三：凭证填制错误问题1：填制凭证时，屏幕上出现“日期不能超前建账日期”或“日期不能滞后系统日期”的提示。分析：“日期不能超前建账日期”是指填制凭证时录入的业务日期跳到系统建账以前了。“日期不能滞后系统日期”是指填制凭证时录入的业务日期超过了计算机系统日期(CMOS时钟所记录)，即跑到未来去处理业务了。方法：区别不同的情况，或重新正确建账，正确设定总账启用日期；或在填制凭证时，调整业务日期；或退出总账系统，更改计算机系统日期后重新登录总账系统，再接着进行填制凭证的工作。问题2：填制凭证时，当使用应收账款、应收票据科目或应付账款、应付票据科目时，屏幕上出现“不能使用[应收系统]的受控科目”或“不能使用[应付系统]的受控科目”的提示。分析：在会计科目设置中，定义的客户、供应商核算的科目将自动被设置成应收系统、应付系统的受控科目。方法：如果不需要由应收系统、应付系统受控，应在进行相应会计科目设置时，不指定受控系统，而设置为空，即由总账直接控制，再填制凭证时，就不会再出现前面的提示了。用友U8操作中的常见问题四：审核、查询凭证错误& 问题1：不能进行审核凭证操作。分析：(1)当前操作员没有进行此项操作的权限，审核凭证的功能菜单被隐藏。(2)所要审核凭证的筛选条件不满足实际情况，找不到欲审核的凭证。(3)在总账业务控制参数设置中设置了权限控制，如凭证审核控制到操作员，而后面没有进行相关权限的分配，即当前操作员没有审核某制单人所填制凭证的权限。方法：对于原因1，由账套主管或系统管理员注册登录到系统管理子系统，对该操作员赋予相应的凭证审核权限，或者具有凭证审核权限的操作员重新注册进入总账系统，再进行相关操作。对于原因2，给出正确的筛选条件，尤其要注意所要审核凭证的业务日期范围应与该凭证填制的日期范围一致。对于原因3，执行总账子系统的系统菜单下“设置”菜单中的“数据权限分配”功能，进入“权限浏览”窗口，选定某某操作员(审核人)，并将业务对象指定为用户，执行“授权”命令，在“记录权限设置”对话框中进行相关权限的分配。完成这些工作后即可执行审核凭证的工作。问题2：无法查询凭证。分析：(1)当前操作员没有被授予查询凭征的权限。(2)当前操作员有查询凭证的权限，但不能查询他人填制的凭证。(3)给出的查询条件不正确，根本无法满足查询条件。例：本来要查询2月份的凭证，查询条件给出的却是3月份，而3月份根本就没有凭证；又如：给出“未记账凭证”的查询条件，而所有凭证均已记账。方法：对于原因1，由账套主管或系统管理员注册登录到系统管理子系统，对该操作员赋予查询凭证的权限，或者更换其他具有查询凭证权限的操作员，重新登录系统，进入查询凭证功能。对于原因2，由账套主管进入总账业务控制参数设置功能，选择“可查询他人凭证”选项，若确实要限制当前操作员的此项查询工作，则取消查询。对于原因3，纠正查询条件，给出正确的筛选条件。完成这些工作后即可执行查询凭证的工作。用友U8操作中的常见问题五：出纳操作出现错误问题1：出纳员无法查询现金日记账、银行存款日记账。分析：(1)“现金”、“银行存款”科目没有设置成日记账。(2)没有进行“指定科目”的操作，即在科目设置中，没有将“现金”科目指定为现金总账科目，也没有将“银行存款”科目指定为银行总账科目。方法：对于原因1，应该取消与“现金”、“银行存款”科目有关的所有操作，让这两科目余额为零，然后进入会计科目修改界面，将其都设置成日记账，最后还需要去做指定科目操作，将现金科目指定为现金总账科目，银行存款科目指定为银行总账科目。对于原因2，只需补做指定科目的操作。完成这些工作后即可查询现金日记账、银行存款日记账。问题2：不能进入支票登记簿功能。分析：在进行会计科目设置时，没有将银行存款科目指定为银行账，或者在进行会计科目设置时，没有将银行存款科目指定为银行总账科目；在结算方式设置中，没有对“是否票据管理”进行勾选操作。方法：执行结算方式设置的操作，对有需要进行票据管理的结算方式，勾选“是否票据管理”。然后再执行支票登记簿的操作工作。问题3：不能进行出纳签字。分析：(1)找不到要签字的凭证，不能执行出纳签字的操作。(2)没有出纳签字权限，造成不能执行出纳签字操作。(3)没有指定科目，造成不能执行出纳签字操作。(4)总账业务控制参数设置中，没有规定“出纳凭证必须由出纳签字”，不需要进行出纳签字。方法：对于原因1，确认是否为收款凭证和付款凭证，只有收款凭证和付款凭证才需要进行出纳签字；检查欲要签字凭证的筛选条件是否符合实际，关键是要核实给出查找条件的会计期与欲签字凭证的填制日期是否一致。对于原因2，确认操作员是否有出纳签字的权限。对于原因3，确认是否进行过指定科目的操作，即在科目设置中，指定现金科目为现金总账科目，指定银行存款科目银行总账科目，指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目。对于原因4，确认在总账业务控制参数设置中进行了“出纳凭证必须由出纳签字”的设置。用友U8操作中的常见问题六：期末损益结转错误问题：月末无法生成销售成本结转凭证。分析：“库存商品”、“主营业务收入”以及“主营业务成本”科目的账簿格式未设置为数量金额式。方法：遇到这种情况只能依靠手工解决，因为从初始设置到日常账务处理，整个数量数据都缺失，无法再对以前业务数据进行相应的修改。用友U8操作中的常见问题七：报表生成错误& 问题：报表公式核对都对，但是取不到数。分析：(1)总账没有记账。(2)公式设置了账套号，而进入报表系统的账套号与公式的账套号不符。(3)关键字设置不正确或根本没有设置。方法：对于原因1，回到总账系统进行凭证的审核与记账。对于原因2，在单元公式设置时将系统的默认账套改为报表所要选取的账套号，同时对应相应的月份。对于原因3，录入关键字，或修改为正确的关键字。完成这些工作后重新计算报表数据就成功了。
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用友T3总帐操作说明
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为什么在用友U8那,在出纳权限那设了出纳签字,然后以出纳签字登录进去没看到这功能呢
qixiangheng
xiaohejian
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