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审计论文-“预付账款”舞弊表现及其审计
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集团财务管理制度
浙江太平洋经贸集团有限公司浙江太平洋经贸集团有限公司 财务核算管理制度一、现金及银行存款管理规定 1、现金卡管理规定 根据公司业务的需要， 对客户以现金支付货款的业务， 实行现金卡收款后进行转账的结 算办法。具体管理办法如下： 1）现金卡开户：经集团总部同意并备案后，以个人名义开立银行卡账户，开户人须与 公司签订保证该账户公司利益完整的承诺书， 银行卡有效期内开户人不得私自注销、 挂失和 变更。 （附件 1： 《现金卡开户协议书》 ） 2）保管及业务流程：各公司办理好现金卡后，将用户名、卡号及网上查询密码上报公 司财务经理。现金银行卡由财务经理保管（开户人不得作为银行卡的保管或取款人员） ，取 款密码由出纳自行设定（取款密码与网上查询密码应不同） 。出纳需办理取现转存至公司账 户业务时， 财务经理将现金卡交由出纳办理转存业务， 业务完成出纳将存取款凭证登记后连 同银行卡一并交付财务经理， 财务经理在第一时间内确认卡内业务及存款余额的正误， 同时 做好相应的账务处理。 3）收支：客户将货款打入现金卡的，出纳应及时转存入公司银行基本户，原则上货款 在现金卡上不能停留三天以上，存款余额不得超过五万。现金卡的收支，出纳必须登记现金 收支流水帐，注明日期、摘要、收支金额及余额。月末到银行打印现金卡清单，交给财务会 计核对并作为重要会计凭证存档。 4）备查：月末，出纳将现金卡的银行清单及银行对账单交至各公司财务经理处备案备 查，此项为集团总部审计的重要项目之一。 2、银行存款划拨管理规定 1）提现：各公司提现，必须填《提现申请单》 ，由财务经理及总经理签字同意后，填写 现金支票提现。签字同意后的提现申请单和现金支票的存根作为记账凭证的附件。 （附件 2： 《提现申请单》 ） 2）转账及付款： a.关联单位往来转账：集团总部资金管理部负责集团及下属各子公司的资金调度，在需 要资金划拨时，资金管理部资金调度员填写集团总部《付款申请单》 ，经资金管理部经理审 核及集团副董事长审核同意付款后，调度员将付款申请单的第二联“付款联”先传真至各子1浙江太平洋经贸集团有限公司公司财务经理，财务经理收到“付款联”传真件后，指派出纳划款（注：若“付款联”没有 集团领导签字同意付款，子公司财务经理有权拒付；如果无相关领导签字，而款项划出，财 务经理承担由此引发的连带责任） 。出纳在划拨款项时，必须经集团领导及各子公司财务经 理签字同意后划拨款项，如无财务经理审批同意就划拨款项的，视情况给予经济处罚。 划款结束后，集团总部资金调度员将付款联原件邮寄至各子公司作为记账凭证附件。 b.支付通过银行划转的货款及费用：子公司需要支付通过银行划转的款项时，先由出纳 填写子公司内部《付款申请单》 ，由财务经理及总经理签字审批同意后，开具转账支票、电 汇单或其他银行单据。超预算的费用及货款支付，须报集团总部签批。 3、现金收支管理规定 1）收到现金：交来现金时，出纳应给交款人开具收款收据，注明交款人、日期、款项 性质、金额等事项。收到现金后，出纳可单笔存入公司基本户，也可多笔汇总存入公司基本 户，多笔汇总存入银行时，必须注明每笔款项来源。 2）支出现金：出纳支付款项或报销费用时，必须看到由公司授权主管经理及财务经理 签字同意支付的字样才可付款，否则有权拒付。财务经理及总经理签字缺一不可，如果出纳 因签字手续不全而支付了款项，造成公司损失的，出纳赔偿全部款项；没有造成损失的，一 经集团审计部查出，处以款项金额的 50%的罚款。备用金用于日常小额开支，原则上备用 金金额不得高于人民币 3000 元。备用金不足以支付费用时，可提出提现申请。 3）现金盘点：每月结束，财务经理应对出纳处现金进行盘点，盘点时必须有出纳、盘 点人以及监盘人在场，盘点结束后填写《现金盘点表》 ，相关人员签字确认。出现现金短缺 （盈余）情况时，由财务经理协同出纳找出短款（盈余）原因，并进行相关处理。 （附表 1： 《现金盘点表》 ）另外，财务经理应不定时、不定期的对现金进行抽查盘点，做好盘点记录。 不定期盘点每年不得少于六次。 4） 出纳根据现金的流出序时登记 《费用明细汇总表》 。 （附表 2： 《费用明细汇总表》 ） 《费 用明细汇总表》作为重要会计档案进行管理，定期经财务经理审核后上交档案室。 4、财务用章管理规定 在银行备案预留的财务专用章及法人章， 必须分人单独管理， 在杭州集团总部的各子公 司财务专用章统一由集团总部专人管理，法人章由出纳保管。杭州地区以外的子公司，财务 专用章由财务经理保管，法人章交由出纳保管。 《付款申请单》签批手续完成后，由出纳填 写《用章申请表》 ，在转账支票上敲章。 （注： 《付款申请单》由集团总部统一采购印刷本） （附件 3： 《用章申请表》 ）2浙江太平洋经贸集团有限公司5、现金及银行存款日记账 出纳每日必须按照实际发生的经济业务逐笔登记现金及银行存款日记账， 注明日期、 摘要、 金额、余额，保证日清月结。 现金账必须保证帐实相符， 不得发生白条抵库的现象。 经总部领导特别批准暂不账务处理 的现金支付，审批手续必须严格，经办人员明确待处理时间不得超过一周，过期不能及时处 理，出纳员需向审批领导报告重新确认待处理时间。 银行存款帐必须保证收支有据账账相符， 每月编制银行存款余额调节表， 未达账项原则上 不得超过一个月，长期未达账项出纳员未及时报告、追查，造成损失将负赔偿责任。对于支 付审批手续不完整的事项， 出纳员不得开具银行支票， 因审验过失开具银行支票造成损失将 视其额度给以经济处罚。 6、出纳业务流程：出纳收付款，必须以会计编制的记账凭证为付款依据，记账凭证附件 数必须准确。无会计凭证而支付款项的，按支付额度的 20%对出纳经济处罚。 二、账务处理 1、会计科目及核算项目设置； 会计科目根据需要设置一级科目、二级科目、三级科目，对于需要核算客户、供应商、 部门、职员、银行等信息的通过设置核算项目进行辅助核算。核算项目设置有如下几类：客 户、部门、职员、商品、仓位、供应商、投资单位、被投资单位、承兑票号、品牌、贷款及 承兑银行等。各公司可根据实际情况进行核算项目设置。 （注：以下需进行核算项目辅助核 算的用括号括起来， 括号里面是核算项目类别名称） 附件 4： （ 《浙江太平洋经贸会计科目表》 ） 根据集团各公司情况， 为统一核算口径， 必须严格执行集团颁布的会计科目以及核算项 目设置的规定，为确保核算的规范和统一，现就一般业务处理的会计分录标准规定如下： 1）银行存款：二级科目根据公司基本户和一般户设置，不需要进行辅助项目核算。 例：银行存款――杭州银行××支行 银行存款――招商银行××支行 银行存款――中国工商银行××支行 2）其他货币资金：需设置二级科目核算其他货币资金的款项性质，如银行本票、银行 汇票、承兑保证金等。 例：其他货币资金――银行本票 其他货币资金――承兑保证金（××贷款及承兑银行） 其他货币资金――在途信用卡3浙江太平洋经贸集团有限公司3）预付账款：通过“供应商”核算项目进行辅助核算，因涉及到购进货物入库与收到 发票的时间差问题，需要在收到货物时暂估入库，所以设置如下二级科目： 例：预付账款――预付货款（××供应商） 预付账款――暂估入库（××供应商） 预付账款――应计返利（××供应商） 预付账款――预计返利 4）其他应收款：其他应收款包括单位往来、个人借款、厂方质保金、个人社保部分等 内容，设置二级科目如下： 例：其他应收款――公司（××客户） 其他应收款――个人（××职员） 其他应收款――质保金（××供应商） 其他应收款――社保个人部分 5）库存商品：核算库存存货成本以及购进货物返利，设置二级科目如下： 例：库存商品――库存商品 库存商品――暂估入库 库存商品――商品返利 6）长期投资：核算不准备在一年内变现的投资，包括股票投资、债券投资和其他投资。 例：长期投资――长期股权投资（××被投资单位） 长期投资――长期债权投资（××被投资单位） 7）短期借款：核算期限在一年之内的银行借款，贷款银行通过核算项目“贷款及承兑 银行”进行辅助核算。 例：短期借款（××贷款及承兑银行） 8）应付票据：核算我司直接出票给收款人的银行承兑汇票，明细通过“承兑票号”和 “贷款及承兑银行”两个核算项目进行辅助核算。 例：应付票据（××贷款及承兑银行） （××承兑票号） 9）预收账款：核算预收的客户货款余额和返利余额，设置二级科目如下： 例：预收账款――预收货款（××客户） 预收账款――应付返利（××客户） 预收账款――应计返利 10）其他应付款：核算收取的客户押金、应付职工教育经费、社会保险企业部分等，4浙江太平洋经贸集团有限公司设置二级科目如下： 例：其他应付款――押金（××客户） 其他应付款――社会保险企业部分 其他应付款――应付职工教育经费 其他应付款――公司（××供应商） 11）应交税金：集团各子公司涉及税种有增值税、营业税、城市维护建设税、房产税、 印花税、土地使用税、土地增值税、企业所得税，各公司跟据实际涉税业务设置应交税金的 明细科目。 12）其他应交款：核算税费附加项，教育费附加和水利建设基金。 例：其他应交款――教育费附加――地方教育费附加 其他应交款――教育费附加――国家教育费附加 其他应交款――水利建设基金 13）商品销售收入：核算销售收入，包括原价款以及返利折让金额。 例：商品销售收入――主营业务收入――销售收入 商品销售收入――主营业务收入――返利收入 科目“商品销售收入――主营业务收入――返利收入”以返利金额的负数表示。 14）期间费用：管理费用与经营费用必须核算到部门，核算到人，即设置“部门”及 “职员”两项核算项目进行辅助核算。财务费用不需进行辅助核算，但需对贷款利息、存款 利息、手续费等进行二级或三级明细核算。 例：经营费用――差旅费（××部门） （××职员） ：业务人员的差旅费入此科目。 经营费用――业务招待费（××部门） （××职员） ：业务相关招待费入此科目。 经营费用――运杂费（××部门） （××职员） ：销售货物发生运杂费，包括公 路内河运输发票、私人运输车辆的汽油费等运杂费。 经营费用――会务费（××部门） （××职员） ：业务营销大会或者经销商会议 发生费用。 经营费用――广告费（××部门） （××职员） ：电视、报纸等媒体广告费用。 经营费用――业务宣传费（××部门） （××职员） ：为进行销售宣传印刷条幅、 单页等费用。 经营费用――车辆费（××部门） （××职员） ：公司车辆为销售业务发生的汽 油费、过路过桥费等。5浙江太平洋经贸集团有限公司管理费用――办公费（××部门） （××职员） ：购办公用品发生费用。 管理费用――折旧费（××部门） （××职员） ：固定资产折旧费。 管理费用――工资（××部门） （××职员） ：职工工资。 管理费用――水电费（××部门） （××职员） ：办公用电、用水。 管理费用――物管费（××部门） （××职员） ：如办公经营场所为租赁房，支 付的物业公司物管费计入此科目。 管理费用――印花税（××部门） （××职员） ：销售收入对应应缴纳的印花税， 在纳税申报扣款时直接计入费用。 管理费用――邮资费（××部门） （××职员） ：快递费用支出。 管理费用――社保企业部分（××部门） （××职员） ：公司为职工缴纳的社保。 管理费用――仓储费――装卸费（××部门） （××职员） ：应支付给仓库库工 装卸货物的劳务费。 管理费用――仓储费――搬运费（××部门） （××职员） ：应支付给仓库库工 搬运货物的劳务费。 管理费用――仓储费――租赁费（××部门） （××职员） ：如果仓库为租赁， 支付的仓库租赁费计入此科目。 管理费用――坏账准备（××部门） （××职员） ：发生坏账损失的计入此科目。 管理费用――房租费（××部门） （××职员） ：如果办公经营场地为租赁的， 支付的房租费计入此科目。 财务费用――利息――存款利息：银行活期账户利息收入。 财务费用――利息――贷款利息：贷款产生的利息支出。 财务费用――利息――贴现利息：票据贴现支付的贴现利息。 财务费用――手续费：电汇、贴现等银行行为支付的手续费用。 财务费用――工本费：购买支票、电汇单、缴款单等支付的工本费。 财务费用――其他：其他银行收取的费用，如银行账户管理费等。 15）其他收益、损失： 例：营业外收入――罚款收入 营业外支出――滞纳金 营业外支出――罚款支出 营业外支出――赔款支出6浙江太平洋经贸集团有限公司营业外支出――水利建设基金 营业外支出――处置非流动资产净损失 16）固定资产折旧： 分录略。 按照账面固定资产计提折旧，附件为固定资产折旧表。 未在以上列出的科目，各公司按照实际情况进行设置。 2、经济内容会计分录及附件管理规定； 1）现金收支业务会计分录： （1）提现： 摘要：200×年×月×日提现，现金支票号××××××××# Dr：现金 Cr：银行存款――××银行 附件：提现申请单、现金支票存根、银行取现回单。 （2）报销费用： 摘要：×职员报销×月×费用 Dr：管理费用/经营费用――××费（×部门） （×职员） Cr：现金 附件：费用报销单，并加盖“现金付讫”章。 （3）客户交来现金货款（不包括现金银行卡上的货款） ： 摘要：预收×客户现金货款 Dr：现金 Cr：预收账款――预收货款（×客户） 附件：收款收据记账联（需缴款人签字） ，注明客户名称、收款日期、收款金额、收 款方式。 （4）现金存银行： 摘要：收×等客户现金货款存银行（现金日记账有详细记载对应相符摘要可略简） Dr：银行存款――××银行 Cr： 现金 附件：现金缴款单。 2）银行业务会计分录7浙江太平洋经贸集团有限公司（1）收到客户款项： 摘要：预收×客户货款 Dr：银行存款――××银行 Cr：预收账款――预收货款（×客户） 附件：银行回单、收款收据记账联。 （2）收到往来款： 摘要：收到××公司往来款 Dr：银行存款――××银行 Cr：其他应收款――公司（××客户） 附件：银行收款回单或转账支票进账单回单、收款收据记账联。 （3）贴现： 摘要：收到贴现款，贴现票据号××××#，到期日×年×月×日，贴现利息×%， 贴现天数×天。 Dr：银行存款――××银行 财务费用――利息――贴现利息 财务费用――手续费 Cr：应收票据（××承兑票号） 附件：贴现承兑复印件、贴现银行回单。 （4）承兑到期，银行托收款到账： 摘要：××承兑票号于×年×月×日到期托收。 Dr：银行存款――××银行（在途资金？） Cr：应收票据（××承兑票号） 托收手续费： Dr：财务费用――手续费 Cr：银行存款――××银行 附件：承兑复印件、承兑托收凭证、托收款到账银行回单。 （5）从银行贷款到账： 摘要：从××银行贷款，期限×个月，贷款利率×% Dr：银行存款――××银行 Cr：短期借款（××贷款及承兑银行）8浙江太平洋经贸集团有限公司附件：银行借据凭证、银行贷款到账回单。 （6）预付供应商货款： 摘要：预付××供应商货款（转账支票号） 。 Dr：预付账款――预付货款（××供应商） Cr：银行存款――××银行 附件：电汇回单或者转账支票支票存根、付款申请单付款联。 （7）划拨承兑保证金，开具承兑汇票： 摘要：办理期限为×个月的票面金额为×元的承兑，交保证金×%，承兑票号××#。 Dr：其他货币资金――承兑保证金（××贷款及承兑银行） Cr：银行存款――××银行 银行出具承兑汇票收讫后 Dr：应收票据（××承兑票号） Cr：应付票据（××贷款及承兑银行） （××承兑票号） 如果承兑汇票的收款方为供应商，则分录为： Dr：预付账款――预付货款（××供应商） Cr：应收票据（××承兑票号） 如果承兑汇票的收款方为往来单位，则分录为： Dr：其他应收款――公司（××客户） Cr：应收票据（××承兑银行） （××承兑票号） 附件：银行划拨保证金回单、办理的承兑汇票复印件、付款申请单付款联。 （8）存款利息收入： 摘要：从×年×月×日到×年×月×日利息收入。 Dr：银行存款――××银行 Cr：财务费用――利息――存款利息 附件：利息回单。 （9）贷款利息支出： 摘要：从×年×月×日到×年×月×日，贷款×金额利息支出 Dr：财务费用――利息――贷款利息 Cr：银行存款――××银行 附件：利息回单。9浙江太平洋经贸集团有限公司（10）支付往来公司往来款： 摘要：支付×公司往来款 Dr：其他应收款――公司（××客户） Cr：银行存款――××银行 附件：集团付款申请单付款联、收款单位的收款收据收据联、转账支票票存根（或电 汇回单） 。 （11）购买银行结算单据： 摘要：购买银行结算单据工本费 Dr：财务费用――工本费 Cr：银行存款――××银行 （12）缴纳上月增值税： 摘要：缴纳上月应交未交增值税 Dr：应交税金――未交增值税 Cr：银行存款――××银行 附件：银行扣款凭证（13）缴纳税费： 摘要：缴纳上月应交未交税费 Dr：应交税金――应交城建税 应交税金――应交营业税 其他应交款――水利基金 其他应交款――教育费附加――国家教育费附加 其他应交款――教育费附加――地方教育费附加 其他应付款――社保企业部分 管理费用――印花税（总部） （综合） 应交税金――应交企业所得税 应交税金――代扣代缴个人所得税 Cr：银行存款――××银行 附件：银行扣款凭证。 （14）代扣代缴职工社保10浙江太平洋经贸集团有限公司摘要：代扣代缴职工社保 Dr：其他应收款――社保个人部分 Cr：银行存款――××银行 附件：银行扣款凭证。 （15）发放工资 摘要：发放×年×月工资 Dr：应付工资 Cr：银行存款――××银行 应交税金――代扣代缴个人所得税 其他应收款――社保个人部分 16）固定资产折旧： 分录略。 按照账面固定资产计提折旧，附件为固定资产折旧表。 3）购进货物会计分录： （1）货物入库： 摘要：购进货物暂估入库（按照入库单不含税金额暂估入库） Dr：库存商品――暂估入库 Cr：预付账款――暂估入库（××供应商） 附件：商品验收入库单 （2）支付货款： 摘要：支付××供应商货款（以承兑支付，银行支付的会计分录见银行业务） Dr：预付账款――预付货款（××供应商） Cr：应收票据（××承兑票号） 附件：承兑复印件、付款申请单付款联、供应商的收款收据收据联。 （3）收到已入库商品的增值税专用发票： A． 税票金额与入库单金额无差异： 冲暂估（按税票上的不含税金额红字冲销） ： Dr：库存商品――暂估入库 （红字）Cr：预付账款――暂估入库（××供应商） （红字） 税票入库（按照税票金额入库） ：11浙江太平洋经贸集团有限公司Dr：库存商品――库存商品 应交税金――应交增值税――进项税额 Cr：预付账款――预付账款（××供应商） B． 税票金额与入库单金额有差异： 调整暂估差异（按照税票不含税金额减去入库单金额的差额调整暂估金额） ： Dr：库存商品――暂估入库 Cr：预付账款――暂估入库（××供应商） 冲暂估（按税票上的不含税金额红字冲销） ： Dr：库存商品――暂估入库（红字） Cr：预付账款――暂估入库（××供应商） （红字） 税票入库（按照税票不含税金额入库） ： Dr：库存商品――库存商品 应交税金――应交增值税――进项税额 Cr：预付账款――预付账款（××供应商） 附件：增值税专用发票发票联、发票对应的入库单明细。 （4）预计应收返利： 摘要：预计应收返利 Dr：预付账款――应计返利（××供应商） Cr：预付账款――预计返利 附件：返利计算单 （5）收到返利及发票： A．红字发票形式： ①Dr：预付账款――应计返利（××供应商） （红字发票上价税合计红字冲销） Cr： 预付账款――预付货款 （××供应商） （红字发票上价税合计红字冲销） ②Dr：库存商品――商品返利（发票上不含税金额红字） Cr：预付账款――预计返利（红字发票上价税合计红字冲销） 应交税费――应交增值税（进项税额转出） （发票上税额蓝字） B．票面折让形式 ①Dr：库存商品――库存商品（发票上未折让前的实际购进货物不含税金额） 库存商品――商品返利（发票上注明的折让不含税金额）12浙江太平洋经贸集团有限公司应交税费――应交增值税――进项税额（发票上实际税额） 预付账款――预计返利（发票上注明的折让金额的价税合计） Cr：预付账款――预付货款（××供应商） （发票上未折让前的实际购进货物价 税合计） ②Dr：预付账款――应计返利（××供应商） （发票上折让金额的价税合计红字冲 销） Cr：预付账款――预付货款 （××供应商） （发票上折让金额的价税合计红字 冲销） 4）销售货物会计分录： （1）无折扣销售收入： 摘要：本月销售收入 Dr：预收账款――预收货款（××客户） Cr：商品销售收入――主营业务收入――销售收入 应交税金――应交增值税――销项税额 附件：增值税发票记账联、销售出库单记账联。 （2）收到客户货款（承兑） ： Dr：应收票据（××承兑票号） Cr：预收账款――预收货款（××客户） 附件：承兑复印件、收款收据记账联。 （3）计提应付返利： Dr：预收账款――应计返利 Cr：预收账款――应付返利（××客户） 附件：返利预计计算单（自制） 。 （4）确认返利并支付： A．红字发票形式： ①Dr：预收账款――应付返利（××客户） Cr：预收账款――预收货款（××客户） ②Dr：预收账款――应计返利 （实际支付返利金额） （实际支付返利金额） （红字发票价税合计负数列示）Cr：商品销售收入――主营业务收入――返利收入 （红字发票不含税金额负数列示） 应交税费――应交增值税（销项税额） （红字发票税额负数列示）13浙江太平洋经贸集团有限公司B．票面折让形式 ①Dr：预收账款――预收货款（××客户） 预收账款――应计返利 （销售收入原价款价税合计） （折扣金额价税合计负数列示）Cr： 商品销售收入――主营业务收入――销售收入 （销售收入原价款不含税金额） 商品销售收入――主营业务收入――返利收入 （折扣金额不含税金额负数列 示） 应交税费――应交增值税（销项税额） ②Dr：预收账款――应付返利（××客户） 示） Cr： 预收账款――预收货款 （××客户） 5）计提税费会计分录： ①社保企业部分： Dr：管理费用――社保企业部分（总部） （综合） Cr：其他应付款――社保企业部分 ②税费附加： Dr：商品销售税金及附加――营业税 商品销售税金及附加――城建税 商品销售税金及附加――教育费附加 Cr：应交税金――应交营业税 应交税金――应交城建税 其他应交款――应交教育费附加――国家教育费附加 其他应交款――应交教育费附加――地方教育费附加 ③水利建设专项基金： Dr：营业外支出――水利基金 Cr：其他应交款――水利基金 ④房产税： Dr：管理费用――房产税（总部） （综合） Cr：应交税金――应交房产税 ⑤土地使用税： Dr：管理费用――土地使用税（总部） （综合）14（销售发票实际税额） （折扣金额价税合计正数列（折扣金额价税合计正数列示）浙江太平洋经贸集团有限公司Cr：应交税金――应交土地使用税 以上计提税费均附《税费计算表》 6）计提工资： 摘要：计提×年×月工资 Dr：管理费用――工资（总部） （综合） Cr：应付工资 附件：工资表。 7）增值税： 摘要：结转本月应交未交增值税 Dr：应交税金――应交增值税――销项税额 Cr：应交税金――应交增值税――进项税额 应交税金――应交增值税――转出未交增值税 Dr：应交税金――应交增值税――转出未交增值税 Cr：应交税金――未交增值税 8）结转成本 摘要：结转本月销售成本 Dr：主营业务成本 Cr：库存商品――库存商品 附件：本月销售成本明细表。 9）返利冲减当期成本 摘要：返利冲减成本 Dr： 主营业务成本 Cr：库存商品――商品返利 （红字） （红字）冲减成本金额=库存商品返利余额*本期销售成本/（期初库存成本+本期进货成本） 10）结转损益 分录略。 3、金蝶 k310.0 系统处理 1）采购发票与采购收货单核销 收到进项发票，与采购收货单进行核对型号、数量、单价、金额，无误后，进行采购收 货单与进项发票的钩稽。并在 k3 采购发票中将真实发票号码录入，业务日期改成发票的开15浙江太平洋经贸集团有限公司票日期。确保 k3 中采购发票与真实发票一致。在 k3 系统中，采购收货单未核销的单据就是 发票未收到的购进货物。根据当期认证的进项发票，通过“凭证处理”模块选中对应的已认 证的发票汇总生成凭证入总账。 2）采购发票与采购收货单单价差异处理 如果采购发票单价与收货单单价不一致， 在发票单价数据准确前提下， 根据发票的数量、 单价、金额在“采购结算”模块中录入发票，再将发票与收货单手工核销。核销之后，进入 “存货核算”模块进行暂估调整，系统生成“成本调整单” 。然后通过“凭证处理”模块将 暂估差额生成凭证入总账。 3）销售发票与销售出库单核销 根据开具的销售发票，将对应的销售出库单生成销售增值税专用发票，如果有票面折让 的， 在系统中的销售发票上的 “折扣额” 一栏注明票面折让金额， 发票号码替代发票单据号。 如果是作为无票销售的，单据号由系统自动生成，在“摘要”栏注明“无票销售”字样。 注意：真实开具的销售发票如果是普通发票的，在 k3 系统中一律生成增值税专用发票。 4）凭证模板设置 （1）采购收货单 摘要维护：暂估入库 Dr：库存商品――暂估入库 Cr：预付账款――暂估入库（××供应商） 系统模板如下图示：（2）采购增值税发票 摘要维护：税票入库 Dr：预付账款――暂估入库（××供应商） Cr：库存商品――暂估入库 Dr：库存商品――库存商品16浙江太平洋经贸集团有限公司应交税金――应交增值税――进项税额 Cr：预付账款――预付货款（××供应商） 系统模板如下图示：（3）采购退货单 摘要维护：采购退货 Dr：库存商品――暂估入库 （成本负数填列） （成本负数填列）Cr：预付账款――暂估入库（××供应商） 系统模板如下图示：（4）销售出库单 摘要维护：结转本月销售成本 Dr：主营业务成本 Cr：库存商品――库存商品17浙江太平洋经贸集团有限公司系统模板如下图示：（5）销售增值税发票 分录略。 系统模板如下图示：（备注：上图示中“206.03 应付返利预收款”即“预收账款――应计返利” ） （6）销售退回入库单 摘要：销售退回冲回成本 Dr：主营业务成本（成本红字） Cr：库存商品――库存商品（成本红字） 系统模板设置如下图示：18浙江太平洋经贸集团有限公司（7）入库成本调整单 摘要：调整入库暂估成本 Dr：库存商品――暂估入库 Cr：预付账款――暂估入库（××供应商） 系统模板设置如下图示：（8）出库成本调整单 摘要：调整出库成本 Dr：主营业务成本 Cr：库存商品――库存商品 系统模板设置如下图示：三、应收应付返利管理规定 1、返利预计 本着最大化反映应收应付返利的原则，在 k3“物流管理”模块中，录入采购收货单和19浙江太平洋经贸集团有限公司销售出库单时， 必须将全部预计返利最大化录入。 录入依据是现有的纸质文件的采购政策和 销售政策，口头政策无效。对于结算会计录入系统中的返利政策，财务经理每月必须进行核 对，无误后生产凭证入总账，即物流的返利总计与总账中返利预计数是一致的。 2、应收返利管理规定 每月根据采购政策预计的应收返利，在次月与厂方对账时，及时核对及确认应收返利。 收到厂方返利确认单后，办理税务手续及时入账。 3、应付返利管理规定 次月初，结算会计根据财务经理审核过后的预计应付返利，出具《返利兑现通知单》给 客户，进行返利的核对及确认。根据客户敲章确认的《返利兑现通知单》在后期提货中予以 折让。返利的支付必须按照集团总部、批发事业部要求的程序进行先审后返。开具增值税发 票票面折让时，必须严格按照税法要求，在折让栏中注明折让金额，不能在价格中直接减除 折让金额后低开。 （附件 4： 《返利兑现通知单》 ） 4、应收应付返利发票管理规定 返利的收付， 在收到发票与开具发票的同时， 登记返利对应的发票信息， 包括发票号码、 开票日期、返利折让金额、支付返利单位、返利归属期间等。 （附表 3： 《收到、支付返利税 票登记》 ） 四、出入库流程管理规定 1、入库流程： 1）采购订单：结算会计根据已签批好的采购计划，核对型号、数量、单价，按照各品 牌厂方要求格式向厂方下达采购需求。 领导签批同意进行的采购计划书面文件与采购订单必 须留档，结算会计按照时间先后顺序每月装订成册。 2）采购入库：仓库管理人员按照实际收到的空调型号、数量填写入库单，及时将填写 的入库单与厂方配送单传真至结算会计处，办理 k3 系统入库手续。待月底，仓管员将入库 单记账联与厂方配送单原件寄给结算会计，结算会计于 k3 系统内审核确认入库。 2、出库流程： 销售出库：根据客户的要货计划，由公司总经理审批确认发货价格、折让政策等发货 要素。同意发货并签字后，业务将审批签字后的要货计划交由结算会计，结算会计根据总经 理签字同意的要货计划核对价格、 账上余款以及应享有的返利政策， 并将此单预计的返利在 k3 系统中确认录入，然后交由总账会计审核型号、数量、单价以及返利政策等要素无误后，20浙江太平洋经贸集团有限公司在对应的销售出库单中点击审核。 当期未录入的返利折让原则上今后不能对客户结算相应的 返利。后续追加的返利政策一律凭董事长签批的返利报告进行确认。 （结算会计将已审核的 销售出库单打印出来，在出库单的提货联上加盖“发货专用章” ，传真至仓库，无盖章以及 手工发货单均无效。仓库管理员见单后，填写手工送货单安排送货。 ）仓管员根据 k3 系统审 核后的销售出库单完成单据的打印。 客户自提，由客户在出库单的提货联和记账联上签字确认留底后予以发货，结算联交 给客户，其余各联留存。 货物配送，仓管员将打印的出库单结算联和记账联交给送货司机，并由送货司机在提 货联上签字交仓管员留底。货物送达客户后，送货司机将结算联交给客户，同时由客户在记 账联上签收确认收到货物后， 将确认的记账联带回交给仓管员。 仓管员收到客户签收的记账 联后，在出库单的存根联上签批此单的运费事项交付送货司机。 月末将客户签收的记账联和送货司机结算运费的报销凭证寄至结算会计处，完成月末 的结账和运费的结算。 超出总经理审批权限的特殊业务，均上报总部审批。 五、增值税发票管理规定 1、进项发票管理规定 收到进货发票，在 k3 系统中进行核对、核销工作，核销结束，在进项发票上加盖“已 核销”章，按照开票日期的时间先后顺序进行存放。根据当月税负平衡，对进项发票进行认 证，认证结束，将抵扣联与认证结果通知单、认证结果清单每月装订成册。发票联与对应的 入库清单作为商品入库凭证的附件装订入记账凭证。 2、销项发票管理规定 从税局购买的增值税专用发票不得外借、丢失，由专人保管。由于外借、丢失而遭到主 管税局罚款的， 公司处以发票保管人双倍罚款。 增值税专用发票按照发票号码先后顺序开具 销项发票， 与销售出库单一一对应， 其记账联与出库单记账联一起作为凭证附件装订入记账 凭证中。 专用发票必须按下列要求开具： （一）字迹清楚。 （二）不得涂改。如填写有误，应另行开具专用发票，并在误填的专用发票上注明“误 填作废”四字。如专用发票开具后因购货方不索取而成为废票的，也应按填写有误办理。21浙江太平洋经贸集团有限公司（三）项目填写齐全。 （四）票、物相符，票面金额与实际收取的金额相符。 （五）各项目内容正确无误。 （六）全部联次一次填开，上、下联的内容和金额一致。 （七）发票联和抵扣联加盖财务专用章或发票专用章。 （八）按规定时限开具专用发票，不得提前或滞后。 （九）不得开具伪造的专用发票。 （十）不得拆本使用专用发票。 （十一）不得开具票样与国家税务总局统一制定的票样不相符合的专用发票。 开具的专用发票有不符合上列要求者，不得作为扣税凭证，购买方有权拒收。 3、红字发票管理规定 一般纳税人取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或 者因销货部分退回及发生销售折让的， 购买方应向主管税务机关填报 《开具红字增值税专用 发票申请单》 （以下简称《申请单》。 ） 《申请单》所对应的蓝字专用发票应经税务机关认证。 经认证结果为“认证相符”并且已经抵扣增值税进项税额的， 一般纳税人在填报 《申请单》 时不填写相对应的蓝字专用发票信息。 经认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”的，一般纳税 人在填报《申请单》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。 《申请单》一式两联：第一联由购买方留存；第二联由购买方主管税务机关留存。 《申 请单》应加盖一般纳税人财务专用章。 主管税务机关对一般纳税人填报的《申请单》进行审核后，出具《开具红字增值税专用 发票通知单》 （以下简称《通知单》， ）《通知单》应与《申请单》一一对应。 《通知单》一式三联：第一联由购买方主管税务机关留存；第二联由购买方送交销售方 留存；第三联由购买方留存。 《通知单》应按月依次装订成册，并比照专用发票保管规定管理。销售方凭购买方提供 的《通知单》开具红字专用发票，在防伪税控系统中以销项负数开具。 红字发票与开具红字发票通知单一一对应， 发票联装订入凭证， 抵扣联随同当月认证发 票的抵扣联统一装订成册。 4、丢失防伪税控系统开具的增值税专用发票的管理22浙江太平洋经贸集团有限公司一般纳税人丢失防伪税控系统开具的增值税专用发票， 如果该发票丢失前已通过防伪税 控认证系统的认证， 购货单位可凭销货单位出具的丢失发票的存根联复印件及销货方所在地 主管税务机关出具的“增值税一般纳税人丢失防伪税控开具增值税专用发票已抄报税证明 单”，经购货单位主管税务机关审核批准后，作为增值税进项税额抵扣的合法凭证抵扣进项 税额。 一般纳税人丢失防伪税控系统开具的增值税专用发票， 如果该发票丢失前未通过防伪税 控系统的认证， 购货单位应凭销货单位出具的丢失发票的存根联复印件到主管税务机关进行 认证，认证通过后可凭该发票复印件及销货方所在地主管税务机关出具的“增值税一般纳税 人丢失防伪税控开具增值税专用发票已抄报税证明单”经购货单位主管税务机关审核批准 后，作为增值税进项税额抵扣的合法凭证抵扣进项税额。 六、纳税申报管理规定 纳税申报严格按照当月资产负债表、 损益表填报， 纳税申报表累计数与财务账对应科目 的累计数一致，不一致的，财务经理要及时查找原因，进行账务处理。申报时间不要超过税 局规定的纳税期限，若超期申报产生滞纳金的，由财务经理全权负责。 七、会计档案管理规定 每月结账后，财务会计及时装订凭证，填写好凭证封面，注明凭证册数、第几册、所属 年月、科目余额表、银行对账单、余额调节表等信息。 纳税申报结束后，打印每月纳税申报表及其附表、财务报表，并经公司总经理、财务经 理签字，按月度顺序按年装订成册。 每年结束，从财务软件中打印每年的明细分类账、总分类账、备查账，并装订成册。 次年完成财务报表税务审计和会计审计之后，将会计凭证、账本、财务报表、纳税申报 表全部邮寄至总部统一保管。需调阅时，由专人负责调阅资料。 总部对各子公司会计档案实行集中统一管理、 专人专柜专办公室管理。 按子公司数量采 购对应的档案柜， 收到子公司会计档案后， 由档案管理人给相应的子公司出具档案管理收据， 并分类整理，按照时间顺序排放整齐，并在档案柜外注明档案清单，以便查找。 子公司需调阅档案时，填写《会计档案调阅申请单》 ，经财务总监签字同意后，交由档 案管理人调出资料，帮助档案调阅人查找相应信息。调阅的档案需要邮寄回各子公司时，需 要档案调阅申请单上注明。收到档案的一方必须开具收据给邮寄档案方。 （附件 5： 《会计档 案调阅申请单》 ，附件 6： 《会计档案收据》 ）23浙江太平洋经贸集团有限公司八、上报总部报表管理规定 每月财务经理按照集团总部的要求， 在规定时间内上报集团要求填报的各项报表， 相关 规定见填报报表的通知。 九、财务工作交接注意事项 1、财务会计工作交接： （1）发票类 1） 、已作废未缴销发票全联次（对照发票领购本） 。 2） 、已开具红字发票未缴销发票记账联（对照发票领购本及金税系统信息） 。 3） 、空白发票全联次（增值税专用发票和增值税普通发票分别列明） 。 4） 、进项发票抵扣联每月及全年本数。 5） 、未认证进项发票号码及份数，并注明认证截止时间。 6） 、防伪税控 IC 卡及发票领购本（有税务登记证副本的也在移交清单中注明） 。 7） 、防伪税控开票系统管理员及开票员的用户名、密码。 8） 、交接人对于已缴销的作废发票列明清单，被交接人清点原件。 （2）纳税申报类 1） 、国税、地税、个税纳税申报登录网址、用户名及密码。 2） 、国税、地税纳税申报报表纸质资料及财务报表纸质资料。 3） 、必须在交接当月做好上月的纳税申报工作后，再行交接；涉及到上年所得税汇算清 缴工作的，必须待汇算清缴申报完毕再行交接。 4） 、待处理税务文书。 （3）凭证及账簿类 1） 、当月未入账的凭证附件。 2） 、未处理报销单据清单，列明报销人及报销金额。 3） 、会计凭证清点每月及全年共计本数（包括交接上月的凭证必须装订好） 。 4） 、截止上月底内部公司往来对账清单（对账不平的，说明理由） ；结算岗位交接上月 底客户及厂方对账清单并与采购及销售台帐进行核对。 5） 、截止交接上月底的总账预收、预付、应收、应付科目余额与供应商、客户进行核对， 并经双方签字确认对账单， 如双方对账不一致的地方， 须由交接人同结算会计核对差异部分， 核对清楚后，列明差异原因。24浙江太平洋经贸集团有限公司6） 、库存清单及进行实地盘存，并检查总账与物流帐库存余额是否一致，不一致须由交 接人查找原因并进行账务调整。 7） 、尚未解决的遗留问题列明清单。 （4）其他类 1） 、若交接人保管公司公章及财务章的，移交给被交接人，在交接清单上注明。 2） 、发票专用章。 3） 、其他由交接人保管的章。 4） 、以交接人名义开立的现金银行卡，交接人从银行拉出交易清单后将卡注销，注销银 行回单交给被交接人和监交人核查，银行卡余额交给公司出纳，并由相关责任人签字确认。 2、结算会计工作交接 （1）厂方对账单：截止交接上月止，我司厂方余额须与厂方对账单余额一致，不一致 的，列明差异原因。 （2）客户对账单：截止交接上月止，我司客户余额须与客户确认的对账单余额一致， 不一致的，列明差异原因。 （3）返利：厂方返利未追回部分、已收回未开票部分列明清单，由接收人后续跟踪。 已与客户确认的应付返利，将《返利兑现通知单》交接给接收人。 （4）联系方式：厂方对接财务及客户对接财务的联系方式交接给接收人，以便后续工 作的跟进。 （5）其他应交接事项。 3、出纳工作交接 （1）接收人清点现金，并与现金日记账和总账进行核对，做好《现金盘点表》 ，由财 务经理监交。当现金出现短缺时，查找短款原因，找出责任人并交来现金，找不出原因，由 交接人赔偿。 （2）现金日记账、银行存款日记账、付款申请单、收款收据、银行空白转账支票、空 白现金支票及其他银行结算凭证的交接。 （3）其他应交接事项。 以上交接事项，被交接人必须在交接时清点清楚，监交人按上列必须清点事项进行监 交。若由于被交接人和监交人的疏忽遗漏了重要交接事项，造成后果的，由被交接人和监交 人负主要责任同时向原交接人追究； 若由于交接人未交代清楚不属于重要交接事项的， 由交 接人负责，交接人有义务对此事项做出说明。25浙江太平洋经贸集团有限公司十、本制度适用于经营电器批发、零售、钢材业务的公司，部分适用于房产公司，不适用 或特殊财务核算制度单独出具财务管理方面文件。 十一、本制度最终解释权归太平洋经贸集团财务部。 十二、本制度自下发之日起试行，于 2010 年 7 月 1 日起正式执行。浙江太平洋经贸集团有限公司 26
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