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ERP系统与企业财务管理和业务流程管理
E​R​P​系​统​与​企​业​财​务​管​理​和​业​务​流​程​管​理​的​关​系
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出门在外也不愁【ERP平台】企业ERP销售流程规划中的财务管理控制
ERP是以企业业务流程为基础的管理系统。销售流程是企业最为重要的业务流程之一，要实现企业销售管理的目标，就要通过财务管理控制手段来实现。本文拟以GF企业ERP销售流程规划中的财务管理控制实践为例，探讨加强企业财务管理控制、实现销售目标的有效措施。
一、GF企业ERP销售流程规划中的财务管理控制实践
GF企业是一家化工企业，笔者所在的ERP项目实施小组通过细致深入的调研和与管理层的深度沟通后，结合企业的管理实际和销售实践，对企业的销售业务流程进行了全面重组。图1为该企业流程重组后的销售业务流程图。其重组后的销售业务流程具体可表述如下：
1．首先由客户提出购买需求，包括产品、价格、型号、质量、交货日期、运输方式等。
2．销售员按照金额的多少判断是否需要签订合同，按是否现款、价格在公司最低控制范围、是否基础产品、交易总金额大小等判断是否需要进行合同评审，同时根据金额多少和公司控制价格范围送交不同权限人员审批。
3．销售员参照销售合同生成销售订单，销售内勤接收销售订单，下达发货通知，根据销售订单生成发运日计划（包括产品包装要求、质量要求、交货时间要求、发运方式），并将发运日计划下达给仓库管理员和物流调度员。
4．仓库管理员根据发运日计划安排仓库出库，参照发运日计划填制销售出库单；物流调度员根据发运日计划安排货物发运，参照发运日计划填制发运单。
5．客户接收货物，包括根据合同对产品进行货品及其质量和数量的确认，签收相关单据，销售内勤收集保管客户签收单。
6．开票员参照销售出库单开具电子销售发票，应收会计审核应收单据，传递相关部门领导批准，然后生成凭证并记账。
7．成本会计根据电子销售发票结转销售成本，生成凭证并记账。
8．销售员跟催应收账款，待客户根据付款协议付款时，销售内勤根据销售合同和发运单发出开票通知，开票员开具统一的纸质发票，销售内勤接收发票移交给客户，客户接收发票。
9．应收会计核销销售发票与收款单。
这样的流程再造使得GF企业在销售流程中加强了企业的财务管理控制，大大提高了销售管理效率和质量，确保了企业销售目标的实现。
二、销售流程规划中财务管理控制的有效措施
ERP的企业流程再造，是将企业业务活动中的每一个环节都用标准单据来承载，并且按业务单据发生的先后顺序传递到角色，从而实现企业的管理目标。GF企业在实施ERP业务流程再造中，对企业销售流程中各种单据的财务管理控制采取了如下措施。&
（一）销售合同的财务管理控制&
1．销售合同签订判断。为保障企业的合法权益，GF企业销售制度要求20万元以下货物及非标产品交易必须现款现货，无论是否信用客户赊销必须签订销售合同，有信用客户现款交易可不签订销售合同，特定小产品必须预收货款。为统一管理以及便于后续的审计监督检查，ERP系统将电子销售合同作为整个销售流程业务的源头单据，合同主体必须与会计主体统一。当然，是否签订纸质销售合同由销售人员根据销售制度和客户需要进行判断。&
2．销售合同能发起审批流。在销售合同中标的有特殊规定的产品，需通过合同评审。合同评审由质检部、生产部、物管部、采购部与营销部一起通过会签、汇总、分析、决策等多步骤结合完成。实施ERP时这个过程在系统中通过层级审批流承载。若有特殊销售合同不需通过ERP系统自动对价格、信用额度进行控制的，也需要靠层级审批来控制。&
3．客户的信用审核。在企业销售信用制度规定的范围内，可通过客户所展现的各种资讯，如规模、订货、回款等分析做出评价，核定每个客户的信用额度，将其信用等级、信用余款在ERP客户档案中进行设置维护，由系统自动在销售合同中核准，减少人工审核的工作量，降低出错的机率。&
4．销售合同的价格控制。企业每月在平衡采购成本、生产成本、销售价格之间的关系后会确定期间产品销售基准价格，并在ERP中从客户纬度定义价目表。ERP中填制销售合同时会自动带出客户纬度的销售价格，同时按照价格策略在订单上控制数量、纬度、价格，从而对销售价格进行控制，健全企业价格调控体系。&
（二）销售订单的财务管理控制&
1．销售订单的生成。销售订单表头及表体的大部分信息（如客户、产品、数量、单价等）都将参照销售合同和报价单自动生成，从而避免了重复录入操作和延续合同管理控制，后续只需对销售订单上不完备的信息进行补充即可。&
2．销售订单的价格审核。销售合同严格控制了订单的数量和金额，高于价目表或按合同价执行时按正常流程继续操作；低于价目表或合同价时，通过配置相应审批流，经过指定部门审批后方能进入后续流程操作，以达到销售订单价格管理的控制目标。
3．销售订单的产品现存量联查。通过销售订单中的联查功能，可以查询销售产品的库存现存量状况，当发现现存量不足时，销售部门可与生产部门或产品经理联系，以便安排生产，及时出货，保证销售合同的落实。
（三）发运日计划的财务管理控制
集团企业成立了专门的运输公司，通过同一发运组织将不同公司的发运业务集中处理，以实现集团企业利润最大化目标。发运日计划是衔接销售、生产、运输、品质、仓管的关键环节。ERP根据企业库存情况和生产能力情况，通过对销售订单进行分析，决定发货时间。销售、生产、运输、品质、仓管部门务必根据发运日计划的发运、到货日期安排工作计划。
（四）发运单的财务管理控制
1．发运单承载所有的运输信息，包括数量、重量、承运商、运费的计算。
2．运费价格控制。在ERP中预先按货运市场分析情况，对不同的发运方式定义不同的计价依据。由于市价变化导致实际费用与计划运费出现差异时，可通过另外一张单据―运费单承载实际运费，以进行价格控制，差异通过异常状况管理进行处理。&
3．运费重复报销控制。事后追踪判断同一批货运次数、运费，控制重复报销，同时通过运输发票对发运单的核销，避免了同一张发运单的重复报销问题。&
（五）销售出库单的财务管理控制
1．见单发货。依照发运日计划生成出库单，将发运信息传递到出库单，仓库管理员必须见单发货。
2．及时处理出库单。仓库管理员必须在24小时内按数量、批号处理单据，保证销售合同按期执行，实现企业销售目标。&
（六）销售发票的财务管理控制&
1．根据销售出库单即时生成电子销售发票。一般企业会根据客户需求开具纸质销售发票，然后据此录制ERP电子销售发票，但因客户支付货款的时间可能会延续到一个月甚至半年后，此时才开具纸质发票并录入电子发票，不仅会使销售流程在此阶段出现停滞，而且也容易造成业务当事人和审批领导因时间久远，遗忘相关信息而产生错误判断。GF企业采取根据销售出库单即时生成电子发票的方式对销售发票进行财务管理控制，待客户支付货款后再根据电子销售发票和客户需求开具纸质发票，从而保证了流程的顺畅和信息的及时传递。
2．销售发票的系统监控。销售发票要求销售员在销售系统中录入，并将准确的开票信息传递给会计人员审核。销售人员通过此操作不仅可以及时了解发货情况，如是否按时发货、按量发货、按质发货，还能检验整个销售业务涉及的其他流程，包括生产、运输、仓库、品质部门是否按预定的要求满足了客户要求。&
3．销售发票异常管理。当系统发票与实际开具发票的客户不同时，可由销售员提出报告和有效证明，打印出系统中的单据交会计人员处理。当发票需要修改，如客户要求分批开发票、实际开具税票金额小数存在差异、客户收到货物因质量问题要求降价等时，只允许销售员修改数量，财务人员根据销售员传递的经领导书面批示的单价或发票小数差异对系统中的电子发票进行修改。虽然此操作可能导致原订单、合同价格控制失效，但可以在审计制度里规定，审计部应定期审查销售管理模块中的账表，揭示发票修改后价格差异上存在的问题。　
（七）应收单、收款单的财务管理控制&
1．应收账款的跟催。财务部门每月都应对应收单进行账龄分析，同时通过审批流通知传递给销售部门，督促业务部门对应收单进行跟催。确认能在3个月内收回款项的客户可继续发生业务往来；应收账款账龄在3～6个月期间的客户可以采用打折方式跟催，但此类客户后期必须严格控制信用额度；应收账款为6个月以上账龄的客户，业务部门应加大力度跟催，必要时可采取诉讼方式等强制手段解决，同时该类客户的企业信用额度降为0。&
2．应收账款的核销与注销。企业收到客户支付的货款后，在ERP中应对相关的应收单（销售发票）与收款单进行核销。&
3．应收账款的审计监督。主要包括审查销售部门是否严格按照信用制度销售，财务部门是否及时将销售数据和资金回收情况反馈给销售部门，收款记录是否合理，是否核对应收账款的账款账龄并进行分析，是否向债务人函证等。
（作者单位：海南大学经济与管理学院）
责任编辑&李斐然
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ERP财务管理项目的实施方案研究
&&&&来源:万方数据&&&&作者：&&
随着市场竞争的不断加剧，EEP必将成为企业现代化管理的发展目标，本文以ERP财务管理中的重要组成部分全面预算管理为例，对ERP财务管理项目的实施进行研究，实践证明。企业实施EEP财务管理项目，无论是对企业的财务管理工作还是提高企业的核心竞争力，都具有积极的现实意义。
一、引 言 &&& 随着市场竞争的不断加剧，必将成为企业现代化管理的发展目标，这是由管理的本质和管理的需求共同决定的。企业成功实施ERP项目的关键环节是流程再造，建立基于业务事件驱动的财务与业务一体化信息处理流程又是流程再造环节中的核心步骤，而财务预算则是ERP的中心环节。本文就以这几个核心问题为重点对ERP项目的实施力一案展开研究。 二、ERP实施中的财务会计流程重构 &&& 传统财务管理模式下，企业的财务系统也大量使用计算机，但是这种使用只是去解决个别财务问题，缺乏从企业总体角度对财务进行设计，从而形成众多的财务信息孤岛，造成资金的浪费和财务管理效率的低下。推进ERP财务管理项目实施，其目的在于利用信息技术，消除各个信息孤岛，实现财务集成式管理。要达到这个目标，必须对传统财务会计流程进行改造，即通过对传统财务模式的工作环节、工作单位、工作步骤加以判断，并对逻辑关系、时间耗费、可否并行等进行分析研究，大胆创意构思出能够最佳的完成统一工作目标的一系列工作单位和环节，以求在质量、速度、成本、服务等各项绩效考核的关键指标上得到改善。 &&& 1、财务会计流程重构要实现的目标 &&& 为了顺利实施EKY财务管理项目，必须对传统财务会计流程进行重构。应该根据业务流程再造的理论，仔细研究财务流程的具体内容和各个环节，从传统财务流程的缺陷出发，重新构建财务会计流程，实现财务的集中管理，达到财务与业务一体化，预算的全面管理和资金的动态控制。 &&& 财务会计流程必须能够适应企业生产规模的发展，能够科学有效管理子公司，能够及时服务决策等。根据ERP财务管理项目实施的要求，在其实施过程中的业务流程重构必须实现以下目标： &&& (1)与现代信息技术高度融合，实现数据共享；&&& (2)建立集中管理系统；&&& (3)强化系统处理能力；&&& (4)减少审批程序、强化控制体系；&&& (5)建立有效的信息反馈机制。 &&& 2、财务会计流程重构思路 &&& (1)建立基于业务事件驱动的财务与业务一体化信息处理流程。根据财务与业务一体化原理，当业务事件发生时，业务事件处理器按业务和信息处理规则，将企业所有与业务相关的数据集中存放在一个逻辑数据仓库中，最大限度的实现企业范围的数据共享，简化了流程，实现了实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息，做到所有数据出自一处，共同使用，各级管理者可以实时、动态地获取信息，支持决策。具体流程过程如图1所示。 图1 事件驱动结构图 &&& (2)将实时信息处理嵌入财务管理过程中。将实时信息处理流程嵌入到财务管理过程中去，企业执行业务活动的同时，将业务事件的相关信息输日到财务管理信息系统、财务决策信息系统中，通过执行业务规则和信息处理规则，生成集成信息，实现集成化财务管理。这样，财务人员将改变原有的管理方式，把财务部门延伸到各个业务部门，直接关注实际业务过程，实现实时控制事中业务并处理风险。 &&& (3)将财务部门的工作岗位进行重新规划及设置。通过财务工作与其它业务工作的整合，财务部门的许多岗位将受到影响，一些工作岗位将被取消，如材料岗，固定资产岗，报表岗等，他们将被整合到相关的管理工作中。在财务会计流程重构的过程中，将需根据财务的要求，蕈新设置岗位，如审核岗，要定期与不定期地核对网络财务信息与业务原始数据；会计主管岗，要保证会计确认与计量的正确性，制定财务制度并监督其实施，搞好内部控制，搞好核算与其他信息流之间的；会计综合管理岗，将输入、处理与输出为整合到其他价值流中的会计信息，例如，管理费用的处理、财务分析与管理等，同时还应设有系统维护，出纳岗等。 &&& (4)使财务人员从信息处理者转变为业务管理者。在信息技术的帮助下，财务人员从财务信息日常处理中摆脱出来，能够更好地关注企业的业务过程，实现其管理的职责。传统财务会计流程与业务流程相分离，并且只处理业务过程中所发生事件的一个子集，而财务会计又是财务管理所需数据的重要提供者，因此这种状况将导致财务人员与业务管理人员脱节，无法发挥财务管理的管理职能。
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