流程发起_审批流程使用_OA_OA系统_OA办公系统_泛普软件
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网上合同审批的实践与思考
　　[摘 要]合同审批和管理是每个企事业单位的重要工作之一，每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核，这个过程往往要花费较长的时间，但随着信息技术的不断发展和进步，通过网上协同审批和管理来提高工作效率、节约成本、增强用户满意度已成为现实。中国论文网 http://www.xzbu.com/3/view-3695346.htm　　[关键词]合同审批 ERP系统 功能　　2006年，我公司实施了网上合同审批，即所有物资采购合同在网上进行合同的会签与审批。使得原先在ERP中采购合同审批操作比较复杂，有些合同会签流程不能实现，界面不直观，审批意见不能很好反应等问题得到了及时解决，既简化了合同审批的手续，又提高了合同审批的效率，但在运用中也暴露了一些问题，需要不断修改和完善：　　一、网上审批系统存在的问题以及影响　　（1） 缺少合同电子归档功能，造成OA审批系统数据庞大，系统运行速度减慢，同时无法监控管理合同。随着ERP系统和OA审批系统的开发，对合同电子归档提出了新的要求。一方面要切实保证纸制合同与OA审批系统电子合同一致，另一方面，由于电子合同的编号是流水作业的（纵向管理），而我们合同管理人员的分工是按照分科室进行分工的（横向管理）。目前OA审批系统对所有审批的合同没有审批时间、审批人、业务人以及相关信息的查询功能，使得纸制合同与电子合同的归档工作没有相关对应的关系，纸制合同的归档是否完整？资料是否齐全？是否与电子合同一致？这些问题无从落实。　　（2）缺少合同统计功能，增加企业了合同的管理难度。在OA合同审批系统加强所有采购合同的统计功能是必不可少的项目，但目前OA合同审批系统没有统计功能，每年、每月、每个部门、每个处理人送审、审批了多少合同的审批工作无法在OA审批系统上得知。不利于物资采购部门对所有采购合同资料的汇总、分类、归档、保管等基础管理工作。　　（3）缺乏修改合同及补充合同功能，造成同一合同多次送审，直接影响审批效率。目前OA合同审批系统采用是合同版本是根据业务人员在MINDOWS系统中自制的合同版本粘贴而成。审批意见只能填写在合同会签表的意见栏中，业务人员根据返回SAP审批人意见，在MINDOWS系统中进行修改，造成审批时间延长，审批效率低下。　　（4）审批系统与ERP系统之间的多次关联，造成信息传递不畅。OA合同审批系统是ERP系统的外挂系统，在实际操作中，经常发现OA合同审批系统的信息不能及时返回ERP系统，造成A合同审批系统和ERP系统之间的信息传递不畅。　　（5）人员变动，造成相关信息不连续。目前OA合同审批系统的审批流程是按详细岗位来进行具体设定的，但是在实际的操作当中，又是根据具体的审批人员进行设定的。由于没有实施岗位与人员的绑定，一旦审批人员发生了变动，相关的审批资料不能随之发生相应的改变。　　二、完善网上审批系统思考　　（1）建立电子合同档案和合同管理台帐并按一定周期进行归档功能。　　1.建立电子合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，每一份合同的审批时间及审批人意见，合同文本的修改、变更记录等等均应记录在案。　　2.建立合同管理台帐。应根据合同管理的不同部门，建立物资采购合同的分类台帐和总台帐。　　3.按一定周期进行归档。在“合同期限”栏中填写的日期之后再经过三个月，合同的电子资料就自动归档。　　（2）增加统计功能。统计功能是保障查询、审阅合同的关键。合同统计分析提供多种数据输出格式（html、XML、Excel、图表等），用户可以自行定义输出格式和数据项，用户可以自定义查询筛选条件。　　1.流程查询：直接清楚地显示合同的状态和各流程的具体审批信息，比如送审状态、正在审批的处理人、审批完成状态。　　2.合同台帐查询：合同台帐查询是最深入的查询，通过它可以了解所有合同的情况。　　（3）增加合同修改功能。痕迹保留功能在整个电子政务系统中是一个非常基本但又极其重要的功能，只要有痕迹保留，下列问题才能解决：　　1.记录并识别每个用户的修改内容，确保发生异议时能分清责任。　　2.解决了繁琐的电子文件修改和校对困难。　　（4）减少合同审批与ERP之间联系问题。系统与系统之间应尽量减少不必要数据信息传递，避免因信息量大造成数据的丢失。有些合同文本的修改，不必从OA合同审批系统返回ERP系统，直接退回OA起草人界面，由起草人在网下对合同的相关条款进行修改后，再上传系统进行合同会签审批。　　三、合同审批系统的推广。　　要对企业内部的合同管理机构和合同管理人员要进行《合同法》培训，提高他们的合同意识，掌握合同法律制度，并自觉地运用到企业的经济活动中，使企业从被动地应付和处理合同纠纷转到主动地预防合同纠纷，从而增强企业的应变，避免经济损失。要把好合同签订关。　　作为领导者和决策者，一定要意识到合同制度已经逐渐成为企业管理的必要手段，一定要将这种管理制度落实到实处并加以贯彻，而不仅仅只是当成一种摆设。而是要落实合同管理的机构、人员和制度，建立健全合同台账、档案制度，使合同管理逐步规范，从而规范企业的签约和履行行为，堵塞漏洞。
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　　销售合同表配置
　　销售合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。系统中销售合同主要属性包括：合同名称、合同编号、签约客户、合同金额、合同状态、产品明细等相关信息填写。
　　流程-&流程设置-&流程设置，流程设置包括流程的新建、编辑、设置任务、删除管理。
　　增加流程
　　点击按钮，编辑流程分类、采用表单、流程名称、显示顺序和流程说明等信息，完成后点击按钮保存。
　　1. 流程分类：流程的分类。在流程类别中的所有分类里选择，上文1.1有涉及流程类型具体的添加等操作。
　　2. 表单：自动关联到所选流程分类下对应的表单，上文第九模块表单设计有涉及到表单的设计等操作。
　　3. 流程名称：流程的名称可以为表单名称。
　　4. 流程编码：一般为空。
　　5. 所属组织：不需要填写。
　　6. 显示顺序：流程排列的顺序。
　　7. 流程说明：流程说明。
　　编辑流程
　　创建好的流程名称可以再次进行修改操作。点击对应流程后面的操作栏【编辑】按钮，对已有流程属性，包括流程分类、采用表单、流程名称、显示顺序和流程说明等属性进行再次编辑
　　删除流程
　　删除某个已建流程，点击【删除】按钮，弹出二次确认对话框(提示：确认删除，请点击&是&;反之请点击&否&)。
　　设置步骤
　　流程设置步骤主要把所有审批人员都进行添加。点击对应流程操作栏的按钮，设置步骤主要是新增、编辑、删除流程的审批步骤相关的任务，及步骤的表单设置和预览。
　　增加步骤
　　点击【增加步骤】按钮进行流程审批步骤的添加，在如下界面进行步骤信息的填写，填写完成后点击【提交】按钮保存。
　　1. 步骤名称：当前步骤的名称。
　　2. 步骤类型：步骤节点：当前步骤是流程的一个环节;子流程：会触发子流程。
　　3. 顺序：步骤的顺序，即在流程中的排序，序号越小，在流程中越先执行。
　　4. 办理人类型：当前步骤的办理人，第一步请不要设置办理人。后面的步骤可以根据需要选择按职位或者手动选人等选项。
　　5. 并行任务：打上勾后，如果当前任务被指定多人，那么要所有人都处理完后才能继续流程。
　　6. 并行流转：下一步任务是否分支并行流转(即某一分支完成即可向下继续执行流程)。
　　7. 必须合并：并行任务是否必须合并(分支必须合并后才能向下执行)。
　　8. 数据同步：可以将数据同步到其他模块中，一般为费用模块或者报表模块。
　　9. 同步参数：数据同步时使用到。
　　10. 允许退回：用户选择退回后，弹出提示页，其中可以选择已完成的顺序比当前任务靠前的任务(未运行过的任务不可选择)，缺省选中上一步任务。
　　11. 可退回步骤：若在此不选择，则会在表单审批环节退回时再手动选择退回到哪步，若选择了退回到某步，就会自动退回到那步骤。
　　12. 办理时限：流程办理的时限，超期会有提醒。字体红色表示办理超时。
　　13. 超时自动流转：如果打上勾，流程超过办理时限时，自动流转到下一个步骤。
　　14. 其他办理选项：允许增加办理：是否允许增加办理(即增加办理的人员);允许作废：是否允许流程作废。
　　15. 超期预警：超期预警的时间，和提示类型。在当前流程即将超时前发出提醒，主要和超时自动流转搭配。
办理人提醒：给办理人发送信息，提醒有新流程需要他处理。消息提醒指安装了布谷鸟客户端的用户会有办理信息提醒，手机短信提醒是购买了手机短信模块的用户可以收到相应的待办信息。
　　17. 知会办理人员： 知会之前流程中的办理人。知会后，会在流程审批-知会流程中出现该流程情况。
　　18. 知会其他人员：知会给非办理人员，他们可以看到流程，但无法改动。
　　19. 知会职位(相关)：知会与当前办理人相关的职位。
　　20. 知会类型及提醒：与办理人提醒相同。
　　21. 知会职位(全部)：知会全部职位人。
　　22. 下一步骤：可以设置下一步骤是哪一步，或哪几步。不同的流转条件可以触发不同的步骤。详情可以见下文2.2.3的流转条件。
　　编辑步骤
　　点击对应步骤操作栏的【编辑】按钮，对已有步骤的名称、顺序、是否多人同时执行、下一步骤设置等属性进行编辑。
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工作流作为OA办公系统的核心，其意义不可忽视。为帮助企业迅速提高办公效率，避免时间的浪费，规范企业的业务流程和行为，OA行业工作流管理专家华天动力OA提出十大流程，其中固定流程适用于审批流程中比较严格的事项，保证流程的规范。 我们公司很多事情的审批流程都是固定的，并且不允许随意更改，能不能让每个人在发起申请的时候自动调用这个流程呢？制定好的入职手续老是不能严格地执行，技术人员都工作一周了人事部门才得到信息，怎么把这些细小的管理环节给固化下来？上月的一票货物险些误了交期，事后追查发现是更换了辅料的供应商，但是对新的供应商没有做规定的资质评审，新供应商并没有辅料的生产能力。如何才能保证事务的关键步骤必须被执行呢？ 而通过华天动力OA系统中的固定流程即可解决这些问题。 固定流程是指按照预定好的审批流程自动流转，审批人不能更改流程，但可以在权限范围内进行加签、回退等操作。适用于审批人比较固定或者审批流程比较严格的事项，如报销单、请假单等，可以保证流程的规范。 固定流程可以在什么情况下适用呢？我们来看一下实例。 总经理提出：“金信集团的审批流程比较混乱，很多审批流程不对，漏批、错批和越级审批的现象经常发生。比如有的薪资调整申请不经过人事部就发给我，还有的把我放在人事部的前面。还有部门经理两万元以上的借款必须要先经过郑和审批。请国天组织，重新整理各种流程，形成统一的规范，通过OA系统严格执行。”信息部经理说：“好的，借款、报销、请假、合同、采购、招聘等这些日常性工作都可以规范起来，让信息部按照流程规范设置成固定流程，添加到OA系统中，申请人必须使用设置好的固定流程，不允许修改流程。” 总经理说：“其实就是规范三个方面的内容，审批人、审批顺序和审批权限，但要让不同的部门都遵循同样的规范，也就是共用一个流程，信息部经理，我们的OA系统可以实现吗？” 信息部经理：“没问题，我们的OA系统在工作流这方面很灵活，流程可以根据部门、岗位、金额等不同条件进行自动跳转，这样既能保证流程的规范，又能满足不同部门的使用。流程是固定的，使用是灵活的。” 那么华天动力OA系统中的固定流程又是如何实现？ 我们以借支单的流程为例说明下固定流程的制作和使用： 1、 首先创建审批节点，点击新建节点按钮，根据实际的审批人员依次设定节点。1） 在节点基本设置中设置节点名称、选择审批动作、根据需要设置特殊跳转方式。2） 在审批人员设置中可根据用户、岗位及相对岗位等设定，设置对应的审批人。 2、 其次设置跳转条件：在需要做分支判断的节点上右键选择跳转到，可进入设置跳转条件的画面。在此可按照起草人岗位级别、申请人岗位级别、起草人部门及表单中的控件作为主表字段的判断，让其满足对应条件跳转到相应的审批节点中，如流程无条件判断可以不设置。 第三设置读写属性：可在每个审批节点右键的读写属性菜单中设置此节点对于表单控件的可见和可写权利。例如部门经理在审批时可对全部的控件内容都可看见，只需要将审批意见填写到审批意见栏中，那么我们就可以将全部字段控件都选择到可见字段中，并将审批控件选择到可写字段中。对于审批人签名和审批人意见等控件，在选择到可写以后需要在签名及意见宏人员设置中将当前控件的步骤人员选择到已选人员中。至此保存下流程设置即可。 3、 在实际使用时申请人直接起草表单，填好内容点击发送按钮即可。系统会根据固定流程的设置直接找到下一节点的审批人；审批人在待我审批中打开需要审批的单据，可按照不同的处理策略（如：同意、不同意、退文、加签等）审批此单，审批后仍按照流程继续向下流转，依次审批直至流程结束。 华天动力OA固定流程是OA系统审批流程中使用最频繁的流程，随着用户需求的多样性，华天动力OA的固定流程也将和其他流程配合运用。在流程这一应用环节，华天动力OA将会提供更多流程应用模板，为更多企业流程应用提供案例。 更多OA系统信息请登录：
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